檔案人員素質(zhì)構(gòu)建策略探析

公共部門人力資源開發(fā)是公共生產(chǎn)力水平持續(xù)提高的源泉。檔案館通過公共部門人力資源開發(fā)，全面提升檔案人員的身體健康素質(zhì)、思想道德素質(zhì)、文化科技素質(zhì)、職業(yè)技能素質(zhì)、潛能開發(fā)方面素質(zhì)①，有利于從根本上推動檔案職業(yè)發(fā)展。筆者試圖將身體健康素質(zhì)、思想道德素質(zhì)、文化科技素質(zhì)作為素質(zhì)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)模塊，職業(yè)技能素質(zhì)作為主體模塊，潛能開發(fā)方面素質(zhì)作為延展模塊進行構(gòu)建。

一、提升檔案人員三種素質(zhì)，構(gòu)筑素質(zhì)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)模塊

1、身體健康素質(zhì)。該素質(zhì)包括生理健康素質(zhì)與心理健康素質(zhì)兩方面，當前應(yīng)更注重檔案人員心理健康素質(zhì)，從外部和內(nèi)部科學(xué)治療職業(yè)倦怠，即部分檔案人員對所從事的工作沒有興趣或缺乏動機，卻又不得不為之，感到厭煩，產(chǎn)生一種身心疲憊的心理狀態(tài)②。外部，通過人力資源開發(fā)，使檔案人員更好地提供檔案信息產(chǎn)品與服務(wù)，加強對外公關(guān)，樹立公共信息部門的新形象，提高檔案職業(yè)的知名度、美譽度，總體上提高檔案人員的自我成就感和認同感，增強其從事檔案工作的興趣與動力。內(nèi)部，專門開設(shè)心理健康輔導(dǎo)課程，傳授簡單易行的治療辦法并進行初步的治療；引導(dǎo)檔案人員的行為動機，培養(yǎng)其對檔案工作的興趣與認同，加強互相溝通，消除失落、自卑、厭煩、冷漠等心理，營造和諧、友善的人際環(huán)境和文化氛圍；增強性別意識，發(fā)揚女性謹慎、溫柔、細膩的優(yōu)點，消除其魄力、開放、獨立方面的不足，分析不同群體的心理特點，培養(yǎng)各具特色的健康人格品質(zhì)，從根本上防治職業(yè)倦怠。

2、思想道德素質(zhì)。該素質(zhì)包含思想素質(zhì)、品德素質(zhì)和政治素質(zhì)等，應(yīng)從檔案館與檔案人員兩方面來提升。首先，應(yīng)完善檔案館文化。弘揚公共部門競爭、市場激勵、分權(quán)化、顧客導(dǎo)向、滿足多樣化服務(wù)需求等公共服務(wù)價值③，添加自信、創(chuàng)新、開放等文化元素，建設(shè)檔案信息倫理，豐富檔案職業(yè)道德規(guī)范內(nèi)容。其次，應(yīng)改變檔案人員理念。檔案人員須以電子文件時代、政府信息公開為背景，具備向公眾提供檔案信息服務(wù)、推動檔案職業(yè)發(fā)展的主動意識、服務(wù)觀念；增強檔案職業(yè)使命，包括職業(yè)理想和職業(yè)榮譽④，需要以職業(yè)理想引導(dǎo)檔案人員，為提高民眾知識素養(yǎng)、實現(xiàn)信息公平、加快國家民主法制進程而奮斗；通過強化檔案“今世賴之以知古，后世賴之以知今”的不可替代作用，堅守檔案職業(yè)“保存和維護社會記憶”的社會使命，維護檔案職業(yè)榮譽。

3、文化科技素質(zhì)。該素質(zhì)要求檔案人員具有較高的社會、科學(xué)、歷史、文化等方面知識水平。筆者認為，除采用人力資源招聘、師徒相傳、組織學(xué)習(xí)等傳統(tǒng)措施之外，還應(yīng)通過全面認識檔案信息的價值，挖掘檔案信息對檔案人員的教育作用來提升該素質(zhì)，具體可由檔案館在保障檔案實體及信息的完整、安全，不違反相關(guān)法律法規(guī)前提下，以復(fù)制、摘錄等方式利用部分檔案信息，如部分可開放的公文、經(jīng)典文獻，對檔案人員進行教育，加深其對多方面知識的了解。

二、培養(yǎng)檔案人員職業(yè)技能素質(zhì)，構(gòu)建素質(zhì)結(jié)構(gòu)的主體模塊

檔案人員職業(yè)技能素質(zhì)在整體素質(zhì)結(jié)構(gòu)中充當主體模塊，是以檔案實體及信息管理技能為基礎(chǔ)，以維護檔案實體及信息的完整性、憑證性，對檔案信息進行深度開發(fā)利用為特色的職業(yè)技巧與能力，是檔案人員關(guān)鍵的差異化的素質(zhì)，需通過以下措施來提升。

