“用友Ｕ８５２”與“金蝶Ｋ３”總賬系統功能評析

摘 要： 在電算化會計核算軟件功能模塊中，總賬系統處于中心地位。企事業單位在實 現會計電算化的過程中，也往往把總賬系統作為實施的起步和切入點。用友U852與金蝶K3財 務軟件相比，總賬系統的設計思想、模塊構成、功能作用和操作流程似乎大體上都是相同的 。但仔細分析比較兩個軟件的功能特色和操作方法等卻各有各的不同。因此，對流行的財務 軟件從系統功能特點上進行若干分析比較和評析，將有助于我們在學習應用時更好地把握軟 件性能，充分發揮軟件的特性和潛力，用好財務軟件；同時也有助于推進會計軟件操作性能 的優化。

關鍵詞：財務軟件 總賬系統 功能

中圖分類號：F232 文獻標識碼：A 文章編號：1004-4914(2008)04-163-02

總賬系統適用于各類企事業單位。主要提供憑證處理、賬簿處理、出納管理和期末轉賬 等基本核算功能，并提供個人、部門、客戶、供應商、項目核算和備查簿等輔助管理功能。 在業務處理的過程中，可隨時查詢包含未記賬憑證的所有賬表，充分滿足管理者對信息及時 性的要求。總賬系統是一個基本的系統，以處理憑證為核心，相應進行賬簿報表的查詢。各 業務系統生成的憑證與總賬無縫聯接，直接在總賬中進行查詢。本文就流行面廣、應用范圍 較大的“用友U852”、“金蝶K3標準財務”財務軟件總賬系統的若干特性，作一些比較和評 析。

一、財務軟件建立賬套的比較

建立賬套是使用財務軟件的第一步，建立賬套的實質是在會計軟件環境里創建一系列的 數據庫文件，用以存放各種憑證賬簿資料。這個過程是由系統自動完成的。而需要用戶完成 的工作是，明確當前會計主體的核算要求，輸入核算過程中應遵循的規則，以及告訴系統這 個單位的一些業務背景資料。

1.用友U852財務軟件賬套的創建。在用友U852軟件創建賬套出現多個界面，要單獨指定賬套主管，較為煩雜。但只有系統 管理員（Admin）才有權建立賬套，控制嚴密。

2.金蝶K3標準財務軟件賬套的創建。金蝶K3軟件創建賬套過程中，除了要求賬套名稱外，還要求賬套文件名并給出存儲路徑 ，同時提出建套向導的概念，共提供８個界面，操作繁雜。

3.財務軟件賬套備份的比較。為了保證賬套數據的安全，也是賬套資料的到長期保存。財務軟件通常同時提供引出（ 引入）功能和備份（恢復）功能。金蝶K3所提供的這方面功能就比較全面，而用友U852卻是 用“輸出”和“引入”兩項功能代替備份與恢復。但是，金蝶K3雖然在每個模塊中都提供了 數據“引出”的功能，沒有提供數據“引入”的功能，這是金蝶K3的一個缺陷。

4.用友U852與金蝶K3在賬套創建的評價。用友U852與金蝶K3在建立賬套是，還要指定賬套主管，提供多個界面，控制嚴密，但較 為繁雜。今后的財務軟件在設計賬套程序時應考慮提供現成模板，應集簡明性、控制性與一 體。

二、財務分工及權限比較

為了保證會計信息系統及數據的安全與保密，系統提供操作員設置功能，以便在會計信 息系統上進行操作分工及權限控制，滿足內部控制的要求。一方面可避免與業務無關人員操 作系統，另一方面可以對系統所含的各個子系統的操作進行協調，以保證系統的安全與保密 。

1.賬套的人員操作權限比較。在財務軟件中一般有三類操作人員：系統管理員、賬套主管和普通操作員。這三類人員 在軟件中的各自權限和作用如下：“用友U852”中系統管理員(admin) 的主要工作任務是： 建立賬套；增加人員和設置人 員權限(包括財務主管的設置) ；賬套的“引入”和“輸出”；上機日志的管理等。系統管 理員(admin) 不能打開賬套，不能進行賬套參數設置和賬套業務操作。“用友U852”中賬套 主管是由系統管理員設定的，其主要工作是：打開賬套進行賬套參數設置和初始化工作；日 常業務操作；修改賬套參數和年初始化等，具有賬套內業務操作的一切權限。

