條碼新途

用條碼識別技術來管理固定資產(chǎn)的新思路，不僅終結了固定資產(chǎn)管理的“散漫”時代，還發(fā)掘出了這項老技術的新用途。

6月中旬的廣州，天氣十分潮熱，位于廣州花都區(qū)新華鎮(zhèn)云山大道東的花果山加油站，一名身著工作服的員工手里拿著一個黑色對講機模樣的手持終端，正在加油設備面前輸入條碼信息。

僅僅是一聲清脆的“嘀”聲之后，關于這臺加油設備的相關數(shù)據(jù)就已經(jīng)出現(xiàn)在了加油站財務室的電腦屏幕上。緊接著，這些數(shù)據(jù)很快通過互聯(lián)網(wǎng)上傳到公司總部的服務器，并自動生成了相虛的盤點數(shù)據(jù)以及實盤明細表。然后，財務人員再根據(jù)實盤數(shù)據(jù)和資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行核對，生成盤盈或者盤虧的明細表。

諸如此類的場景，在中國石油化工股份有限公司廣東廣州石油分公司(以下簡稱“廣州石油分公司”)內(nèi)部已經(jīng)上演多時，即使是最普通的加油員，也已經(jīng)習慣于通過條形碼技術來了解用于生產(chǎn)及辦公的固定資產(chǎn)。

固定資產(chǎn)的模糊帳

其實，廣州石油分公司之所以選擇條碼技術來進行固定資產(chǎn)管理絕非一時“沖動”。成立于2001年1月的廣州石油分公司目前已是廣州最大的成品油銷售企業(yè)，其經(jīng)營的汽油、柴油等產(chǎn)品部需經(jīng)由配送經(jīng)營部，到達分散在全區(qū)的200多個加油站。同時該公司集批發(fā)、零售、配送于一體，在廣州設有油品配送經(jīng)營部10多個，再加上200多個加油站，該公司已經(jīng)形成了網(wǎng)絡化連鎖經(jīng)營的格局。

然而，在財務人員看來，該公司200多個加油站的固定資產(chǎn)價值高、使用周期長、地點分散，管理起來十分困難。

每年單就加油站的固定資產(chǎn)盤點，就不僅讓財務工作人員在采集數(shù)據(jù)時十分忙亂，而且在生成資產(chǎn)數(shù)據(jù)的一段時期內(nèi)，他們辦公桌上的明細表更是疊得很高．而且數(shù)據(jù)填寫比對很容易出錯。一到年終盤點，公司不僅要動員上下員工一起上陣，財務處的工作人員更是通常需要加班加點。

除了加油站中用于生產(chǎn)的固定資產(chǎn)外，諸如辦公設備、電器、網(wǎng)絡設施以及家具等辦公類資產(chǎn)，在日常使用、監(jiān)管、維護、盤點等等管理流程中，通過手工操作與管理也經(jīng)常是一筆模糊帳。帳、卡、物不能精確對應，管理上的成本與固定資產(chǎn)流失的風險都為廣州石油帶來潛在隱患。按照該公司財務人員的估算，手工作業(yè)的準確率在60％到70％之間，僅手工盤點就需要花上一二個月的時間。

類似的情景不僅在廣州石油經(jīng)常出現(xiàn)，而且當?shù)氐碾娦拧⒙?lián)通等大型集團企業(yè)同樣也困惑于資產(chǎn)數(shù)量的龐大與區(qū)域分布的分散。

對于固定資產(chǎn)達7億多的廣州石油來說，此前采用SAP的管理軟件所構建出的企業(yè)內(nèi)部信息平臺，在固定資產(chǎn)的管理方面卻一直維持手工操作狀態(tài)。到2006年，在公司財務部的建議下，廣州石油購買了斑馬公司的條碼打印機，通過條碼標簽的打印軟件能生成需要打印的條碼，并通過條碼打印機打印出來，這樣一來，算是暫時取代了手工為固定資產(chǎn)編碼的繁瑣過程，進入了半手工的資產(chǎn)管理狀態(tài)。

