就財務(wù)軟件“反結(jié)賬”的使用與周正良先生商榷

　　【摘要】本文分析了財務(wù)軟件中設(shè)置反結(jié)賬功能違背了有關(guān)的財會法規(guī)，可能會帶來一定的危害，提出采用反結(jié)賬操作時應(yīng)采取的改進措施，以確保反結(jié)賬留有其他痕跡或資料。
　　目前，用友和金蝶等國內(nèi)知名財務(wù)軟件公司為了方便財務(wù)人員糾正財務(wù)軟件操作過程中出現(xiàn)的差錯，在財務(wù)軟件中基本設(shè)置了“反結(jié)賬”功能。周正良先生在“在財務(wù)軟件中巧用‘反結(jié)賬’的方法”（《會計之友》2006年第七期中）一文中提到：“利用財務(wù)軟件實現(xiàn)‘反結(jié)賬’方法的開發(fā)，對于會計電算化實際工作和財務(wù)軟件教學(xué)都有實用價值”。反結(jié)賬功能的設(shè)置，給財務(wù)人員糾正財務(wù)軟件操作過程中出現(xiàn)錯誤提供了便利，同時也給無痕跡的財務(wù)信息化帶來了巨大的隱患。筆者就反結(jié)賬從四個方面談?wù)剛€人的粗淺看法，與周正良先生交流商榷。
　　
　　一、反結(jié)賬功能的設(shè)置與有關(guān)財會法規(guī)相違背
　　
　　根據(jù)會計基礎(chǔ)工作規(guī)范的要求，記賬憑證若有錯誤，只能進行有痕跡的修改，某一會計期間在進行結(jié)賬后就不能再處理本會計期間的業(yè)務(wù)；手工的賬簿記錄發(fā)生錯誤時，不準隨意修改，只能采用規(guī)定的修改方法進行修改，這些規(guī)定的目的只有一個，就是對憑證、賬簿的修改一定要留有痕跡；《會計核算軟件基本功能規(guī)范》第十六條規(guī)定：會計核算軟件應(yīng)提供對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證（不包括會計核算軟件自動產(chǎn)生的機內(nèi)記賬憑證）進行修改的功能；《內(nèi)部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）中指出：“電子信息技術(shù)控制要求運用電子信息技術(shù)手段建立內(nèi)部控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計控制的有效實施。”《北京市會計核算軟件評審辦法》第四條第七款規(guī)定：對計算機根據(jù)已輸入的會計憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)賬簿生成的各種報表數(shù)據(jù)，軟件不能提供修改功能。從以上法規(guī)的規(guī)定可以看出，反結(jié)賬功能的使用，對會計賬簿的嚴肅性有一定的影響。反結(jié)賬功能的目的是為了取消已結(jié)賬的記錄在以后重新正確記賬和結(jié)賬的過程。從本質(zhì)上講，它也是對錯誤的一種更正行為。而手工方式下記賬后是不允許重新記賬的，對于賬本上的錯誤，應(yīng)采用畫線更正法、補充登記法或紅字沖銷法來更正，更正錯誤的過程中會留下痕跡，這樣才能確保會計信息的質(zhì)量和可信度。在財務(wù)軟件操作過程中，采用反結(jié)賬功能，實現(xiàn)對記賬憑證的無痕跡修改，與上述法規(guī)相違背。執(zhí)行反結(jié)賬功能不僅不能留下修改痕跡，影響了會計的真實性，同時也為財務(wù)舞弊提供了可乘之機。因此，在財務(wù)軟件中設(shè)置反結(jié)賬功能的合規(guī)合法性值得思考。
　　
　　二、反結(jié)賬功能可能帶來的危害
　　
　　（一）增加了財務(wù)軟件使用的風(fēng)險
　　財務(wù)軟件系統(tǒng)下，會計資料存儲方式發(fā)生了根本變化，影響了會計資料的可靠性。手工會計系統(tǒng)中嚴格的憑證制度，在電算化會計系統(tǒng)中逐漸減少或消失，憑證所起到的較強的控制功能被弱化。在手工方式下，增加、刪除、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從會計人員的筆跡和印章上分清責(zé)任。而會計電算化將各種信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式存儲在磁性介質(zhì)中，用肉眼是看不見的。憑證、經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機錄入，有些業(yè)務(wù)無法被打印出來，因此極易被篡改而不留痕跡。這樣一來，給一些不法之徒偽造、變造業(yè)務(wù)從而導(dǎo)致會計資料失真提供了可乘之機。因此，使用財務(wù)軟件系統(tǒng)本身就存在一定的固有風(fēng)險。使用財務(wù)軟件的會計都知道，反結(jié)賬以功能菜單和隱藏的方式執(zhí)行，方便用戶修改錯誤的同時，給財務(wù)數(shù)據(jù)的修改帶來了極大的便利，使用戶根據(jù)需要將已處理的數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬前狀態(tài)進行無痕跡修改成為了可能。反結(jié)賬操作進一步增大了財務(wù)軟件系統(tǒng)本身存在的固有風(fēng)險，同時也增加了財務(wù)軟件使用中的風(fēng)險。
　　（二）給財務(wù)舞弊提供了可乘之機
