院校科研檔案管理規(guī)范化的思考

　　科研檔案是指在科學(xué)研究活動中形成的經(jīng)過整理具有保存價(jià)值的、可歸檔保存的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的歷史記錄。科研檔案是院校科研人員學(xué)術(shù)水平的真實(shí)記錄，是科研人員知識與智慧的積累。隨著院校科研水平的迅速提升，科研活動的范圍越來越廣，科研檔案的內(nèi)容也日益豐富。如何對科研檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，并對科研檔案資源進(jìn)行重新整合，充分利用，目前已經(jīng)成為院校科研人員和檔案工作者必須認(rèn)真思考的一個重要問題。
　　
　　一、院校科研檔案管理規(guī)范化的基本要求
　　
　　院校科研檔案工作的主要任務(wù)是：認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家和主管部門制定的有關(guān)方針、政策、條例、辦法，正確地組織科研材料的歸檔，科學(xué)地做好保護(hù)與管理工作，充分發(fā)揮科研檔案為教學(xué)服務(wù)、為科研服務(wù)的作用。科研檔案的任務(wù)決定了科研檔案管理的規(guī)范化應(yīng)當(dāng)包括以下幾方面的內(nèi)容。
　　1、科研文件形成與科研文件歸檔的規(guī)范化。即要求承擔(dān)項(xiàng)目單位要按照科研工作程序，建立健全科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度，確保每一項(xiàng)科研活動歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。科研文件歸檔范圍包括：科研準(zhǔn)備階段中科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、方案論證和協(xié)議書等文件；研究實(shí)驗(yàn)階段中各種載體的重要原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、計(jì)算材料、專利申請等有關(guān)文件材料；總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段中的工作總結(jié)、科研報(bào)告、論文、專著、參加人員名單、技術(shù)鑒定材料、科研投資情況；成果和獎勵申報(bào)階段中的成果和獎勵申報(bào)資料及審批材料、推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益證明材料；推廣應(yīng)用階段中的推廣應(yīng)用方案、總結(jié)等。
　　2、科研檔案管理和對科研工作指導(dǎo)檢查的規(guī)范化。檔案館要嚴(yán)格按照科研檔案管理原則對接收的科研檔案進(jìn)行分類、編目，同時結(jié)合本單位業(yè)務(wù)管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)科研檔案的現(xiàn)代化、科學(xué)化管理。這就要求科研檔案要有專用庫房或柜架保管；檔案部門要對接收的科研檔案按有關(guān)規(guī)定劃分保管期限和密級，定期組織專家和有關(guān)人員對科研檔案進(jìn)行鑒定；要對科研材料進(jìn)行必要的加工整理、鑒定，編制必要的檢索工具和參考資料，建立健全科研檔案保密、利用、統(tǒng)計(jì)、更改等各項(xiàng)管理制度；檔案部門和科研管理部門要對科研檔案工作進(jìn)行定期檢查，及時掌握科研工作及科研檔案管理工作的落實(shí)情況、科研檔案與科研管理工作“四同步”情況、材料歸檔情況、制度執(zhí)行情況、檔案統(tǒng)一管理情況、科研檔案開發(fā)利用情況等。
　　3、科研檔案信息資源開發(fā)與利用的規(guī)范化。科研檔案信息資源開發(fā)與利用的規(guī)范化要求大力開發(fā)科研檔案信息資源，面向本單位、面向社會，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、為學(xué)校發(fā)展服務(wù)；加強(qiáng)與其他院校的橫向聯(lián)系，開展科研檔案信息交流；加強(qiáng)科研檔案的加工整理工作，例如，編制必要的檢索工具、編撰檔案參考資料如簡介、文摘、匯編、手冊、圖集、史料等，積極為科研檔案利用者提供信息服務(wù)。
　　
　　二、院校科研檔案管理規(guī)范化的重要意義
　　
　　1、有利于院校科研工作的開展，推進(jìn)知識創(chuàng)新。科研檔案是反映科研活動的系統(tǒng)的歷史資料，也是檢驗(yàn)科研工作質(zhì)量、評價(jià)科研成果、考核科研人員、衡量科技管理水平、以及使科學(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為社會生產(chǎn)力的重要條件和依據(jù)。
　　2、有利于科研成果的迅速轉(zhuǎn)化，促進(jìn)知識物化。開發(fā)利用檔案信息資源是科研檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，這就要求檔案館在不違背法規(guī)制度的前提下，大力開發(fā)、傳播科技信息資源，促進(jìn)科研成果開發(fā)利用。科研檔案管理規(guī)范化要求檔案部門成為科技開發(fā)的中介。
　　3、有利于提高科研人員的素質(zhì)，增強(qiáng)創(chuàng)新能力。科研檔案管理的規(guī)范化要求對科研項(xiàng)目進(jìn)行全過程管理。這對于目前院校中自發(fā)組織從事科研工作的人員來說，造成了科研檔案管理的規(guī)范化要求與他們在科研檔案形成與歸檔活動中自由化傾向的矛盾。院校科研部門通過加強(qiáng)科研工作指導(dǎo)，加強(qiáng)思想教育與組織管理，按照規(guī)范要求使管理方法科學(xué)化、管理工作計(jì)劃化、管理手段現(xiàn)代化，有利于使廣人科研人員在規(guī)范指引下不斷地提高自身的綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力。