“金蝶K3”中系統管理員(Administrator) 與賬套主管統一為同一個人，具有對所有賬 套進行操作的一切權限。這種設計思想的優點是操作十分簡單方便，但從會計制度設計嚴密 性角度上講是有所缺陷的，系統管理員對賬套“天馬行空”般的超級權限缺乏制約機制，不 利于會計監督。另外，這種軟件功能的設計也使得軟件無法租給多家公司多賬套地進行會計 業務核算，因為任何一家公司都不會容忍本公司賬目對外部人員(系統管理員) 是透明的。

2.用戶管理。金蝶K3財務軟件中提供與用友U852財務軟件相類似的針對操作員的管理，通過用戶管理 ，金蝶K3可以有效地對財務人員進行管理、分工，對用戶權限設置的功能，能有效保護賬套 和數據的安全性。與“用友U852”不同的是“金蝶K3”把用戶進行分組管理，即把財務人員 按不同方式進行分組來進行管理。但也和“用友U852”的角色管理相類似。

3.評價用友U852與金蝶K3財務分工的優缺點。

(1)用友U852的優缺點。 ①優點。由系統管理員建立賬套、指定賬套主管、增加操作員、指定操作員的賬 套歸屬，比較符合內部控制的要求。 ②缺點。操作界面復雜，賦權方式不直觀，不易操作。

(2)金蝶K3的優缺點。 ①優點。功能全面，增加了用戶組的設置功能，獨創目錄樹結合復選框的授權方式。 ②缺點。沒有賬套管理員的權限概念，新增操作員的安全碼設置容易和用戶口令混 淆且意義不大，個人的權限適用范圍設置也不太必要，使用起來比較復雜。在用戶授權界面 中的右部分的撤銷口令按鈕不合理，因為操作員的口令不能由非本人隨意撤消。另外選項框 的“系統管理員”概念應該是“賬套主管”。意思是以系統管理員的身份將當前人員指定為 “賬套主管”。

總的來說， 用友U852與金蝶K3在財務分工模塊設計主要功能大體相當，但風格各異且 內部控制思想差異較大。用友U852復雜，控制比較嚴謹；金蝶K3的設計風格超前，較難掌握 。

三、用友U852與金蝶K3總賬系統的日常業務處理

總賬系統初始化設置完成后，就可以開始進行日常賬務處理了。日常業務處理的任務是 通過輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬工作，查詢和打印輸出各種日記賬、明細賬和總分 類賬，同時對個人往來和單位輔助賬進行管理。

1.憑證處理的比較。會計核算處理系統是以證—賬—表為核心的有關企業財務信息加工系統。會計憑證是整 個會計核算系統的主要數據來源，是整個核算系統的基礎，會計憑證的正確性將直接影響到 整個會計信息系統的真實性、可靠性，因此系統必須能保證會計憑證錄入數據的正確性。總 賬系統為您提供十分安全、可靠、準確快捷的會計憑證處理功能。

(1)用友U852的憑證處理特點。功能豐富強大，控制嚴密。憑證界面華麗，金額欄以線條間隔，視覺上略顯雜亂，如果 金額輸入錯誤，不便于修改。在憑證編號方面，如果是網絡版，幾個人同時制單時，在憑證 的右上角，系統將提示一 個參考編號，真正的編號只有在憑證已填制并保存完畢才給出。若只有一個制單或使用單用 戶版制單時憑證右上角的憑證號即是正在填制的編號。

在金額方面，金額不能為零，在金額處按“=”，系統將根據借貸方差額自動計算此筆 分錄的金額。

(2)金蝶K3的憑證處理特點。金蝶軟件憑證輸入功能豐富，控制嚴密。憑證界面和用友差不多，界面華麗、金額欄以 線條間隔，視覺雜亂，如果金額有輸入錯誤，不便于修改。額外增加“順序號”，沒有太大 現實意義，在使用中容易使操作員將其和憑證號混淆。特別注意，在系統初始設置時一定要 進行憑證輸入個性設置，否則當前憑證保存后，系統不會自動增加新憑證。

