知識管理方法在財務管理中的應用

摘 要：在科研單位的財務管理中如何引入知識管理的理念和方法構建財務 知識管理系統，準確地提供給科技人員和管理者所需要的財務管理知識，指導科研業務工作 的開展，從而降低科技成本，減少財務風險，提高科技成果轉化效益，是科研單位財務工作 者應該切實關注的問題。文章對此進行了論述。

關鍵詞：科研單位 財務管理 知識管理方法

中圖分類號：F234.3 文獻標識碼：A 文章編號：1004-4914(2008)04-156-02

一、知識管理方法

從綜合管理的角度來看，知識管理是指將單位的顯性知識與隱性知識綜合集成管理。知識管 理的核心是將隱性知識轉化為顯性知識，實現知識的充分交流和共享，從而進一步提高單位 的運行效率和競爭實力。將知識管理的理念和方法引入到財務管理中可以達到以下三個效果 ：

1. 建立財務集成管理環境，使財務管理流程中業務、會計和管理三個流程處于協調和高效 的狀態。 把科研單位財務管理的實際流程進行有效的抽象，通常存在三類主要流程：一是科技業務流 程。這一流程主要包括科技項目立項活動、項目組織實施活動、項目完工結題驗收活動、形 成項目成果活動和科技成果轉化活動等。二是會計流程。這一流程主要包括數據采集、數據 加工與存儲和報告信息等活動。三是管理流程。這一流程主要包括計劃、控制和評價等活動 。從三類主要流程(圖1)中可以看出，會計流程是財務管理流程中重要的組成部分，它負責 從 科技業務流程中采集數據，經過加工后生成財務管理所需要的信息。它也是連接科技業務流 程和管理流程的橋梁和紐帶。但是目前科研單位的會計流程大多數停留在算賬、記賬的基礎 上，缺乏會計信息的整理、歸納、分析、預測和監督，現有的會計核算系統難以實現新形勢 下科研單位財務管理的需要。

通過建立財務知識管理系統，可以將會計信息系統中的信息提煉成知識，并通過知識將管理 活動和業務活動緊密聯系起來，改變很多科研單位財務管理僅僅是依靠會計流程提供信息， 三者之間沒有密切合作的狀態，使得組織處于一種協調和高效的狀態。

2. 將分散在會計流程中的零散知識進行集成和共享。 目前，在很多科研單位的會計流程中建立了單項業務信息系統，如總賬系統、報表系統、工 資系統、固定資產系統等。這些單項業務信息系統如同一個個“信息孤島”，沒有形成財務 管理系統的互動，財務管理的信息無法實時地集成、共享和利用，導致科技人員在科學研究 的過程中不能對環境變化做出快速反應，影響了科研單位整體運作效率。

通過建立財務知識管理系統，可以將分散在會計流程中單項業務系統中的知識，轉化成科技 人員和管理者所關心的規范化、系統化、結構化的知識，以滿足科技人員編制科學、規范、 有效的科技項目預算等方面所需要的新知識。例如，將總賬系統中以科技人員的科研項目為 核算單位設置的項目賬知識，與在工資系統中反映出來的科技人員收入分配知識，以及在固 定資產系統等反映出來的物流知識等，通過信息技術進行有效的集成和共享。使科技人員和 管理者得到的不再是無序零散的知識，而是系統反映財務的資金流、物流和信息流的整體知 識，提高了知識的轉化和利用率。

3.將暗含在會計流程中的隱性知識轉化為顯性知識。 知識管理的作用還在于重視人才智力的高效能發揮，運用集體的智慧提高應變和創新能力， 是為組織實現顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑。在會計流程中，一方面反映財務管理 的顯性知識，這些知識很直觀，容易獲取和利用，如按會計科目和會計術語反映業務支出明 細賬、總賬、報表等。另一方面還暗含著大量無形的隱性知識，如按科技項目預算科目反映 的預算執行結構、預算執行進度、預算批復與預算執行的差異等。這些知識對滿足不斷創新 和獲取競爭優勢的需要具有重要意義。

