比較與反思：用５Ｗ１Ｈ法則看中美檔案利用理論

5W1H （why， what， who， when， where， how）法則是人們完整地了解和研究一項事物的提問法則。本文擬用5W1H的法則比較中美檔案利用理論，反思中國檔案利用理論的實踐效果。

一、用5W1H法則比較中美檔案利用理論

（一）why——為什么要進行檔案利用工作？

美國的檔案利用理論強調的是如何保證檔案的可用，以便盡可能保障公民信息權利的實現。“檔案文件的利用是確認事件和進行行政的最終體現……推動這些資料的利用是檔案界的基本目標。這個義務依靠一種奉獻給一個民主社會強盛和安樂的信息的信念，以及一種將過去奉獻給更美好未來的信念。”[1] 相似論述大量散見于學者們的論著中。美國檔案理論界把檔案利用工作的價值提到了極為重要的位置。

在中國，吳寶康先生在1959年4月在人民大學舉行的第七次科學討論會中發表的《論當前檔案工作方針的正確性》一文，首次提出了檔案的保管和社會的利用是檔案工作的基本矛盾，利用是中心，利用是目的等觀點。隨后，中國檔案學者也大量運用了矛盾論來討論檔案利用問題。理論界認為強調檔案利用工作就是要解決保存與利用的矛盾。隨著民主意識增強，中國學者逐漸認識到開展檔案利用工作并不僅為了與基礎工作平衡矛盾，而是為了利用者需求，它與保證公民信息權、知情權緊密相關。至此，中美檔案界在why問題上從理論上達成了基本共識。

美國在why法則中體現出的思想是：更好地實現公民的信息自由權，暗含著“檔案利用工作是為滿足利用者需求，實現檔案人權”。中國的思想較為樸素：檔案利用工作是檔案工作的目的，這一思想是由檔案工作者總結出來的，暗含著“檔案工作的成效是由利用工作成效體現的，檔案利用工作是檔案部門的事。”“以人為本”的檔案利用思想并未深入人心。

（二）what and when——應當提供哪些檔案給利用者？檔案在什么時候提供利用？

各國都有對檔案開放與限制的規定，時間限制又是重要標準，所以將這兩個“W”放在一處討論。中美兩國實行的都是有限制的利用原則，但開放的廣度和深度有區別。下面試作比較。

一是密級限制。美國信息自由法規定機密資料不能公開。在對檔案開放的限制中，中美檔案密級都劃分成了三個等級：秘密、機密和絕密。不同密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。保密期滿，即應進行解密。解密后的文件按照公開文件進行管理，向社會各界開放。但這在中國并未在實踐得到很好的實施。大量已到解密期的檔案并未對公民開放。2004年和2006年我國外交部解密了一批檔案，帶來了較好的社會反響，但從總體上看，檔案開放量還遠遠不夠。

二是版權限制。美國在檔案利用中對版權的限制是很嚴格的。美國1976年的版權法修正案中，政府及公共機構形成的檔案文件被視作社會的公共財產。其他人在不擁有版權的情況下，可以“正當使用”或復制檔案文件，但要有限制[2]。中國檔案版權保護的根據主要適用著作權法和其他法規性文件，科技類檔案還適用專利法等法律。檔案的著作權歸屬和期限與美國基本一致，但實施的力度還不大。

三是時間限制。美國在 1972年將政府機構形成的機密公務檔案文件的封閉期從 50年降到30 年，1978年對形成期滿20年的機密文件進行解密檢查，如期滿20年仍不能開放，到30年期滿時就自動解密，必須開放。但涉及國家安全、個人隱私的文件開放期從長控制，各檔案館可供開放的檔案往往在90%以上。在中國，檔案法規定檔案自形成之日起滿30年向社會開放，但這一規定在實踐中并沒有得到很好的實行。

美國在what and when法則中體現出的思想是：檔案的開放利用是有限制的，但只要限期一到，就應當向全民開放。中國在這一法則中體現出的思想基本與美國一致，但實踐上并不盡如人意，中國比美國遲開放十年，范圍也不夠廣泛。

（三）who——哪些人可以利用檔案？

首先看兩國的檔案利用者政策。在美國，凡年滿16周歲（包括外國人），只要持有身份證，就可利用已開放的檔案。聯邦政府檔案館等非盈利性的檔案機構不收費，外國利用者享有同樣的權利。美國在who法則體現的是年齡限制。我國檔案法第19條規定：中華人民共和國公民和組織持有合法證明，可以利用已經開放的檔案。這些規定都是在中美兩國各自的檔案利用理論的指導下做出的。兩國對檔案利用者都沒有做過多的限制。美國對年齡的限制也只是考慮到年齡小的公民的檔案利用能力，并不是對權利限制。

其次看兩國的利用者類型。美國理論界通常將利用者分為學術利用者、實際利用者和普遍利用者。國內的利用理論也基本沿用了這種分類作研究。除此之外，也有其他分類方法，如從利用者的需求狀況分為現實利用者和實際利用者，從利用者的需求時間分為長期利用者、短期利用者和隨機利用者[3]，但是從不同利用者的特點作深入研究的不多。

