英國國家檔案館的建設

20世紀90年代中期，隨著歐美各國檔案專家對檔案服務與互聯網關系認識的逐漸深入，國外檔案界開始大規模在因特網上建立檔案網站，發布檔案信息，由此掀起了檔案信息網絡化建設的高潮。迄今為止，世界上已有2000余個檔案機構、檔案學(協)會在因特網上建立了網站，英國國家檔案館就是在這一大環境中建立起來的。

一、英國檔案機構的主要類型

英國的檔案管理屬分散式管理體制，全國沒有設立統一的檔案事業領導中心，各類檔案館之間也沒有法定的業務聯系。

英國檔案機構的主要類型可分為官方的英國公共檔案館；半官方的皇家歷史手稿委員會、印度事務部圖書檔案館，以及非官方的大學檔案館、教會檔案館、企業檔案館和私人檔案館三種類型。因形勢所變，2003年4月，英國公共檔案館和皇家歷史手稿委員會合并建立英國國家檔案館。

1、官方檔案機構——英國國家檔案館

英國國家檔案館是首相府下成立的一個行政機構。2003年4月2日，國際會議“數字化保護的實踐經驗”在英國成功舉行，英國國家檔案館也于當日成立，新成立的國家檔案館不僅保管政府部門的公共文件并提供利用，而且可全面提供與英國歷史有關的私人檔案信息。

（1）英國公共檔案館

英國公共檔案館于1838年成立，是英國最高的官方檔案機構，也是全國惟一的國家級綜合性檔案館。

公共檔案館由老館和新館兩部分組成。老館建于1851年，位于倫敦的法院街，主要負責保管司法檔案和19世紀之前的政府檔案；新館建于1977年，位于英國倫敦郊區的丘園，主要負責保管19世紀之后的政府檔案及軍方檔案。公共檔案館內設三部：“建制與財務部”負責行政管理與財務工作，掌管政府每年下撥1100萬鎊的經費；“檔案管理部”負責與150個中央政府機關保持聯系，指導檔案整理和移交工作，下設海斯文件中心，是介于公共檔案館與政府機關之間的過渡性文件保管機構；“檔案業務與出版部”負責館藏檔案的整理、保管、保護、修復、借閱和編輯出版工作。

（2）皇家歷史手稿委員會

皇家歷史手稿委員會成立于1869年，是對全英公共和私人收藏檔案、手稿進行調查、登記、編目、咨詢和服務的全國性檔案目錄中心，是完全獨立的學術機構，每年由政府提供經費。該委員會的委員、工作人員都是由英國著名檔案學者或歷史學家、檔案專家組成，社會各界特別是學術界評價很高。

皇家歷史手稿委員會主要有三種職能：一是收集散存在全國各地和部門的檔案目錄；二是編輯出版檔案、手稿目錄信息和檔案館指南；三是對公眾提供咨詢服務，向政府和檔案所有者提出建議，幫助用戶利用檔案。

2、半官方檔案機構——印度事務部圖書檔案館

印度事務部圖書檔案館是英國收藏殖民時期南亞次大陸各國檔案、圖書數據的專門機構，屬不列顛圖書館領導，為國際檔案理事會甲類會員。

3、非官方檔案機構

類型很多，包括大學檔案館、教會檔案館、企業檔案館和私人檔案館等等。館藏主要是行政、教學、科研檔案及專家學者的個人檔案。教會、企業和私人檔案館中收藏的檔案，也有不少是價值極高的珍品。

二、英國國家檔案館的建設

英國國家檔案館的前身公共檔案館每年接收的紙質檔案1500延長米（約1100萬頁），占政府各部門所產生文件總量的1％。據估算，95%的新文件最初是以電子文件形式出現，且電子文件類型多樣（包括文字、表格、數據庫及圖像），加之近年來政府部門產生的大量的電子計算機化的數據群（諸如調查報告文檔、聯網在線業務往來數據庫），使公共檔案館的專家們認為，電子文件將逐步成為館藏中現代檔案的主流。基于上述原因，公共檔案館和皇家歷史手稿委員會強強合并，組建英國國家檔案館以解決面臨的問題。首相府中擔任國會秘書的Rosie Winterton MP指出，國家檔案館的成立標志著為公共利益建立一個保存電子文件機構的時代已經來臨。

1、建設英國國家檔案館網站

英國檔案館網絡化建設發展很快，原公共檔案館、皇家歷史手稿委員會、蘇格蘭檔案館等許多檔案館建立了自己的網站。網站的建設不僅有利于宣傳，而且用戶可以通過檔案目錄和數據庫查閱、咨詢，數字檔案館的功能已經部分實現。

