梁上燕之《縣政府公文處理與檔案管理》

我國近代檔案學是在20世紀30年代民國政府開展的以文書檔案改革為主要內容的“行政效率運動”推動下產生的。此后一批檔案工作者從實際出發。不斷總結經驗、提煉理論，探尋新的方法，揭開了我國近代檔案管理工作的新篇章。梁上燕的《縣政府公文處理與檔案管理》就是“行政效率運動”的一個成果。

此書最早一版是在1942年2月由中國行政研究社出版的，1958年7月被中國人民大學歷史檔案系作為檔案學十三本舊著之一而翻印。雖然《縣政府公文處理與檔案管理》正文只有25頁，約21000字，但是該書極具理論和實際應用價值，在當時即被列為民國政府組織編寫的“行政研究叢書”之中，受到時人的高度重視。

《縣政府公文處理與檔案管理》一書分甲乙兩大部分，即縣政府公文的處理和檔案的管理。

甲篇為公文處理部分，共六章。梁上燕在第一章講了公文處理的重要性。“處理政務，不能不需要公文書牘，而公文書牘的處理是否適宜，影響于政務處理的得失成敗，至深至巨”。基于此作者從工作效率、政務處理和人員責任三方面分別闡述了公文處理對于行政工作成敗的重要性。作者認為我們只有找到良好的公文處理辦法，做好公文處理工作，才能提高政府部門行政工作效率，進而達到行政工作上所應有的目標。第二章為公文處理的主要原則。梁上燕認為“在現代的行政工作眼光看來，公文處理。并不是行政的主體，若以‘等因奉此’為行政工作的主體，那是極大的錯誤”，所以我們只有在辦文過程中不陳陳相因，才能增強公文處理的效果。關于縣政府公文處理的原則，梁上燕提出以下三點并分別加以論述：第一，要求公文處理實行分級負責的原則。對此作者分別從擬議責任、審議責任、綜核責任和決定責任四個方面進行了闡述。第二。要求公文處理過程中打破積習。作者分別從濫調陳套必須打破、落后方法必須改良和不負責任惡習的改革三個方面入手，論證了打破積習對于改善公文處理的必要性，如上級對下級行文用“昏聵糊涂”的語氣，這種濫調陳套就應該徹底打破。第三，要求公文處理必須適應當前之需要，對此作者從運用科學方法和改革公文格式兩個方面人手，并在后文就其具體方法進行了詳盡的闡釋。雖然時隔數十年，但是梁上燕先生的這些觀點對于而今的公文處理依然具有一定的指導意義。第三章為公文處理的方法舉要。作者從公文的收入、裁決、撰稿、核稿、判行、繕寫、校對、用印、封發和文別編號十個方面闡述了各個程序公文處理的一些方法，并列舉了一些圖表和事例來加深讀者對其方法的理解。這一章為本部分的重點內容，雖然有些步驟的表述與今有別，如我們現在叫收文而不是收入，但是不可否認這幾乎就是我們當今的辦文程序。第四章為公文書牘作法舉要。第六章講公文處理程序的訂定。作者于民國二十五年服務于邕寧縣政府曾著力提高會報的效率，減少手續麻煩。因此作者根據自身的實踐經驗，制定了一個公文處理程序的圖表，這個圖表很明了地顯示了從收文、登記到批閱、擬辦再到核稿、判行及再到繕校、用印、登記和發文最后到歸檔的過程，圖表一目了然，給讀者以很深的印象。

乙為檔案管理部分，共三章。第一章檔案與行政機關。“處理公文的過程，最后一項就是歸檔。但是，歸檔后的文檔并不是廢棄，而是存查，因為在行政工作上，是時時有稽查舊案，以免有沖突或錯漏的情事”，檔案與行政機關的工作是相輔相成的，檔案直接為行政工作服務，而清理與管理檔案也是行政上一個重要的問題，第二章講怎樣清理檔案。清理檔案就是為了清除那些沒有保存利用價值的檔案，提高工作效率。檔案的清理是一個繁難的工作，梁上燕先生認為應該從存毀的鑒定和人員與組織兩個方面去解決，只有如此，才能做好檔案的清理工作。第三章講怎樣管理檔案。梁上燕重點著墨，通過大量的事例及圖表，詳細介紹了管理檔案的方法，他認為要想管理好檔案，必須從檔案管理人員職責的規定、檔案保管設備的充實、檔案案卷分目和編目及歸檔和調閱的改善等方面人手，尤其在分目和編目那一段敘述中，作者提出天干地支的編目方法幾乎和古千文架閣法中用“千字文”排架的方法相媲美，雖然作者在文中所提出的檔案管理的方法不是很完善，但大體說來還是值得縣政府檔案管理人員進行參考的。

作者通過自身在基層長期的實踐工作經驗，總結文書處理和檔案管理工作的得失并撰述成書，極大促進了當時檔案學的發展。盡管由于時代的局限性，本書的某些觀點已經不適合當今社會的實際需要，但決不可忽視其在近代檔案史上的價值，該書對當今的公文處理和檔案管理工作仍有著一定的指導和借鑒意義。

(作者單位：鄭州大學信息管理系 來稿日期：2008-02-19)