后保管時代來源原則和鑒定理論的重新審視

摘要：來源原則與檔案鑒定理論作為檔案學的兩大特色理論，在后保管時代有了新的解釋。對于來源的新定義，使得來源原則力量，在電子文件管理中尤其是在維護電子文件的真實性方面重新被發展，而鑒定理論方面，原先注重文件內容和形式特征的鑒定的基礎上，必須增加生成文件保管文件的技術鑒定，從而構成兩大支點的鑒定理論。

關鍵詞：來源原則 新來源觀 鑒定理論雙重支點后保管時代

檔案學的兩大特色理論——來源原則和鑒定理論如何調整，以適應后保管時代的實踐發展需要，國內外檔案學者已有相關的研究，本文結合這些研究，將其納入到三位一體的檔案學體系框架里作一探討。

1、檔案整序與來源原則的來源異化

在后保管時代，來源原則依然是檔案學基礎理論之一。但后保管時代的來源原則必須對“來源”的正確解讀，同時更多地用“來源”解決電子文件邏輯結構的有序化問題，適應全宗異化后的信息資源組織方式，才能發揮應有的作用。

1．1 電子文件管理中來源原則力量的重新發現

在傳統的檔案管理中，來源原則主要被運用于指導檔案的整理和分類。它的核心是來源或全宗，要求檔案館或文件中心將檔案按其來源或形成單位進行整理和分類，同時在整理和分類時不能將同一來源的檔案與其他來源的相混淆，要尊重檔案實體的原始次序。電子文件產生之前，來源原則曾受到檔案界的推崇，認為它是紙質文件管理中的最高原則和至善原則。

紙質文件所遵循的來源原則內容比較單一。所謂的來源即指文件形成者或者機關的職能活動。文件形成者即為實實在在的機構、組織或個人，機關的職能也比較穩定且有章可循有跡可覓。正是由于這一時期的來源概念明確，操作性較強，因此檔案館區分全宗以及保持全宗的獨立和完整都相當簡單。

但上世紀70年代到80年代中期，電子文件的出現、社會結構的巨大變化使上述來源的含義受到沖擊。西方學者擔心來源原則已經過時，特別是源于各種不同結構組織體的數據的產生改變了單一來源的概念，電子計算機信息系統已經超越了傳統的組織機構的界限，而來源原則和尊重全宗原則恰恰是由這個界限所決定的。在實踐中，一些檔案人員對文件信息內容的強調超過了來源聯系，往往把電子數據文件當作一種孤立的和分散的媒介物來處理，而沒有把它們看作是文件形成者的綜合性多載體信息領域的組成部分，還有學者認為傳統的來源原則不適用于編制檔案檢索工具，尤其是自動化檢索工具，“計算機的智能管理和自動分類與組合功能，使得檔案工作可以放棄文件的來源和全宗不可分散原則。”這一時期，來源的力量正在逐漸銷蝕。

但在進一步的實踐中，受謝倫伯格理論熏陶的檔案工作者發現，新的理論與方法存在很多自相矛盾和模糊不清的地方，“他們不禁發出疑問：謝倫伯格的理論(特別是情報價值理論)究竟問題何在?”對來源原則的重新審視由此開始。1985年美國電子文件管理專家戴維，比爾曼和查理德，萊德所著《來源的力量》一書，可以看作是來源力量獲得重生的前奏。該書認為，來源原則并不是為適用計算機專業知識或信息管理技能而必須拋棄的舊有遺產，而是決定檔案人員美妙前景的相關因素的前提。

1992年召開的第十二屆國際檔案大會從證據角度認識來源原則，認為某些決策性文件紙質載體的消失，促使人們在評價電子文件時將證據價值置于信息價值之前考慮，而保證證據價值的來源原則就顯得極為重要。1996年召開的第十三屆國際檔案大會從檢索角度發掘其價值，認為以來源為基礎的信息檢索注重的是研究規范文件形成的形式、功能和有機聯系，優越于主題檢索和以內容為基礎的檢索。

重新審視的結果在于對原有來源觀念的轉變更適應電子文件管理的特征。加拿大檔案學者特里-庫克分析指出，“電子時代檔案來源概念需要重新考慮、醞釀和定義，它不僅指文件的形成機關，更包括其形成目的、形成活動、過程、處理程序和職能范圍等”，所以檔案人員的關注焦點應該“從以等級結構原始文件產生部門為中心的實際來源，轉變為以變動、臨時、甚至‘虛擬’的機構中文件形成者的職能和業務活動為重點的概念來源：從傳統理論對實體保管對象——實態文件的關注，轉變為對文件、文件形成者及其形成過程的有機聯系、目的、意圖、相互關系、職能和可靠性的關注。”因此，“來源不再僅僅表示全宗的單一形成者，而是一種更廣義的、更抽象的、更廣范圍的聯系”。