通過以上的比較可以看出：用友U852與金蝶K3財務軟件的憑證輸入功能各有千秋，界面 華麗，功能豐富；但金額欄過多的間隔線影響了實用性；金蝶K3提供的功能鍵查詢給用戶提 供了方便；但金蝶K3 軟件的“順序號”功能有畫蛇添足之嫌。

2.憑證審核及記賬的比較。

(1)用友U852與金蝶K3的憑證審核。用友U852與金蝶K3財務軟件都提供了審核方法，有 屏幕查看法和二次輸入法（用友U852 的提法是對照審核，而金蝶K3的說法是雙敲審核）。屏幕審核流程比較簡單，易于組織，但 審核人較疲勞，且不易留下審核依據。而次輸入法是最嚴謹的方法，但審核人員工作量太大 。同時用友U852與金蝶K3也都提供了成批審核的功能，減少審核員的工作量，提高工作效率 。 但是采用這種方法不易發現錯誤或有異議的憑證，也有違于設置審核員的目的，違背會計制 度的規定。金蝶K3的“成批審核憑證”的功能提供兩個選項：可以將會計序時簿中所有憑證 成批審核了，也可以選擇反審核將已審核憑證成批反審核。每個審核員可以根據具體情況酌 情選擇適合自己的審核方法。

(2)用友U852與金蝶K3的記賬的比較。金蝶K3在憑證過賬提供了人機友善界面，可分設多套 賬目處理多個用戶的數據。在記賬 前軟件會對需登賬的會計憑證進行校驗，并讓用戶進行選擇：“若憑證編號不一致，是否繼 續登賬”。若不選擇該項，則對記賬憑證編號不連續的憑證拒絕登賬；若有尚未審核的憑證 ，系統會予以提示，并拒絕登賬。

金蝶K3在憑證過賬是否須經過審核可根據自己的需要選擇。只要通過選擇，該軟件允許 在一個期間內憑證既可審核后記賬，也可無須審核而記賬。《會計核算軟件基本功能規范》 第17條規定“會計核算軟件應當提供對已經輸入但未登賬記賬憑證的審核功能，審核通過后 即不能再提供對機內憑證的修改。會計核算軟件應當分別提供對核算功能與輸入修改功能的 使用權限控制。”可見制度要求機內憑證一律需經審核。未經審核的憑證記賬，從健全內部 控制的角度來說，制度規定更為合理。

用友U852“憑證”菜單下所謂的“恢復記賬前數據”與“反記賬”實質相同。記賬后選 擇“恢復記賬前數據”模塊下的“最近一次記賬狀態”或“月初狀態”，系統均會恢復到相 應的記賬前狀態。這與《會計核算軟件基本功能規范》第18條規定“發現已經輸入并審核通 過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或補充更正法進行更正”相悖， 并不合理。但是，如果由于斷電或人為因素導致記賬錯誤時，可調用“恢復記賬前狀態”功 能，將數據恢復到記賬前狀態并進行調整。

用友U852與金蝶K3財務軟件對于記賬的處理流程和實質基本相同，只在界面上略有不同 。在結賬的具體操作過程中都采用了幫助提示的方式進行，只要按照相應的提示功能做簡單 的選擇確定，就可以完成操作。同時用友U852與金蝶K3財務軟件都考慮了安全的問題，在記 賬 前都提供了備份功能。都規定只有上個月已經結賬的情況下本月才能記賬。但是考慮到一些 特殊需要，用友U852與金蝶K3都提供了“恢復記賬前狀態”的功能，以應付結賬后又檢查出 錯誤的特殊情況，但該功能的操作只能由賬套主管執行，以防止濫用逆記賬。

四、用友U852與金蝶K3總賬系統的月末處理

1.用友U852與金蝶K3的月末結轉。用友U852對損益類科目月末采用結賬法。設置“銷售成本結轉”與“期間損益結轉”產 生重復。損益類科目月末結賬無需事先確定自動轉賬憑證的借貸方科目，所編制的結轉憑證 為多借多貸分錄。