1、變革管理思想與方法。中國檔案學(xué)中最有價值的部分和基本的理論形態(tài)是管理過程的系統(tǒng)分析和管理資源的重新配置與整合；中國檔案學(xué)是通過對一種管理方式的研究，最終揭示管理活動的基本規(guī)律的⑤，管理思想與方法的變革理應(yīng)成為檔案職業(yè)技能素質(zhì)提升的起點，檔案學(xué)科、檔案職業(yè)發(fā)展的立足點。檔案館人力資源開發(fā)過程中，應(yīng)一方面變革檔案管理的思想與方法，將全程管理、前端控制、知識管理、后保管模式的管理思想通過管理程序、方法展現(xiàn)與再造，形成檔案信息管理技能，奠定其他職業(yè)技能素質(zhì)發(fā)展的基礎(chǔ)；另一方面變革檔案人員管理的思想與方法，由人事管理的模式轉(zhuǎn)變到人力資源管理，推行人本管理、目標管理、學(xué)習(xí)型組織、績效管理等管理思想與方法。

2、加強培訓(xùn)教育。檔案人員學(xué)歷層次與接受培訓(xùn)教育程度對提升職業(yè)技能素質(zhì)產(chǎn)生直接的作用，但據(jù)相關(guān)學(xué)者調(diào)查，各級各類檔案部門現(xiàn)有專職人員中，具有中專及普通高中文化程度占24.47%，初中以下文化程度占2.58%，接受過在職培訓(xùn)教育只占32.68%⑥。面對這種情形，檔案館迫切需要加強檔案專業(yè)教育與職業(yè)教育。專業(yè)教育方面，可將檔案學(xué)歸于管理學(xué)門類下，增強信息學(xué)科的特性，盡快實現(xiàn)檔案學(xué)、圖書館學(xué)、情報學(xué)專業(yè)整合，調(diào)整課程體系，使理論與實踐緊密結(jié)合，更好地培養(yǎng)學(xué)生基本職業(yè)技能素質(zhì)。職業(yè)教育方面，根據(jù)檔案職業(yè)發(fā)展的需要，應(yīng)適時加大知識含量，嘗試采用體驗式培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)在線、遠程培訓(xùn)、人格拓展訓(xùn)練等新型人力資源培訓(xùn)方式，重點加強崗前、初任培訓(xùn)，調(diào)整受訓(xùn)者的知識結(jié)構(gòu)，逐步使職業(yè)教育體系覆蓋檔案工作全過程、檔案人員全體。

3、改善部門運行機制。在檔案職業(yè)資格證書制度還未全方位實施情況下，需通過檔案館內(nèi)部機制的改善，鞏固并提高檔案人員的職業(yè)技能素質(zhì)。準入機制方面，在招聘檔案人員時，分析每一職位的特點，參照秘書等相似職業(yè)的要求，增加該職位必需檔案職業(yè)技能進行考察的環(huán)節(jié)，保障檔案人員基本的職業(yè)技能素質(zhì)。激勵機制方面，將物質(zhì)與精神的激勵相結(jié)合，給技能創(chuàng)新研究人員以更好的物質(zhì)待遇；采用目標、尊重、情感激勵⑦等方式，對檔案人員實施人文關(guān)懷。機構(gòu)設(shè)置方面，適當爭取編制名額，調(diào)整人員布局，組建精干技能小組或項目團隊，深入挖掘檔案保護、文獻編纂等傳統(tǒng)技能，著眼長遠，在維護信息（尤其是電子文件）的完整性、憑證性及檔案信息深度開發(fā)利用方面，開發(fā)擁有自主知識產(chǎn)權(quán)的技能。管理技巧方面，發(fā)揮技能帶頭人的作用，激勵和帶動檔案人員積極性、主動性和創(chuàng)造性，提高檔案職業(yè)技能開發(fā)的效益。

4、加強部門間協(xié)作。檔案館應(yīng)積極推動不同部門的伙伴式協(xié)作，達到優(yōu)勢互補，更快更好地促進檔案人員職業(yè)技能素質(zhì)的提升。職業(yè)技能教育的職能，應(yīng)從檔案局（館）剝離出來，交由專業(yè)的職業(yè)培訓(xùn)機構(gòu)或高校，檔案館則集中精力強化核心技能，開展有優(yōu)勢、主要的業(yè)務(wù)，提升整體競爭力；職業(yè)技能的開發(fā)，可引入科研院所的人才力量和企業(yè)優(yōu)質(zhì)的信息、資金資源，探索聯(lián)合開發(fā)光盤等新型檔案載體保護等投資大、開發(fā)周期長的技能；在協(xié)作方式上，合作雙方各自通過技術(shù)、資金、場地等不同形式參與合作，視合作的程度設(shè)立信息溝通機構(gòu)、聯(lián)合開發(fā)實驗室甚至聯(lián)營公司等機構(gòu)；收益分配方面，采用協(xié)作雙方都可以接受的靈活的收益分配方式，既要使檔案職業(yè)技能給檔案館帶來的社會效益，也要滿足企業(yè)或其他組織經(jīng)濟利益等要求，形成利益共享、互動機制，增強職業(yè)技能開發(fā)的內(nèi)在動力，加速技能的推廣、深化。