至此，來源原則在后保管時代中，“來源”被基本定位于體現文件形成的相互關系，導致了“來源”解釋具有比較大的靈活性，從而有了更大的應用空間，指導作用也將超越檔案館這一重點領域，貫穿文件從機關生成直至進館保存的整個運動過程。

來源原則從上世紀六七十年代被以北美為代表的西方檔案界質疑和批評，到八十年后期逐漸被肯定，普遍承認其對電子文件的實用性及在檔案專業中的核心地位，這一過程被形象地稱為“來源力量的重新發現”。

1．2 來源原則對于實體和邏輯結構有序化的兩重維護

檔案整理所關注的對象范圍有一個發展變化的過程。電子文件產生之前，檔案即指文件實體，因此那時的檔案整理就是根據來源原則將檔案實體以全宗、案卷等為單位組建起來。電子文件出現后，電子文件本身的物理結構和邏輯結構相分離性，而且其實體性的表現日益淡化，使得需要利用邏輯結構來對電子文件進行解讀，并在其物理結構改變時，維護電子文件本身的真實性、完整性和有效性。

信息技術的不斷發展和來源力量的重新發現，使得在檔案整理中，強調文件的邏輯聯系而不是物理存在形式成為新的趨勢。為此，來源原則體現了“以邏輯整序為主、實體整序為輔”的實體和邏輯結構有序化的兩重維護原則，即在簡化檔案實體原件整理程序的同時，更注重對電子文件邏輯聯系的整序。

實體整序主要針對“雙套制”的保管需要。在電子文件的真實性、完整性、有效性等問題還不能得到徹底解決之前，紙質文件的優勢也將存在下去，與電子文件共同記錄真實的社會信息。因此，“雙套制”同時也是維護電子文件檔案屬性的一種補救措施。這時實體保管的目的和意義已經發生改變，因此，對檔案實體的整序就要在傳統來源觀的指導下本著簡便、省力的原則進行。

而電子文件的邏輯整序則包括兩層含義。

一是從構成要素的特性講，同一份電子文件中的正文、圖形、批示、附件等，可以不在載體上連續存儲，甚至可以存儲在不同載體上，而不影響其正常顯示，而且在電子文件的傳輸、載體轉換等信息處理過程中，其物理結構卻可以經常發生變化。因此，只有通過對其邏輯聯系的整序，才能反映電子文件之間的各種關系及其背景信息，而體現電子文件形成過程中的相互關系則需要以“概念來源”為指導。

二是電子檔案管理的需要。對電子文件施行前端管理，最重要的實現步驟就是實行“邏輯集中、分步管理”的策略。即在文件正式形成和收到的同時就通過網絡向檔案部門歸檔，這時的文件由于還沒有辦理完畢，歸檔只是一種管理權的轉移，使檔案管理部門能夠提前對電子文件進行跟蹤和控制，而文件本身的存儲格式和位置則保持不變，這種管理方式叫做“邏輯歸檔”。

總之，在以電子文件管理為主的后保管時代，隨著來源觀的變化，來源原則的指導作用不但沒有削弱，還表現在更廣闊的領域。

1．3 電子文件組織形態的變化與全宗的異化

來源原則的最基本要求是保持同一來源檔案文件之間的有機聯系，這種聯系首先在全宗這一層級上表現出來。因此傳統來源原則指導下的檔案管理方式相對穩定、容易。而電子文件來源范圍、途徑的復雜性則對傳統的管理方式提出了挑戰。

電子文件來源范圍的擴大主要表現在機構組織形態的變化。一方面。信息傳遞速度加快、傳播范圍變廣，使社會結構發生巨大變化。組織全力日趨分散、管理層次日趨減少、組織結構日趨扁平等特點使機構內部、機構之間的調整和變動十分頻繁，穩定性下降。機構變動沖擊著原有的全宗概念。另一方面，由于計算機與遠程通訊手段的結合，數據庫技術的普遍使用以及網絡的出現，使得電子文件可以在分布式控制模式，進行邏輯集中管理。

