《電子簽名法》對(duì)電子文件管理的影響

摘要：《電子簽名法》的頒布與實(shí)施，既為電子文件與檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇也向檔案工作者提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，我們應(yīng)該重新思考相關(guān)問(wèn)題，從而使電子文件與檔案管理工作水平邁上一個(gè)新臺(tái)階。

關(guān)鍵詞：電子簽名法；電子文件；檔案工作

1.《電子簽名法》對(duì)電子文件的影響

1.1促使電子文件質(zhì)量的提高和數(shù)量的劇增

2004年8月28日第十屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十一次會(huì)議通過(guò)的《中華人民共和國(guó)電子簽名法》(以下簡(jiǎn)稱《電子簽名法》)針對(duì)電子文件的弱點(diǎn)。提出了什么樣的電子簽名才是可靠的、穩(wěn)定的，也就是電子簽名產(chǎn)生的電子文件的可靠、穩(wěn)定性。文中明確規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，這說(shuō)明國(guó)家對(duì)電子商務(wù)、電子政務(wù)的法律上的肯定，促使網(wǎng)上交易更頻繁。電子商務(wù)、政務(wù)得到了飛速發(fā)展。同時(shí)，對(duì)電子簽名的法律保障，還促使著各行各業(yè)的發(fā)展，對(duì)業(yè)界產(chǎn)生巨大影響，如銀行業(yè)、電子認(rèn)證、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。電子簽名廣泛的應(yīng)用。使人們更容易擺脫紙質(zhì)文件的約束，更頻繁地利用互聯(lián)網(wǎng)從事網(wǎng)上購(gòu)物、網(wǎng)上付款、網(wǎng)上申請(qǐng)、網(wǎng)上申報(bào)關(guān)稅等一系列日常活動(dòng)。可以預(yù)見(jiàn)，有了法律保障的電子簽名而產(chǎn)生的電子文件，必然遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于此前，質(zhì)量也得到極大的提高。

1.2解決了電子文件法律效力的認(rèn)可問(wèn)題

《電子簽名法》的頒布和實(shí)施，從根本上認(rèn)可了民事活動(dòng)中產(chǎn)生的各類電子簽名、數(shù)據(jù)電文(包括各類電子文件)具有法律效力。《電子簽名法》第三條規(guī)定：“民事活動(dòng)中的合同或者其他文件、單證等文書，當(dāng)事人可以約定使用或者不使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文。當(dāng)事人約定使用電子簽名、數(shù)據(jù)電文的文書，不得僅因?yàn)槠洳捎秒娮雍灻?shù)據(jù)電文的形式而否定其法律效力”。第七條規(guī)定：“數(shù)據(jù)電文不得因?yàn)槠涫且噪娮印⒐鈱W(xué)、磁或者類似手段生成、發(fā)送、接收或者儲(chǔ)存的而被拒絕作為證據(jù)使用”。由此可見(jiàn)，電子文件無(wú)論是其介質(zhì)形式上還是內(nèi)容上都具有法律效力，電子文件等各類數(shù)據(jù)電子作為證據(jù)使用有了法律依據(jù)。這將使人們更加信賴電子簽名所產(chǎn)生的電子文件，更加放心的使用電子簽名，從而在另一方面促進(jìn)電子簽名法律地位的完善和發(fā)展。

1.3確保了電子文件的原始性，真實(shí)性，完整性，安全性等

1.3.1檔案的原始性是區(qū)別于圖書、資料的根本屬性，也是檔案部門鑒別檔案的工作內(nèi)容和鑒定檔案價(jià)值的主要依據(jù)。檔案的原始性包括兩層含義：一是指檔案本身是原件：二是指檔案所含的信息的真實(shí)、完整。在傳統(tǒng)檔案條件下載體和信息的不可分離性，使原件和原始性基本沒(méi)有多大區(qū)別，一般情況下，如果保證了原件，原始性也就自然得到保證。但是對(duì)電子文件而言，由于其自身信息與載體的可分離性、信息的易變性、動(dòng)態(tài)性和可操作性等，使得人們對(duì)電子文件原始性的認(rèn)定更多地轉(zhuǎn)向?qū)d體所含信息是否真實(shí)和沒(méi)有被篡改的考察。而電子文件的真實(shí)性則是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、遷移后依然保持不變、與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。《電子簽名法》第二章第五條就對(duì)電子簽名的原始性作了明確規(guī)定：“符合下列條件的數(shù)據(jù)電文，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的原件形式要求：(一)能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時(shí)調(diào)取查用；(二)能夠可靠地保證自最終形成時(shí)起，內(nèi)容保持完整、未被更改。但是，在數(shù)據(jù)電子上增加背書以及數(shù)據(jù)交換、儲(chǔ)存和顯示過(guò)程中發(fā)生的形式變化不影響數(shù)據(jù)電子的完整性。從根源上確保了電子文件的原始性。”

