企業境外檔案的跨區域和跨文化管理

摘要：本文主要探討企業境外檔案的跨區域和跨文化管理。伴隨著經濟全球一體化進程的加快，跨國經營成為一種趨勢。跨國企業境外檔案管理，現在已經成為一個世界性話題。而跨區域和跨文化管理。是企業境外檔案管理的兩個核心問題。

關鍵詞：企業檔案，境外檔案，跨國企業，企業文化

世界銀行《邁向2l世紀——1999／2000年世界發展報告》，把全球化與地方化相并列著重加以討論。認為相互聯系的這兩種力量將大大改變21世紀初幾十年的發展前景。按照該報告的解釋，所謂全球化就是通過擴大商品、服務、資本、勞動力和觀念的流動以及通過各國解決全球環境問題的集體行動而使世界各國經濟持續一體化。經濟全球一體化并非始于今日，特別是20世紀50年代，隨著跨國公司的興起，就已經出現這種趨勢。但是。進入20世紀90年代以來，全球化進程大大加速。并且呈現出一系列特點，例如國際貿易持續高速發展，國際直接投資大幅增長，國際金融市場急劇擴大。

有關經濟全球一體化給企業檔案管理帶來的影響，現在已經成為一個企業檔案管理的世界性話題。2004年8月。國際檔案理事會勞工與企業檔案委員會在奧地利維也納舉行的第15屆國際檔案大會上提交了一份《企業檔案國際比較》的研究報告，其中也提到了國際化對企業檔案工作的影響。報告援引美國福特汽車公司檔案館ElizabethW，Adkins的文章《當地歷史與企業歷史抗衡：跨國公司可靠的檔案管理》，提出跨國企業檔案管理面臨的諸多問題。

改革開放以來，大量國外企業涌入中國，外國獨資或中外合資企業不斷涌現。隨著我國企業實力的不斷增強，一些中國企業也開始走出國門，成為真正的跨國企業。在經濟全球一體化背景下，企業跨國經營是一種趨勢。企業跨國經營主要是指企業以國際市場為導向，直接對外投資，在國外設立分支機構，廣泛利用國內外資源，在一個或多個領域從事生產經營活動。它使一國的企業擺脫了單純的地域界限，成為面向整個世界的國際企業。伴隨著跨國企業的發展，這些企業明顯地遇到了共同的問題：經濟全球一體化給企業檔案管理將帶來哪些挑戰?中國跨國企業境外檔案管理問題，逐步成為一個熱點和難點問題。筆者曾調研一家跨國冶金企業，該企業在幾個國家設立了分公司或合資企業。伴隨著業務的拓展，如何管理這些境外企業日益劇增的文件、檔案，成為該企業亟待解決的一大難題。2005年9月。國家檔案局下發了《關于加強駐外機構和境外企業檔案工作的意見》，對駐外機構和境外企業檔案工作提出了原則性要求和指導性意見，為我國企業加強境外企業檔案管理工作提供了有力的指導，

關于經濟全球一體化對我國企業檔案工作的影響，實際上可以從三個角度進行探討和研究。一是關于中國跨國企業在他國或地區的境外檔案管理問題：二是關于對在我國境內經營的外資企業的檔案管理問題：三是經濟全球一體化背景下所有參與或涉及國際經貿的中國本土企業的檔案管理問題。本文著重探討關于中國跨國企業在他國或地區的境外檔案管理問題。總體而言。跨國企業境外檔案管理一般面臨兩大難題：跨區域管理和跨文化管理問題。

1.跨區域管理

由于跨國企業的境外企業或辦事機構點多面廣，往往涉及多個國家或地區，所以使文件檔案的形成具有明顯的地域分散性特點，這就給企業檔案管理帶來了新的問題，

首先，這些企業檔案的保存空間和環境存在著較大的限制性。一般來說，出于對企業經營成本的控制，境外企業的辦公空間都不會太充裕，文件和檔案的保存空間將大大受到限制。許多企業不得不面臨著用最小的空間保存最有價值的檔案的現實問題。因此。筆者認為對境外企業文件歸檔范圍和檔案鑒定必須提到議事日程，要認真研究和分析境外企業文件檔案的價值，對其價值鑒定和判斷要確實符合境外企業利用的基本需要，從而制定有別于國內企業的文件歸檔辦法和檔案鑒定銷毀辦法。還可以考慮采用寄存方式，將非核心機密的文件檔案交由當地信譽度高的文件中心、文件檔案寄存或保管機構代為保存。

