淺談如何加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理

民營企業(yè)檔案，是指民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基建以及各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的，對(duì)企業(yè)具有查考保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄，是企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源。加強(qiáng)民營企業(yè)檔案工作，對(duì)加強(qiáng)企業(yè)自身規(guī)范化管理，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，提高企業(yè)的市場競爭力具有深遠(yuǎn)的意義；對(duì)提高企業(yè)管理水平，規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展具有重要作用。

一、提高檔案意識(shí)，是加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理的客觀要求

提高檔案意識(shí)，特別是提高民營企業(yè)經(jīng)營者的檔案意識(shí)，是著力促進(jìn)民營企業(yè)檔案工作的前提。但檔案意識(shí)的提高要經(jīng)歷一個(gè)從盲目到認(rèn)知的過程，一個(gè)通過實(shí)踐檢驗(yàn)的過程。一個(gè)企業(yè)在其發(fā)展過程中，民營企業(yè)經(jīng)營者們不是一開始就知道檔案的作用有多大，要通過企業(yè)樹立品牌、市場競爭、技術(shù)改進(jìn)、處理經(jīng)濟(jì)糾紛等各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐，才能使他們逐步認(rèn)識(shí)到檔案在其中的重大作用。基于這一點(diǎn)，檔案部門要抓準(zhǔn)有利時(shí)機(jī)，采取多種形式加以宣傳引導(dǎo)，使他們了解《檔案法》，能自覺利用檔案工作的法律、規(guī)章、制度去規(guī)范企業(yè)的檔案工作行為。具體來說，要讓他們知道為什么要建檔，建檔對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展有什么重要意義，從而真正提高他們的檔案意識(shí)和建檔的自覺性與主動(dòng)性。

二、創(chuàng)新檔案管理模式，是加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理的主要途徑

引導(dǎo)民營企業(yè)建立和開展檔案工作，不同對(duì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，也不能完全照搬國有企業(yè)檔案工作的做法。民營企業(yè)在檔案管理方法、保管要求、技術(shù)手段上可以采用國有企業(yè)的方法，但是在管理體制上、管理制度上、指導(dǎo)方法上和各種規(guī)范要求上也要有自己獨(dú)特的檔案管理方法。石家莊市檔案局根據(jù)本市民營企業(yè)的特點(diǎn)和規(guī)律，制定并出臺(tái)了《石家莊市民營企業(yè)檔案管理暫行辦法》，要求本市民營企業(yè)按照《檔案法》的要求，根據(jù)自己的特點(diǎn)和實(shí)際，制定本企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度，具體制定本企業(yè)的文件材料的歸檔范圍，集中統(tǒng)一管理本企業(yè)的各類檔案，統(tǒng)籌規(guī)劃、監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)的檔案管理工作。同時(shí)，要求在檔案管理方法上，可采用集中式、代管式，也可采用收購式或者征購式。實(shí)踐證明：這種管理模式切實(shí)可行，它為我市民營企業(yè)建立和規(guī)范檔案管理提供了法規(guī)依據(jù)。伴隨著民營企業(yè)的蓬勃發(fā)展，這種管理模式在日新月異的發(fā)展變化中將會(huì)更趨完善。檔案部門也要隨著這種變化，拓寬視野，逐步創(chuàng)新檔案管理模式，讓檔案工作更加有利于促進(jìn)民營企業(yè)的快速發(fā)展。

三、提高檔案管理水平，是加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理的工作目標(biāo)

