試論中小企業(yè)會計電算化存在的問題與對策

[摘要] 相對于大型企業(yè)來說，我國的中小企業(yè)在實行會計電算化的過程中還存在一系列問題，如會計電算化的制度不健全、企業(yè)領(lǐng)導和會計人員觀念落后、會計電算化系統(tǒng)安全隱患等等。本文針對我國中小企業(yè)會計電算化中存在的問題，提出了相應的對策。

[關(guān)鍵詞] 中小企業(yè) 會計電算化

隨著信息時代的到來，計算機作為信息處理最為快捷有效的工具，從根本上改變了企業(yè)管理的方式和效率。尤其是在企業(yè)會計核算和財務管理中的普遍運用，使企業(yè)財務管理的效率得到了極大的提高。目前，在我國大型企業(yè)中已經(jīng)基本上實現(xiàn)了從手工記賬和核算向會計電算化的轉(zhuǎn)變。但是，在各項資源，包括人、財、物等資源約束性較強的情況下，中小企業(yè)實現(xiàn)會計電算化遇到了一系列困難。我國中小企業(yè)占全部企業(yè)數(shù)量的99％，在經(jīng)濟發(fā)展和社會穩(wěn)定中起著十分重要的作用，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)上交易更加普遍，電子商務將逐步普及，面對這樣的環(huán)境，如果還采用傳統(tǒng)的手工記賬的方法來管理財務，顯然不能適應管理科學化的需要。因此，中小企業(yè)全面推行會計電算化是實現(xiàn)這一目的最理想的途徑，也是時代發(fā)展的必然要求。

一、會計電算化的含義

會計電算化是利用信息技術(shù)，現(xiàn)代化會計技術(shù)，以先進的計算機為工具，對各種會計信息收集、處理、存儲、分析和傳送的人機系統(tǒng)，又稱會計電算化信息系統(tǒng)。會計電算化是現(xiàn)代企業(yè)信息管理系統(tǒng)的一個重要的組成部分，包括了現(xiàn)代信息管理技術(shù)在會計領(lǐng)域的開發(fā)、使用、培訓、服務、制訂和執(zhí)行法規(guī)制度以及實施微觀與宏觀管理會計業(yè)務和會計管理現(xiàn)代化的全部。會計電算化不僅能使廣大財會人員從繁重的手工操作中解脫出來，減輕勞動強度，更重要的是能提高會計信息搜集、整理、反饋的靈敏度和正確度，提高會計的分析決策能力，為提高會計管理水平和會計信息質(zhì)量提供有效的途徑，最終為提高企業(yè)經(jīng)濟效益服務。因此，會計 電算化已成為會計工作發(fā)展的趨勢。

二、中小企業(yè)會計電算化存在的問題

1.會計電算化的制度不健全

就目前來看，很多中小型企業(yè)的會計電算化管理制度沿用的是原來手工會計管理制度。會計電算化的實現(xiàn)同手工會計在記賬處理、報表計算、內(nèi)部稽核等方面都是有所不同的。有的單位，他們在崗位分工上沿用手工會計的分工方式、業(yè)務流程也未有大的改變，內(nèi)部管理制度的制訂只不過是換了一個名稱而已。另一方面，在實際工作中，一些單位的會計電算化管理制度存在同電算化規(guī)范相抵觸的規(guī)定。這些不符合電算化規(guī)范、會計制度的地方大多出于計算機技術(shù)的角度考慮問題、處理問題，而對于會計制度的要求考慮得過少、或根本就沒有考慮，也有對會計制度的理解過于機械的情況。

2.企業(yè)領(lǐng)導和會計人員觀念落后

很多企業(yè)的領(lǐng)導，甚至相當一部分會計人員片面認為會計電算化就是計算機代替人工記賬。我國電算化自20世紀70年代末才起步，有相當多一部分企業(yè)90年代末才應用，眾多的中小企業(yè)甚至不知道電算化為何物。一些企業(yè)管理者只注重追求企業(yè)利潤的最大化，忽略了電算化的許多功能，沒有意識到電算化能給企業(yè)帶來效益，能使企業(yè)管理改觀。多數(shù)會計人員則認為，會計電算化只不過是計算機代替人手工處理憑證的一種核算工具；能減輕勞動強度，提高核算效率，節(jié)省時間精力。人們還未能充分認識到建立完整會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性，以致沒能利用信息技術(shù)優(yōu)勢來提高企業(yè)運作效率，造成現(xiàn)有會計提供的信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務。