　　填制憑證和登記賬簿仍然是財務(wù)軟件系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的核心，財務(wù)軟件中反結(jié)賬功能的設(shè)置，無疑對填制憑證和登記賬簿發(fā)生錯誤的修改提供了便捷和不留痕跡的財務(wù)數(shù)據(jù)處理功能，但不利于財務(wù)內(nèi)部控制。對企業(yè)內(nèi)部財務(wù)會計而言，財務(wù)軟件中不規(guī)范的操作容易造成風(fēng)險，有些財務(wù)人員恰恰利用內(nèi)部防范制度的薄弱環(huán)節(jié)和財務(wù)軟件反結(jié)賬等功能設(shè)置的方便，不惜以身試法以達到財務(wù)舞弊的目的。對企業(yè)外部而言，相比于傳統(tǒng)的手工記賬核算體系來說，企業(yè)為了滿足銀行融資、稅務(wù)偷漏稅、企業(yè)并購或國家的相關(guān)審計、檢查的需要而修改財務(wù)數(shù)據(jù)，即使工作量再大的財務(wù)會計核算系統(tǒng)也可在短時間內(nèi)很方便地實現(xiàn)對已形成的會計資料的修改，且不留任何痕跡，更何況反結(jié)賬可對近期甚至幾年的業(yè)務(wù)進行處理，這就為企業(yè)“包裝”財務(wù)信息提供了便利條件，造成了財務(wù)信息的失真，會給銀行、稅務(wù)或國家?guī)斫?jīng)濟損失。
　　（三）有可能導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)錯誤的出現(xiàn)
　　所謂反結(jié)賬就是結(jié)賬的逆向過程，即恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。記賬逆向過程的實現(xiàn)依賴于進行記賬核算處理時保留的記賬線索。反記賬處理時，沿著這些記賬線索進行逆向處理，可使系統(tǒng)返回到記賬前的狀態(tài)。填制憑證和登記賬簿時涉及到許多輔助核算數(shù)據(jù)，諸如部門核算、項目核算、固定資產(chǎn)核算和現(xiàn)金流量等，而這些數(shù)據(jù)在相關(guān)的功能模塊中將被進一步處理，這些處理在記賬的逆向處理中是難以全面、準確地實現(xiàn)的。因此，反結(jié)賬容易導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)錯誤的出現(xiàn)。尤其對大中型企業(yè)和業(yè)務(wù)比較復(fù)雜的企業(yè)來說，其財務(wù)核算比較復(fù)雜，涉及到多個模塊和輔助核算，在反結(jié)賬的過程中不僅財務(wù)系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理時容易出錯，而且極易造成操作上的遺漏或忽視，導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯誤。
　　
　　三、盡可能避免使用反結(jié)賬
　　
　　眾所周知，操作過程中出現(xiàn)錯誤是在所難免的。出現(xiàn)錯誤時應(yīng)首先分析錯誤可能發(fā)生的地方，一種可能是數(shù)據(jù)的輸入過程中的錯誤，也就是說主要是填制憑證的操作過程中出現(xiàn)了錯誤。對此，可依據(jù)《會計核算軟件基本功能規(guī)范》第十八條的規(guī)定進行處理，即發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或補充憑證法進行更正。對于這類錯誤，為保證提供財務(wù)信息的準確性，本期根據(jù)發(fā)生的錯誤調(diào)表不調(diào)賬，下期通過采用紅字憑證沖銷法或補充憑證法進行更正，達到錯誤的更正效果；另一種可能是經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理的錯誤。對于這類錯誤，可依據(jù)會計政策、會計估計和會計差錯更正或資產(chǎn)負債表日后事項調(diào)整的會計方法進行處理。總之，能有辦法修改錯誤的盡量采用其他方法修改，以減少對反結(jié)賬功能的使用，確保財務(wù)信息的質(zhì)量，防止財務(wù)舞弊行為的發(fā)生。
　　
　　四、若不得已采用反結(jié)賬，應(yīng)采取相應(yīng)的措施，確保反結(jié)賬留有其他痕跡或資料
　　
　　企業(yè)在實際應(yīng)用財務(wù)軟件的過程中，錯誤的發(fā)生是無法避免的。財務(wù)軟件操作中出現(xiàn)的錯誤，有的可以通過其他的方法解決，有的只能通過反結(jié)賬處理。比如輔助核算數(shù)據(jù)，如往來核算數(shù)據(jù)、存貨核算數(shù)據(jù)和項目核算等；再比如年度賬在結(jié)轉(zhuǎn)的過程中明細科目出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，而在以后被發(fā)現(xiàn)，這類錯誤只能通過“反結(jié)賬”進行修改，以防止可能帶來的風(fēng)險。筆者認為，可以通過以下手段來降低此風(fēng)險：
　　（一）制定相應(yīng)的制度來控制反結(jié)賬
　　目前，部分實行財務(wù)信息化的企業(yè)或財政核算中心都制定了反結(jié)賬管理制度，以確保會計資料的真實性和完整性。其內(nèi)容主要包括：反結(jié)賬要堅持嚴格的審批過程；專人負責(zé)反結(jié)賬功能的管理；對執(zhí)行反結(jié)賬的使用時間、原因、執(zhí)行依據(jù)等進行備案等。
　　（二）通過操作權(quán)限設(shè)置來對反結(jié)賬進行操作
　　用友和金蝶等國內(nèi)知名財務(wù)軟件公司的產(chǎn)品均設(shè)計了靈活的操作權(quán)限設(shè)置和密碼設(shè)置，對于財務(wù)填制憑證、審核、出納簽字、主管簽字、記賬等分別設(shè)置不同權(quán)限或人員來操作。這樣要進行反結(jié)賬操作時，相關(guān)人員都要取消相關(guān)的操作才能執(zhí)行反結(jié)賬，修改錯誤，可在一定程度上消除人為操縱因素，確保內(nèi)部會計控制。
　　（三）保留財務(wù)軟件操作日志并附說明
　　財務(wù)軟件系統(tǒng)管理自動提供了財務(wù)軟件操作日志，應(yīng)對進行反結(jié)賬的操作保留操作日志，并對日志進行詳細的說明。諸如反結(jié)賬的依據(jù)、進行了怎樣的修改等，作為備查資料，同時也可將其作為審計的線索。
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