（四）where and how——檔案應當在什么地方提供利用？如何提供利用？

在現代信息革命浪潮中，利用檔案的地點有了變化，而且可以有不同形式的利用方式。由于網絡的普及，中美兩國的檔案利用地點都已走出傳統檔案館，向互聯網轉移。美國數字檔案館的建設走在中國前面，中國起步晚，但發展比較快。在where 和 how法則中，兩國都體現出了充分運用現代信息技術進行遠程網絡服務的思想，人類檔案遺產超越時空，以最快的速度讓利用者足不出戶就能瀏覽到盡可能豐富的網上檔案資源。

可見，中國在where和how法則中與美國利用理論差距并不大，但中國的檔案部門能為利用者提供的服務仍然是很有限的，形式也沒有美國靈活。中國的傳統利用方式主要有借閱、制發復制本、展覽、制發檔案證明、參考咨詢等，形式較為單一；現代利用方式增加了網絡檢索與利用，但由于觀念、檔案數字化、數據的安全性等問題，檔案的網上利用實施起來障礙重重。相比之下，美國檔案利用形式靈活。美國檔案部門十分注重與社會交流，發揮檔案館文化、教育功能，利用檔案資料編寫教材，有重大活動、節日時常舉辦專題展覽、學術研討會，利用館藏出版明信片、老照片影集，用戶十分廣泛。

二、中國檔案利用理論反思

（一）檔案利用理論的本土化探索問題

王恩漢先生說，中國檔案學有她自身的特色，我們需要把握的正是中國檔案學獨具特色的理論與認識，因為這些理論與認識源于中國的文化與實踐。也只有如此，我們才能真正理解中國的檔案學，才能向國外學習，才談得上檔案學的發展與進步[4]。中國的政治文化背景與美國不同。檔案利用理論是否也應當結合中國的政治文化背景，做本土化探索？學者們除了檔案利用理論本身的研究，是否還應當研究中國社會相關因素？除了借鑒歐美的檔案利用理論的成果，是否應當多探討一些中國自己的利用現實？中國有沒有自身的檔案利用優勢？在探討why時，既然中國人的權利義務意識還比較淡薄，是否可以加強這方面的研究？把中國人應當有的信息權意識挖掘出來，以促進利用需求的產生，使利用檔案的愿望成為公民的自覺要求。從這個角度講，中國檔案學人任重道遠。

在what and when問題上，檔案的開放與限制是核心。理論上把握原則是重要的，但原則不能代替細則，中國還缺少細化的可操作性強的條款。如果能開放檔案目錄通過各種途徑公之于眾，聽取公民意見，及時更新，那么，對檔案開放和限制的研究才會有生命力。

在對who的解答中，對國內利用者的研究就顯得相當重要。例如，中國利用者的分類不一定非要與美國一樣分為學術利用者、實際利用者和普遍利用者。根據中國國情，或許可以按組織的性質分為政府機關利用者，企事業單位、社團利用者，個人利用者；或許也可以按行業分類、按利用者利用的頻率分類等等。不同利用者有什么利用特點？采取的利用策略可以有哪些不同？

在回答where and how時，是不是應當照顧到中國農村人口眾多的情況？中國計算機普及率遠遠低于美國的情況？遠程網上檔案利用平臺當然方便，但它是不是可以惠及每一個人呢？所以，在緊跟美國先進技術腳步的同時，是不是也要在傳統的利用地點與方式上做一些研究？保證每個公民的“檔案人權”？例如，縣級檔案館在檔案利用服務中有多大作為？這些都值得深思。又如：檔案館的自我宣傳問題，美國檔案館可以在鬧市區打出廣告，可以在由檔案工作者制作的照片上打出檔案館的名稱。中國是否也應運用人們喜聞樂見的宣傳形式？實際上，中國缺乏的并不是讓檔案走出深閨的點子，而是樂于將檔案奉獻于民眾的愿望和熱情。對檔案界來說，怕的不是不能為，而是不肯為。

（二）中國的檔案理論界與實踐界的對話問題

理論是灰色的，實踐之樹則是常青的。在西方，從事檔案學研究的學者絕大多部分是檔案部門實際工作人員，他們都接受過良好的正規高等教育，具有較強的科學研究能力，長期的檔案工作經歷又使他們擁有豐富的實踐經驗。美國檔案學家謝倫伯格擁有碩士學位，1935年進入美國國家檔案館工作，1954年赴澳大利亞、新西蘭講學，1962年退休后在幾所大學講授檔案學。[5]而在中國，檔案理論界與實踐界的對話不夠已經是不爭的事實。實踐界認為理論界的論述艱澀難懂，根本不了解實際情況；理論界則認為實踐界的一些做法頑固保守。如何使這兩者真正對話，實現理論聯系實際，實際工作促進理論發展呢？這是一個具有中國特色的問題（美國實用主義思想盛行，其利用理論的推行往往較為順利）。因此，中國一方面要加強實踐界的理論學習，另一方面要加強理論界的實踐參與，二者才能可能真正對話。

注 釋：

1、Society of American Archivists：《Task Force on Goals and Priorities. Planning for the Archival Profession》《Society of American Archivists》，1986。

2、劉鴻浩，張關雄：《中美兩國檔案文件利用開放工作之比較》，《檔案時空》1997年第3期。

3、劉國能，王湘中，孫鋼：《檔案利用學》，檔案出版社，1996年。

4、王恩漢：《從實事求是到中國特色——再談檔案學研究的繼承與發展》，《檔案與建設》2002年第11期。

5、徐擁軍：《西方檔案學對中國檔案學的借鑒意義》，《檔案學通訊》2005年第2期。

作者單位：武漢大學信息管理學院