其次，境外企業文件檔案管理人員存在著流動性、非專業性等問題。由于經費、人員等客觀條件的限制，境外企業管理人員往往是身兼數職，文件檔案管理人員一般都是兼職人員，而且流動性非常大。從企業管理的角度看，這種做法似乎無可厚非。但是，往往因為檔案管理人員的流動性和非專業性，會帶來文件檔案管理工作的非連續性。新管理人員無法很快熟悉過去的管理方法，等熟悉以后可能又換了崗位。筆者認為，這種現象的出現與我國企業對文件檔案管理的價值認識有很大的關聯。大多數企業盡管也很重視檔案工作，但許多企業還是把檔案看成是歷史保存物，把檔案管理工作當成一項基礎工作。而國外一些一流的知名企業，已經開始把文件檔案等信息管理工作作為企業知識管理的重要組成部分來加以看待，如IBM公司明確提出任何一項商業活動的啟動都是從文檔管理開始的。我在美國訪問學習期間，曾遇到一位在硅谷一家軟件公司擔任文檔管理工作的員工，她對自己的崗位非常滿意和自信。她談到，她管理著公司最核心的軟件開發文件，老板是不會輕易換文件檔案管理人員的。而且她不僅僅是一個檔案保管員，更多地要參與一些檔案信息的整合、分析工作。從這種意義上，她是一位知識管理者。

最后，如何解決企業檔案的區域分散性與企業系統利用檔案信息資源的矛盾問題。境外企業檔案是我國跨國企業檔案全宗的重要組成部分，是境外企業在他國或地區經營管理的真實的歷史記錄。這些檔案不僅記錄了境外企業經營管理的活動過程，同時也沉淀了境外企業經營管理的經驗，是企業不可或缺的知識資源和財富。一些境外企業在某國經營管理的成功經驗或失敗教訓將對他國境外企業以及跨國企業開拓其他國家市場具有十分重要的借鑒價值。如何解決企業檔案的區域分散性與企業系統利用檔案信息資源的矛盾，成為眾多跨國企業不斷需要解決的一個管理問題。值得慶幸的是。現代計算機技術、網絡技術和通訊技術的應用使這一管理問題變得越來越簡單，由于大多數駐外機構和境外企業都相隔較遠，有的甚至遍布世界各地，因此運用現代化的信息交流手段顯得尤為重要。如中國中化集團公司的檔案工作者在集團公司IT部的支持下，通過全集團的局域網，在NOTES平臺上建立了“檔案專欄”，內容包括：檔案工作制度、檔案工作行業標準、交流園地、檔案局文件、檔案基礎知識、信息發布、檔案員管理等模塊，通過大量的掃描工作將相關內容編輯后導入模塊，使境內外機構的檔案人員不但很方便地通過NOTES網就可以了解到檔案工作的政策法規、行業標準、檔案知識等方面的內容，還可通過NOTES中“檔案專欄”的交流園地模塊與集團公司檔案部門進行業務交流，檔案部門也可通過信息發布將有關信息迅速、快捷地傳遞給有關人員，有效地提高了工作效率。如由于近幾年快速的全球拓展，英國石油公司在世界各地擁有數量眾多的分公司。一開始，公司也特別擔心境外企業的信息管理問題，為此英國石油公司專門進行了研究，最后決定建設全球統一的一個知識管理平臺，即利用專有網絡整合全球各分支機構的文件檔案等知識資源，實現了信息和知識共享，大大降低了整個企業的管理成本。英國石油公司成功的知識管理取得了顯著的效益，從而幫助企業在2004年、2005年榮登美國《財富》雜志“世界500強”企業的亞軍寶座。

2.跨文化管理

我國許多大企業紛紛把目標瞄向了“世界500強”。對于長期在國內實行“內向”經營、受計劃經濟束縛的我國企業，要跨出國門，并避免跨國經營的失敗，探索我國企業的跨文化管理，無疑具有重要的現實意義。

在企業跨國經營中存在一種潛在的優勢：在不同的文化背景下，不同的社會文化習俗、信仰傳統、市場狀況、技術水平、人力自然資源的條件，能給國際企業創造豐富的市場機會和豐厚的利潤回報。這就可體現為企業在跨國經營中所帶來的“跨文化優勢”。如美國麥當勞公司、肯德基公司通過跨國經營，把它的“快餐文化”成功地輻射到不同文化背景的世界各國，包括在文化迥異的亞太地區。如中美之間在政治制度、文化傳統、信仰習俗等方面的文化差距很大，然而文化的互補性也潛隱著跨文化的巨大優勢。