　　
　　三、院校科研檔案管理規(guī)范化存在的主要問題
　　
　　1、科研檔案管9a0872731435a82e1167a512176f238c理制度不夠健全。目前，多數(shù)院校沒有健全的科研檔案管理制度，在科研檔案歸檔管理方面缺少行之有效的制約手段，致使院校科研檔案歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。檔案部門、科研業(yè)務(wù)主管部門、科研檔案形成單位之間管理權(quán)限不明確，有些上級主管部門在科研成果登記、評獎時收取原件，不予歸還，造成科研成果載體的院校科研檔案不能系統(tǒng)完整歸檔，處于分散零亂的保管狀態(tài)。另外，要求歸檔的資料必須是原件，但因?yàn)闆]有相關(guān)的制度進(jìn)行制約，廣大教員如果不配合，檔案管理員因?yàn)闊o章可循、無法可依，也只好聽之任之，責(zé)任心不強(qiáng)。
　　2、科研工作人員缺乏歸檔意識。科研檔案的收集是檔案管理工作中難度較大的一環(huán)。由于學(xué)校沒有制定嚴(yán)格的科研檔案管理辦法和制約措施，平時言傳教育工作做得又不夠，科研人員對科研檔案工作的意義缺乏了解，不重視，認(rèn)為在科研過程中形成的材料和成果出版或發(fā)表后的信息反饋材料歸不歸到自己的檔案中無關(guān)緊要。平時只注重埋頭搞科研而不注意保存或沒有及時歸檔自己在科研活動中形成的各種材料，最終導(dǎo)致材料的缺失，嚴(yán)重影響了科研檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。
　　3、科研檔案管理人員素質(zhì)亟待提升。科研檔案管理人員必須了解科學(xué)研究的一般規(guī)律和程序，掌握本單位科學(xué)研究涉及有關(guān)專業(yè)領(lǐng)域的基本知識，才能真正把握每個科研項(xiàng)目具體應(yīng)產(chǎn)生多少文件，哪些文件是關(guān)鍵性材料。在實(shí)際工作中，由于科研檔案人員科學(xué)素養(yǎng)不夠，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，其會同科研管理部門根據(jù)科研流程制定的歸檔范圍千篇一律，不具有多少實(shí)用價(jià)值，直接造成了科研檔案材料的漏歸、少歸。
　　
　　四、院校科研檔案管理規(guī)范化的對策措施
　　
　　1、制定完善的科研檔案管理制度。要對負(fù)責(zé)科研檔案的工作人員以及科研人員歸檔移交和接收、管理、利用等做出明確規(guī)定，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，管理有措施。首先，要真正落實(shí)“三納入”、“四同步”制度。“三納入”即將科研檔案工作納入科研管理制度，納入科研工作計(jì)劃，納入科研人員的工作職責(zé)范圍;同時要做到“四同步”，即下達(dá)科研任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔同步，檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成同步，驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案同步，上報(bào)登記和評審獎勵科研成果與檢查科研檔案歸檔情況同步。
　　2、全面提高科研人員的歸檔意識。要采取多渠道、多形式廣泛學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》，進(jìn)一步提高科研人員對科研檔案重要性的認(rèn)識，使之了解和熟知檔案法，增強(qiáng)檔案意識。在所從事的科研工作中，進(jìn)一步認(rèn)識到材料的形成、積累、整理、歸檔是科研活動必不可少的環(huán)節(jié)，是科研人員不可推卸的職責(zé)。《檔案法》第十條規(guī)定：“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得拒為己有”，明確了科研人員在科研檔案方面的法定權(quán)利和義務(wù)。要設(shè)法消除他們利用檔案不便的后顧之憂，調(diào)動其積極性，在日常的管理中自覺積累科研檔案資料，推動院校科研檔案管理工作的發(fā)展。
　　3、加強(qiáng)科研檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)、業(yè)務(wù)要求較高的工作，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)是做好建檔工作的關(guān)鍵。院校應(yīng)重視科研檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，并不斷通過多種渠道和途徑對他們進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，使他們的業(yè)務(wù)水平不斷提高。科研檔案管理現(xiàn)代化是科研檔案管理規(guī)范的重要手段。科研檔案管理員應(yīng)該主動以現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識武裝自己，不斷優(yōu)化自身的知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，以適應(yīng)信息化社會對檔案管理人員的要求。同時，學(xué)習(xí)應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)，徹底擺脫長期沿襲的手工管理的方法，盡快依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，將現(xiàn)代辦公技術(shù)與科研檔案管理相結(jié)合。另外，院校還應(yīng)該不斷增加投入，購置科研檔案工作所需要的管理設(shè)備，改善管理手段，從而實(shí)現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化。
　　（作者單位：軍事經(jīng)濟(jì)學(xué)院科研部）