組織形態和管理手段的變化，改變著在傳統來源原則指導下形成的“全宗”概念，來源外延的擴大正在引發有些學者所說的“全宗形態的異化”。

電子文件的整理同樣需要“全宗”，但這個全宗并不是實體全宗，而是虛擬存在的，是為了反映文件之間的歷史聯系，反映文件的形成背景，才有必要在計算機中、在網上顯現出來的，是一種概念上的全宗，因而完全可以“廣泛地集合‘新來源觀’的各種來源形式，并對多元化的來源信息加以整合”。而不必顧忌它們有可能交叉重復的問題。

因此需要明確的是，后保管時代中，按文件信息之間的歷史有機聯系或來源原則處理檔案信息的方法仍將繼續適用，全宗也仍具有分類意義，需要發展和豐富的只是全宗的具體形式。

隨著現代計算機技術、光盤技術、通訊網絡技術的應用，全宗的異化還將有更廣泛的意義。其一，全宗實體形式越來越少，主要將以智能控制形態出現，其二，全宗將不再是原來意義上的館藏單位，而僅僅是檔案信息處理和用戶利用不可或缺的基本單位，或者說是檔案信息進行組織和運動的基本單位。

2、雙重支點的鑒定理論

電子文件運動過程的多維性和階段的模糊性，不僅引起文件價值這一宏觀層面的變化，需要對文件價值的內涵與外延重新審定：而且，更為重要的是它破壞了謝倫伯格的雙重價值理論及其確定的雙重鑒定機制，使得在后保管時代中，我們不得不對文件鑒定的標準、機制、程序、方法等微觀層面。進行相應的適應性改革，體現出后保管時代實踐的技術主導的新特點。

2．1 文件價值的重新定位與區分

文件運動規律告訴我們，文件價值的變化是推動文件運動的動力，文件運動的階段依據文件價值的不同得以區分。文件連續體理論出現后。改變了文件生命周期視角下的文件運動狀態，因而，文件(檔案)價值的定位也表現出與以往不同的變化。

第一，文件價值劃分基礎發生變化。

以往研究中，文件運動的階段就是依據文件價值的不同得以區分的，隨著文件的第一價值和第二價值的確定，文件運動階段也被劃分為相應的現行階段和歷史階段，并且文件保管場所和管理方式的選擇也與之有密切關系。這里的第一、第二價值的區分就是謝倫伯格所說的文件的“雙重價值”。“文件雙重價值論”作為檔案學的經典理論之一，對于“認識文件的運動規律奠定了厚實的理論基礎”，在當時的檔案界“具有劃時代的意義”。

但在后保管時代，電子文件運動的多維性和階段的模糊性，使上述穩定的文件價值劃分方式失去了意義。一方面文件價值是持續的，即無論文件保管時間是永久還是短期，其形成始就具有了一切價值(包括現行價值與歷史價值)。另一方面，文件的價值是多維的，同一文件的價值可以有不同類型，同一份電子文件可能處于不同運動階段。

第二，文件價值判定方式的變化。

過去對傳統紙質文件的價值的判定主要從文件的內容角度考慮，多采用直接鑒定法，由專職鑒定人員集中對文件進行價值評價。電子文件的數量龐大，產生分散，大多呈虛擬狀態，對軟硬件技術的依賴等特點，使得上述方法不再適應。

因此，后保管時代的檔案價值判定標準轉移到以職能分析為主的內容鑒定和技術鑒定的雙重方式上來。這些思想也是新來源觀作用于鑒定領域的重要表現。提出“宏觀鑒定戰略”的特里，庫克，就主張文件價值鑒定需要了解整個社會的運行方式和文件的形成過程，需要全面考慮社會結構、文件形成過程、文件形成者及其職能等多種因素。因此，判定文件價值的依據也由研究目的，變為根據文件形成者的職能和文件所處的技術環境上來，

文件價值是鑒定理論的基礎，對文件價值的認識直接影響著文件鑒定的標準、方法、模式等中、微觀層面的研究。對電子文件價值的重新定位和區分，否定謝倫伯格提出的“雙重價值論”，因而也就從根本上破壞了傳統檔案學時期所確立的“雙重價值鑒定機制”，因此。文件價值所決定的檔案鑒定理論與實踐需要在后保管時代作出適應電子文件特性的新調整。

2．2 內容鑒定與技術鑒定的雙重支點

以往對檔案價值的鑒定有三個方面的考慮：自身屬性、社會需求和相對價值標準。但在實踐中。社會需求和相對價值標準難以定量衡量，只有自身屬性標準是看得見摸得著，可以直接感知的部分，而且在檔案自身屬性標準中，以內容的信息重要性、綜合性與新穎性，一直是主要鑒定文件價值的主要依據。因此，以往檔案鑒定工作主要針對內容標準展開。但電子文件的出現，給檔案鑒定帶來了新的研究領域——技術鑒定。

