電子政務環境下檔案利用服務模式的探討

隨著社會信息化的不斷深入發展，我國政府部門正加快推進電子政務建設。電子政務依托信息資源優勢，可以有效地提高政府部門的工作效率，減少社會的運作成本，這將會給社會的方方面面帶來深刻的影響。在這樣的一個背景下，檔案工作如果能夠抓住這一機遇，突破傳統的檔案利用服務模式，提供高質量的檔案信息服務，就可以極大地改變傳統檔案部門的形象，開拓檔案事業新的發展空間。

一、電子政務對檔案利用服務產生的影響

“電子政務 ”的概念源于英文“E - Government”簡寫為 E - Gov ， 在國外被普遍理解為“電子政府”，其原意是指利用網絡技術來構建一個 “電子虛擬政府 ”， 從而使民眾能夠隨時隨地地享受各類政府服務。在我國，普遍的觀點認為電子政務就是政府機構應用現代信息和通信技術，將管理和服務通過網絡技術進行集成，在互聯網上實現政府組織結構和工作流程的優化重組，超越時空及部門之間的分隔限制，向社會提供優質和全方位的、規范而透明的、符合國際水準的管理和服務。因此，電子政務是一種全新的政府管理方式，它的實質是政府機構在其管理和服務職能中運用現代信息技術，實現政府組織結構和工作流程的重組優化，這不僅意味著政府信息的進一步透明和公開，而且意味著政府要通過網絡來管理其管轄的公共管理事務。

電子政務環境下的檔案利用服務不是傳統意義上的檔案利用服務，而是一個基于相對開放、互聯互通的網絡環境下開展的。因此，電子政務的不斷推進不僅對政府轉變職能、傳遞政令、溝通上下、信息集散等具有重要意義，而且對檔案利用服務理念、內容、方式、手段等均產生重要的影響。

1、促進檔案部門樹立開放式服務理念

電子政務是一個政府部門使用信息網絡技術，向公眾、企事業單位以及其他政府機構提供信息和服務的過程，其管理和服務是在一個開放的平臺上進行的。電子政務的核心思想之一就是使得政務更加公開化、透明化，政府的職能要從管理型轉向服務型。電子政務的開放模式，有助于檔案部門樹立一種開放的全新的檔案利用服務意識，為檔案利用服務開拓一個新的發展空間。在電子政務環境下的檔案利用服務，就要求檔案部門轉變觀念，改變 “坐堂式”的、“你要我供”的被動提供利用方式，樹立開放式主動利用服務理念，更大程度地向社會大眾開放檔案，變傳統的主要服務于行政部門向服務于公眾轉變。開放式的檔案服務理念意識，適應電子政務建設與發展的需要，可以使檔案走向社會、走進大眾的生活，滿足社會各方面對檔案利用的需要。這就要求檔案部門以開放的理念，謀劃利用服務工作，借助計算機網絡技術構建檔案信息服務利用模式。

2、為檔案利用服務提供了良好的法制環境

電子政務建設涉及面極其廣泛，其中很重要的一點就是需要法規制度的保障。電子政務的有效運行需要有效地整合信息資源，需要良好的保密安全機制。對此，許多有關電子政務的法規制度將會產生，這些法規制度同時也能很好地規范檔案信息利用行為。如《中華人民共和國政府信息公開條例》的頒布與實施，這不僅對政府信息公開作出了規定和要求，也對檔案信息利用服務工作提出的規定和要求，從而推進檔案利用服務工作向深層次發展。而傳統的檔案利用服務法規制度是基于檔案館(室)提供利用模式下，與電子政務開放模式對檔案信息利用需求不完全相適應，必須對現行的利用工作規章制度進行完善，以滿足開放式利用服務的需要。

3、為檔案利用服務提供了良好的技術保障條件

電子政務是在網絡環境下依托政府網站進行的，它有可靠的網絡技術作為保障。比如PKI身份認證技術、網絡安全技術等。依賴于這些技術，基于網絡的檔案利用服務就能順利進行。這就能克服因保密安全的原因而導致檔案利用在網絡上的諸多限制，充分發揮出網絡的功能，提高檔案服務的質量和效率。同時，檔案部門作為政府系統的一個重要組成部分，政府在電子政務建設中也加大了對檔案部門的投入，不斷改進檔案技術設備條件，為檔案利用服務創造良好的技術保障條件。

二、現行檔案利用服務模式及其局限性

檔案利用服務，是檔案館（室）為滿足檔案利用需求向用戶提供檔案并為之服務的一項活動。從總體上講，現行檔案利用服務主要有以下幾種形式：

1、原件的直接提供利用，即直接將檔案原件提供給利用者，包括“閱覽室查閱”、“檔案外借”和“電話查詢”等形式。

2、復制件的提供利用，即將檔案復制品提供給利用者。根據利用者的需要，對檔案原件部分或者全部內容通過拍照、攝影、復印、刻錄光盤等方式制作成檔案原件的復制品，再將復制品直接提供給利用者，或者應邀舉辦檔案展覽、在公眾媒體上播放。

3、編研成果的提供利用，即將經過加工的檔案信息提供給利用者。一是檔案館（室）按照一定的主題，將大量的、分散的檔案內容進行綜合、系統整理后，形成檔案編研成果材料，包括文字材料、照片、錄音、錄像等。編研成果材料雖然在形式上改變了檔案原貌，但在內容上完全忠實于檔案的原始記載。二是根據利用者的申請，依據檔案內容出具的書面證明材料，也就是通常所說的檔案證明。

