從汶川地震看檔案的異地備份保管

5月12日下午2時(shí)28分，在四川的汶川地區(qū)發(fā)生了一場(chǎng)突如其來的地震，震級(jí)高達(dá)8.0級(jí)。一時(shí)間，山搖地動(dòng)，山崩地裂，房屋倒塌，一片瓦礫。從有關(guān)部門的統(tǒng)計(jì)得知，災(zāi)區(qū)各地檔案館舍不同程度地遭受到前所未有的損害，檔案的安全保管面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)，其中受損最嚴(yán)重的是北川檔案局（館），房屋全部倒塌，并被隨后的泥石流掩埋，局（館）所有的一切都蕩然無存。發(fā)生在汶川地區(qū)的地震，不僅給災(zāi)區(qū)人民造成了巨大的人員傷亡和財(cái)產(chǎn)損失，也給我們檔案工作者提出了一個(gè)新的課題——如何進(jìn)行檔案的安全保管。

在此次地震中，北川檔案館的館藏檔案蕩然無存，全部損失。針對(duì)這種檔案全損的情況，探討檔案的安全保管問題，筆者認(rèn)為檔案安全保管的最有效措施即是檔案的異地備份保管。其實(shí)，檔案的異地備份保管并不是一個(gè)新概念，但在實(shí)際工作中的實(shí)施情況卻差強(qiáng)人意。一方面，檔案館的管理者有本位思想，擔(dān)心檔案的異地備份保管會(huì)造成本館館藏檔案特色的損失；另一方面，檔案館與檔案館之間協(xié)調(diào)機(jī)制不健全，不同級(jí)別、不同地區(qū)以及在多大范圍的檔案館之間進(jìn)行檔案的異地備份保管，在實(shí)際工作中缺乏可操作性；再者，是檔案的全文數(shù)字化程度方面有欠缺，使檔案的異地備份保管在費(fèi)用方面存在操作難度。但是，從這次地震災(zāi)害造成的損失看，檔案的異地備份保管是箭在弦上，不得不發(fā)。要做好檔案的異地備份保管，應(yīng)當(dāng)從以下幾方面著手。

一、解放思想提高認(rèn)識(shí)

檔案是歷史的真實(shí)記錄，應(yīng)當(dāng)保持歷史的原始特征。但是，作為檔案的管理者，思想?yún)s不能停留在歷史的原始層面，一定要與時(shí)俱進(jìn)，破除本位思想，樹立大檔案思想。保持館藏檔案的特色固然重要，但要與檔案的安全保管比較，館藏檔案特色的重要性就明顯遜色了。檔案的異地備份保管，不僅是檔案安全保管的重要措施，而且是防災(zāi)減災(zāi)的必要手段。如果在檔案的日常管理工作中，檔案的異地備份保管工作開展得好，北川檔案館保管的檔案決不至于損失殆盡、全部覆沒。為了檔案的安全保管，應(yīng)當(dāng)適時(shí)、適度地開展檔案的異地備份保管工作。

二、統(tǒng)籌兼顧 綜合考慮

檔案的異地備份保管對(duì)檔案的安全保管雖然很重要，但是，這項(xiàng)措施說起來容易做起來難。檔案館與檔案館之間協(xié)調(diào)機(jī)制不健全，不同級(jí)別、不同地區(qū)以及在多大范圍的檔案館之間進(jìn)行檔案的異地備份保管，在實(shí)際工作中缺乏可操作性。要想系統(tǒng)地做好檔案的異地備份保管，筆者認(rèn)為檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌兼顧、綜合考慮：首先是制定一個(gè)規(guī)章或制度，使檔案館之間的異地備份保管有據(jù)可依；其次是在檔案館庫(kù)建設(shè)過程中，要綜合考慮，合理布局，通過檔案管理部門的有效協(xié)調(diào)，在地質(zhì)較好、保管條件完備的地區(qū)建設(shè)較大的檔案館庫(kù)，不僅要考慮本地區(qū)現(xiàn)在、將來檔案保管的需要，也要適當(dāng)留出余量，為其他地區(qū)檔案的備份保管使用；再者是對(duì)本檔案館的檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，對(duì)重要的檔案制作復(fù)制件，供檔案的異地備份保管使用；加強(qiáng)檔案的信息化工作，特別是檔案的全文數(shù)字化，為檔案的異地備份保管提供基礎(chǔ)性支持。只有這樣，檔案的異地備份保管才具有可操作性。