法國檔案學者哈羅爾德·瑙格勒1984年在其研究報告《機讀文件的鑒定》中。深入分析了電子文件與傳統文件鑒定的差異，首次明確提出并系統闡述了電子文件雙重鑒定思想，認為“機讀文件的鑒定包括文件所含信息的鑒定(內容鑒定)和文件技術狀況的鑒定(技術分析)”。這一思想在理論上為鑒定電子文件的保存價值建立了兩個支點——內容的有用性和技術狀況。

所謂技術鑒定是“對電子文件的各方面技術狀態進行全面的檢查，包括對信息的真實、可靠、完整、可讀性的認定和對文件載體性能的檢測。”也就是俗稱的二次鑒定，在電子文件脫機保存在移動載體上時進行。技術鑒定包括硬件和軟件兩個方面。硬件方面的鑒定主要是對載體、網絡連接等狀態檢測。軟件方面的鑒定包括可讀性鑒定、可靠性鑒定、完整性鑒定和病毒鑒定等。

這是傳統文件鑒定中不曾遇到的新情況，因為除了內容信息的評估外，紙質文件的背景信息、結構信息是在其歸檔之后就穩定下來，而無需再考慮。電子文件則不同：一方面。電子文件也需要從內容上評價其重要程度。來確定其有無保管價值；另一方面，電子文件物理和邏輯結構相分離的特性又需要檔案管理人員從技術角度對電子文件的各方面技術狀況進行全面的檢查，以確保其檔案屬性不被破壞和質疑。

從一定程度上看，技術鑒定甚至比內容鑒定更重要，因為電子文件的所有管理行為，都必須建立在信息安全這一基礎上，因此從這個意義上說，技術鑒定開拓了檔案學的研究領域：而對于鑒定環節來講，技術鑒定還改變了原有的檔案鑒定流程和模式，體現出后保管時代重新審視檔案價值及鑒定理論的必要性和迫切性。

2．3 維護檔案真實性、完整性和有效性保障措施

真實性、完整性、有效性是衡量電子文件能否具備“檔案屬性”的三個方面。對檔案屬性的維護歷來是檔案工作的主要內容和重要目標，但由于紙質文件時代，檔案的屬性易于判定。一是因為形成來源單一，文件形成者即那些實實在在的機構、單位和個人，檔案館通過區分全宗以及保持全宗的獨立性和完整性就可以維護：二是取決于紙質文件形式與內容相統一的特性。

而后保管時代，電子文件的真實性、完整性、有效性的含義相比于紙質文件，有著更為復雜的詮釋。電子文件的真實性是指對電子文件的內容、結構和背景信息進行鑒定后，與形成時的原始狀況保持一致。完整性是指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損。有效性是指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

與以往的檔案屬性維護工作相比，維護電子文件的真實性、完整性、有效性是后保管時代檔案工作的新內容，研究的新領域。

保證電子文件的真實性、完整性和有效性，既要靠技術，也要靠管理。國內外目前主要存在以下幾種做法。

一是文件的雙套制保管。 所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”，雙套制的實現可以是對電子文件制作紙質拷貝：也可以是對紙質文件進行數字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。但這是用傳統手段(原件)的保障方法。

二是將文件轉化為不易修改的圖像格式。把紙質文件掃描成圖像文件，或者把電子文件轉化為圖像文件，通行的如PDF格式。這也是維護原始性的一種手段。

三是基于生命周期表的保障機制。在電子文件產生或接收的那一刻起，就有一張生命周期表和它終身相伴，真實、完整地記載它在“生命期”內的全部活動情況并保存它的“成長變化”過程，直到該文件完成終結審查歸檔為止。在生命周期表運行的工作過程中，系統要采用簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫措施等來保證周期表內所記信息和電子文件成長過程的準確性、原始性。所有這些都將作為該電子文件歸檔時檢驗其原始性、真實性、完整性的唯一依據和憑證。