1.3.2真實(shí)性是指電子文件的內(nèi)容信息真實(shí)、可靠。《電子簽名法》從多方面對(duì)電子簽名、數(shù)據(jù)電文的真實(shí)性進(jìn)行了規(guī)定。第二章第八條“審查數(shù)據(jù)電文作為證據(jù)的真實(shí)性，應(yīng)當(dāng)考慮以下因素：(一)生成、儲(chǔ)存或者傳遞數(shù)據(jù)電文方法的可靠性；(二)保持內(nèi)容完整性方法的可靠性；(三)用以鑒別發(fā)件人方法的可靠性；(四)其他相關(guān)因素。”第三章第十三條則規(guī)定符合下列條件的，視為可靠的電子簽名。即“(一)電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時(shí)，屬于電子簽名人專有：(二)簽署時(shí)電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；(三)簽署后對(duì)電子簽名的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)：(四)簽署后對(duì)數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)：”也就是保障電子簽名的真實(shí)性，電子簽名首先應(yīng)屬于電子簽名人專有，被他人盜用或不屬于電子簽名人專有就不能表達(dá)簽名人的意思或意愿，簽名自然就無(wú)效。其次。簽署后的電子簽名、數(shù)據(jù)電文的內(nèi)容和形式的改動(dòng)沒(méi)有被發(fā)現(xiàn)，必將使電子簽名產(chǎn)生了虛假性。而《電子簽名法》對(duì)電子簽名的規(guī)定則保證了相關(guān)形成的電子文件內(nèi)容信息上的真實(shí)、可靠。

1.3.3完整性是電子文件價(jià)值的重要保障。電子文件的完整性是指每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損、遺漏等。電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔應(yīng)實(shí)行全程管理。才能保證管理工作的連續(xù)性和電子檔案的質(zhì)量，確保其信息的完整性。《電子簽名法》對(duì)于包括電子文件在內(nèi)的數(shù)據(jù)電文滿足法律法規(guī)規(guī)定的完整性的規(guī)定為：“包括內(nèi)容、格式(結(jié)構(gòu))和背景信息等保持完整。”

1.3.4《電子簽名法》中還對(duì)電子文件的其他特性做了規(guī)定。如有效性：“能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可隨時(shí)調(diào)取查用”，可識(shí)別性：“能夠識(shí)別數(shù)據(jù)電文的發(fā)件人、收件人以及發(fā)送、接收時(shí)間”。為了從源頭上確保電子文件的真實(shí)、完整、安全，文中還規(guī)定了“電子簽名人向電子認(rèn)證服務(wù)提供者申請(qǐng)電子簽名認(rèn)證證書，應(yīng)當(dāng)提供真實(shí)、完整和準(zhǔn)確的信息”，“電子認(rèn)證服務(wù)提供者簽發(fā)的電子簽名認(rèn)證證書應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無(wú)誤……內(nèi)容在有效期內(nèi)完整、準(zhǔn)確”等。總之，電子文件有了法律效力的保障后，將在很大程度上消除網(wǎng)絡(luò)信用危機(jī)。它一方面防止了電子文件在傳輸過(guò)程中被他人篡改、增刪等違背當(dāng)事人意愿的行為，另一方面也避免了電子文件發(fā)送者不承認(rèn)或隨意修改，保證了電子文件的真實(shí)完整有效，也使電子文件、電子檔案管理部門工作效率得到了很大的提高。

