如何做好工程項目檔案的管理

隨著治黃工作進程的加快，防洪基建工程項目將越來越多，防洪基建工程檔案工作任務將變得越來越繁重，但有些建設或施工單位往往重建設、輕資料，致使有些防洪基建工程檔案資料內容不全或不合乎規定要求，給今后工程管理或再建設查找資料造成了很大被動。如何加強防洪工程檔案的管理并有效利用顯得尤其重要。如在驗收2002年的防洪基建工程項目檔案過程中，筆者深刻體會到做好工程檔案管理對以后工程運行管理、維修和改造等是多么重要。本文就防洪基建工程檔案如何管理談點粗淺看法。

1.建立檔案管理網絡

所謂工程檔案管理網絡，即在形成檔案的各有關部門配備檔案管理員，實行管理單位檔案領導人責任制，項目內設兼職文書檔案員，明確管理單位與兼職檔案員職責范圍，項目科技文件材料形成單位之間相互溝通、相互聯系的檔案管理網絡，確保檔案工作順利有效開展，同時也能夠起到上傳下達的作用。實現工程項目檔案的超前控制。

2.明確責任，加強建檔指導工作

在一個防洪工程建設項目的實施過程中，都會產生大量的文件材料。各級行政和專業技術人員，特別是項目經理是工程項目資料的第一責任者。要在上述人員崗位責任制中，明確規定各自在文件材料收集整理中的責任和義務，使其制度化，以加強工程管理人員的責任感，并把文件材料收集整理的好壞與切身利益掛鉤，好則獎、差則罰，做到責任明確、獎罰分明。建立責任保證體系，層層落實責任，就可為竣工檔案的材料完整、準確、系統打下堅實的基礎，以備將來歸檔保存，發揮經濟效益。

防洪工程建設初期，形成文件材料的部門多。產生的形式不盡相同，資料內容多而繁雜，需要檔案部門工作人員加強指導，根據材料形成的特點制定初步分類方案，對材料進行分類組卷，以備平時的查閱利用。其次，檔案人員平時應加強監督指導，把工作做到前面，充分發揮職能作用，超前控制，主動出擊。

3.嚴把竣工驗收關，運用行政手段超前控制

基建工程的竣工驗收是上級對投資效果的全面檢查驗收，它不僅是對工程實體的驗收，同時也是對工程檔案的驗收。由于基建工程建設規模大、施工周期長，單位工程多，往往是首批單位工程為后來的單位工程做準備。因此，整體工程竣工驗收和單位工程竣工驗收只能分批和分期進行。只有嚴把單位工程竣工檔案的驗收關，才能確保整個工程驗收的順利通過。單位工程竣工檔案的驗收是檔案部門工作重點，而單位工程的預驗收。又是超前控制的重中之重。單位工程預驗收，檔案人員督查的基建工程之一是隱蔽工程。前面已提過，檢查隱蔽工程驗收記錄簽字蓋章是否齊全是重點。另外是檢查設計變更是否在圖紙上標明。如有變更需在竣工圖標志章變更一欄注明變更幾處，不能籠統寫“有變更”字樣。再次檢查各單位工程竣工圖是否齊全，有沒有總圖，只要有一個單位的文件材料達不到要求，檔案部門就有權否決單位工程竣工驗收。只有在單位工程竣工檔案驗收時嚴格把關，超前控制，才能為整個工程竣工檔案驗收打下堅實基礎。

4.科學分類組卷、排列。為日后有效利用提供保障

基建工程檔案從項目立項到工程竣工，會產生大量的文字材料，如何科學地對它們進行分類組卷及排列，關系到檔案日后能否快速有效的利用。一般情況下，根據資料內容先制定一個初步分類方案，然后再進行分類組卷。防洪基本建設工程檔案資料的形成是隨著工程建設各個程序逐漸形成的，其工作程序一般分為：編制項目建議書、可行性研究報告、設計任務書、初步設計、技術設計、施工圖設計、施工、竣工驗收等階段。卷內文件材料的排列順序應文字在前、圖紙在后；各種文字材料排列是印本在前、定稿在后；申請文件在前、審批文件在后。

在黃河的治理與開發中，我們深刻體會到了防洪工程檔案的重要性，它不僅是工程實體的真實記錄，更是工程運行管理、維護和改建的第一手參考材料。做好基建工程項目檔案管理工作，確保其齊全完整、有效利用，對我們檔案工作人員來說責無旁貸。因此，我認為，在今后對基層河務部門防洪基建工程竣工驗收中，為確保工程資料的完整性和規范性，驗收單位一是應該讓基層河務部門檔案人員參加：二是對被驗收的基建工程，單位必須按統一的歸檔標準將工程資料提前裝訂成卷，現場把已訂好的檔案資料移交檔案人員，這就從源頭上杜絕了檔案資料流失不全的現象，更為連續或后續工程建設和工程改造提供了可靠依據，奠定了良好基礎。

(作者單位：長垣黃河河務局來稿日期：2008—02—20)