簡約，不簡單

“紛繁世界，多則惑，少則明，簡約不簡單。××商務休閑男裝！”這是一段精彩的廣告臺詞。念及企業的信息化建設，亦有同感，企業管理信息化并不總意味著“博大精深全專新”。這方面，筆者在從事A集團公司分支機構財務系統建設時曾有所思考，信息化的簡約應用，亦能給企業管理帶來莫大的改觀，起到四兩撥千斤之效。同時，該集團公司的實踐經驗具有一定的代表性，希望讀者有所借鑒，有所啟迪。

分支機構財務管理之痛

與很多全國性企業一樣，A集團公司出于貼近市場、促進銷售、售后服務等方面的考慮，在各地設立了40余家非獨立核算的分支機構。在分支機構發揮重要作用的同時，其財務管理方面，特別是非獨立核算性質的分支機構的財務管理，存在著一系列令人頭痛的問題：

問題一：賬目混亂，效率低下非獨立核算的分支機構一般不會配置專門的財務人員，而由文員兼職，但文員基本上沒有財務專業背景，這種由非專業人士做專業事情的條件下，過程的痛苦和結果的差錯就可想而知。如何改進？

問題二：財務監控缺失分支機構“處江湖之遠”，人多勢眾；總部“居廟堂”之高，將兵皆寡，且手中僅握錯誤且滯后之賬目。如何管理？

問題三：填不滿的資金窟窿一方面是總部的資金如滔滔江水流向各方，另一方面分支機構仍是萬戶哭窮聲。對于這種資金供需矛盾，如何調控？

選擇合適的解決方案：關鍵字—簡約

A集團公司為上述問題，考慮過下述解決方案：

方案一：增添人手，即在當地招聘專業的財務人員問題一可以解決，問題二和問題三，可以解決一部分。不利之處在于成本高，同時人不能盡其才，于公于私皆不利。

方案二：改變分支機構財務結算模式取消辦事處備用金制度，所有的財務事宜都統一由總部處理，但這只能部分解決問題，帶來新的問題是整體效率更低了。

方案三：“簡約”的信息化方案即以財務管理為體，信息化為用，考慮到成本、效率等因素，采用自行開發單機版小系統的方式，一攬子解決上述問題。

方案三體現了如下特點。

以信息系統的傻瓜化解決文員的專業化問題

財務的賬務處理雖然很專業，但很有規律，因此可以利用這種財務與業務的內在聯系，由信息系統在后臺處理。即利用“財務業務一體化”的思想，由業務來產生財務憑證，簡化文員的操作。在操作中，文員只要選擇相應的業務類型，系統自動跳出會計分錄，文員只要錄入金額即可，非常之簡單。這樣，即使操作者不是專業的財務人士，也可以正確的完成賬務的處理事宜。

這其中的關鍵就是要把分支機構所有與財務有關的業務全部梳理出來，然后逐一建立模式憑證。這是一個“技術+體力”的活，如果對分支機構的業務不熟悉，則無法完成這項任務。最后，共梳理出3級13大類共340余項明細業務，一個小小的分支機構居然就存在這么多的明細業務，從這點也可以看出企業具體業務的復雜性。考慮到業務的未來變化，系統應預留彈性，屆時可以隨時增加。

以信息系統的自動化解決工作的低效率問題

以電子信息傳遞的方便性解決及時監控和資金流向問題

上述兩個特點是信息化的必然優勢，不贅述。

以簡約的手段降低系統成本和提高開發效率

這也是相對外購成熟財務軟件和外包開發等方式的優勢所在。外購成熟財務軟件成本高不說，由于其仍為專業財務軟件，顯然不適合非專業的文員使用。另外，這種Excel+VBA的單機版方式，技術并不復雜，公司的IT部門完全可以勝任，其對業務的理解也非外部人員所能比，不管是從成本還是從效率考慮，自行開發都略勝一籌。