原公共檔案館網站（簡稱PRO）網址為HTTP//:WWW.PRO.GOV.UK。網頁上端分別列了5項站點導航性鏈接，即主業、關于、搜索、站點幫助、反饋。瀏覽者只需點擊圖標，便可順利查找到主業10項圖標的用途。例如“關于”欄提供公共檔案館與家譜文件中心的具體信息以及新聞事件，“文件管理”欄為形成檔案的國家服務部門專設，包括詳細的電子檔案管理研究的最新理論和眾多建議指導。“教育”欄為檔案利用者提供詳細服務，包括為教師提供資料，為9-14歲的中小學生提供交互式學習組。“保管”欄包括保管服務部門的當前信息和檔案材料的普遍保管原則。“檔案館”欄是為檔案和文件管理職業設置的，提供全世界成千上萬的檔案館網地址鏈接。

新的英國國家檔案館成立后，公共檔案館網站繼續有效，同時啟用新的網址：HTTP//:WWW.NATIONLARCHIVES.GOV.UK。據2006年8月5日CCTV報道：英國國家檔案館現存最古老的檔案資料——《末日審判書》，已在網上公開。這份檔案共分兩卷，一卷760頁，另一卷900頁，最初是用拉丁文寫在羊皮紙上，后來加入了英文翻譯。在都鐸王朝時期和19世紀，又相繼出現木板水印以及早期的影印版本。此前被英國國家檔案館視為“鎮館之寶”，一般人很難見到。最讓英國國家檔案館自豪的是對羊皮紙《末日審判書》的有效保存，希望能吸引英國人特別是年輕人瀏覽，激發他們對本國歷史的興趣。

2、建立電子文件辦公系統

20世紀90年代，英國國家檔案館為履行安全保管和提供利用電子文件的義務，實施了兩項計劃，其一就是針對政府機構正在引進的辦公網絡生成文件的電子文件辦公系統。

1996年，英國國家檔案館對106個部委和大單位辦公自動化情況進行了一次調查，結果表明：（1）電子文件的應用日益擴大，英國政府部門產生的電子文件呈指數曲線增長的勢頭。（2）許多部門都在設想或規劃引入新的文件管理機制，72％的單位打算建立電子文件管理系統和文件圖像系統。

基于此，英國國家檔案館積極行動，牽頭組織成立了電子文件研究項目小組，總的目標是制定一項可供各部委使用的《電子文件管理指南》；制定電子文件的鑒定、接收、保管等管理辦法以及研究制定電子文件接受和利用的長期戰略。目前已制定了《電子文件鑒定辦法》，同時啟動了兩個試驗項目，即對內閣辦公室諾蘭委員會和貿易工業部歷任部長的日記等兩個卷宗的電子文件進行模擬管理研究，以便積累經驗，進一步開發符合實際的接收和保管的具體辦法。

3、建立英國國家數字檔案館

英國國家檔案館實施的另一項計劃就是建立英國國家數字檔案館，以保存和利用結構數據集而提供的整套系統和服務。該項目由倫敦大學計算機中心和倫敦大學圖書館建設和維護。國家數字檔案館的主要功能包括接收、存儲、保管政府部門產生的需要永久保存的數據集(比如每年的農業人口普查、犯罪統計、污染土地面積的報告等)，并向社會提供利用。

英國國家檔案館電子文件研究項目小組針對電子文件的接收制定了一項通用標準，同時供軟件開發商和各部委遵照執行，以規范各部門向國家檔案館移交電子文件的格式，此標準可以最大限度地減少管理費用和重復勞動。英國國家檔案館可以接收的電子文件格式只有PostScript， TIFF，SGML，PDF和界定的文件格式，基本思想是確保文件的完整以及對文件格式進行轉換比較容易。對于需要永久保存的電子文件和元數據，英國檔案館推薦如下幾種方式：使用WORM技術的CD-ROM和CDR、4mm的數字音頻、DVD驅動器、ZIP驅動器、軟磁盤。

4、建立英聯合王國網絡檔案館

1998年，英國國家的檔案委員會在名為《英國檔案館的發展道路》的報告中提出了建立英聯合王國網絡檔案館的計劃，并提出15條具體建議。該計劃采取聯機目錄方式進行檔案信息一體化網絡的組織與實現，即國家檔案館作為全國檔案聯機目錄中心，根據標準的著錄規則和數據交換格式，對入網檔案館和文獻信息機構提供的檔案信息進行統一編目，通過網絡將檔案目錄數據進行實時傳送和交換，形成邏輯上的目錄庫，并按地區、類型或載體對這些目錄進行組織，供網上用戶查詢使用。

總之，英國國家檔案館的成立體現了英國政府對檔案事業的重視和支持，反映了英國對檔案事業集中管理的加強。國家檔案館仍在開展電子文件管理的研究，并且積極參加歐洲各國組成的“工業改革計劃”項目，進一步研究制定國際統一使用的電子文件軟件標準，以最大限度地滿足社會對檔案信息資源的需求。

參考文獻：

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4、焦興：《英國、意大利教育部門電子政務建設印象》，《中國教育報 》2003年6月30日。

5、鄭樹山：《加速推進教育電子政務建設》，教育部網站。

作者單位：中國第一歷史檔案館