通過建立財務知識管理系統，對會計流程中的財務數據進行挖掘，尋找在會計流程中的經驗 和規律，將暗含在會計流程中的預算知識轉化為顯性知識，通過信息技術進行有效的集成和 共享，以表格、報告和圖表等方式實時、動態、準確地提供給科技人員和管理者所關心的財 務管理知識，指導科研業務工作開展，降低科技成本、減少財務風險、提高科技成果轉化效 益。

二、需求分析

在財務管理中為什么要引入知識管理的理念和方法，構建財務知識管理系統呢？需要對科研 單位財務管理的需求進行分析。近年來科研單位財務管理的環境發生了很大變化，傳統的管 理理念和方法，已不能適應新形勢的需要，主要體現在以下幾個方面：

1．財政體制改革，強化預算管理。自2000年起，財政預算管理制度改革不斷深入，逐步實 行了部門預算、政府采購、國庫集中 支付、收支兩條線等項改革，其中部門預算是改革的核心。從預算編制入手，按照收支平衡 、統籌兼顧和保證重點的原則，科學、合理地編制綜合預算；并嚴格按批復的預算執行。項 目支出預算是部門支出預算的組成部分，是中央部門為完成其特定的行政工作任務或事業發 展目標，在基本支出預算之外編制的年度項目支出計劃。財政預算管理制度改革對科研單位 財務管理提出了科學編制預算、嚴肅預算執行等新的要求，科研單位原有憑經驗估計的預算 管理需要轉變為運用科學管理手段和依據的預算管理。

2．科技投入加大，財政資金大幅度增長。 在“十一五”開局之年，黨中央、國務院召開了全國科技大會，做出了增強自主創新能力， 建設創新型國家的重大戰略決策，對實施《國家中長期科學和技術發展規劃綱要（2006－20 20年）》進行了全面部署，我國的科技事業步入了新的歷史時期。在確保“十五”科技投入 穩定增長的同時，又新增了“基本科研業務費”、“公益性行業科研經費”等；科技投入的 特點在保持原競爭性經費的同時，又新增了穩定支持的經費；使科研單位科技經費呈現出大 幅度增長的趨勢。以某農業科研單位為例，2005年科技投入占收入總額的45%，2006年上升 為60%。在科技投入中財政投入所占比例由2005年的80%上升到2006年的93%。受舊的管理觀 念 和方式等因素的影響，如何進一步加強財政科技經費管理，以最大限度保證項目主管方、項 目承擔者和項目承擔單位的合理利益，提高經費使用效益，已成為困擾科研單位財務管理的 重要問題。

3．監管力度增大，監督措施多樣化。 在財政對科技投入不斷加大的同時，也加大了對科研項目經費使用的監管力度。主要體現在 ：一是政策監督。近年來國家出臺了許多關于加強科研經費管理的重要文件。如2005年年初 科技部頒發了 “關于加強科技專項經費管理的通知”（國科發財字［2005］30號），文件 中第一條第三款規定“自行調整預算比率達到10%以上的項目，承擔單位應按規定程序報批 ，嚴格預算管理。”年末又頒發了“關于嚴肅財經紀律，規范國家科技計劃課題經費使用和 加強監管的通知”（國科發財字［2005］462號），文件中第四條規定“課題經費預算一經 批復，必須嚴格執行，一般不做調整。確需預算科目之間調整，幅度不超10%。”二是審計 監督。各項目管理部門開展了多層次、多視角審計工作。如國家審計、社會審計、內部審計 等。三是技術監督。通過信息技術、網絡技術對財政科技投入經費實施監控。如財政預警系 統、修繕購置專項實行網上經費月報制度等。在新形勢下，如何按照國家政策管好、用好科 技 經費，這就要求財務管理和科研管理密切結合，需要在財務與科研之間搭建一座橋梁，確保 科技經費管理信息的實時傳遞和共享。但是現有的會計核算系統還不能滿足這些要求。