3.會計人員的計算機操作素質(zhì)低下

會計電算化雖然以計算機為計算工具，但其整個信息處理過程仍表現(xiàn)為計算機與人工的結(jié)合，即人機對話，原始數(shù)據(jù)的輸入仍然離不開人的手工操作，目前，企業(yè)的電算化人員絕大多數(shù)是由會計經(jīng)過短期培訓而來，他們在使用計算機處理業(yè)務的過程中，往往是除了開機使用財務軟件之外，對計算機的軟硬件知識了解甚少，而有的企業(yè)根本就沒有計算機維護人員，一旦計算機出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時，就束手無策，即使廠家在安裝會計軟件都作了簡單的培訓，但一些從未接觸過計算機的會計人員入門還是很慢，而且在上機時經(jīng)常出現(xiàn)誤操作，一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重的導致系統(tǒng)崩潰。

4.信息安全存在隱患

我國會計電算化應用、推廣、發(fā)展迅速，從單項業(yè)務處理到建立較為完整的會計信息系統(tǒng)，從“各自為戰(zhàn)”的單機操作到會計軟件網(wǎng)絡化的實施，取得了較為顯著的成效。但隨著網(wǎng)絡系統(tǒng)更進一步的發(fā)展，會計電算化在信息安全方面有較大隱患：在外部有計算機病毒和網(wǎng)絡黑客的攻擊等；在內(nèi)部有軟件本身的缺陷，計算機內(nèi)部控制制度的不完善，將導致會計數(shù)據(jù)的不完整性、會計工作內(nèi)部控制失效，這些是會計電算化繼續(xù)發(fā)展要解決的問題。

三、中小企業(yè)會計電算化發(fā)展的對策

1.建立完備的會計電算化管理制度

會計電算化的管理制度，是保證單位會計工作有序進行的重要措施，也是會計電算化工作成功的基礎(chǔ)。實行會計電算化后，會計核算工具與程序、會計數(shù)據(jù)與信息的表現(xiàn)形式、會計檔案的保管方式都發(fā)生了很大的變化制定會計電算化管理制度時，除了要遵守手工會計管理制度的基本原則外，還要考慮會計電算化系統(tǒng)的特點。建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度，形成良好的內(nèi)控環(huán)境這些內(nèi)控制度的建立應遵循以下原則：不兼容權(quán)限必須分離原則，即對電算化權(quán)限嚴格控制，系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權(quán)限；相互制約原則，加強對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸人、處理、輸出的控制。明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍；安全、保密原則，安全主要是對軟硬件，文檔的安全檢查保障控制，保密主要是對存取權(quán)限進行控制，設(shè)置多級保密措施。所有這些都是制定會計電算化規(guī)章制度必須加以考慮的問題。

2.強化各級人員對會計電算化的認識

轉(zhuǎn)變企業(yè)各級人員的思想觀念，特別是要強化企業(yè)管理者和企業(yè)會計人員對會計電算化的認識和理解。業(yè)的管理者和會計人員應不斷加強自身的學習，必須充分認識到，電算化是對傳統(tǒng)會計的一次徹底變革，它的觸角可以延伸到企業(yè)的每一個角落。較之以往的手工作賬，會計電算化不僅僅是改變了核算方法，而且在數(shù)據(jù)的存儲方式、數(shù)據(jù)的處理程序和方法、內(nèi)部會計控制、財務分析等方面都有了很大的改變。

3.提高財務人員的業(yè)務素質(zhì)

計算機無法取代財會人員非程序化的分析、預測和控制工作，會計電算化要求財會人員特別是財務工作領(lǐng)導，不僅應具備扎實的會計、財務知識和技能，還應對計算機、企業(yè)管理知識有比較深刻的了解，是“會計——計算機——管理”型的復合型人才；能根據(jù)中小企業(yè)自身特點，設(shè)計適用的電算化制度規(guī)范，充分發(fā)揮電算化會計的效能，提高為企業(yè)預測、決策和控制等管理工作服務的水平。中小企業(yè)應加強財會人員培訓力度，使他們基本掌握電算化工作的知識和技巧，增強他們運用財務軟件的主動性和積極性，提高財務分析和預測能力。同時，要與軟、硬件供應商保持良好關(guān)系，尋求人員培訓、系統(tǒng)維護和升級等方面的技術(shù)支持。

4.加強會計電算化系統(tǒng)的安全性

對于中小企業(yè)而言，很多財務數(shù)據(jù)屬企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展，同時，因管理不造成系統(tǒng)癱瘓或者數(shù)據(jù)丟失，也會給企業(yè)造成無法彌補的損失。所以加強安全性、保密性是一開始就必須做好的工作。首先，應完善內(nèi)部控制機制，實行用戶權(quán)限分級授權(quán)管理，建立網(wǎng)絡環(huán)境下的會計信息崗位責任，采取對病毒、電腦黑客的安全防范措施，采取信息加密存儲通訊、身份認證、授權(quán)等保密技術(shù)；其次，從電算化網(wǎng)絡軟件的設(shè)計入手，開發(fā)工具應選用共享性、安全性、容錯性強的多用戶管理系統(tǒng)；最后，要建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料要實行多級備份，以保證會計電算化系統(tǒng)的安全性和秘密性。

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