檔案管理觀念的階段性分析

[摘 要]在長期的管理與工作中，人們對舊有檔案管理觀念不斷進行批判，也不斷涌現與確立新的檔案管理觀念，然而許多研究者在研究檔案管理與利用方面的問題時，總是提出 “管理觀念陳舊”，“轉變觀念”等問題或解決方法，那么，究竟什么是“管理觀念陳舊”，“轉變觀念”，怎樣解決諸如此類問題，本文從檔案觀念的含義和不同階段分析入手，通過比較不同時期、不同類型的檔案管理觀念的形成和發展，將有助于我們更深刻的認識檔案觀念，提高檔案管理和利用水平。

[關鍵詞]管理觀念 檔案管理和利用 知識觀念

所謂觀念，就是指導人們行動的方法，《現代漢語詞典》中說：觀念：①思想意識：破除舊的傳統。② 客觀事物在人腦里留下的概括的形象（有時指表象）。如果從心理學角度認為存在顯意識和潛意識，那么觀念是屬于顯意識，是能夠覺察和表達出來的那一部分心理過程，另外觀念跟哲學世界觀相關，也就是對世界總體看法，即與關于是什么的問題、關于如何認識的問題、關于價值判斷的問題相關。觀念是行為的向導，有什么樣的觀念存在，就有什么樣的行為方式產生，觀念一旦確立，人們的各種行為就必然服從于觀念，觀念一旦改變，行為也會隨著觀念而變化，就我國的檔案管理工作而言，它經歷了50年代的新建、70年代的動亂、80年代的新生及90年代以后的飛速發展，從以行政管理為主到依法治檔、從手工作業到計算機、網絡化管理及數字檔案館，從以管理為主到以社會需求為中心等等，可以說，我國檔案部門在檔案管理、利用方面取得了一系列成績，在成績背后，檔案管理觀念的轉變與創新起著巨大的作用。在長期的管理與工作中，人們對舊有檔案管理觀念不斷進行批判，也不斷涌現與確立新的檔案管理觀念，促使我國檔案管理工作走上一個更高的臺階。然而許多研究者在研究檔案管理與利用方面的問題時，總是提出 “管理觀念陳舊”，“轉變觀念”等問題或解決方法，那么，究竟什么是“管理觀念陳舊”，“轉變觀念”，怎樣解決諸如此類問題，就必須了解檔案觀念的含義和階段，分析、比較不同時期、不同類型的檔案管理觀念的形成和發展，將有助于我們更深刻的認識檔案管理工作，提高檔案管理水平。

一、工具觀念

工具觀念即統治工具的觀念，是將檔案看作國家政治統治的手段和工具。自國家誕生以來，檔案就成為階級社會統治的工具，古羅馬的奴隸主認為檔案是“插入鞘中的劍”，歐洲封建主認為它是“國家事業的靈魂，君主的心臟、安慰和珍貴的鎧甲”。由國家集中統一管理的檔案在行使其作用時，首先是為政治斗爭、鞏固政權服務，其次才是為社會生活和公務活動提供憑證。進行科學研究和學術活動利用檔案，必須經元老院和皇帝批準，利用對象嚴格限制在研究歷法、天文、數學、醫學方面。從歷代王朝到建國以后的一段時期，我們對檔案的認識，始終停留在檔案為國家政權服務，“檔案”兩個字始終和神秘連在一起，封建時代的檔案是藏之于“金匱石室”，作萬世師表之用的，建國后我國的檔案事業管理體制明確規定：在統一領導下，分級相對集中地管理國家全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于機關利用。在利用時，政治利用、行政機關利用是主要的利用者，再加之《保密法》、《檔案法》對檔案利用的限制，社會利用也就難以提高。這一時期歷史較長，檔案管理體現著主要為國家、政權服務的特色，因而，檔案的工具性較強，主要服務于國家政治，檔案作為一種公器在很長一段時間只服務于專一領域，普通大眾難以企及。

二、管理觀念

檔案作為人類社會活動中形成的各種以備查考的“原始歷史記錄”，從國家產生、文字形成之時起便已存在，對于這一客觀事物，由于不同歷史時期人們對其認知的觀念不同，其管理理念、管理范圍、管理方式和手段、管理功能發揮等各方面都存在著巨大差別。管理從本質上來說就是為解決具體問題而提出的，尤其是當前的緊迫問題。因而建國以后至目前階段，許多人抱怨檔案管理側重于“為管理而管理”，重視作為國家財產的管理，輕視為社會公眾的服務，本質上和社會大環境及人們的觀念息息相關。檔案管理理論依據西方管理理論將“效率中心”作為第一準則，也許可以這么說，這種管理的本質是“只見金子不見人”，同時這些管理理論所探尋的目標，也只是為了解決部分行業和部分人們的需要。由于在資源和環境的制約之下，全民性文化服務不具有普遍意義，所以效率中心的管理注定也只能服務某些少數機構或少數人。檔案管理體制上的封閉性，也就決定了“為管理而管理”這種檔案觀念的濫觴。簡單的管理就是封閉，長期封閉造成封閉的觀念，不僅嚴重影響檔案機構為社會服務的廣泛性，也逐漸形成自身的管理思維慣性。

