運用計算機技術進行企業競爭情報工作

歷史進入新世紀，人類社會正經歷著從工業經濟向知識經濟的深刻轉變，“信息化、網絡化、科技化、全球化”成了人們耳熟能詳的字眼，企業面臨著生存環境的巨大變化，面臨著前所未有的挑戰。外部環境的高速變遷對企業的適應能力提出了新的要求，同時也帶來了新的機遇。因此，以“企業自身及對手、環境、競爭策略”為要素的企業競爭情報，在這樣一個充滿挑戰和機遇的時代背景下對廣大企業來說也就是有了非常特殊的意義。

一、現狀

對企業國際競爭來說，建立競爭情報系統有六大好處：①預測競爭對手的行動，防止對手的突然襲擊；②發現潛在的競爭對手，事前采取對策；③及早發現市場機會和潛在的威脅；④為管理層決策提供支持系統，減少決策的盲目性；⑤學習好的管理方法和先進技術；⑥有效地保護自己的商業秘密。今天，競爭情報已被國際公認是繼資金、技術、人才之后企業的第四大生產要素，但據最近國內一家主要媒體首次對國內100多家企業內部競爭情報工作的實際狀況的調查顯示：①是否建立專門的競爭情報部門，與企業性質及規模有一定關聯。大型的國有與合資企業，其資源狀況較好、對情報工作的重視程度較高，設立專門的情報部門和專職的比例也較大。②競爭情報工作尚未得到企業高層決策者應有所謂重視。這導致競爭情報工作和情報人員在企業中處于可有可無。甚至充當“花邊”的尷尬境地。③多數情報人員陷入了信息的海洋中難以自拔，目前只有少數企業能夠做到既擁有完善的信息渠道，又能深入挖掘和高效使用信息。由于缺乏對情報需求的準確把握及敏銳的情報洞察力和分析能力，使得情報產品缺少情報價值。④企業情報工作更多的是局限于戰術層支持，而沒有上升到企業戰略層。而后者恰恰是情報工作更有價值的部分。⑤網絡已經成為企業情報人員收集信息的最主要的手段。報刊雜志和其他信息收集方式已經成了輔助的手段。只有少數的企業在使用專門的情報收集系統幫助搜集信息。⑥普遍對競爭情報的未來持樂觀態度。多數人認為競爭情報的未來前景廣闊。

二、計算機化的競爭情報系統

當然，企業對競爭情報工作的重視程度是與情報工作的效果密切相關的，因此，只有不斷提高情報工作的質量，才能得到企業決策層的重視。為此，不少企業獨立構建了資金的競爭情報中心，主要有“分散式”、“重點式”、“集中式”三種組織形式，隨著企業競爭情報系統運作的日益流暢，還可以考慮“獨立時”的組織形式。但無論采用那種模式設置企業競爭情報中心，競爭情報工作的流程都是一樣的，都會經歷情報“采集、整理、分析、應用于情報用戶”的過程。

而在信息化浪潮席卷全球的今天，一個沒有實現計算機化的企業競爭情報系統的工作效率很難讓人滿意。計算機化的“快速、及時”的要求上能起到人工化的競爭情報系統難以達到的效果。下面我就對CIO下屬的三類情報人員在計算機化的競爭情報系統中的工作分別進行介紹。

1.競爭情報采集。競爭情報收集子系統是CIS提供決策支持的基礎，其主要功能是將通過Internet收集到的有關競爭對手的信息、企業自身的信息、市場信息以及政治、經濟、人口、社會等環境信息經初步組織加工后存入企業競爭情報數據倉庫。由于數據和信息的內容十分廣泛且形式多樣，因此，無論對于何種形式、何種渠道收集的數據和信息競爭情報收集子系統都應具備收集、存儲的能力。企業內部和外部的情報源資料通過企業的Interanet的平臺作用被企業情報人員收集并通過信息分類導入系統存放到競爭情報收集數據倉庫中，雖然難以保證這些院士資料都有很高的準確性和實效性，但這種從企業內外兩方面對情報源的全面大量的信息采集，無疑是一種必要的基礎性工作。

企業內部原有的如MIS、MRP、ERP等信息系統主要提供數據形式的情報資源，而OA系統及企業原有的相對比較零散和獨立的電子文檔資料庫主要提供文檔格式的情報資源，這兩類不同的電子情報信息通過手工收集方式或數據庫自動代理機制進行自動收集，然后經由不同的技術處理方式進行格式轉化，通過信息分類導入系統這個前臺存入競爭情報數據倉庫中去。一般來說，文檔型的數據庫有IBM的Lotus Notes，而關系型的數據庫有Microsoft SQL Server、Oracle、Sybase等，它們面向的信息資料不同，功能側重點和處理方式也有差異。

