檔案館案卷實體管理工作新探索

檔案案卷實體的管理工作是檔案館的基礎工作，只有對館藏檔案進行科學、系統的管理，才能更好地利用檔案為社會服務。

一、全宗原則應根據檔案實體性質而靈活掌握

全宗是指一個具有社會獨立性的組織或個人在其社會實踐中所形成的檔案的有機整體。全宗原則貫穿著從檔案收集、整理到移交進館等一系列環節，在新的歷史時期，應根據檔案實體產生單位的性質，從便于檔案實體保存、利用的角度而有所變動。

1、對于特殊情況，檔案是否給全宗號應靈活掌握

首先，特殊的臨時機構可以給出全宗號。例如普查辦是一個臨時機構，由于各種普查源源不斷，所以普查辦又成為一個“常設的臨時機構”，只是在每次新普查開始時改變一下名稱。它隸屬于區政府，具體工作由統計局完成，有相對獨立的職能。各檔案館對此類檔案的處理各不相同，有的將它歸入政府全宗管理，有的歸入統計局全宗管理。筆者認為，這兩樣做法都不科學，因為普查檔案既有間斷性，又有連續性。每次普查形成的檔案數量很大，門類包括文書、統計、聲像、實物等，要使用4—8個目錄號。一次普查結束，另一次普查又開始了。政府和統計局本身就是檔案數量巨大、門類繁多的全宗，每年再給普查檔案大量的目錄號，會對全宗管理產生不便。而且將普查檔案與政府、統計局的檔案穿插排放，檔案實體也容易產生混亂。應該給普查辦一個全宗號，把普查檔案進行單獨排放，統一管理，這樣上述問題就會迎刃而解了。

其次，征集檔案也應有全宗號。《檔案館工作通則》上明確要求：檔案館要加強對歷史檔案、資料的征集。但是沒有征集檔案的整理標準。目前，各級各類檔案館都在加大征集工作的力度，征集來的檔案資料越來越多，一部分檔案還十分珍貴，是對館藏的必要補充。這部分檔案應如何管理，怎樣才能發揮他們的作用更好地為社會公眾服務？筆者認為，征集檔案應視為獨立全宗，給出全宗號，集中管理。將征集檔案整體作為一個全宗進行整理，征集檔案內部劃分出不同門類，如古書字畫類、民間藝術類、寄存類等，給出相應目錄號，再將每一位捐贈者捐贈的檔案資料整理為一卷，捐贈實物一件編一個件號，最后輸入數據庫管理，這樣既方便利用，又使管理系統化。

2、一個全宗的檔案不應分散，這是相對的，不是絕對的

首先，在檔案的管理工作中堅持全宗理論原則，往往因理解偏差存在一定的誤區，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認為一個全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實這一觀點從長遠的角度看是不可能做到的。正確的做法是，以全宗理論為前提，同時根據工作中出現的實際情況而做相應的變動來進行全宗排放。所以，筆者認為，在檔案管理中一個全宗內檔案的不可分散性只是相對而言的，也就是說，一個全宗的檔案可以按門類、時期分別存放，而并不強求必須集中存放在一個相同的位置。如將各單位的聲像、實物類檔案實行專庫集中管理是一個很好的辦法，其需要的溫濕度環境也與紙質檔案有所區別，專庫管理既有利于保護此類檔案，又可以節約人力與能源。以后，若有大量的電子文件進館，因國家對其保管條件的要求不同，也可以采取這種形式，而不必強求非與紙質檔案排放在一起。隨著館藏檔案數字化進程的不斷發展和應用，利用計算機和數據庫檔案查詢檢索，在管理工作中的應用，可使排列無序狀態而不利于管理的問題得到解決。

