商務信函中的語用原則體現

[摘要] 商務信函是一種特殊的應用文，語篇實用性強，是在特殊語境下使用的一種語言，比較突出地體現了語用學中的禮貌原則和合作原則。

[關鍵詞] 商務信函語用學禮貌原則合作原則

商務信函往來是商務活動的重要組成部分，是通過郵寄或其他電訊手段進行的文字形式的商務對話。商務書信包含的范圍很廣，既有公司之間的貿易書信，又有公司的對外公關書信，還包括個人與公司之間的人事書信。商務人員在電話或面談后，往往仍需互通書信，以確認談話的結果。商務信函屬于比較拘謹正式的公文體，是深思熟慮的產物，行文端正、簡練、清楚、具體、完整，具有一套獨有的詞匯和習語，并且具有本專業獨有的表達方式，比如：信用證，詢盤，報盤，獨家代理權等等。信函的語調也是同樣重要的，它表達了對收信人的態度，適當的語調將會給雙方創造良好的溝通氣氛。此類信函一般措辭婉轉、注重禮節、講究策略、經常使用漢語常用的公文套語，比如：“貴（方，公司）”、“茲”、“謹”、“乞諒”、“為盼”等等。因此盡管現代商貿英語已經日趨口語話，但是翻譯時還是要注意其特殊的語言特點，不宜使用口語，而應力求再現原文的語氣和風格。在雙方產生業務糾紛或者爭執時，商務書信作為記錄的文字材料，在法律上是重要的證據。

語用學研究的范圍很廣，除了對交際中某一語言的指示語，言語交際行為，會話含義等進行描寫，分析和解釋外，還進行跨語言的語用研究。語用學所關心的是說話人（或寫作者）所傳遞的和聽話人（或讀者）所解釋的意義（Yule， G. 1996，3）。而在當今商務繁榮的時代，人們不但關注商務英語的翻譯，教學等實踐研究，而且關注商務英語語言的獨特性，以下就有關的語用理論和原則在商務英語中的體現進行探討，以期能更好地了解商務英語語言的使用特點，為翻譯和教學實踐服務。

一、禮貌原則

禮貌原則是語用學所研究的內容之一。禮貌體現出人們對他人“面子”的意識，在語用學中，“面子”被稱其為自身的公眾形象（public self-image）。不論是國內的還是國際的商務交往，其特點和場合都決定了商務信函的語言必須是禮貌的，能夠被接受的。一封言辭懇切、彬彬有禮的書信可能使收信人愿意合作，因此而帶來商機。萊可夫（Lakoff）主要從面子維護觀（Lakoff，1973; BrownLevinson， 1978）來對其進行了深入的探討。她描述了三種不同的說話人可以遵守的禮貌原則： (Lakoff， R. 1973.)

1.不要強求于人

它一般適合于交際雙方權利和地位不均等的場合。在商務中可表現為國際知名公司和一般市地小公司或大批量供貨廠家（尤其是供不應求之產品）與小批量買家的關系。遵守這一原則的說話人會盡量避免使聽話人去做不情愿做的事情，要么采用征求對方意見或者表示道歉的形式，要么改變自己的談話方式。在商務信函中一般采用類似如下的句型，比如：“Could you…? I wonder…; I wish …; We think…”，使用這些句型就會顯得溫和有禮，避免了居高自傲，咄咄逼人的氣勢。如下兩個句子: “I wondered whether you can give us a discount of 2% for a large order?” (不知你方對于大批量的定單能否給予我方2%的折扣); “Frankly， we think that even at this price it will be difficult to sell as there are many cheaper patterns on the market” (坦率的講，我方認為即使按照此價亦難以銷售，因為時常上有許多更便宜的型號)。在商務信函中使用上面所提到的幾種方式，除了能向交易方表示自身公司的誠意、尊敬和禮貌外，在一定程度上能夠更快、更容易地促使雙方建立良好的貿易關系。

2.給對方留有余地

它一般適合于交際雙方權利和地位均等的場合，但是和前面所提到的相比，交際雙方的社交關系就不是那么的密切。一般而言，如果說話者希望勸說聽話人做某事，當他說話時會采取一些方式以便于能夠給聽話人留下考慮的時間，到底是接受還是拒絕，同時也給自己留下回旋的余地。語用學大量的研究一些“看不見”的意思，或者當它沒有被明確的表達出來的時候教聽話人怎樣的依靠假設來猜測出對方的真實的意圖。在這種情況下，商務信函中的虛擬語氣扮演了不可或缺的角色。例如：“Provided quality and price are satisfactory there are prospects of good sales here， but before placing a firm order we should be glad if you would send us， on fourteen day’s approval， a selection of men’s and women’s raincoats” (若質量和價格合適，你們的雨衣在這里會有好的銷量。但在正式下單之前，我們希望能先試銷。 如你方能選一批男，女用雨衣寄來，并同意給我們14天的試銷期，我們將會感到高興)。相應的在一定程度上，如果說話人對于聽話人就某一交易中所提到的要求不能夠接受時，他通常在信函中采用一些可以弱化語氣的副詞，比如： “unfortunately”， “really”等等。或者采用一些句型來轉換角度，以避免傷害交際雙方所辛苦維持下來的貿易友誼。比如：“as an exceptional case”， “but in view our close relationship， we will…”等等。例： “I’m afraid the ball can hardly roll very far. Certainly it’s a step forward. But the gap is still too wide， I’d suggest another 10%.”(恐怕此球不能滾很遠，當然它確實是移動了，但是還是距離我方的期望值太遠，我方建議你方能再給予我們10%的折扣)。