但同時，企業跨國經營也給很多企業帶來一些由各國文化差異引發的管理問題。文化不是一種個體特征，而是具有相同的教育和生活經驗的許多人所共有的心理程序。不同的群體、區域、國家這種程序就互有差別。這是因為他們的心理程序是在多年的生活、工作、教育下形成的，因而具有不同的思維模式、行為方式。到不同的文化地域、背景進行跨國經營所形成的國際企業，必然會面臨不同文化的摩擦與碰撞。由于文化的演變是一種漫長而緩變的過程，這種文化差異對企業來講，在一段時間內是不會消滅的，并可在一段時間內保持穩定。文化差異的客觀存在，勢必會在企業中造成文化之間的沖突。在一個這樣的企業中，處于不同文化背景的各方經理人員由于不同的價值觀念、思維方式、行為習慣等的差異，對企業經營的一些基本問題上往往會產生不同的態度。如經營目標、市場選擇、原材料的選用i管理方式、處事作風、作業安排及對作業重要性的認識、變革要求等，從而給企業的全面經營隱藏下危機。一些跨國公司管理上出現的問題，往往是僅僅因為忽視了文化差異所招致的結果。劉韜撰寫的《企業跨國經營面臨的文化機遇與挑戰：我國企業的跨文化管理戰略》論及：“在一個具體的國際企業組織中，文化沖突的產生原因主要有：種族優越感、不恰當地運用管理習慣、不同的感性認識、溝通誤會、文化態度等。”面對企業在跨國經營中所受多重文化的挑戰，減少由文化摩擦而帶來的交易成本，必須要把公司的運營放在全球的視野中，建構自己的跨文化管理戰略，從而實現企業跨國經營的成功。

這里研究的企業檔案跨文化管理，是一個比較廣義的概念，主要包括社會制度、法律、民族文化、語言文字、管理文化等諸多方面。當前境外企業檔案跨文化管理的主要問題有以下幾個方面：

一是境外企業檔案管理中遇到的所在國法律問題。通常境外企業從事經營管理等活動必須遵守所在國法律規定，檔案管理也是如此。境外企業在經營管理中，會產生一些關系到境外企業的股權、企業資產、重大業務合作合同協議等重要文件。這些重要文件的原件如果條件允許能夠運回境內最為穩妥，但有的國家或地區有相關法律規定不允許此類文件出境，那么國內企業檔案管理部門應及時掌握產生重要文件的情況，定期收集重要文件的備份件、復制件。國內企業將這些收集到的備份件妥善保管，以備查用。

二是管理制度或管理體制的差異帶來的文件檔案管理隨意性問題。我國企業檔案管理遵循集中統一管理原則，實行企業檔案綜合管理。而一些國家的企業檔案大多處于分散管理狀態，沒有統一的管理體系和制度加以約束。我國一些境外企業的管理模式或組織設計基本上模仿所在國的企業管理模式，這樣往往會帶來文件檔案流向不清、管理缺失，而一些境外企業卻沒有認識到這種管理上的漏洞，極有可能造成企業知識的流失以及國有資產的流失。因此，企業總部應加強對境外企業檔案管理的制度建設，在不違反所在國法律的前提下，對企業檔案實行統一的管理。

三是檔案記錄的文字、語言等問題。跨國企業檔案所涉及的多種語言問題，一直是困擾企業檔案管理的一大難題。不僅中國企業，甚至是美國等發達國家的跨國企業也在探索如何來解決這一管理問題。境外企業要對這部分檔案進行整理，靠檔案部門一家。是不可能。也是沒有必要的。即便是整理妥當后再接收進來，但如果不適當地翻譯，檔案部門對其進行保管和利用也是有困難的。因此，要善于借用檔案部門以外的人力資源，來使這部分檔案能管得了，用得好。

四是檔案特別是科技檔案所記錄的內容可能涉及的知識產權問題。境外企業中的一些合資企業，因其和國外企業的合作，往往會出現一些知識產權的歸屬等問題。境外企業一定要注意收集和保存反映產品開發、技術創新等方面的證據性文件檔案，以預防可能發生的知識產權糾紛，

中國加入世界貿易組織以后，正式成為一體化世界經濟中重要的成員，我們才親身體驗到經濟全球一體化對我國社會、經濟、文化的影響。中國所面臨的重要挑戰之一就是盡快了解和熟悉國際經濟運營模式、法律和游戲規則，從而能夠熟練地運用這些規則，以提升國家的綜合競爭能力。經濟全球一體化對于我國企業來說，最直接的影響就是企業的發展已經不再僅僅以國內為背景，而更要有國際眼光，因為未來要和國外企業在一個舞臺上“表演”和競爭。企業不僅要熟悉和掌握國際游戲規則，而且要學習和借鑒世界一流企業的管理模式、思想和方法。