金蝶K3對損益類科目月末結賬采用的是賬結法，所以在調用結賬模塊中的結轉損益之前 ，打開資產負債表，會發現資產負債表兩邊不平。調用結賬模塊中的結轉損益，完成之后再 打開資產負債表，發現表仍然不平。原因在于結賬模塊中的結轉損益并未包括憑證過賬。由 于該憑證的生成必然要伴隨著憑證的過賬，否則報表會出錯，所以設置結轉損益時把憑證過 賬包括其中，以減少會計人員的工作量。上述損益類科目的月末結賬無須事先確定自動轉賬 憑證的借貸科目，這一工作在軟件設計時就已做好了，其所編制的結轉分錄為多借多貸分錄 ，但易于看懂，前一半分錄為結轉收入，后一半分錄為結轉成本費用，故可行。

金蝶K3固定資產的計提折舊模塊能自動計提折舊生成轉賬憑證。該憑證仍需經過審核、 過賬、結賬后才能進入報表。這是其不完善的地方，因為在固定資產其他情況如原值、殘值 、用途、使用年限等一定的基礎上，折舊計提憑證也就定了，因此，該機內自動生成的憑證 無須經過審核、過賬程序，完全可以直接記賬，以防止在此期間被人有意或無意篡改。若未 計提折舊就進行結賬、編表，軟件會進行提示，這可防止會計人員粗心大意。但軟件并不強 制執行，若操作人員不理睬提示，仍繼續操作，系統也會結賬編表。在這個方面，系統應強 制執行折舊計提，以免產生漏洞。此模塊另一個缺點是，在固定資產資料輸入過程中，一項 固定資產只對應一種用途，其折舊費用只能對應一個科目。在一幢大樓既有廠房又有辦公房 時，只能將該房原值分拆，變成幾項固定資產輸入。在計提折舊時，系統會提示讓用戶選擇 所生成的憑證為轉字或付字，由于計提折舊憑證一定為轉賬憑證，故此項實屬多余。

2.用友U852與金蝶K3的反結賬。金蝶K3結賬后進行反結賬，月末自動結轉損益的轉賬憑證并 未進行同步可逆操作，即此 時的報表與反結賬前的報表一樣。在進行反記賬時，自動結轉損益的憑證同步進行了可逆操 作，這時打開報表可發現表中數據均為零。為了避免再度結賬時重復結轉損益，可在憑證查 詢模塊中將自動轉賬模塊予以刪除。將反結賬、反記賬模塊明確置于工具欄之中并不合理。

用友U852對已結賬的月份，按“Ctrl+Shift+F6”鍵可以進行反結賬操作，盡管操作的 權限在主管的手里，但是結賬模塊的設置還是與電算化制度相悖。

總之，用友U852與金蝶K3財務軟件對于結賬的處理流程和實質基本相同，只在界面上略 有不同。

五、結束語

經過以上對“用友U852”、“金蝶K3”財務軟件的總賬系統部分特性的比較和討論，我 們可以看到：“用友U852”軟件是一個模塊比較完備，功能比較齊全的大型財務軟件，有比 較嚴密的會計稽核和控制手段，這是很突出的。在某些操作易用性上，如果進一步求精，制 作得更完美些就更好了。“金蝶K3”軟件模塊和功能也比較全，易用性好，界面簡潔明快是 一個突出優點。軟件在實踐中不斷提高，功能在使用中逐漸完善。可以相信，隨著我國經濟 的迅速發展，將要求和推動會計電算化事業的不斷發展。財務軟件不但在使用性能上，而且 在模塊結構上、軟件的功能定位上將會有更大的發展和嶄新的未來。

參考文獻：

1．用友軟件股份有限公司.ERP財務管理系統應用專家培訓教程（上）.北京：中國物 資出版社，2003

2．金蝶軟件（中國）有限公司.金蝶K/3標準財務（上）培訓系列教材(內部資料).深 圳，2004版

3．陳杰，張凱.會計電算化教程.廣州：華南理工大學出版社，2006

4．周啟海，孫靜華.財務軟件應用教程.北京：清華大學出版社、北京交通大學出版社 ，2004

5． 武新華，瞿長霖.會計信息系統實務操作教程（金蝶K/3.10.X版）.北京：機械工業出版 社，2006

（作者單位：福建龍洲運輸股份有限公司財務部 福建龍巖 364000）

（責編：紀毅）