四是基于XML元數據的電子文件集成管理，元數據的優勢在于，以通用語言的規范格式來描述文件內容和結構以及文件之間的背景，具有一定的穩定性，受環境影響因素小，也不會隨著文件的變化而失效：同時元數據還能與電子紙質拷貝建立關聯，實時跟蹤和記錄文件的操作和變化過程，為維護文件的真實性與完整性提供有力的憑證，從而保證電子文件的證據效力。基于元數據的電子文件管理，是國內外普遍采用的方法，如1999年的InterPARES《永久性保護真實電子文件國際研究項目》、美國匹茲堡大學對于元數據六個層次結構的模型研究，英國、澳大利亞等地均采用這種方法，我國也有類似研究。

上述四種方式，第一種是權宜之計，第二種并非根本方法，第三種不具有普遍推廣意義，只有第四種值得推廣，它通過從源頭起就開始記錄文件各種來源信息的全程跟蹤的方式維護電子文件的檔案屬性，代表了電子文件管理的發展方向，同時將來源原則和價值鑒定理論有機地結合在一起。

2．4 基于職能分析的自動鑒定模式構建

信息技術的不斷發展為電子文件實施技術鑒定提供了可能，但技術鑒定在不斷變化的電子文件管理系統中仍然有其局限性。技術鑒定是由人來操作和完成的，而電子文件所處的技術環境確是動態和多變的，人工不可能實現實時監控：同時，從內容來看，海量的電子文件若仍然采用傳統的人工直接鑒定法也不再可行，基于職能分析的鑒定思路雖然可行，但也只有在電子文件形成之初就得到評估才是保證重要的電子文件能夠及時完整地保存下來的最佳時機。內容鑒定和技術鑒定的缺陷都在呼吁將文件價值鑒定工作提前到電子文件產生之前，并貫穿整個電子文件管理過程。

因此，許多文件管理專家認為應在電子文件管理系統設計階段就著手鑒定工作，檔案工作者則應在這個階段向系統設計人員詳細闡述文件鑒定的需求。國際檔案理事會電子文件委員會也認為，“設計階段是評估電子文件最合適的階段，因為這個階段提供了證實評估的決策，是繼評估結果之后實際得到實行的最佳時機。”

在設計階段對于電子文件進行前端鑒定，其目的就是讓電子文件管理系統對電子文件進行自行的“批處理”，因而，就需要構建一種基于職能分析的自動鑒定模式。

簡單而言，使電子文件管理系統具有自動鑒定的功能，其方法是在系統中納入并維護電子文件保管期限表，系統將文件與保管期限表對照作出判斷，如果某些新文件未納入保管期限表，導致系統暫時無法判斷其保管期限時，應及時提示用戶判斷：對于保管期限到期的文件，系統自動提示用戶以便下一步處置。

基于職能分析的自動鑒定模式，實際上是對傳統的文件鑒定流程進行的修正，運用技術手段將原先的確定歸檔范圍和歸檔鑒定，以及進館鑒定等環節有機結合起來。

目前，由于文件保管期限表的劃分還不夠細致，可拓展性較差，以及技術方面的一些原因。基于職能分析的自動鑒定模式還只是利用計算機手段對文件按職能鑒定論進行區分，沒有涉及到深層次的價值判斷。但在將來，隨著條件的一步步成熟，自動鑒定將越來越普及，并深入到文件的價值判斷，構建起真正的鑒定專家系統。

3、結束語

來源原則與鑒定理論，在后保管時代需要有著跟以往檔案學體系中不同的新解釋，這種變化，一方面使得這兩種檔案學特色理論有著繼續生存的可能，另一方面是它們能夠比以往更具有實踐的指導作用，不僅僅局限于各自的整理與鑒定環節之中。來源原則由于在編目檢索、信息組織和鑒定等領域中有了新作用。從而其“力量”被重新發現，同時，概念來源、全宗異化、注重邏輯結構有序化的維護，是來源原則在后保管時代所作的自我調整。而鑒定理論。由于文件價值這一宏觀層面的概念性變化，導致了文件雙重價值理論與雙重鑒機制的失效，需要以多維運動與跨時間存在的文件運動觀去看待文件價值的存在，同時這一變化影響了鑒定標準、鑒定模式、流程與方法等微觀層面的改革，這有著變革百余年來傳統檔案鑒定思想的意義。

總而言之，相比于文件連續體理論對于文件生命周期理論的根本性沖擊，在后保管時代中，來源原則與鑒定理論找到了自身完善的解釋途徑，從而在電子文件管理中仍然有重要的實踐意義：同時，這兩種理論內容的充實和完善，既有對傳統思想的繼承，又體現出很好的創新與突破精神。可以相信，在后保管時代。三位一體的文件運動規律(文件連續體理論、來源原則與雙重支點的鑒定理論)，仍然成為檔案學的核心基礎。