計(jì)算機(jī)反記賬功能分析

　　摘要：反記賬是將已經(jīng)登記入賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。文章闡述了計(jì)算機(jī)反記賬的作用、功能設(shè)計(jì)及過(guò)程分析。
　　關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)軟件；反記賬；分析
　　手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，都要根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿，稱之為記賬。反記賬是將已經(jīng)登記入賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。它是記賬的逆操作，也是計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)獨(dú)有的一個(gè)概念。會(huì)計(jì)軟件中要不要設(shè)反記賬功能，一直存在激烈的爭(zhēng)論。
　　
　　一、計(jì)算機(jī)反記賬的作用
　　
　　反記賬在下述三種情況下有著無(wú)可替代的作用。
　　1、大量的錯(cuò)誤憑證被登記入賬。這種情況在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)投入使用初期非常容易發(fā)生。如果沒(méi)有反記賬功能，則只能編制大量的錯(cuò)賬更正憑證予以更正，從而導(dǎo)致賬簿中存在大量的冗余信息，影響會(huì)計(jì)信息的使用。
　　2、賬證不符。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，記賬實(shí)質(zhì)上是將記賬憑證庫(kù)的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)中，而且正式過(guò)賬前要先對(duì)記賬憑證進(jìn)行平衡校驗(yàn)，以保證其正確性，所以賬證一般是相符的。但是當(dāng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)遭受計(jì)算機(jī)病毒的侵襲，或者存放會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)硬盤扇區(qū)遭受物理?yè)p害，或者賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)在沒(méi)有啟動(dòng)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)軟件的情況下被人為非法篡改時(shí)，就完全可能導(dǎo)致賬證不符。無(wú)論是賬簿錯(cuò)誤還是憑證錯(cuò)誤，或者賬簿、憑證都有錯(cuò)誤，都無(wú)法像手工會(huì)計(jì)那樣采用劃線更正法、補(bǔ)充登記法或紅字沖銷法來(lái)更正，最好的辦法就是反記賬。
　　3、記賬過(guò)程意外中斷。在手工會(huì)計(jì)中，記賬人員只需接下去登記就可以了。但在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，記賬是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行的，當(dāng)意外斷電、病毒侵襲等非常事件導(dǎo)致記賬過(guò)程意外中斷時(shí)，財(cái)會(huì)人員無(wú)法了解計(jì)算機(jī)到底已經(jīng)登記了多少?gòu)垜{證，因而也就無(wú)法在系統(tǒng)恢復(fù)正常后繼續(xù)登賬。唯一的辦法就是設(shè)置反記賬功能。對(duì)此，《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》也規(guī)定，會(huì)計(jì)軟件“應(yīng)當(dāng)具有在計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或者由于強(qiáng)行關(guān)機(jī)及其他原因引起內(nèi)部和外部會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能”。顯然，要恢復(fù)到“最近狀態(tài)”就需對(duì)最后一次記賬進(jìn)行反記賬。
　　
　　二、計(jì)算機(jī)反記賬功能設(shè)計(jì)
　　
　　反記賬功能顯然不是一個(gè)常用的功能，它只有在前述三種特殊情況下才能使用。如果濫用反記賬功能，則不但影響會(huì)計(jì)處理的嚴(yán)肅性，也會(huì)大大增加工作量。因此，對(duì)反記賬功能的使用必須嚴(yán)格限制。其限制條件至少應(yīng)包括：
　　1、操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記賬人。在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，記賬人員應(yīng)對(duì)賬簿的正確性負(fù)完全責(zé)任，誰(shuí)記賬有誤就只能由誰(shuí)負(fù)責(zé)更正。設(shè)置反記賬功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯(cuò)誤。為了保證記賬操作的嚴(yán)肅性，避免濫用反記賬功能，操作者必須得到系統(tǒng)管理員授權(quán)后才能進(jìn)行反記賬。
