提高高校財務票據審核質量的建議

　　此文為2007年度江蘇省教育廳哲學社會科學基金指導項目(JSD630069)的階段性成果
　　
　　【摘要】筆者認為，要做到全面、科學、辯證、準確地審核財務票據，財務部門要分析影響票據審核質量的原因，通過堅持“先審后批”健全經濟責任追究體系，確立財務審核的權威和預算管理責任體系，不斷提高財務人員的整體素質等。
　　
　　一、全面、科學、辯證、準確地審核財務票據
　　
　　審核原始憑證是會計機構、會計人員結合日常財務工作進行會計監督的基本形式，它可以保證會計核算的質量，防止發生貪污、舞弊等違法行為。根據筆者的切身經歷，認為必須全面、科學、辯證、準確地審核財務票據。
　　(一)合法性。發票必須符合《發票管理辦法》、《行政事業性收費票據管理的暫行規定》的有關規定。但在工作中確實發現有假發票現象，一類是偽造的，另一類是變造的。這就要求財務票據審核人員首先要具備鑒別不同類型發票是否合法的能力。
　　(二)適用性。主要是不同的行業存在著不同的發票版式，發票開據內容必須與所屬行業一致，不能使用跨行業、跨種類票據；發票的版式要符合有關規定。如服務業和商業使用的是兩種不同的發票，審核時就應注意有沒有商業銷售單位開出服務項目的發票，或服務單位開出商業銷售發票的問題。
　　(三)一致性。一是要審核發票中填寫的購貨單位與報銷單位是否一致。二是報銷人與費用歸屬部門是否一致。三是報銷人、費用歸屬部門與分管領導是否一致。四是費用與事由是否一致。五是票據筆跡是否一致。六是票據大小寫金額是否一致或缺項。
　　(四)時效性。一筆業務處理完畢要及時報賬，原則上當月發生的業務要當月報銷，有特殊原因，要向財務人員寫出書面說明，但最遲也必須在次月報賬完畢，否則，財務不予結算。
　　(五)要素性。發票的基本要素一般為：發票名稱、編號、聯次及用途、客戶名稱、購物名稱、計量單位、數量、單價、合計、大小寫金額、開票日、開票單位、印章等；行政事業性票據的基本內容為：收據名稱、收據聯次、編號、交款單位（或個人）、支付方式、收費項目、收費標準、合計、大小寫金額、開票日、開票單位、印章等。對于內容不全的票據不予報銷。
　　(六)真實性。第一，經濟業務雙方當事單位和當事人必須是真實的。第二，經濟業務發生的時間、地點、填制憑證的日期必須是真實的。第三，經濟業務的內容必須是真實的。第四，經濟業務的“量”必須是真實的。第五，也是最關鍵的一點就是單價、金額必須是真實的。
　　(七) 合理性。在購置貨物、商品時，要就近不就遠。對限額發票不能超限額度。對定額發票要在定額范圍內。
　　(八)違規性。主要表現為發票要素不全，內容不具體，不符合正常規律和一般規定。
　　(九)悖邏輯。主要是有些票據雖然是合法的，但事項明顯不符合邏輯。
　　(十)重復性。如報銷的不是發票聯，必須追究原因，防止利用多聯發票重復報銷。
　　(十一)附件性。報銷票據的附件材料是對報銷票據的補充、說明和界定，必須仔細核對，在取得會計信息準確無誤的前提下方可支付。
　　(十二)關聯性。報銷票據中涉及到固定資產范圍的必須到有關部門辦理固定資產登記入賬手續，否則不予辦理財務報銷手續。
　　(十三)結算性。同城結算千元以上金額必須采用轉賬方式結算，千元以下可以采用現金付款方式；異地購置貨物、商品可通過銀行匯票（或電匯）方式支付；大宗物資采購、基建工程建設或維修項目，必須根據合同上所界定的銀行賬戶信息給予轉賬；人員工資、獎金、課時酬金、人員勞務、出差可以采用現金結算。
　　(十四) 程序性。財務人員初審，最后是領導簽字、財務報銷。
　　(十五)白條型。主要是以種種借口，白條支付各種費用。
　　(十六)背實性。突出表現是報銷的發票明顯與該開支范圍不符、或開支數額與實際明顯脫節。
　　(十七)節約性。各項工作都要反對浪費，反對鋪張，精打細算，對于不必要的費用支出，能省則省，節約費用。
　　(十八)明確性。就是各項經費開支必須界限分明，不能相互擠占和挪用，以保證經費的專用性。
　　(十九)必要性。就是該項支出有無必要。
　　(二十)冒名性。要審核經管人員及批準人員的字跡是否一致，有無冒名簽字問題。
　　
　　二、高校財務票據審核質量不高的原因分析
　　
　　根據筆者的切身體會，認為造成高校財務票據審核質量不高的原因主要是：
　　
