館藏資料和檔案是否可以相互轉化

編輯老師：

2003年10月。鶴壁市檔案館開展了三年一次的館藏檔案資料的普查工作。在這次普查中我們發現：在《鶴壁日報》社全宗檔案中，缺少1958年至1961年的專業檔案；而在館藏中共鶴壁市委辦公室的資料中卻有1958年至1961年的《鶴壁日報》合訂本。后經多方調查，最后確認這是鶴壁目前僅存的一套較為完整的早期《鶴壁日報》。于是我們就將這部分資料轉化為館藏《鶴壁日報》社全宗的專業檔案。

2006年5月，鶴壁市一個城區的水利部門來我館要求查閱關于鶴壁市上世紀50年代至70年代建大中型水庫時的移民檔案。并強調這涉及到落實國家對移民的補償政策，查不到這方面的檔案將有可能引起移民不滿，造成上訪。為此。我們精心查找了一個多月，在館藏永久、長期、短期檔案中以及館藏資料中均沒有查到有用的東西。最后卻意外地在準備銷毀的短期檔案(未批復的請示文件)中查到了當時的一些移民情況。由此我們認識到，應銷毀的檔案隨著時間的推移。部分還有利用的價值。于是，我們就將這部分準備銷毀的檔案轉化為館藏資料進行保管和管理。

以上做法是否妥當，一時又理不出比較清晰的頭緒。望翟貢遠老師賜教。

田維斌 鶴壁市檔案局

在一定條件下，檔案可以轉化為資料，資料也可以轉化為檔案。盡管教科書是這么講，但在工作中付諸實踐的卻不多。田維斌和同行結合實際對此做了大量的工作，進行了有益的嘗試。上文中他提出的問題實際上包括兩個方面：一是館藏鶴壁市委辦公室的《鶴壁日報》能否轉化為鶴壁日報社全宗的專業檔案：二是準備銷毀的檔案能否轉化為館藏資料進行管理。

對第一個問題，筆者認為鶴壁市檔案館應依據中央宣傳部、國家檔案局及我省的相關規定處理，中央宣傳部和國家檔案局頒布的《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》第十二條規定，立檔單位的歸檔范圍包括“本單位編輯出版的報紙和各種有關宣傳報道業務的出版物”。《河南省檔案管理條例》第十七條規定：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當將本單位編印出版的報刊、文集以及志書、年鑒、大事記、組織史、政策法規匯編等按期歸檔。并送同級國家檔案館。”按照上述規定，鶴壁日報社應將《鶴壁日報》按期歸檔，將其作為檔案的一部分進行保存，并定期移交鶴壁市檔案館。盡管《鶴壁日報》對鶴壁日報社來說是檔案，但對鶴壁市委辦公室來說它卻是資料。為保持鶴壁日報社全宗檔案的齊全完整，筆者基本贊同鶴壁市檔案館在該全宗缺少1958年至1961年的《鶴壁日報》的情況下，將館藏鶴壁市委辦公室資料中相應時期的《鶴壁日報》轉化為鶴壁日報社全宗專業檔案的做法。

對第二個問題，筆者認為應區別情況進行處理。之所以出現準備銷毀的檔案還有利用價值的情況，是由于我們的認識沒有反映事物的客觀現實，致使在判斷檔案價值上出現了偏差。這就要求我們重新審視、判斷這些檔案的價值。在審視、判斷的過程中除了堅持國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等檔案工作規范標準外，還要堅持正確的指導思想。在對這些檔案重新認定價值的基礎上，筆者建議鶴壁市檔案館應區別情況進行處理：一是對具有長久保存價值的，應繼續將其作為檔案進行保存，并調整其保管期限：二是對不具有長久保存價值但又不宜銷毀的，可以將其轉到資料庫房保存，參照資料進行管理：三是對沒有保存價值又可以銷毀的，經履行相應手續后予以銷毀。

需要提醒的是，無論是資料轉化為檔案，還是檔案參照資料進行管理，鶴壁市檔案館都要嚴格轉化(或參照)的程序，在檢索工具中體現出它們相互轉化(或參照)的內容。并及時做好檔案、資料的登記統計工作。