除了重視和利用企業內部原有的競爭情報資源外，競爭情報收集人員更重要的是從企業外部收集競爭情報的能力，如通過搜索引擎和各種文獻檢索工具從Internet上的各站點（如其他公司網站或FTP站點）或各種聯機數據庫中獲取有價值的情報，或通過企業本身的Web站點通過網上調查收集資料等。當然，對于通過人際網絡得到的消息，收集人員要將其轉化為電子文檔，以專門的報告形式提交給數據庫。企業外部基于Internet得到的各種數據信息也分為數據形式和文檔格式的情報資源，它們也如同上邊的企業內部情報源一樣再經由企業Intranet平臺最終按照企業的具體要求存入競爭情報數據倉庫中。可以看出，就計算機信息技術而言，競爭情報收集人員應具備以下基本素質：①錄入；②將各種來源的數據轉換成統一的格式進行存儲；③利用信息分類導入功能，方便地將收集到的資料和信息按企業根據實際需要編排的主題組織存儲到競爭信息數據倉庫中；④借助于搜速引擎等先進的技術工具，采用使用的信息處理方法搜集相關資料。

2.競爭情報分析。對競爭情報分析人員而言，僅僅依靠直覺和歸納、推理等方法進行數據分析是遠遠不夠的。這不僅是由于它們面對著龐大的信息量，而且因為競爭對手總是在積極不斷地試圖阻撓企業獲得競爭優勢。因此，在數據分析過程中，情報人員必須依靠有效的競爭情報計算機處理與分析系統的幫助，才能及時對市場、企業自身、競爭對手和競爭環境的過去與現在以及彼此的優勢與弱勢有充分的了解，得出客觀合理的判斷，預測未來，為下一層情報人員提供準確可靠的情報基礎。

當然，雖然競爭情報收集數據倉庫中直接、詳細地記載了大量企業的敏感信息，然而它們并不適用于分析工作。這主要是因為，數據庫和資料庫中的數據和資料的規模龐大而且在不斷變化，情報人員難以及時掌握影響企業競爭力的關鍵信息。并且，對這些數據庫和資料庫的訪問對于普通的情報人員來說過于復雜，這就大大削弱了情報人員應用計算機系統分析數據的能力。所以，在競爭情報收集數據倉庫的基礎上，還要新建一類建立在面向主題的、包含歷史數據的、集成的、數據相對穩定和分類清楚的競爭情報分析數據倉庫。競爭情報分析人員根據競爭情報的特點，從競爭情報數據倉庫中抽取數據和文檔資料等資料，并將檢驗、整理、重新組織后的數據和資料存儲在數據庫和資料庫中，通過向用戶提供分析和統一、協調、集成的信息環境、支持企業全局的決策過程，加強企業對競爭環境的響應效率。情報分析人員要學會使用各種通用的數據分析和處理軟件，如統計分析軟件（SPSS）、聯機分析處理軟件（OLAP）和數據挖掘工具（DM）等，甚至通過網絡技術使處在外地的情報人員也能參與情報討論和分析工作。

3.競爭情報服務。競爭情報服務子系統的主要功能是根據情報人員、決策者以及企業內其他人員的信息需求，動態地創建各類分析報告，并通過約定的方式及時地將它們傳遞給用戶。企業的競爭情報數據和文檔資料通過競爭情報分析人員的分析和處理后可以形成各類分析的視圖和報表。競爭情報服務子系統按照特定的應用目標對這些數據和資料進行進一步的分析，形成各種專門的分析報告提交給用戶，為用戶提供決策方面的支持，這些報告主要包括：企業內部運營情況；每日/每周情報簡報；競爭環境分析；競爭對手分析；基于競爭情報項目的特別專題報告。

對于競爭情報服務系統提供的競爭情報服務數據倉庫，應當具備良好的“分類瀏覽”和“多途徑檢索”等功能。一方面，對所有分析報告進行一或二級分類，一級分類類目如競爭環境、競爭對手、市場研究、供應商、技術發展、公司內部等，二級類目可以在此基礎上進行進一步細分。另一方面，提供多種競爭情報的檢索方式，如主題詞、關鍵字、日期以及全文檢索等，方便用戶最全面地了解到自己想了解的相關信息。此外，情報服務系統還提供“信息推送”服務。用戶可以預定感興趣的情報信息，情報服務人員將通過電子郵件等方式把最新的信息和情報及時發送給用戶。

除了上述列舉的主要基于競爭情報服務數據倉庫的信息服務外，競爭情報服務人員還可分為培訓、各個職能部門的決策參與等活動提供強有力的支持，同時組織一些必要的有利于提高大家對于競爭情報的認識水平的論壇，促進競爭情報在企業內部的共享。可以說，由于競爭情報在企業內部的共享。可以說，由于競爭情報服務人員跟人交流的廣泛性，對于調動整個企業“人”的作用，形成一種良好的重視企業競爭情報的企業文化，具有非常重要的作用。當然，情報安全是在情報共享時應該注意的問題，情報服務人員要嚴格把關，控制好情報使用人員的權限，防止重要情報的濫用和泄密事件的發生，引起不必要的損失。

（作者單位：陜西創為科技有限公司）