加強房地產檔案管理的對策研究

房產檔案是房地產管理部門在房地產管理活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄，是反映一定時期的政治、經濟、文化藝術、建筑水平的歷史資料，是進行房地產產權權屬登記、房屋交易、房地產抵押、處理房地產糾紛、城市拆遷規劃的主要依據。房地產檔案管理是一項十分重要的基礎業務建設，是房地產管理部門重要任務之一，是進行房地產行政管理和發展房地產業的必備基礎資料，也是研究房地產業的過去、現在和將來不可缺少的依據。

一、樹立全員管理檔案概念

城市房地產檔案是城市房地產業務活動的真實記錄，是城市面貌和發展的歷史見證，是研究城市的發展歷史、研究房地產業的發展歷史及其規律的重要參考依據。因此，重視房地產檔案管理，不僅是房地產開發企業的一項工作，更是現代化建設事業中應有的內容。在檔案管理工作中，不僅要真實地記錄和留取材料，保證檔案的真實性和可靠性，還要積極地開發和利用檔案資源，為改革、發展和穩定提供必要且優質的服務。要通過學習檔案法律法規以及檔案管理知識，認識檔案的功能和作用，樹立全員參與管理、全員重視檔案的觀念，在房地產開發企業的各項管理工作中強化檔案意識，以對歷史負責的責任感奉獻我們的聰明和才智。

二、建立有效的檔案管理網絡

房地產開發企業應根據《檔案法》對檔案實行集中統一管理的原則，使之適應經營管理的需要，在公房檔案管理上實行三級管理制。具體應采取集中分級管理相結合的方法，建立檔案管理領導小組，由其負責統籌、協調、組織和管理檔案工作，中層科室應有分管檔案工作負責入，并配備專(兼)職檔案員，由其負責所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷、移交等工作。同時，要建立綜合檔案室。作為本企業檔案工作的專業管理部門，以實現其輸入(收集、接交)和輸出(利用)的雙重功能，把檔案管理工作與全面的整體管理工作結合起來，提高檔案的利用率及其利用價值。

三、強化房地產檔案基礎業務建設

房地產檔案信息的流通包括形成、收集、鑒定、整理、保管、利用諸多環節。因此，為了更好地利用房地產檔案信息，必須加強房地產檔案基礎信息的采集。一是要加大信息的采集量，即加大與房屋相關信息的采集量。如房屋的戶型、房屋所處的地段、房屋的朝向、交易主體的身份、交易主體的年齡結構等。二是要加強信息的分析整理。信息只采集而不進行分析，只能是廢紙一堆，因此，必須對采集到的房地產檔案信息進行分類、整理，使之規范、標準。

房地產是人民群眾生活四大要素之一，其自然屬性日益顯現：原來房屋產別只有直管房產和單位自管房產，而現在私房房產、涉外房產、股份制房產不斷增多，出現了房屋產權的多元化：原來房屋的結構分為鋼混、磚混、石專木、簡易四種，并以磚混為主，而現在混合、鋼混、鋼結構已成為主流：房屋的設計用途由原來的以住宅為主，逐步發展為商業、教育、科研、辦公等多種用途并存。因此，要加強對房地產檔案信息的管理，必須加強房地產檔案信息分類的基礎性工作，使其更加襯合房屋的自然屬性，更加便于檔案的利用。

要結合各地房地產檔案管理工作的實際，采取多種方式：一是要建立房地產檔案信息檢索體系。對于不發達地區，要建立手工形式的檔案信息檢索體系，既要建立案卷級的，又要建立文件級的，以提高檢索效率。對于發達地區，要建立電子計算機檔案信息檢索體系，以滿足利用者的計算機檢索和網絡檢索，實現檔案信息資源的社會共享。二是要開發房地產檔案信息資源，深化房地產檔案信息的編撰研究工作，為城市建設決策、活躍房地產市場、服務廣大群眾提供系統的檔案史料。三是房地產檔案管理部門要解放思想，更新觀念，變被動為主動，積極地為利用者提供優質的服務。

四、加速房地產檔案管理現代化

隨著科學技術的發展，以計算機技術為核心的現代信息處理技術正在深入到房地產檔案管理之中，檔案管理以手工管理為主的傳統手段逐漸向采用現代先進技術手段過渡。通過網絡為支撐的計算機技術，極大地促進房地產檔案管理模式的重大改變，實現房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現代化，提高檔案的管理水平和利用質量，為房地產經濟發展服務。隨著計算機技術應用的不斷深入，房地產檔案管理無紙化將成為可能，這就是電子檔案的面世。電子檔案有其特性：數字化的信息形態，對設備的依賴性、信息與載體的相分離性、信息的易更改性、信息的共享性等。這些特性又決定了電子檔案長期保存的困難性：在整理和開發利用中的嚴重不安全性。因此，必須同時借助于新型介質和現代信息處理而形成的檔案，如機讀檔案，音像檔案等，并對它們的歸檔、整理、編目、保管和利用，采用相應的現代化技術。

房地產檔案信息處理技術現代化實際上是一項系統工程，不能一蹴而就，必須分階段有步驟地實施。近期的主要任務是：編制完善的檢索工具和提高系統的安全防范。計算機檢索途徑應有盡有，數據中的每一個產權要素都可以作為檢索點，包括產權更新信息、房地坐落自然信息、產權證管理信息以及模糊條件檢索等等，為提供產權檔案的查詢、利用帶來極大的方便。利用計算機處理信息的功能，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工互補的檔案信息檢索體系，以提供高效、便捷的查詢服務。計算機應用保護了檔案原件，又高效地滿足了利用者的需要。

要提高系統的安全性。系統的安全性指的是保護系統硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶權限管理。只有保證系統的安全順利運行，房地產檔案管理現代化的目標才能得以實現，否則一切都無從談起，因此做好系統的安全防范工作是重中之重。另一方面由于電子檔案隨著時間的推移，原始信息的長期保存有待深入研究和探討，因此對電子檔案要定期進行備份，防止數據信息損失。

五、努力提高房地產檔案管理者的素質

實現房地產檔案現代化管理，離不開高素質的管理人才。人才資源是實現房地產檔案管理現代化的前提，是開發利用房地產檔案的基本條件。因此，房地產檔案管理的現代化，要依賴于檔案人員素質的提高。加強房地產檔案管理人員的培養，要著重抓好以下幾方面工作：

一是房地產檔案管理人員，既要掌握檔案專業知識，又要熟悉房地產產權、產籍管理基本知識，不斷完善自身的知識結構，更好地適應工作的需要。

二是開展房地產檔案管理單位之間的業務交流。不能閉關自守，要在交流中不斷提高單位的整體業務能力，探索新的管理方法，使房地產檔案管理適應新形勢的需要。

三是檔案主管部門要加強業務指導，使檔案工作人員及時掌握有關檔案工作的法規、政策、規范，并運用到自己的工作中去。