淺談醫院檔案的提供利用工作

醫院檔案工作是醫院管理向制度化﹑規范化﹑科學化方向發展的重要基礎，隨著醫院各項業務的不斷發展，檔案工作不再是以收集、整理、保管為重心，而是向實現檔案信息的充分利用及資源共享轉變。

一、醫院檔案工作存在的問題及原因

（一）存在問題

1、提供利用方式較為單一，停留在你查我找階段；2、檔案編研工作薄弱，還停留在編寫大事記、組織機構沿革等最基本、最簡單的參考資料程度上，編研成果的利用率也不高；3、檔案的現代化管理程度偏低，有關基建、教學、會計、照片等門類的檔案還未實行計算機檢索查詢，主要靠手工檢索。

（二）原因分析

1、醫院檔案的宣傳工作力度不夠

醫院檔案部門的工作人員對檔案的宣傳工作存在著較大欠缺，使醫院職工對檔案的可利用領域知之甚少。而醫院各部門往往以臨床醫療工作為重，對檔案工作則沒有充分認識，也不了解檔案室中哪些資料可供自身使用，如有的同志在實際工作中遇到業務疑問或對政策不清時，并不知道去檔案室查找答案，造成這種狀況與檔案宣傳工作的力度不夠有著直接的關系。

通常我們在檔案利用工作中只是提供檔案資料，而對檔案利用產生的效果卻缺乏廣泛宣傳。如：1991年我院購買一臺CT機，在付款時發生購銷合同糾紛案，中國科理技術企業集團將我院告上法庭，由于檔案部門及時出具了原始購銷合同檔案，為醫院挽回23萬元的經濟損失。但是，檔案部門并未對此宣傳和總結， 也未能引起各有關部門的重視。

2、醫院檔案人員缺乏現代化檔案管理工作理念

醫院檔案人員的觀念還未從傳統的實體管理向檔案信息管理轉變；工作中仍然從維護檔案的物質安全和提供檔案實體服務為主，并未意識到自己的第一職責是高效率為檔案利用者提供檔案信息。檔案管理的現代化信息化建設未跟上時代要求，也未主動參與醫院的各項重大活動，將有關檔案的信息內容主動提供給醫院使用， 造成檔案管理工作在信息化過程中的滯后和被動。

3、檔案編研工作缺乏計劃性和遠見性

從目前我院檔案工作人員看，大部分檔案工作人員都是一人多崗，檔案管理知識略為淺薄，日常工作中以處理檔案管理工作為主。沒有抓住自己手中管理的得天獨厚的信息資源優勢，有計劃進行編研工作，更沒有制定科學而行之有效的檔案編研規劃，使編研工作缺乏創新和活力，不能很好地為醫院提供系統、全面具有實效性的檔案編研材料。

4、運用計算機及網絡技術滯后

我院檔案室現代化辦公技術應用程度明顯偏低，因此利用者難以方便、快捷的有效利用檔案信息。除檢索查詢外，網上利用等其他工作尚未開展。目前，北京市及各區縣檔案館均建有檔案網站，利用者可在這些網站上就開放檔案進行檢索查詢，參觀檔案展覽等。而醫院雖然也建有自己的網站，但由于醫院檔案工作并未納入醫院整體的辦公自動化系統，使檔案部門與醫院的各個業務部門相互分隔，難以實現檔案信息資源的網上共享。

二、醫院檔案更好地提供利用的對策

(一)營造檔案利用工作的良好氛圍

1、檔案工作是醫院管理工作的重要組成部分，領導的重視是做好檔案提供利用工作的保障，并且應將檔案工作納入醫院的計劃和規劃。

2、要大力宣傳檔案提供利用工作，通過醫院報刊和院內網站，廣泛深入地宣傳《中華人民共和國檔案法》，進一步強化檔案意識，使醫院領導、中層干部、廣大職工都能充分認識檔案的重要性，更好地支持檔案工作。

3、檔案部門要更新觀念，樹立檔案信息傳播意識，讓檔案信息在醫院有序地傳播，產生傳播效應，為醫療、教學、科研、預防等各項工作高效服務。如：在醫院就診大廳、病房的網絡電視上宣傳醫院歷史文化、相關醫療知識等。

4、檔案部門要深入各職能部門及臨床科室調研、了解醫療、科研、教學工作對檔案信息的需求，有針對性地提供專題檔案，才能使利用者在實踐中充分認識到檔案對其工作起到的重要作用，從而更進一步地了解檔案工作真正的價值所在，增強利用者的檔案意識。

（二）提高檔案人員的綜合素質

一方面，檔案人員要加強學習檔案專業知識和掌握有關計算機及網絡技術，提高檔案工作現代化管理水平，在主動服務、跟蹤服務和開發利用上狠下工夫。另一方面，醫院應大膽引進競爭機制，把開拓型人才充實到檔案崗位，創造良好的人才環境，同時把檔案的利用率作為衡量工作成績的一個重要標準。通過明確檔案人員職責，樹立責任感和使命感，使他們盡心盡責地做好檔案工作。這樣就可以突破傳統檔案利用的種種局限，多方面地開展檔案提供利用工作。

（三）提升檔案編研工作的檔次

1、檔案室除編寫幾種基礎的檔案參考資料，還可編寫一些檔案文件匯編。檔案的價值在于不斷開發，通過把原始資料匯編成冊出版，進一步推動了檔案利用工作的開展。這就需要檔案人員充分利用檔案信息，積極開展多種形式的編研工作。例如：編輯歷年科研成果簡介、知名專家簡介等。

2、圍繞醫院的主要職能活動，開展檔案編研課題研究工作。如在醫療、科研、教學、學科建設等方面開發能突出本醫院特色的專題。如：醫療糾紛案例匯編、醫院重點科室簡介等。

3、加強檔案利用反饋信息的管理，及時總結利用檔案的特點、規律，還要通過對檔案內容和成分的研究把經常使用、查找利用高的資料有機地結合起來，匯編成冊，便于查找和利用。

4、利用各種形式定期地向醫院職工公布檔案資料，將具有較成熟的技術成果檔案進行深入的開發，有償地向同行業提供。

（四）應用數字化技術手段與網絡工具創新提供利用的手段

檔案工作人員應從實際情況出發，創造條件，力爭用計算機管理工具，將有效信息資源連為一體，實現檔案管理的自動性﹑網絡化﹑現代化。同時要正視現實，調整管理思路，改進檔案利用的方式、方法，以應對形勢發展的要求。通過與其他相關部門的合作，實現檔案部門、電子文件形成部門和計算機網絡信息管理部門三結合，來推進檔案信息資源的開發和利用。

利用現代化手段，創新檔案提供利用的方法。首先，檔案室應與宣傳部門密切配合，利用醫院網站宣傳檔案工作和介紹檔案目錄，給全員利用檔案帶來便捷。其次，開展網絡查詢檔案信息，在醫院范圍內提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式和高質量的檔案信息，使檔案工作更好地為醫院發展服務，不斷滿足醫院各科室對信息的需要。

參考文獻：

①姜之茂：《檔案館理論與實踐新探》，中國檔案出版社，2000年版。

②張輯哲：《維系之道—檔案與檔案管理》，中國檔案出版社，1995年版。

③劉皓：《醫院檔案管理中存在的問題與對策》，《中國檔案》2007年第11期。

作者單位：北京積水潭醫院