這種半手工狀態(tài)的嘗試維持了近一年的時間，廣州石油越來越覺得，自己無法滿足于這種固定資產(chǎn)的半“IT”狀。對固定資產(chǎn)生命周期進行全程跟蹤的要求也將條形碼技術的應用帶入到了一個新的領域。

條碼“身份證”

20世紀70年代是條碼應用的初期，當時僅僅是為了便于零售企業(yè)統(tǒng)計銷售數(shù)據(jù)，通過這種方式也能實現(xiàn)自動結算。而隨著POS技術的發(fā)展，許多人逐漸體會到了條碼的“潛力”——能幫助企業(yè)實現(xiàn)進、銷、存等內(nèi)部管理。隨后，又隨著供應鏈管理逐步深入人心，企業(yè)開始借助條碼與產(chǎn)業(yè)上下游企業(yè)共享銷售數(shù)據(jù)，實現(xiàn)供應商管理庫存，這一方面能節(jié)省供應鏈整體成本，同時，又提升了企業(yè)間的響應速度。

1970年，美國的食品雜貨業(yè)率先在食品包裝載體上使用商品條碼，也就是說，將商品信息的數(shù)字代碼轉換成由一組規(guī)則排列的平行線條構成的特殊符號。隨后條形碼的應用不僅突破了地域的限制，而且在應用領域方面也從傳統(tǒng)的零售轉入講究供應鏈上下游協(xié)調(diào)的物流領域，并延伸至大型企業(yè)集團、政府、教育等機構的固定資產(chǎn)管理。

條碼打印機的使用僅僅是廣州石油固定資產(chǎn)管理的過渡。在經(jīng)過財務部提出需求并經(jīng)過總體權衡之后，廣州石油在年招標過程中選擇了摩托羅拉企業(yè)移動業(yè)務(原美國訊寶科技公司)固定資產(chǎn)管理解決方案。

2007年3月左右，項目開始實施，經(jīng)過兩個月的測試安裝，軟件上線完畢，采用的硬件設備為摩托羅拉移動業(yè)務的MC1000手持終端，分布于廣州石油的部分試點。為了推廣該項目，廣州石油甚至還在珠海的培訓基地召集下屬各單位財務體系的工作人員專門召開了培訓大會。

通過HC1000手持終端，現(xiàn)在盤點的過程比以前更為簡便：在系統(tǒng)內(nèi)設置盤點數(shù)據(jù)格式，由此生成計劃盤點數(shù)據(jù)，并將該數(shù)據(jù)下載到MC1000中，通過該終端盤點完畢后，再將相應的盤點數(shù)據(jù)通過MC1000傳輸至電腦，然后再上傳到服務器，生成實際的盤點數(shù)據(jù)。同時，還要將該數(shù)據(jù)與資產(chǎn)數(shù)據(jù)進行核對，生成盤盈、盤虧明細。由于采用了B／S(瀏覽器／服務器)的模式，廣州石油在下載數(shù)據(jù)時也改變了以往文件導入導出的方式。

在第二期的項目實施中，廣州石油在固定資產(chǎn)管理上把先前的“試點”經(jīng)驗逐步推廣開來，整個公司HC1000手持終端設備的保有量也猛增到了最初數(shù)量的3倍。該公司有關負責人向本刊記者介紹說，從實施的效果講，通過條形碼技術的資產(chǎn)盤點，其準確率能達到99.9％，同時在該應用的基礎上，還可以有更加深入的應用。

據(jù)該項目的實施方盈致自動識別技術有限公司的負責人介紹，從技術趨勢的角度看，條碼識別技術在固定資產(chǎn)的應用能結合移動網(wǎng)絡，實現(xiàn)適時數(shù)據(jù)傳輸，但要實現(xiàn)這一功能，需要進行相應的軟件升級，同時在硬件方面也需要投入，并繳納一定的移動信息費，因此其資金需求相應較高。但已有公司對此感興趣，廣州石油便是其中的典型案例。

雖然一直有條形碼技術會被RFID(無線射頻識別技術)取代一說，但條碼從未停止過在應用廣度與應用深度上的探路，在RFID大規(guī)模應用之前，仍然有條碼鋪筑的新略。