4．改革配套措施滯后，財務管理難度增大。 財政和科技體制改革后，受相關的配套政策、措施改革滯后等因素的影響，使科研單位財務 管理難度增大。主要體現在：一是經費類型多，管理辦法多；經費數量多，有效的管理手段 少。國家各部委的專項分類較多，但其管理辦法不統一，且部分管理辦法是幾年前制定的， 辦法過于籠統，缺乏可操作性，在執行過程中不易把握。另外，現行的財務制度也沒做相應 改變。如目前科研單位實行的是1998年1月1日起執行的《科學事業單位會計制度》。與現行 財政制度改革和科技體制改革沒有完全配套。二是會計核算中使用的政府收支分類科目與科 技項目經費的預算科目不對接，使會計核算信息不能有效地反映科技項目經費預算執行信息 。

總之，通過上述分析可以看出，利用知識管理的理念和方法，開發財務知識管理系統是適應 新形勢變化，有效提高科研單位財務管理水平的需要。

三、財務知識管理系統的開發與應用

2005年筆者在參加完成國家科技部基礎性專項——“科研機構知識管理及其系統研究“項目 的基 礎上，結合科研單位財務管理工作的需要，構建了財務知識管理系統。在本單位信息技術的 大力支持下，目前已實現了“項目預算執行動態管理系統”和“固定資產管理系統”。兩個 系統的開發和投入使用均取得了較好的效果。

1．財務知識管理系統構建。在現有會計核算系統的基礎上，根據知識管理的理念和方法， 構建了科研單位財務知識管理系統，見圖2。

2．財務知識管理系統的實現與效果。 財務知識管理系統的實現采取分步實現的方法。2005年研究開發了“項目預算執行動態管理 系統”。該系統主要包括七個方面的功能：(1) 項目經費預算科目管理；（2）項目經費預 算 科目與會計科目轉換關系管理；（3）財務數據導入功能；（4）財務數據自動挖掘、整合和 “翻譯”功能；（5）項目預算執行情況報告的推送服務功能；（6）項目預算執行情況實時 查詢與匯總功能；（7）用戶角色與權限管理。系統結構如下圖：

2006年5月“項目預算執行動態管理系統”在本單位投入使用。目前系統管理的科技項目有 ：平臺建設專項、科技文獻信息專項、圖書存量專項、支撐計劃專項、基本科研業務費專項 、農業專項等六類項目，涉及課題141個，管理專項經費總額6500多萬元。系統開通后得到 了 科研人員、管理人員和財務人員的好評。該系統的開發和投入使用，一方面適應了國家宏觀 層面對科技經費預算管理提出的新要求，另一方面滿足了科研人員從多層次、多視角了解、 掌握和分析科技經費預算執行情況的需要。使科技經費管理由事后控制轉化為事前事中控制 ，由被動式管理轉化為主動式管理，為實施新的科技經費管理理念提供了一個有效的工具。

2007年7月，在深入分析財政部組織的資產清查工作中提出的本單位固定資產管理存在管理 與業務 脫節等問題的基礎上，研究開發了“固定資產管理系統”。該系統于2008年1月投入使用。 系統的開發和投入使用，實現了本單位固定資產動態管理，從源頭上解決了管理與業務脫節 問題，提高了工作效率，進一步加強了固定資產管理，切實做到賬賬相符、賬卡相符、賬實 相符，確保國有資產保值增值。

四、結束語

隨著知識經濟時代的到來，知識管理的理念和方法不斷滲透到財務管理中，為財務管理創新 提供了機遇。運用知識管理方法，將有力地促進財務管理向科學化、規范化和系統化的方向 發展。通過理論與實踐的有效結合，在信息技術的大力支持下，財務知識管理系統為科研單 位財務管理創新了有效的管理手段，為提升農業科技創新能力提供了有效的保障措施。

（作者單位：中國農業科學院農業信息研究所 北京 100081）

(責編：若佳)