三、技術觀念

技術的運用是為了創新觀念。對于檔案管理來說，任何一種技術的加入，不論是縮微技術、計算機技術、網絡技術或者數字檔案館，首先考慮如何有效地保管、保護檔案，其次才是利用。隨著辦公自動化的進一步深化和CAD、CAM技術的推廣應用，特別是電子計算機和現代通信技術相結合的信息技術產業的迅猛發展，電子文件大量產生。由電子文件“轉會”形成的電子檔案的入盟給檔案管理帶來了一次革命性的挑戰。同時也對人們的思維觀念帶來深刻的影響。技術觀念是什么？筆者認為技術觀念應是在檔案管理過程中，不斷融合外來新技術提高管理、利用檔案信息資源的過程，應用新技術為社會公眾服務的過程。但現實工作中，技術觀念卻走向了另一極端，許多人就技術而技術，大肆夸大檔案技術的重要性，忽略檔案研究、管理的本質，一個較好的檔案技術系統的應用，必需融入管理、利用和知識服務的觀念，引進切實可行的檔案管理技術，讓檔案管理系統服務于產生機關和社會大眾。所以檔案管理系統一定要架構于管理基礎之上，以技術系統為核心、以控制為手段，以服務國家經濟建設為目標，突出檔案作為社會科學文化服務這一重要的時代功能，才能確保檔案管理系統的有效性和實用性，現實各種中，一些檔案管理機構使用了檔案管理系統后反而工作更多了，服務效率更低了，主要原因是沒有正確調整技術應用后對管理者本身的觀念影響，造成利用服務與管理的定位問題本末倒置的緣故。技術觀念的出路不在于能否應用新技術及其應用的迅速性，而在于明確技術永遠是一種工具，將技術服務于管理和利用才是實質。

四、信息觀念

1993年美國出版的《信息高速公路》一書迅速走紅，成為當年《商業周刊》《幸福》雜志兩大排行榜的重點之一，美國宣布正式啟動信息高速公路計劃，以加強美國工業在國家間的競爭力，信息經濟、計算機技術、網絡技術、通訊技術等與信息高速公路有關的詞語和概念一時間成為全球的熱門話題，我國當然也席卷其中，這股潮流不僅僅體現在信息技術和經濟變革方面，更重要的是引起人們觀念的變革，正像美國前國務卿舒爾茨所說的：“信息革命可望像上世紀工業革命那樣決定性地改變我們星球的常規”當經濟領域普遍感受到信息革命的熱潮時，檔案界也不例外，隨著知識經濟時代的到來，檔案作為知識的結晶和信息源，越來越被人們和社會高度重視和利用。開發檔案信息資源，適應社會信息化進程的需要，切實轉變檔案信息、知識服務方式，使之更好地為經濟建設和精神文明建設服務，已成為檔案部門的重要任務。檔案管理從最初的縮微技術、單一計算機檔案管理，局域計算機檔案管理系統的開發應用及檔案一體化管理，發展到網絡數字檔案館管理及檔案管理信息化等等。可以說信息技術帶給檔案機構更多的是觀念變革。早期的檔案管理系統大多是用于提高內部管理，而現在越來越多的人認識到檔案作為信息資源利用的重要性，意識到檔案服務于社會經濟建設和大眾需求的重要性。觀念變革提高了人們對檔案本身的認知程度和素養，使得人們從信息角度來認識檔案，而不再就檔案論檔案，從利用和社會需求角度開發檔案信息資源，不再將管理作為研究、實踐的重點。因此，信息觀念就是要認識到檔案信息不同于一般信息資源，信息按其來源可分為原生性信息和派生性信息，檔案信息一方面以其信息的本原性、可靠性等特點優于其他信息資源，另一方面檔案信息本身的原始性和內向性等特點而使檔案信息知識的系統性和傳播功能低于其他信息②；其次，將信息技術應用和信息論的觀點融入到檔案管理中，信息技術和信息系統能有效地幫助檔案機構管理和利用中，信息理論和檔案管理理論結合，能進一步檔案學科的綜合化與現代化；第三，信息觀念也是開放的觀念，長期以來，由于過分強調保密性，檔案和檔案工作被蒙上了一層神秘的面紗，檔案部門被確定為“保密重地”，為了避嫌，許多人不敢輕易地踏進檔案館的大門。這使得社會檔案意識普遍淡薄，如有些同志把檔案寫成“黨案”，不少同志不知檔案到底為何物，不了解檔案有什么作用，所以加大加快檔案信息開放和機構信息的開放，尤其是檔案機構的信息服務心態，將有利于檔案信息觀念的形成，提高我國檔案信息資源利用的水平。

