從汶川地震看檔案的異地備份保管

5月12日下午2時28分，在四川的汶川地區發生了一場突如其來的地震，震級高達8.0級。一時間，山搖地動，山崩地裂，房屋倒塌，一片瓦礫。從有關部門的統計得知，災區各地檔案館舍不同程度地遭受到前所未有的損害，檔案的安全保管面臨嚴峻考驗，其中受損最嚴重的是北川檔案局（館），房屋全部倒塌，并被隨后的泥石流掩埋，局（館）所有的一切都蕩然無存。發生在汶川地區的地震，不僅給災區人民造成了巨大的人員傷亡和財產損失，也給我們檔案工作者提出了一個新的課題——如何進行檔案的安全保管。

在此次地震中，北川檔案館的館藏檔案蕩然無存，全部損失。針對這種檔案全損的情況，探討檔案的安全保管問題，筆者認為檔案安全保管的最有效措施即是檔案的異地備份保管。其實，檔案的異地備份保管并不是一個新概念，但在實際工作中的實施情況卻差強人意。一方面，檔案館的管理者有本位思想，擔心檔案的異地備份保管會造成本館館藏檔案特色的損失；另一方面，檔案館與檔案館之間協調機制不健全，不同級別、不同地區以及在多大范圍的檔案館之間進行檔案的異地備份保管，在實際工作中缺乏可操作性；再者，是檔案的全文數字化程度方面有欠缺，使檔案的異地備份保管在費用方面存在操作難度。但是，從這次地震災害造成的損失看，檔案的異地備份保管是箭在弦上，不得不發。要做好檔案的異地備份保管，應當從以下幾方面著手。

一、解放思想提高認識

檔案是歷史的真實記錄，應當保持歷史的原始特征。但是，作為檔案的管理者，思想卻不能停留在歷史的原始層面，一定要與時俱進，破除本位思想，樹立大檔案思想。保持館藏檔案的特色固然重要，但要與檔案的安全保管比較，館藏檔案特色的重要性就明顯遜色了。檔案的異地備份保管，不僅是檔案安全保管的重要措施，而且是防災減災的必要手段。如果在檔案的日常管理工作中，檔案的異地備份保管工作開展得好，北川檔案館保管的檔案決不至于損失殆盡、全部覆沒。為了檔案的安全保管，應當適時、適度地開展檔案的異地備份保管工作。

二、統籌兼顧 綜合考慮

檔案的異地備份保管對檔案的安全保管雖然很重要，但是，這項措施說起來容易做起來難。檔案館與檔案館之間協調機制不健全，不同級別、不同地區以及在多大范圍的檔案館之間進行檔案的異地備份保管，在實際工作中缺乏可操作性。要想系統地做好檔案的異地備份保管，筆者認為檔案行政管理部門應當統籌兼顧、綜合考慮：首先是制定一個規章或制度，使檔案館之間的異地備份保管有據可依；其次是在檔案館庫建設過程中，要綜合考慮，合理布局，通過檔案管理部門的有效協調，在地質較好、保管條件完備的地區建設較大的檔案館庫，不僅要考慮本地區現在、將來檔案保管的需要，也要適當留出余量，為其他地區檔案的備份保管使用；再者是對本檔案館的檔案進行價值鑒定，對重要的檔案制作復制件，供檔案的異地備份保管使用；加強檔案的信息化工作，特別是檔案的全文數字化，為檔案的異地備份保管提供基礎性支持。只有這樣，檔案的異地備份保管才具有可操作性。

三、更新技術 提高效率

隨著科學技術的飛速發展，信息化技術已滲透到社會的各個方面，檔案行業信息化方面雖然起步較晚，但都或多或少地開展了檔案的信息化工作。目前，大部分的檔案館在檔案的信息化技術方面處在起步階段，部分的檔案館實現了檔案目錄的數字化工作，部分檔案館開始了檔案的全文數字化工作。要想全面做好檔案的異地備份保管，檔案的全文數字化是開展此項工作的可行方法和必由之路。一方面，現在的信息化技術比較成熟，數字化檔案的異地保管實現起來比較容易；另一方面，數字化檔案的異地利用也非常方便，通過網絡技術，檔案的查詢、利用非常簡捷、方便。在檔案實現全文數字化后，檔案的異地備份保管將非常容易和可行。目前的難點是如何實現檔案的全文數字化，由于檔案管理部門經費比較緊張，所以只有少數檔案館開展了檔案的全文數字化工作。為全面進行檔案的異地備份保管，檔案管理部門要想方設法籌措資金、加大投入，逐步實現檔案的全文數字化。檔案全文數字化是利用信息化技術實現檔案異地備份保管的基礎性工作，是全面實現檔案異地備份保管的前提。

四、及時維護 確保準確

雖然通過信息化技術，可以方便地實現檔案的異地備份保管，但是備份檔案的真實性必須引起檔案部門的足夠重視。檔案的本質屬性是原始記錄性，由于受各方面條件的限制，不可能保證每份備份檔案都是原件，這時候，保證復制件與檔案原件的完全一致就顯得至關重要了。檔案管理部門在制作檔案復制件或進行檔案的全文數字化時，一定要慎之又慎、細之以細，確保檔案復制件、檔案數字化文件與檔案原件的完全一致，只有這樣，才能使備份檔案真正起到檔案的憑證作用。對新接收進館的檔案要及時進行數字化，對數字化文件要及時維護，確保備份的數字檔案與館藏檔案原件的一致。

檔案異地備份保管是解決檔案安全保管的重要手段，通過信息化技術進行數字檔案的全文備份是解決檔案異地備份簡捷、方便、快速、高效的途徑，針對像北川檔案館這樣造成館藏檔案毀滅性損失的現象，檔案的異地備份保管是保證檔案安全保管的唯一方法。檔案管理部門應當根據各地區的地質特征，在地質條件較好、保管條件較完備的地區建設較大的檔案館庫，對高危地區檔案館的館藏檔案進行異地備份保管，重要檔案制作復制件，一般檔案進行數字化備份，從而最大限度地確保全部檔案的安全保管和備份。

作者單位：北京市豐臺區檔案局