其次，區縣級檔案館應接收已在行政單位保管十年的永久、長期的各門類檔案。在日常工作中發現，有些檔案集中到檔案館，會對管理和利用工作造成不便。例如基建檔案，各單位對基建檔案的利用率比較高，而基建檔案大部分是圖紙，尺寸大小不等，檔案館出證很不方便，復制圖紙的費用很高，引起一些移交檔案單位的不滿。再看實物檔案，移交進館后，由于檔案館沒有專門的裝具，實物檔案大小、材質很不相同，有紙質、玻璃、銅制等等。牌匾檔案只能摞放在一起，想利用下面的檔案，要把上面的一個一個拿下來放在一邊，用完后再摞起來，不利于檔案的保護和利用。筆者認為除了撤并和沒有保管條件的單位將基建和實物檔案實體移交檔案館，其他單位只交案卷目錄即可，檔案實體仍在本單位保管，這樣便于檔案局對這部分檔案進行監督檢查，又有利于立檔單位對檔案實體的利用。

二、檔案實體在整理過程中應注意的問題

1、發揮案卷備考表的真實作用

案卷備考表的位置在每一本案卷的最后，在立卷完畢后填寫，其內容有案卷情況說明（案卷的優點及缺點）、立卷人、檢查人和檢查時間這四項。現在，基層檔案室只注重填寫后三項，第一項基本是不填的，其實第一項才是備考表內較為重要的項目，它評價案卷實體的優缺點，立卷前后文件的變化，可以作為檔案進館后管理人員重要的參考。在實際工作中發現，有的檔案案卷中，某項工作月報的保管期限是永久，看到此卷的人以為是立卷人將保管期限搞錯，但看到備考中注明：“這一年沒有年報，故月報升為永久”，這樣無論是管理者還是利用者就可以一目了然。在備考中還可填寫立卷后對卷內文件所作的改動，如卷內有到期銷毀的文件被撤出，應在備考中注明。還有其他各種情況都可寫在備考中，建議在今后的檔案業務指導工作中檔案局的工作人員應注意在這方面加以引導。

2、案卷目錄號如果需要也可用數字加代字

案卷目錄號是全宗內每一本目錄的代碼，一般用阿拉伯數字表示，但遇到全宗內檔案的成分比較復雜時，也可用數字加上代字表示。仍以普查檔案為例，人口普查到目前為止已經搞過五次，基本上是每十年普查一次，在十年中，又會出現其他類普查檔案，比如工業普查、商業普查等，眾多普查都是穿插交替進行的，不可能為一類的普查檔案預留出目錄號，為了使他們既可區分開，又不打斷他們之間的聯系，筆者認為人普檔案可用“人”字為代字再加上數字為目錄號，工普檔案用“工”字，依此類推，這樣即使普查是分開進行的，但一類的普查檔案目錄號是相連的，保持了檔案的連續性，也可以使原本很混亂的門類變得系統與清晰。

三、為方便利用，檔案館對接收范圍

和接收時間應作適當的調整

《檔案館工作通則》規定：檔案館接收檔案的范圍是本級各機關、團體及其所屬單位具有永久、長期保存價值的，立檔單位保管十年左右的檔案。根據《全國檔案事業基本情況統計年報》中的數據，1983年，全國檔案館文書檔案占館藏總量的95.2%，其他各門類檔案只占到4.8%；1990年文書檔案占館藏總量的85.3%，其他門類占到總量的14.7%。從上面的數字中可以看出，文書檔案一直在館藏總量中占絕對的優勢，這就造成館藏單一，結構不合理。從優化館藏的角度出發，筆者認為檔案館應注意以下兩點：

首先應適當調整接收的范圍，將具有代表性的三級立檔單位形成的檔案也接受進館，這些單位形成的檔案，往往能反映出某方面一些部門的工作或生產、教學、科研、工程建設、經營管理等的基本歷史面貌，具有一定的社會經濟、政治、科學文化或歷史價值，是日后從事研究活動的很好素材。如本地區的大中型企業的檔案，可以記錄本地區具有代表性的產品的歷史、生產的技術條件、圖紙、工藝規程、產品獲獎證書等，此類檔案進館，對于產品的進一步開發和促進本地區經濟發展具有重要意義，同時也可為檔案館內部舉辦展覽提供有價值的材料。

其次，對反映出本地區重大歷史事件、重大工程和與群眾利益密切相關的檔案可提前接收進館，這些帶有地區特色的檔案進館，可以改變目前“千館一面”的局面，發揮出“地方信息資料中心”的作用，提高利用者到檔案館查閱檔案的熱情。

作者單位：北京市平谷區檔案局