2.《電子簽名法》對(duì)檔案工作的影響

2.1有利于電子文件的收集、整理工作

在紙質(zhì)文件中，我們主要收集文件的原件、原稿等具有原始記錄的材料，而電子文件出現(xiàn)以后，我們難以用原來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)收集電子文件。電子文件具有信息易變性的特點(diǎn)，說(shuō)明電子文件在計(jì)算機(jī)中能隨時(shí)修改，隨時(shí)復(fù)制，而且沒(méi)有留下任何痕跡，儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中的文件可以隨時(shí)隨地利用，人們很難給電子文件和電子檔案劃分明顯界限。《電子簽名法》規(guī)定“民事活動(dòng)中的合同或者其他文件、單證等文書，當(dāng)事人可以約定使用或者不使用電子簽名。當(dāng)事人約定使用電子簽名的文書，不得僅因?yàn)槠洳捎秒娮雍灻男问蕉穸ㄆ浞尚ЯΑＧ翱钜?guī)定不適用下列文書：(一)涉及婚姻、收養(yǎng)、繼承等人身關(guān)系的：(二)涉及土地、房屋等不動(dòng)產(chǎn)權(quán)益轉(zhuǎn)讓的；(三)涉及停止供水、供熱、供氣、供電等公用事業(yè)服務(wù)的；(四)法律、行政法規(guī)規(guī)定的不適用電子文書的其他情形。”因此。我們?cè)谑占⒄黼娮游募埃瑧?yīng)首先了解《電子簽名法》中這方面的內(nèi)容，對(duì)規(guī)定不具有法律效力的電子簽名產(chǎn)生的文件就不能采用，從而確保有效的收集、整理到有價(jià)值的電子檔案。

2.2有利于電子文件的保存工作

紙質(zhì)檔案需要專門的檔案館來(lái)保存，占地面積非常多，而電子文件是計(jì)算機(jī)上產(chǎn)生，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上保存，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性很高。《電子簽名法》第二章第六條中“符合下列條件的數(shù)據(jù)電文，視為滿足法律、法規(guī)規(guī)定的文件保存要求：(一)能夠有效地表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供隨時(shí)調(diào)取查用：(二)能夠可靠地保證自最終形成時(shí)起，內(nèi)容保持完整、未被更改；格式與原始狀態(tài)相同；(三)能夠識(shí)別數(shù)據(jù)電子的發(fā)件人、收件人以及發(fā)送、接收的時(shí)間。”它用法律的形式規(guī)定了電子文件具有保存價(jià)值，因而我們?cè)趯?duì)電子文件保存方式上可以以《電子簽名法》規(guī)定的文件保存要求為參考依據(jù)，在保存電子文件時(shí)既要符合上述條件，又要確保人力、物力的節(jié)約，特別是減少占地空間。而電子文件計(jì)算機(jī)保存、磁質(zhì)、光盤等保存方式都能符合上述條件。因此，這使我們能更大膽使用這些保存方式。既方便又節(jié)省空間。

2.3有利于電子文件的開(kāi)發(fā)利用

提供利用是檔案工作的根本目的。電子簽名中電子文件的產(chǎn)生是無(wú)序的，而滿足人們需要的文件信息則是有序的，開(kāi)發(fā)利用工作的基本任務(wù)就是解決文件形成無(wú)序和利用有序之間的矛盾。大量的電子文件都是正在實(shí)施的、現(xiàn)行的、社會(huì)公眾急切需求的信息，需要整合為一個(gè)利民、親民、便民的、具有權(quán)威性、嚴(yán)謹(jǐn)性的、數(shù)據(jù)量大的、統(tǒng)一的電子文件發(fā)布平臺(tái)和公共政務(wù)資源數(shù)據(jù)庫(kù)，供社會(huì)公眾查詢利用。

《電子簽名法》雖然沒(méi)有直接寫明什么文件才能作為檔案來(lái)利用。怎樣利用。但是縱觀全文，它還是表明了對(duì)電子文件的開(kāi)發(fā)利用的影響。電子簽名法的意義就在于，將客觀事實(shí)通過(guò)法律規(guī)定轉(zhuǎn)化為“法律事實(shí)”。盡管在有些時(shí)候，客觀事實(shí)并非如此，但只要符合電子簽名法及其配套法規(guī)的規(guī)定，仲裁和司法機(jī)構(gòu)就可以對(duì)電子文件的法律效力加以確認(rèn)。《電子簽名法》對(duì)電子簽證雙方的權(quán)利與義務(wù)做了規(guī)定，在電子簽名行為完成后。所形成的電子文件、電子檔案對(duì)雙方以后的行為具有憑證的作用，如某一方違反了法律或者法規(guī)規(guī)定，另一方必然以這些電子文件為法律依據(jù)或者憑證來(lái)追究對(duì)方的法律責(zé)任。因此，我們?cè)谧龊秒娮游募氖占⒄怼⒈９芄ぷ骱螅€要加強(qiáng)電子文件的開(kāi)發(fā)利用工作，積極地為社會(huì)提供服務(wù)。