民營企業(yè)應(yīng)從三個(gè)方面提高檔案管理水平：一是建立檔案管理制度。科學(xué)完善的檔案規(guī)章制度，能做到分工明確，責(zé)任清楚，保障文件材料的合理流轉(zhuǎn)；能做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，規(guī)范合理，具有可操作性；還能做到底數(shù)清楚，方便統(tǒng)籌管理。二是加強(qiáng)檔案收集工作。在企業(yè)中產(chǎn)生的檔案、資料及在每個(gè)科技項(xiàng)目、建設(shè)項(xiàng)目中產(chǎn)生的檔案、資料，都要配備專人全程監(jiān)控。民營企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)到一般人員都要有大局意識(shí)，對(duì)平時(shí)接觸到的、聽到的、看到的企業(yè)有價(jià)值的檔案、資料、圖書等都應(yīng)認(rèn)真查驗(yàn)，積極收集，確保企業(yè)室藏檔案信息資源齊全、完整、準(zhǔn)確、安全。三是加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)。檔案工作者不僅要精通檔案專業(yè)知識(shí)，還要掌握與之相關(guān)的科學(xué)技術(shù)方面的知識(shí)，不僅要做到收集、整理、保管，還要做到利用檔案進(jìn)行編研，進(jìn)一步搞好提供利用。四是加強(qiáng)分類指導(dǎo)。檔案部門要區(qū)別情況，分類指導(dǎo)，合理培訓(xùn)，注重整體提升民營企業(yè)的檔案工作水平。對(duì)于優(yōu)秀的民營企業(yè)，應(yīng)當(dāng)把指導(dǎo)與服務(wù)作為檔案工作的重點(diǎn)；對(duì)于一般性的民營企業(yè)，應(yīng)當(dāng)把開展有效地業(yè)務(wù)指導(dǎo)和人員培訓(xùn)作為重點(diǎn)；對(duì)于發(fā)展不太好的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)把加大宣傳工作力度，強(qiáng)化檔案意識(shí)作為重點(diǎn)。五是積極推進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。隨著改革開放的深入發(fā)展，尤其是中國加入WTO，民營企業(yè)面臨著日益激烈的國際化競爭。民營企業(yè)要與時(shí)俱進(jìn)，企業(yè)的檔案工作就要跟緊時(shí)代的步伐，就要實(shí)現(xiàn)與企業(yè)的現(xiàn)代化管理同步發(fā)展。由此，就需要及時(shí)配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，就需掌握計(jì)算機(jī)、建立網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)技術(shù)。只有這樣，才能使民營企業(yè)的綜合實(shí)力在競爭中立于不敗之地。

四、搞好檔案服務(wù)，是加強(qiáng)民營企業(yè)檔案管理的實(shí)際需要

檔案部門應(yīng)從以下幾個(gè)方面為民營企業(yè)搞好服務(wù)：一是建立與民營企業(yè)自主管理方式相協(xié)調(diào)的檔案工作體制。民營企業(yè)運(yùn)營靈活，追求時(shí)效性，一切活動(dòng)以增效贏利為目的。這些特點(diǎn)決定了民營企業(yè)的發(fā)展自主性較強(qiáng)。檔案部門要區(qū)別情況，因企制宜，采取適合民營企業(yè)自身發(fā)展的檔案管理方式，創(chuàng)造性地開展工作，為民營企業(yè)搞好優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二是為民營企業(yè)創(chuàng)造良好環(huán)境。《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》及相關(guān)的法規(guī)和規(guī)章，進(jìn)一步明確了民營企業(yè)檔案的所有權(quán)、管理權(quán)、歸屬權(quán)，明確了國家檔案事業(yè)中的地位，同時(shí)也明確了檔案所有者的權(quán)力和義務(wù)。檔案管理部門要為民營企業(yè)制定切合實(shí)際的檔案管理辦法和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)民營企業(yè)檔案工作的正常開展。三是為民營企業(yè)檔案工作提供良好服務(wù)。隨著民營企業(yè)檔案工作的廣泛開展，檔案服務(wù)的需求也會(huì)加大。檔案部門要解放思想，拓展視野，統(tǒng)籌規(guī)劃，強(qiáng)化服務(wù)，不斷滿足民營企業(yè)對(duì)檔案的需求。開展檔案服務(wù)主要有以下幾種方式：1、提供檔案業(yè)務(wù)咨詢。對(duì)民營企業(yè)檔案工作中涉及到的檔案的收集范圍、價(jià)值鑒定、檔案整理方法的要求、檢索工具的編制、檔案信息資源的開發(fā)等方面的業(yè)務(wù)咨詢，檔案部門力求多方位搞好服務(wù)。2、提供技術(shù)服務(wù)。檔案部門可為民營企業(yè)提供檔案的修裱、縮微、復(fù)制、數(shù)字化加工、計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)等方面的服務(wù)，滿足民營企業(yè)檔案技術(shù)方面的需求。3、開展代寄存服務(wù)。對(duì)某些民營企業(yè)不具備保管條件的，檔案館可為其代寄存檔案，并幫助其整理、編目，妥善保管，雙方簽訂保管協(xié)議，明確各自的權(quán)利、義務(wù)及違約責(zé)任。