從“大生檔案”看民營企業建檔

《山西檔案》2007年第二期上刊登了《大生檔案：來龍去脈、內容、價值及其他》一文，讀后有頗多感慨，它對如何做好今天的民營企業建檔工作既有啟示。也有令檔案人深思的東西。

所謂“大生檔案”，是中國最早的民營紡織股份企業——大生紗廠的檔案。其內容非常豐富，而且非常注重反映其細節活動檔案的收集。“從現存的大生會計檔案可以看出，大生集團的主要企業從平日收支的流水賬。到貨物進出的物料賬、機料賬。到與用戶之間的往來賬，再到各種門類的分類賬和一年一度的總賬等，十分齊全、完整。”“甚至連購買一只燈泡、一副鉸鏈。都可在‘草流’中找到記載”。還有像“往來函件、股票存根、盈利分配留底等一般性文件”及“大生公司股東大會入場券近4500張、貿易牌價記錄單700余張，花紗布市行情單1200余張，各種紗布商標近400張”，等等。再看現在的民營企業建檔，許多地方都頒布了《民營企業檔案管理暫行辦法》以及‘《關于在民營企業中開展規范化建檔的通知》，對規范民營企業建檔、劃定歸檔范圍、保管期限以及檔案分類都做了詳細的規定。這些辦法規定雖然對促進民營企業建檔可能有一定的作用。然而。這些辦法規定是否科學是否符合實際需要就不好評價了。但是對照上述大生檔案。按照規定，現在的民營企業的這些檔案不是保存幾年后就被銷毀，就是不在歸檔范圍，不可能保存下來。大生紗廠是根據自己的需求來保存檔案的。他們在無意中為社會保留了一個企業完整的歷史及細節。保證檔案的完整性不正是檔案部門追求的目標嗎?了解歷史細節不正是社會學家和歷史學家所關注的內容嗎?正如歷史學家茅家琦所說：大生檔案“對中國民族工業作量化研究方面，它是一份具有完整確切數據的資料。”反觀現在對民營企業建檔的規定能保證其檔案的完整性嗎?能留下民營企業的歷史細節嗎?民營企業檔案究竟應該選留什么?怎樣選留?是不是應該由民營企業自主決定呢?民營企業檔案管理的方式方法是不是也應該由其自主選擇決定呢?檔案部門如果要有作為的話，是不是可以推薦幾種方法方式供其選擇呢?這是否應引起檔案人的深思呢?

大生紗廠為什么能成為唯一留下系統完整、內容豐富的中國近代著名的民族工業企業的檔案?這其中的原因是什么?也是值得檔案人深思的問題。按照《大生檔案》作者的說法是“張謇這位實業家非同一般的檔案意識”。“張謇在他的政治生活與實業活動中，十分注意檔案材料的收集整理。張謇之子張孝若在為其父所作傳記《自序》中說：‘我父有許多實在的事業，他一生幾乎沒有一件事沒有一篇文字的’。這里所說的‘文字’，是指張謇親自或委托他人記述當時當地張謇經歷的各種活動和所創辦的‘許多實在的事業’經營、發展狀況的原始檔案。發一份信函要秘書留下信底；拍一份電報也要把電文抄錄存檔；歷年、歷屆的大小賬目，更是分門別類加以整理。在張謇親自為大生一廠制定的《廠約》中明文規定：‘每日兩點鐘，各董集總辦處，考論花紗工料出入利弊得失，酌定因榮損益，由總賬房撮記大略，編為廠要日記以便存核。”這段介紹中，與其說張謇的檔案意識強，不如說是管理的需要，但是，這管理需要背后的動機卻不得而知。在大生紗廠的年代。我國檔案學才處于萌芽生長階段，作為比較規范的檔案管理也只是在機關中逐步開展。在這種狀況下說民營企業家張謇有“非同一般的檔案意識”，實在有點牽強。因為，按照現在檔案部門對民營企業檔案工作的說法，大生紗廠根本就沒有建立規范的檔案工作，只不過存有檔案材料，正需要檔案部門指導其建立規范的檔案工作。應該說張謇并不是因為有“非同一般的檔案意識”才保存檔案的，張謇保存檔案應該有其他動機或需求。或是運行機制或是外部環境的要求等。對此，檔案部門是不是應當做一個課題來進行深入研究?要研究民營企業做好檔案工作的內在動機和動力，只有對此“對癥下藥”，才能使民營企業檔案工作健康發展。單靠檔案部門對其宣傳檔案工作的重要性來提高其檔案意識，恐怕不會有太大的效果。

(摘自《檔案界》網站)