　　（一）“先批后審”的傳統報銷方式，導致財務票據審核被忽視
　　所謂“先批后審”是指在財務報銷時的流程是：事項經辦人制單——部門負責人批準——分管院長——分管財務院長——院長簽批同意報銷——財務部門審核后予以報銷。在這種支出模式下，財務票據審核的環節很容易被忽略，會計審核監督的作用也經常被削弱。因為在現實生活中，如果已經分管院長、分管財務院長或院長簽批同意報銷后，財務部門提出疑義時就面臨著兩個難題：一是事項經辦部門的相關人員往往不從規定方面考慮可否報銷的問題，而是絕大多數人認為：只要領導簽批同意就可以報銷，財務票據審核可有可無，否則，就是刁難。二是盡管分管院長、分管財務院長或院長知道該項開支是實際發生的，但他們不一定了解該項支出是否合理、合法。院領導批示過后，財務人員明知此項支出不合理，如果提出后，不但得不到院領導的理解，反而因此而得罪院領導，也就睜一只眼閉一只眼，明知不合適也給予報銷。長此以往，必然導致財務票據審核等于虛設。
　　
　　（二）會計服務要求日益突出，監督功能不斷弱化
　　服務與監督是會計的兩大職能。在高校內部，財務部門更多的是處于服務服從的地位。學校對財務部門的要求就是提供會計服務，除非在特定環境下才強調會計要堅持原則，大膽監督。會計服務與會計監督明確失衡。財務部門只能在處于不斷改進服務方式，提高服務質量的氛圍下工作。特別是考評形式日益大眾化、全面化，而考評又缺乏相關衡量指標，僅體現“民意”，對財務人員的評價往往失之公允的情況下，會計也只能是提供優質服務，而無法堅持既可能得罪領導、又惹同僚不悅，罵聲飛揚的會計監督。
　　
　　（三）審計監督約束乏力，舊病未除新題再現
　　近年來，教育主管部門確實正在加強對高校的審計監督。高校內部審計也健全了機構、配備了較強的力量。但筆者認為，審計整改力度不夠，而且更多的是審計時“好好”，審計后不僅舊的問題沒有解決，而且同類問題還是層出不窮。
　　
　　（四）財務人員綜合素質欠優，識別票據的能力不強
　　要提高財會人員的綜合素質，一是必須熟悉《會計法》、《高校會計制度》、《高校財務制度》等一系列法律、法規，同時嚴格執行校內有關涉及事業財務和基建財務方面的各項制度。二是具備復合型、多元化的知識結構，保證教育業務工作與財會工作的有機結合。只懂會計工作，不懂教育管理是無法搞好會計教育工作的，也就無法識別教育管理中眾多經濟行為的真實性。三是熟悉校內各級領導人的業務范圍和財務審批權限，對待每一筆報銷業務必須嚴格按照財務操作程序辦理。四是有廣泛的社會閱歷，見多識廣，鑒別真偽的意識比較突出。但從目前眾多的財會人員來看，絕大多數與上述標準差距明顯，導致識別票據的能力不強，也就失去了高質量審核票據的隊伍保障。
　　
　　三、提高高校財務票據審核質量的措施
　　
　　(一)充分認識高質量審核財務票據的作用，奠定財務規范化管理的基礎
　　財務票據審核是會計監督的最基本形式。如果審核結果不當、不準確，那么就會帶來一系列的問題。從財務管理和審計監督檢查的情況來看，也確實證明了這一觀點。如違犯現金管理規定：同城結算千元以上金額仍采用現金方式結算；異地購置貨物、商品仍通過銀行現金方式支付。發票要素不全、內容違背邏輯、關聯性不夠、合情不合理(規定)不合法、發票失實失效、甲事項用乙理由等，這些在財務票據審核中時常遇到，但又屢出不盡。究其原因，有的是由于不懂，初次遇到，保證下不為例；有的是院領導已經批準，甚至打招呼指令報銷等。對此，財務人員是清楚的，各種內外部審計也會不斷提出，但效果甚微。因此，必須高度重視財務票據審核的作用，從源頭上做到全面、科學、辯證、準確地審核財務票據，從而奠定出財務規范化管理的基礎。
　　
　　
　　(二)堅持“先審后批”，淘汰“先批后審”
　　“先審后批”是指每項財務開支經過部門負責人簽批，再由會計機構負責人(會計主管人員)對原始憑證進行審核：對于不真實的、不合法的原始憑證有權不予接受，并應當報告單位負責人；對于記載不準確、不完整的原始憑證予以退回，并要求更正或補充。對原始憑證審核通過后，送分管財務的領導人或單位負責人簽批報銷。這種變事后監督為事前監督的方式，有利于發揮會計的監督職能，增強會計人員的責任感，為領導簽批把好第一道關口，從源頭上遏制虛假票據流入和虛報、重報等違規違紀現象的發生。由上分折可知，“先審后批”明顯可以加強會計監督的作用，而“先批后審”削弱了會計監督的作用，應該逐步予以淘汰。