三、激發(fā)檔案人員潛能開發(fā)方面素質(zhì)，建設(shè)素質(zhì)結(jié)構(gòu)的延展模塊

檔案人員潛能開發(fā)方面素質(zhì)在整體素質(zhì)結(jié)構(gòu)中充當延展模塊，是對已有素質(zhì)的延伸與發(fā)展，對檔案人員和檔案館長效發(fā)展具有重要意義的，拓展檔案人員潛在的知識、經(jīng)驗、需求的素質(zhì)，主要應(yīng)采取以下策略來提升。

1、推行自我開發(fā)。自我開發(fā)要求尊重人的獨立性與創(chuàng)造性，綜合各方努力，開發(fā)人力資源的潛能。檔案館方面，第一，輔助形成職業(yè)生涯規(guī)劃，考慮職業(yè)發(fā)展計劃、職業(yè)策略、職業(yè)進入、職業(yè)變動和職業(yè)位置等變量，⑧聯(lián)系檔案館實際，為檔案人員提供職業(yè)生涯規(guī)劃的咨詢與指導(dǎo)；第二，管理職業(yè)生涯，將檔案人員與檔案館的發(fā)展目標統(tǒng)一起來，開辟職業(yè)通路和相關(guān)崗位，改革檔案人員職務(wù)晉升與人員調(diào)配的政策，設(shè)定若干利于開發(fā)潛能的崗位，滿足個人職業(yè)訴求和組織的發(fā)展需要。檔案人員方面，須直面人才流動的需要和職業(yè)發(fā)展的走向，著眼自身的持續(xù)發(fā)展，自主設(shè)計、實施富于彈性的職業(yè)生涯規(guī)劃，增強對檔案職業(yè)的適應(yīng)性，使人員能在不同崗位間轉(zhuǎn)換，最大限度地發(fā)揮自身潛能。

2、運用外部力量。檔案館應(yīng)以開放的心態(tài)面對其他信息部門的沖擊，加強與非公共檔案部門的交流，引入其以能力為中心的績效評價、激勵機制和完善的培訓(xùn)教育機制；改革原有體制機制，以高度緊迫感為每位檔案人員建立個性化人才備忘錄，儲備戰(zhàn)略人力資源，適時激發(fā)人力資源的潛能，實現(xiàn)檔案館與檔案人員的持續(xù)發(fā)展。檔案人員應(yīng)主動迎接外部挑戰(zhàn)，參照其他國家、地區(qū)已實施的職業(yè)資格證書制度的要求，自我激勵、自我調(diào)節(jié)，主動挖掘潛力、拓展素質(zhì)。

四、檔案人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)解析

由以上分析可知，運用公共部門人力資源開發(fā)理論構(gòu)建檔案人員素質(zhì)具有客觀必然性，有利于從根本上推動檔案職業(yè)發(fā)展。通過各種素質(zhì)提升策略的實施，構(gòu)建成基礎(chǔ)模塊，奠定素質(zhì)結(jié)構(gòu)的堅實基底；構(gòu)建成主體模塊，對素質(zhì)結(jié)構(gòu)發(fā)揮中樞作用；構(gòu)建成延展模塊，對素質(zhì)結(jié)構(gòu)產(chǎn)生戰(zhàn)略作用；最終形成基礎(chǔ)穩(wěn)固、主體強大、富于前瞻性、競爭力強的飽滿的糧倉型素質(zhì)結(jié)構(gòu)。

注 釋:

①蕭鳴政：《人力資源開發(fā)的理論與方法》，北京:高等教育出版社，2004年版。

②張九玲：《檔案管理人員的職業(yè)倦怠及心理調(diào)適》，《內(nèi)蒙古師范大學(xué)學(xué)報(哲學(xué)社會科學(xué)版)》2004年第6期。

③孫柏瑛、祁光華：《公共部門人力資源開發(fā)與管理》，北京:中國人民大學(xué)出版社，2004年版。

④ 曹玉蘭：《檔案職業(yè)精神的結(jié)構(gòu)體系透視與分析》，《蘭臺世界》2006年第9期。

⑤胡鴻杰：《論中國檔案學(xué)的學(xué)術(shù)尊嚴》，《檔案學(xué)通訊》2005年第5期。

⑥吳紅：《論中國檔案職業(yè)的形態(tài)》，《檔案學(xué)研究》2006年第2期。

⑦唐艷芳：《論檔案部門的人力資源管理》，《檔案》2001年第1期。

⑧佟新：《職業(yè)生涯研究》，《社會學(xué)研究》2001年第1期。

作者單位：湖南省湘潭市湘潭大學(xué)

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