歸檔文件整理應做好五個兼顧

《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）是文書立卷和檔案管理改革過程中的一個事物。它繼承了傳統文書立卷中的許多優(yōu)秀成分，又對傳統文書立卷進行了重大變革。實施《規(guī)則》應當兼顧好相關工作事項，使得傳統檔案管理與歸檔文件管理成為一個相互銜接、相得益彰的有機板塊，實現改革時期檔案管理的平穩(wěn)過渡。

一、紙質文件的手工整理與計算機整理相互兼顧

在許多單位已經實現了檔案計算機管理并不斷嘗試文書立卷計算機整理的狀況下，《規(guī)則》的實施，更是為利用計算機進行歸檔文件編號、編目與檔案盒標識提供了便利，還有的單位試圖利用計算機進行文件價值初步鑒定、劃分歸檔文件保管期限，乃至實現文件自動分類等項工作。不管是過去的檔案整理，還是現在的歸檔文件整理，盡可能地實現計算機自動化整理，始終是個發(fā)展方向。

然而，由于許多單位現有的計算機軟硬件配置低，現有的檔案管理軟件中可用于歸檔文件整理的功能不強，以及文書和檔案管理人員使用計算機進行文件整理的經驗和技巧欠缺等方面問題的存在，一些中小企業(yè)、機關尚未實現檔案（或文件）計算機程序管理，個別單位甚至尚未為檔案部門配備計算機，都不同程度地制約了歸檔文件計算機整理的推進步伐。

在許多單位，在很大程度上，紙質歸檔文件的手工整理仍然是十分普遍的現象。即使在辦公自動化程度較高的大型企業(yè)、大機關，手工整理紙質歸檔文件也是比較普遍的。就全國范圍而言，嚴格地說，利用計算機整理紙質歸檔文件，還處于理論探討和實踐嘗試階段，智能化的計算機紙質歸檔文件整理系統尚待時日。可是，僅僅滿足于歸檔文件手工整理而不愿意探索歸檔文件計算機整理的方法和途徑，或者消極等待現成的歸檔文件計算機整理系統的態(tài)度都是不對的。

注意積累總結歸檔文件手工整理的經驗和技巧，使之日臻完善，同時大膽應用計算機進行歸檔文件整理；在嘗試歸檔文件計算機整理的過程中，盡可能地將手工整理歸檔文件的經驗技巧經過邏輯置換應用于計算機歸檔文件整理過程，使得二者相互促進、兼容并舉，使得歸檔文件逐步由手工整理過渡到計算機整理階段，這才是紙質文件的手工整理與計算機整理兩種方式相互兼顧的真正目的。

二、歸檔文件整理工作創(chuàng)新與繼承相互兼顧

《規(guī)則》是對傳統文書立卷的創(chuàng)新，它還要在此基礎上不斷改革，持續(xù)創(chuàng)新。創(chuàng)新是歸檔文件整理工作發(fā)展的方向，也是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的動力。然而，幾乎任何創(chuàng)新都是在新與舊事物的交替運動中取得成果，都必須包含著對原有事物優(yōu)秀成分的繼承，否則，創(chuàng)新就成了無源之水、無本之木。在實施《規(guī)則》過程中，為了順利推進改革，應該重視對原有有效管理方式與寶貴經驗的繼承。比如：為了打開卷柜就可以直觀地搜索、確認文件重要信息，可在卷脊“機構”欄內簡易標識盒內文件的職能特征；為了保持歸檔文件與歸檔文件保管單位之間的有機聯系，應繼續(xù)采用“年代—類別—保管期限”的歸檔文件排列方式，等等。在歸檔文件整理實踐中，筆者得到的一個感悟是，只有從積極進取的改革意識上繼承，才能在善于繼承中勇于創(chuàng)新；在繼承中創(chuàng)新，在創(chuàng)新中繼承，二者相互兼顧，相互融合，加快事物的改革進程，是做好歸檔文件整理工作的一個重要手段。