　　
　　(三)健全權責分明的經濟責任追究體系，形成覆蓋全校人人負責的高質量審核財務票據的良好氛圍
　　根據分層管理和權利歸民的原則，經濟責任追究體系應包含兩部分：第一部分是前一層對后一層負責，如經辦人對部門負責人負責，承辦部門對財務部門負責，財務部門對分管院領導負責，分管院領導對院長負責。后一層審核(批)前一層，如部門負責人審核(批)經辦人，財務部門審核(批)承辦部門，分管院領導審核(批)財務部門，院長審核(批)分管院領導。下級對上級負責，上級審核(批)下級。第二部分是院長對學院財經領導小組、雙代會及上級主管部門負責。為有效約束院長的權利，財務部門有權對院長的批示提出疑義，如果院長仍然堅持，財務部門則可以報學院財經領導小組、雙代會及上級主管部門確認。
　　
　　(四)廣泛宣傳財會知識，著力培訓管理人員鑒別票據的能力
　　應該看到，絕大多數人的不規范報銷行為是由于對經濟事項和財務知識缺乏造成的，而非故意行為。因此，完全有必要對有關人員進行一般性的經濟知識和財務知識的培訓，使他們明白規定，鑒別真偽，不斷規范自己的財務行為。
　　
　　(五)加強會計監督，確立財務審核的權威地位
　　把會計監督首先體現到高質量審核財務票據的全過程中。而財務審核的成效在很大程度上是與領導審批相關聯的，甚至可以說，領導審批制約、影響、決定著財務審核的結果。如果這種財務審核受制于領導審批的局面不能改觀，財務審核不能獨立于行政職級管理，財務審核人員在票據審核過程中沒有形成應有的權威效應，那么，會計監督、票據審核等很難真正見到成效。因此，筆者認為，應將票據審核的財務業務工作與院領導的行政管理決策適度分離，院領導不干預具體的票據審核業務，交由財務人員獨立行使票據審核的權利。
　　
　　(六)實施預算管理，建立責任體系
　　責任預算管理體系的主要內容包括：一是劃分責任中心。根據高校的經濟活動和管理體制、組織結構特點，高校責任中心大致可劃分為兩個層次，即一級責任中心和二級責任中心。一級責任中心，即院部責任中心；二級責任中心是高校內部隸屬于院部責任中心的次級責任中心。二是制定責任目標，確定指標體系。劃分責任中心的目的是為了便于落實各責任中心的責任目標，保證高校總體發展目標的實現。盡管有的責任中心的責任難以完全量化，但無論如何，對各責任中心都必須確定責任指標體系。三是責任預算的分解。通過指標分解，制訂各級責任預算，并形成一個自上而下的系統的責任預算體系。四是責任預算的執行與管理。通過實施預算管理為財務審核提供計劃保障。
　　
　　(七)不斷提高財務人員的整體素質，增強高質量審核財務票據的本領
　　一是要強化高校內部財務人員的職業道德教育。會計人員要搞好票據審核，沒有良好的職業道德是不行的，在這方面可以通過對會計人員進行政治理論，世界觀，人生觀等方面的教育來提高其思想覺悟，樹立起遵紀守法，廉潔自律，忠于職守，嚴格監督，實事求是，搞好核算，精心理財，優質服務的良好職業道德。二是要提高會計人員對問題的判斷力，在思想上把票據審核從單純的“檢查、督促”觀念中糾正過來，克服那種一講票據審核就是“管、卡”的陳腐觀點，樹立起票據審核是為發展教育事業服務的指導思想。三是要提高會計人員對新形勢的適應能力。以微電子技術為基礎，以計算機、網絡和通信為主體的生物、信息技術已經滲透到各個領域，使會計人員正逐步擺脫手寫筆算的笨重勞動，紙質的賬目報表變成了無形的磁質載體，同時，如果計算機操作管理不善或串通作弊，其隱蔽性和多變性必然會給會計監督工作帶來很多麻煩。可以通過微機知識的培訓提高會計業務的處理能力和速度，搞好票據審核。四是要通曉財經法規，宣傳國家有關財經方面的法律法規，嚴格把關，當好領導的參謀和助手。當與領導在財經方面發生不同意見時，如果不涉及原則問題，除了詳實向領導做好解釋外，應無條件地服從領導的決定；在涉及原則問題時，要依法行使會計的監督職能進行堅決的抵制，確保國有資產不受損失，充分發揮會計人員的監督作用。五是要敢于監督。財務監督不是空話，而是要通過日常費用報銷時嚴把審核關來體現的。因此，審核人員要把事前、事中、事后監督有機地結合起來，把監督職能落在實處。總之，要不斷學習，努力提高自身的綜合素質，不斷增強高質量審核財務票據的本領。