三、更新技術(shù) 提高效率

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化技術(shù)已滲透到社會(huì)的各個(gè)方面，檔案行業(yè)信息化方面雖然起步較晚，但都或多或少地開展了檔案的信息化工作。目前，大部分的檔案館在檔案的信息化技術(shù)方面處在起步階段，部分的檔案館實(shí)現(xiàn)了檔案目錄的數(shù)字化工作，部分檔案館開始了檔案的全文數(shù)字化工作。要想全面做好檔案的異地備份保管，檔案的全文數(shù)字化是開展此項(xiàng)工作的可行方法和必由之路。一方面，現(xiàn)在的信息化技術(shù)比較成熟，數(shù)字化檔案的異地保管實(shí)現(xiàn)起來比較容易；另一方面，數(shù)字化檔案的異地利用也非常方便，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案的查詢、利用非常簡(jiǎn)捷、方便。在檔案實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化后，檔案的異地備份保管將非常容易和可行。目前的難點(diǎn)是如何實(shí)現(xiàn)檔案的全文數(shù)字化，由于檔案管理部門經(jīng)費(fèi)比較緊張，所以只有少數(shù)檔案館開展了檔案的全文數(shù)字化工作。為全面進(jìn)行檔案的異地備份保管，檔案管理部門要想方設(shè)法籌措資金、加大投入，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的全文數(shù)字化。檔案全文數(shù)字化是利用信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案異地備份保管的基礎(chǔ)性工作，是全面實(shí)現(xiàn)檔案異地備份保管的前提。

四、及時(shí)維護(hù) 確保準(zhǔn)確

雖然通過信息化技術(shù)，可以方便地實(shí)現(xiàn)檔案的異地備份保管，但是備份檔案的真實(shí)性必須引起檔案部門的足夠重視。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，由于受各方面條件的限制，不可能保證每份備份檔案都是原件，這時(shí)候，保證復(fù)制件與檔案原件的完全一致就顯得至關(guān)重要了。檔案管理部門在制作檔案復(fù)制件或進(jìn)行檔案的全文數(shù)字化時(shí)，一定要慎之又慎、細(xì)之以細(xì)，確保檔案復(fù)制件、檔案數(shù)字化文件與檔案原件的完全一致，只有這樣，才能使備份檔案真正起到檔案的憑證作用。對(duì)新接收進(jìn)館的檔案要及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化，對(duì)數(shù)字化文件要及時(shí)維護(hù)，確保備份的數(shù)字檔案與館藏檔案原件的一致。

檔案異地備份保管是解決檔案安全保管的重要手段，通過信息化技術(shù)進(jìn)行數(shù)字檔案的全文備份是解決檔案異地備份簡(jiǎn)捷、方便、快速、高效的途徑，針對(duì)像北川檔案館這樣造成館藏檔案毀滅性損失的現(xiàn)象，檔案的異地備份保管是保證檔案安全保管的唯一方法。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)各地區(qū)的地質(zhì)特征，在地質(zhì)條件較好、保管條件較完備的地區(qū)建設(shè)較大的檔案館庫(kù)，對(duì)高危地區(qū)檔案館的館藏檔案進(jìn)行異地備份保管，重要檔案制作復(fù)制件，一般檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，從而最大限度地確保全部檔案的安全保管和備份。

作者單位：北京市豐臺(tái)區(qū)檔案局