電子郵件信息如何統一管理

對于數十萬中國外向型企業來說，在銷售收入屢創新高的同時，也要考慮提高企業的信息化管理水平的問題，郵件是外向型企業與外商交流溝通的主要橋梁，如何在這一環節上做得更好呢？

郵件管理問題眾多

外貿行業有著跟其他行業不同的顯著特點，貿易性質多樣化、產品結構多樣化、業務流程多樣化，這些特點決定了外貿行業在郵件管理上很難實現標準化控制。

在大多數純貿易、來料加工及加工型企業中，郵件管理方面往往存在一些問題。大量來往郵件無法有效整理和分析，詢價和報價歷史信息沒有統一管理，僅靠outlook無法做到按照客戶、聯系人的要求對項目、報價、合同、服務請求分別歸檔，導致客戶資源浪費。

企業參加展會，獲取的大量詢盤和客戶資料，因缺乏有效和持續的跟蹤和挖掘，造成商業機會流失。大量外貿郵件分散于企業員工個人郵箱中，企業高層、部門主管無法及時了解員工聯系客戶狀況，只能通過口頭匯報、郵件抄送方式了解跟進情況。

人員流失，完全交接難，重要郵件遺漏，造成客戶資源流失。新員工業務不熟練，企業的銷售經驗無法有效地在內部傳遞。業務逐年增長，報價、訂單流程通過e-mail發送缺乏有效合理的內部控制手段，業務風險增加。

解惑之道

往來郵件，統一存儲 將所有進出公司的郵件統一存儲，盡量在員工個人電腦上不留下任何客戶信息。客戶來源、聯系方式、等級、行業、信用、公司性質、聯系人名片等資料統一記錄，與客戶來往郵件實現自動歸檔，統一存儲。

跟進提醒，提高效率 對于需要發出的郵件、需要繼續跟進客戶的聯系記錄等，設置下次聯系時間，最好運用提醒工具，提醒跟進人員及時處理，避免客戶資源浪費。另外，對于公司新進員工，要求其外發郵件需先提交給部門經理或老業務員審核，便于其更快地熟悉業務，也避免由于新人業務生疏造成公司不必要的損失。

郵件群發，做好推廣 通過群發郵件，做好新產品推廣和參展通知。在之前建立客戶檔案時就需要做好客戶信息詳細記錄，方便按地區、行業、產品需求等分類，使宣傳更輕松。

業務檢查，全面掌控 管理者隨時檢查業務員工作情況，能及時查看與客戶來往工作郵件等重要信息，全面快速掌控客戶跟進、業務拓展情況。

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恩特外貿郵件管理系統是一套以郵件為中心的管理系統，適用于所有純外貿以及工貿結合的公司。該系統可有效解決郵件散落、流失、丟棄等浪費問題；改善客戶信息分散、聯系過程無記錄可查等狀況。另外，歷史郵件可以快速導入。foxmail、outlook等系統郵件，只要將郵件格式轉化為.eml，就可以輕松批量導入恩特郵件管理系統，延續郵件的正常使用