五、知識觀念

所謂知識觀念，是檔案管理觀念高級層次，是在對檔案信息資源進行有效的開發與挖掘的基礎之上，將信息資源轉變成知識，以提升個人素質和生產力。現實生活中，許多人將信息等同于知識，甚至二者混用。檔案信息資源不同于知識，1998年3月，國家科技領導小組辦公室在《關于知識經濟與國家知識基礎設施的研究報告》中，對“知識”做出如下定義：“經過人的思維整理過的信息、數據、形象、意象、價值標準以及社會的其它符號產物，不僅包括科學技術知識知識中最重要的部分，還包括人文社會科學的知識、商業活動、日常生活和工作中的經驗和知識，人們獲取、運用和創造知識的知識，以及面臨問題做出判斷和提出解決方法的知識。”按照知識管理理論的解釋，人類知識應由兩部分構成：一是隱性知識，是指大部分的經驗知識，是不能表達和交流的、個體內部的經驗知識；二是顯性知識；是指大部分的理論知識，是能夠表達和交流的、存在于個體內部或外部的理論知識。隱含知識是顯性知識的基礎，顯性知識是由隱含知識轉化而來的。隱含知識像霧一樣，彌漫在人的意識活動中，是人類知識各層次融會貫通、觸類旁通的關鍵，隱含知識和顯性知識不僅互為前提，而且還在一定條件下，互相轉換。那么，從目前看，我國國家各類檔案機構雖然保存著大量的檔案文件，但大多應歸于顯性知識，即未經社會公眾需求驗證的檔案信息，雖然價值較高，卻仍然不能轉化為隱性知識，為社會經濟發展和個人素質服務。因此，倡導檔案管理的知識觀念，需要對檔案信息資源進行有效的開發與挖掘，最終將信息資源轉變成個人素質提高和經濟建設所需要的知識，形成這樣的知識觀念，首先是要樹立一種不斷學習的意識，使檔案部門成為“學習社會”的知識基礎，為“學習社會”形成添磚加瓦。當今，已有許多國家政府和領導提出要把自己的國家建成“學習社會”，人們越來越認識到建立學習社會的重要，根據“學習社會”的觀念，學習將成為一種生活方式，學校只是學習的一種場所，人的一生無法區分成“教育階段”和“工作階段”，強調“終身性繼續教育”。社會將根據個人隨時需要，提供多渠道、多時空、多媒體的學習機會和方式，檔案管理機構作為國家科學文化事業機構，有責任使自己成為“學習社會”建設的主力軍；其次是強化檔案服務意識，樹立知識型服務理念。強化檔案服務意識是《中華人民共和國檔案法》的基本要求。在《中華人民共和國檔案法》第一章第五條中明確提出，“檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。”這一原則體現了向社會開放檔案，主動為社會服務的檔案意識。隨著“學習社會”、“終身教育”、“學習型組織”等許多新理論的出現，我國檔案部門的服務應緊跟社會需要，在提高檔案信息資源服務的同時，還應樹立起知識型服務理念，符合社會的新需要；第三，樹立“檔案管理人員第一”的觀念。有很長一段時期，檔案工作一直以保管工作為主。部分檔案向社會開放以后，檔案部門走出了封閉狀態，但強調更多的是“利用者第一”的觀念。進入到知識時代以后，僅僅強調這一點就遠遠不夠了。從知識時代的特點可以看出，知識時代直接依賴的是智力資源、人才資本，而人才資本又是通過人的知識、素質、技能、經驗、對業務的熟練程度來體現的。換句話說，知識和人才才是知識時代的關鍵要素。具體到檔案管理工作，檔案人員在檔案的收集管理、提供利用、信息開發及知識利用等方面都擔任著重要角色。檔案工作者不僅是檔案信息庫的建造者和維護者，更應該是檔案知識傳播的橋梁和紐帶，是檔案知識產品的設計者、操作者。所以說，具有創新精神的高素質的檔案管理人員，是檔案知識觀念形成的根源所在。

參考文獻

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作者簡介：王文亮（1971-），男，漢族，陜西白水人，江蘇徐州工程學院講師，碩士，從事檔案管理方面教學研究。