4、網上提供檔案目錄和檔案信息。通過檔案網站，將數字化檔案目錄和部分數字化檔案信息提供給利用者查詢。這種方式有一定的局限性，當其需要獲取憑證和依據時，即要獲取實質的檔案內容，還需到檔案館（室）查閱。

在上述四種檔案利用服務方式中，除了網上利用服務外，基本上還是處于一種被動式封閉的模式上，其檔案服務模式見圖1所示。

首先是檔案利用者因某些特定的需求，向檔案部門提出申請，檔案部門對利用者的身份進行審查確定，然后，提供者根據檔案利用者的申請內容，審查檔案信息資源是否能夠被利用者查閱，最后再提供給利用者。

現行檔案利用服務模式的局限性是顯而易見的，主要表現在四個方面。一是從檔案利用者來看，檔案信息服務的提供者沒有從根本上區分個人利用者、企事業單位利用者和政府利用者。由于這些利用者對檔案信息的需求和質量是有很大區別的，如果不加以區別，檔案信息資源的開發本身就不會考慮到這些區別性，從而使得本來可以滿足的利用需求沒有被滿足，導致檔案利用服務率偏低。二是從利用方式來看，大多數情況下，檔案利用者主要是為了獲取實質性的檔案信息不得不到檔案館（室）親自去查閱，受到空間和時間的限制。三是從提供者來看，檔案提供者在整個利用過程中基本上是處于一種被動的地位，他是應利用者的申請而提供檔案信息服務，而不是去發現利用者的需求，主動地提供檔案信息服務。四是從利用的結果來看，并沒有一個很好的反饋評價機制，在檔案利用者和檔案提供者之間就缺少了相互溝通的環節。檔案的利用效果以及檔案利用者的意見沒有能及時地反饋給檔案提供者，檔案提供者就不能實時而有效地跟蹤檔案利用者的需求，無法進一步改進檔案利用服務質量。

因此，現行的檔案利用服務模式是一種被動封閉的模式。在這種檔案信息服務模式下檔案部門始終抱著自我封閉的態度，勢必會導致檔案利用服務率不高，檔案的社會價值就不能完全顯現，檔案的作用就不能充分而有效的發揮，檔案工作的重要性就不能得到社會的普遍認識，社會的檔案意識也就難以提高。

三、電子政務環境下的檔案利用服務模式

在電子政務的大環境下，檔案部門應充分利用電子政務的優勢和條件，改革現有的檔案利用服務模式，從被動封閉的服務模式轉向主動開放的服務模式，提高檔案利用服務效果，為整個檔案事業的發展拓展空間。筆者認為，新的檔案服務模式應體現電子政務的價值理念，即主動的、開放的、高效的、為大眾服務的理念。這就要求檔案利用服務所面向的對象要更大程度地向大眾遷移而不是行政部門；不能局限在依申請而提供的模式上，而是要主動出擊；要充分利用信息技術手段提高服務的效率；應該更加注重利用者的評價和反饋，不斷提高自身的服務質量。

為此，提出一種基于電子政務環境的檔案利用服務模式，圖2所示。

首先，根據各自需求的不同，把檔案利用者劃分為個人、企事業單位和政府部門。這樣，就將以往檔案利用服務大部分圍繞行政活動開展擴展到更廣泛的經濟生活領域，體現為大眾服務的思想。同時，檔案信息資源再依據這些檔案利用者的不同需求進行組織，檔案利用服務就可以著眼于具體的需求有效開展，從而提高檔案的利用效率，增強檔案的利用效果。

其次，拓展了檔案利用服務方式，增加了檔案推送服務和定制服務。所謂檔案推送服務，是指檔案部門在充分了解了利用者需求的基礎上，借助于網絡手段（如EMAIL）為那些具有特定需求的用戶主動提供檔案信息的服務。檔案定制服務是檔案利用者通過注冊的形式，申請定制某些特定主題的檔案信息，檔案服務部門經過對檔案利用者身份的識別認證，再將特定的檔案信息（如編研信息）等通過網絡傳遞給利用者。檔案推送服務和定制服務是一種更加主動的服務模式，而且這兩種服務都是通過電子政務公共網絡平臺進行，可以極大地提高檔案利用服務的方便性和檔案利用服務效率，擴大利用者范圍。

第三，新的檔案利用服務模式中增加了利用者信息反饋的環節。檔案利用者主要是通過網絡留言板等形式將對檔案利用服務的總體評價、利用建議以及新的利用需求等信息反饋給檔案部門。有了這樣一個溝通的環節，檔案部門就可以不斷地改進檔案利用服務的內容、方法和手段，增強檔案利用服務的針對性，提高服務的水平和質量。

第四，新的檔案利用服務模式是建立在電子政務的平臺之上的。因為檔案信息是一種保密性很強的信息資源，在利用服務過程中，特別是在網絡環境下，對檔案利用者身份、對需要利用或公開的檔案信息都必須經過嚴格的認證和審查。這不僅涉及到信息安全保密技術，也涉及到制度、管理等多個方面，因此必須有一個嚴格有效的保密審查機制作保障，而電子政務所提供的良好的法律制度環境和技術環境就可以很好地建立保密審查機制。因此，電子政務平臺是此種檔案利用服務模式運行的基本保障。

檔案和政務有著天然的聯系，電子政務的不斷深入發展，將給檔案事業帶來巨大的機會，檔案信息化建設也應該融入電子政務的發展之中，在電子政務這個平臺下，更好地整合檔案信息資源，創新檔案利用服務模式，使檔案這扇大門真正向全社會敞開，使檔案的價值和作用充分體現，被公眾所認同，檔案事業才能有長足的發展。

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作者單位：南京政治學院上海分院信息管理系