3.增進相互間的友情

這一規則的使用是為了增進交際雙方間的友情。在這種情況下，第二人稱通常被頻繁使用以便于向交際方（即貴方）展示自身公司或單位（即我方）的真誠、謙虛和禮貌以增加合作的機會。例：“You can have your goods delivered on any weekday.” (您要求在哪天裝運貨物均可). 與此相比，使用第一人稱就顯得冷淡和不盡乎人情。例：“We can’t deliver on any weekday.” (我們不能在周末裝運).

二、合作原則

在所有的語言交際活動中為了達到特定的目標，說話人和聽話人之間存在著一種默契，一種雙方都應遵守的原則。這條原則以及我們現今在會話中所遵守的四條準則（數量準則、質量準則、關系準則、方式準則）首先被美國哲學家格萊斯(Grice)提出，他認為“我們的交談通常不是由一串無不相關的話語組成的，否則就會不合情理。它們通常是合作舉動，至少有一個彼此都接受的方向?！保?975：45）換句話說，我們好象遵循了這樣的原則：“使你所說的話，在其所發生的階段，符合你所參與的交談的公認目標和方向?！保?975：45）這個原則叫合作原則(cooperative principle)，簡寫為CP。(胡壯麟，2001)

1.數量準則

(1)使所說的話正好滿足當前交談所需要的信息。②所說的話不要多于需要的信息。商務活動非常講究工作效率，注重實效，不浪費時間。因此商務信函通常直截了當地表達主題。例如：“The shipment of 1，500 cartons of canned mushroom under the Contract No. FA7708 has arrived per ‘YONGFENG’ streamer on 10th April. Unfortunately we have found 145 cartons missing. The shipping company told us that only 1，355 cartons had been shipped on the steamer. ” (第FA7708號銷售確認書項下1500箱蘑菇罐頭，由“永豐”輪于4月10日運抵，提貨時發現少了145箱。輪船公司告訴我們只有1355箱裝船) 這個短裝索賠函清楚明了，使用一系列的數字（1500箱，少145箱，只裝1355箱）來直達意圖，詞語簡練。

2.質量準則

所說的話要力求真實。①不要說自知是虛假的話。②不要說缺乏足夠證據的話。商務貿易中，交際雙方的合作必須真誠，真誠是基礎，否則買賣就會被延緩或取消。一旦雙方在會談或者通信中已商定的事情如付款方式、交貨方式等，那就必須嚴格執行。例: “This is the lowest possible price for the following goods FOB Shanghai.” (這是所報下列商品上海船上交貨的最低價)。眾所周知，商貿中除FOB交貨方式外，還有CFR或 CIF形式，此句明確地指出交易的方式是FOB，真誠之意就能很清楚地體現出來，增加達成交易的可能性。

3.關系準則要有關聯

商務活動中的交際雙方一般都是各自公司的骨干人物，因此在商談時一定要緊扣主題，不能詞不達意，浪費彼此的時間，影響雙方的進一步交往。

4.方式準則要清晰

①避免晦澀。②避免歧義。③要簡練。④要有序。商貿中有幾種支付方式(D/A or D/P or L/C)，和幾種交貨方式(CIF or CFR or FOB)，因此在確定于某公司或者企業進行貿易往來時，必須明確地指出某種具體的方式，以避免不必要的麻煩。同時，商務信函通常直接明了地提出準確的日期、時間、數量、金額等來避免模棱兩可。例如: “According to the purchase contract dated March 10， 2005， the products should have been delivered by the end of May at the latest. L/C shall reach you before or on May 30，2005.”（ 根據2005年3月10日所訂的購物合同，貨物最遲應該在5月底交貨。信用證須于2005年5月30日前或當天寄達貴方。）

隨著中國與世界其他國家商務交流的日益頻繁，商務英語在中國得到越來越多的關注的同時逐漸顯示出自己的語言特征。如果只熟悉國際貿易知識，不一定能使商務交際順利進行。如果能掌握和運用一些語用策略，即語言的表達手段和技巧，就能使商務活動更加順利地進行，從而達到預期的目的。本文從語用學的語用角度結合示例在一定程度上探討了其理論原則在商務信函中的體現，以及這種特殊的應用文在翻譯和寫作時所應遵循的準則，以期能對商務信函翻譯及教學有所裨益。