　　2、只能在結(jié)賬前進(jìn)行。結(jié)賬就是在本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部處理完畢并確認(rèn)無(wú)誤后予以封賬。進(jìn)行結(jié)賬操作就意味著本期已經(jīng)沒(méi)有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要處理，因而不但不允許輸入本期的記賬憑證，也不允許對(duì)本期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記賬和反記賬。
　　3、只能按憑證號(hào)或日期逆序連續(xù)進(jìn)行操作。記賬是按日期和憑證號(hào)順序進(jìn)行的，只有逆序地連續(xù)取消賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)的記錄，才能保證重新記賬的正常進(jìn)行。這就意味著，反記賬時(shí)應(yīng)該以賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)的最后一條記錄（或者說(shuō)是最后一張已記賬的憑證）為起點(diǎn)，依逆序前溯定位，確定出反記賬的記錄數(shù)，而不能從賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)中任意抽取幾條記錄（不管是否連續(xù)）作為反記賬的范圍。
　　
　　三、計(jì)算機(jī)反記賬過(guò)程分析
　　
　　反記賬是記賬的逆操作，即將賬簿數(shù)據(jù)文件中的最后一條或多條記錄轉(zhuǎn)回到未記賬憑證文件中去，應(yīng)該轉(zhuǎn)回的記錄就是反記賬的范圍。一般來(lái)說(shuō)，這個(gè)范圍應(yīng)該由反記賬執(zhí)行人員根據(jù)需要確定。但是在記賬過(guò)程意外中斷而需恢復(fù)到記賬前狀態(tài)的情況下，會(huì)計(jì)軟件應(yīng)該提供自動(dòng)定位的功能。現(xiàn)有會(huì)計(jì)軟件的解決方案是在每次正式記賬前先將賬簿數(shù)據(jù)內(nèi)容備份到硬盤的某一固定文件中去，如記賬過(guò)程意外中斷，則以備份文件恢復(fù)賬簿數(shù)據(jù)文件。由于每次備份到硬盤的文件名是固定、唯一的，所以只能針對(duì)最后一次記賬數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，且只能進(jìn)行一次。而且這種備份和恢復(fù)是對(duì)月內(nèi)賬簿數(shù)據(jù)的完全備份和完全恢復(fù)，如果一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量較大，在月末進(jìn)行記賬和反記賬就會(huì)耗費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間。為了提高效率，設(shè)想采用如下兩種方法加以解決：
　　1、在未記賬憑證文件中保留已記賬憑證記錄。記賬時(shí)，將記賬范圍內(nèi)的憑證追加到賬簿數(shù)據(jù)文件中，但不刪除未記賬憑證文件中的相應(yīng)記錄，只是作已記賬標(biāo)識(shí)，使其在編輯、查詢未記賬憑證時(shí)能自動(dòng)被過(guò)濾掉，同時(shí)每一次記賬后都在該未記賬憑證文件上作截止標(biāo)識(shí)。這樣反記賬時(shí)既可以直接按憑證日期、編號(hào)等指定范圍，也可以根據(jù)每次記賬后所作的截止標(biāo)識(shí)恢復(fù)到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài)。反記賬的實(shí)現(xiàn)也不再是將賬簿數(shù)據(jù)文件記錄轉(zhuǎn)移到未記賬憑證文件中，而是刪除賬簿數(shù)據(jù)文件的有關(guān)記錄，同時(shí)去掉未記賬憑證文件中相應(yīng)記錄的已記賬標(biāo)識(shí)和截止標(biāo)識(shí)。在這種方式下，就省卻了每次正式記賬前的數(shù)據(jù)備份時(shí)間和備份文件占用的硬盤空間，這樣不僅效率更高，占用空間更少，使用起來(lái)更靈活方便。
　　2、將未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件合而為一，只設(shè)置一個(gè)記賬憑證文件。這個(gè)記賬憑證文件用于存放全部未記賬憑證和已記賬憑證，其結(jié)構(gòu)包括上述未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件中的所有字段，即除了未記賬憑證填制時(shí)涉及的各個(gè)字段外，還要加上已記賬標(biāo)識(shí)、記賬人姓名等。同第一種方法一樣，為了能恢復(fù)到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài)，還要加上一個(gè)截止標(biāo)識(shí)字段，以記錄每次記賬的范圍。當(dāng)需要增加、編輯或查詢未記賬憑證時(shí)，就將打上已記賬標(biāo)識(shí)的記錄過(guò)濾掉；當(dāng)需要進(jìn)行賬簿查詢或打印時(shí)，就把沒(méi)有已記賬標(biāo)識(shí)的記錄過(guò)濾掉。每次記賬時(shí)，在記賬范圍內(nèi)的憑證記錄中加上已記賬標(biāo)識(shí)和記賬人姓名，并將記賬范圍內(nèi)的最末一條記錄打上截止標(biāo)識(shí)就可以了。
　　（作者單位：胡明秋，雙城市道路運(yùn)輸管理站；趙曉巍，雙城市骨傷科醫(yī)院）