三、電子文件整理與紙質文件整理相互兼顧

電子文件與紙質文件不僅形態(tài)不同、信息依附的載體不同，整理方式也有著很大區(qū)別。紙質文件信息人們可直接讀取，是世界范圍內近兩千年實踐證明可以永久保存的主要載體的檔案，但是，紙質檔案整理和保管方式較為復雜繁瑣，消耗的費用多。電子文件信息屬于數字化不可見形態(tài)，可以實現高密度存儲；信息資源可以快速整合、復制、備份，檔案信息可以通過互聯網實現遠距離多終端用戶共享。但人們曾經廣泛使用的一些文件載體，如磁盤、磁帶，在一般保管條件下的壽命只有十幾年，即使是計算機硬盤，在病毒爆發(fā)、磁盤老化等突發(fā)情況下，記錄在上面的檔案信息也會在瞬間丟失殆盡。在電子文件與紙質文件必須同時歸檔保存的今天，做好電子歸檔文件整理與紙質歸檔文件整理相互兼顧，是值得大家重視的一個問題。那么，如何搞好二者的相互兼顧呢？

首先，在整理電子文件時，也要同時考慮相應紙質文件的整理，做到兩種不同載體的重要文件都無遺漏地歸檔。

其次，文件的重要標識、編號還應當考慮到與紙質文件盡可能保持一致，以便于兩種不同載體的歸檔文件查詢與核對時不產生失誤。在文件分類、劃分歸檔文件保管期限時，應當保持兩種載體文件類別與保管期限的同一性，以便利兩種載體歸檔文件的對應檢索，和避免對今后文件鑒定銷毀帶來誤導及困惑。

最后，從歸檔電子文件管理簡便和利用方便等方面考慮，將電子文件歸檔面從寬，從數量上相對多歸檔一些；而對紙質文件歸檔面從嚴，從數量上少歸檔一些。采取對兩種載體文件歸檔寬嚴兼顧的不同方法，主要是考慮到減少紙質文件歸檔數量與日俱增、許多單位檔案庫房不堪重負這些不利因素。同時還考慮到了電子文件利用頻率逐漸上升，紙質文件利用頻率逐漸下降這個反向交互變化的發(fā)展趨勢，并從這個發(fā)展趨勢最終演變?yōu)殡娮游募w檔管理的主要目的是利用，紙質文件管理的主要目的是保存這一發(fā)展格局。

四、歸檔文件整理工作的原則性與靈活性的相互兼顧

不管是歸檔文件整理這一局部性階段性的工作，還是檔案管理這一全面性與全過程的工作，都需要原則性和靈活性相互兼顧與相互結合。所謂原則性，是指堅持改革方向，堅決果斷地實行《規(guī)則》，為持續(xù)改革奠定基礎；所謂靈活性，是指實施《規(guī)則》應結合本單位工作實際，進行適應性改變，不能照搬照抄。在實施《規(guī)則》的過程中，只有原則性與靈活性相結合，才能制訂出符合自身需要的切實可行的歸檔文件整理方案或實施細則。否則，機械教條地一味拿來，不做任何修改，似乎是原則性很強，但是，由于沒有考慮到自身實際需要，只會在實踐中碰壁，而使《規(guī)則》無法順利實施，這樣的原則性無一點可取之處。

五、文件日常歸檔與集中整理相互兼顧

文件的日常歸檔與歸檔文件集中整理方式，是文書和檔案管理人員通過多年實踐總結出來的一個有效工作方法。中小企業(yè)、機關在減員增效改革中，文書部門、檔案部門被撤并，工作人員身兼數職、工作繁忙，再像過去那樣于次年一季度，利用一兩個月時間集中立卷或整理歸檔文件，幾乎是不可想像的事情。做好文件的日常歸檔工作，只將那些必須集中時間才能做好的工作項目，在次年一季度利用一周，或至多兩周時間完成，從而結束上年度歸檔文件整理工作。不管是紙質文件還是電子文件，日常歸檔工作都可以化整為零，如文件歸檔鑒定、劃分歸檔文件保管期限、歸檔文件的加固或裝訂、加蓋歸檔文件戳記、歸檔文件分類等項工作，都可以利用平常閑暇時間去做。而那些只有集中時間才能做好的工作，如組成文件保管單位、歸檔文件統一編號、填寫歸檔戳記內項目和歸檔文件編目這些少量工作，留待來年集中時間做，既不影響日常文書（檔案）管理工作，又為來年歸檔文件整理工作打下基礎，就是日常文件歸檔與集中整理二者兼顧的優(yōu)越性所在。

作者單位：河南省洛陽大學圖書館