方案三面臨的問題是：企業此時已決定要上ERP，分支機構財務管理也已納入ERP的管轄范圍，如果開發這個獨立的管理系統，可能又會形成一個“信息孤島”。怎么辦？是等，還是做？最后，考慮到其投入少、開發簡單，最終還是決定選擇方案三。

“簡約”的過程，“不簡單”的結果

這個方案最后到底表現如何？我們可以先看一下實施的結果。

總體來看，方案三取得了成功，其開發過程相當“簡約”：“簡”—短、平、快；“約”—低成本，但結果并“不簡單”，充分體現了“簡約不簡單”的特點，由下表的投入產出對比情況也可略見一斑。

所謂“簡單”的操作，這體現在分支機構文員使用這個小系統的過程中，由于系統采用的是地球人都知道的Excel平臺，界面非常友好，是人就會用。而且文員還可以利用Excel本身強大的各種功能作進一步的加工，如格式設計、排名、函數計算及分析等。試想，有哪種軟件數據處理的靈活性能比過Excel？“借勢”—這也是這個系統的又一個“不簡單”之處。

公司對此評價很高，CIO與CFO均表示，這是其所見過的最出色的分支機構財務管理系統之一。

后來，公司的ERP系統數年后還沒落地，我們很慶幸沒有把那些問題全推到ERP去解決，否則分支機構的財務問題早就不可收拾。

“簡約”信息化方案的關鍵成功因素

企業管理信息化是一項復雜的事業，或“博大”，或“簡約”，各有所適。對于這么一種“簡約不簡單”的境界，也需要有一定的條件方能有所成。

技術可行對IT技術要求不高，方有利于縮短開發周期和節約開發及維護成本。本文案例之中，只需要一點VBA編程技術即可，最簡單的編程語言之一。

應時之需當管理問題嚴重到一定程度的時候，已經引起管理層的注意，且到了非解決不可的時候，且ERP等大系統尚未成氣候，這時出馬，救黎民于水火，功勛自然顯著，即所謂“結果不簡單”。

當然，這有點陰謀家的味道，如果能把所有問題扼殺于搖籃之中，豈不更好？何必為好大喜功而放任滋生？道理是對的，然而，這太理想化，無為而治的境界誰人能及？何況，現實管理過程中，問題紛繁蕪雜，變化多端，管理者救急尚自顧不暇，也實在無精力處理搖籃之事。

因勢利導 即充分利用現有資源，以達到低成本、高效率的“簡約”之效。本文案例之中，借用Excel之勢，達到了兩個重要目標，一是界面的友好可操作性，二是數據深度加工的方便性。

他山之石，A集團之經驗借鑒

從該案例，就事論事來看，筆者認為，Excel版本的“財務系統”，是解決非獨立核算分支機構財務管理的一種很好的方式，這種系統簡單方便，操作人員接受度很高，而且投資小，開發周期短，維護方便，對于同樣有著眾多非獨立核算辦事處的企業來說，值得借鑒。

如果推而廣之，則寸有所長，尺有所短。大系統不能解決所有的問題，簡單系統亦有其閃光之處。我們其實可以更多的利用諸如Excel、局域網等各種便利的軟硬平臺，作適當的簡單開發，作為大系統的補充，或者作為大系統來臨之前的過渡，可以很“簡約”的解決不少現實管理問題。如：利用公司層面的共享文件夾解決會議室、公務車等公共資源的調配問題；利用Foxpro等語言工具開發簡單的數據管理系統等。這種做法，即使有“信息孤島”之虞，從務實的角度出發，也聊勝于無，若要非等到集成的大系統降臨，黃花菜都涼了。

《周易》“三易”的第一易，曰“簡易”，說宇宙的法則根本就是至簡、至易的，真理總是最簡單、最平淡的。最簡單、最平凡的就是最美好、最偉大的，復雜的結果只能是勞民傷財。既然老祖宗如是說，那在企業信息化建設過程中行“簡約不簡單”之事亦為順天理，合人情，理當有所作為。