對檔案學邏輯起點的認識

摘要：國內檔案學界對檔案學的邏輯起點有不同的認識，分別主張將檔案、文件的歸宿、管理和檔案物質實體的雙重構成作為檔案學的邏輯起點。本文認為原始記錄性材料內容有用性是檔案學的邏輯起點，原始記錄性材料內容潛在的有用性是檔案的本質屬性。

關鍵詞：檔案學 邏輯起點 檔案本質屬性 原始記錄性材料

目前，國內對檔案學的邏輯起點的認識大致有以下幾種觀點：以檔案作為檔案學的邏輯起點，這是檔案學界傳統的觀點；以文件的歸宿作為檔案學的邏輯起點：以管理作為檔案學的邏輯起點：以檔案物質實體的雙重構成作為檔案學的邏輯起點。本文主張將原始記錄性材料內容有用性作為檔案學的邏輯起點，在此基礎上將原始記錄性材料內容潛在的有用性界定為檔案的本質屬性。

1、原始記錄性材料內容有用性是檔案學的邏輯起點

馬克思在研究理論經濟學的邏輯起點時，并沒有從商品開始，而是從分析商品的價值和使用價值的矛盾開始的。“馬克思敘述的邏輯起點是使用價值，他把使用價值當作商品二因素之一的單純的因素，類似黑格爾稱之為邏輯學開端的‘純有’”。正如胡鴻杰所說：“一門學科的邏輯起點不能簡單地等同于研究對象。作為對一門學科的邏輯起點的分析，在基本事物既定的前提下，則應當更多地去研究該事物的社會顯示狀況，研究該事物與學科之間的邏輯關系，而不是單純演繹它的概念，應從已知狀況出發，從現實聯系出發，才是認識檔案學邏輯起點的合理方式。”由此筆者在分析前幾種檔案學邏輯起點理論的基礎上，經過進一步的思索與比較，認為檔案學的邏輯起點應當界定為原始記錄性材料內容的有用性。

首先，要探討任何一門學科的邏輯起點都不可避免地要從該學科的基礎性問題——定義談起，檔案學也不例外。目前檔案界對檔案的定義有很多，主要分為直觀描述型的定義和抽象揭示型的定義。之所以有這么多種定義，主要原因就在于人們看待這一事物的側重點不同。誠如列寧所言：“定義可能有許多，因為對象有許多方面。”雖然定義很多，但都涉及了界定檔案的一個最基本的限制因素：作為檔案的事物必須是具有原始記錄性的材料。這是一個充分非必要條件，也就是說不論是文本、圖像、聲音還是電子信息，只要具有原始記錄性都有成為檔案的可能。

原始記錄性材料都可分成兩個部分：一是內容的集合；二是實體的集合。新型的電子文件雖與傳統的紙質文件有所不同，但仍必須存儲在硬盤等一些載體上。正基于此馮湘君、劉新安提出了檔案物質實體的雙重構成理論，由此形成實體管理理論與信息整理理論并存的思想。但該觀點仍有需要完善之處。作者在論文中曾指出“檔案物質實體雙重構成”所肯定的檔案的物質實體屬性以及用歷史性原則構造檔案的歷史聯系等，都是對經典檔案學的繼承和發展，也就是說檔案物質實體雙重構成是檔案從產生之日起便具備了的性質。然而，為何從人類文明產生直到16世紀前期雖有檔案整理工作卻一直未形成一門學科，進而構成學科理論體系?是歷史發展的偶然促成該學科的產生、發展還是由其他的原因引起的?眾所周知，事物的發展是內因和外因共同起作用的結果，內因是事物變化發展的根據，外因是事物變化發展的條件，外因通過內因起作用。既然檔案物質實體雙重構成符合檔案工作實際，而檔案學又產生于近代，這是不是說明在檔案物質實體雙重構成的內部還有更核心的因素存在，并且隨著時代的發展，當外部環境發生變化并不斷作用于這一更核心的因素才促成了檔案學的產生?如果這一假設正確，那么既找到了檔案物質實體雙重構成這一理論的落腳點，又證明了正是這一核心因素才真正促成了檔案學的生成，理所當然，這一核心要素也才是真正的檔案學的邏輯起點。基于這一思考，筆者首先考察了檔案學產生的外部條件。就外國而言，近現代的檔案學思想萌芽于16世紀——18世紀的歐洲，促使其產生的條件包括：第一，社會制度的變革。16世紀以后。歐洲一些國家的封建制度已經沒落，資本主義制度逐步確立，社會的文化制度和科學技術等方面也發生了革命性的變化……工作業務不斷發展，文件和檔案數量迅速增加，這種變革直接催生了機關檔案室的產生，由此，檔案學賴以產生的基本社會制度條件和社會輿論條件已經具備；第二，檔案工作的發展，紙質檔案數量不斷增加，對管理紙草檔案、羊皮紙檔案的方法提出了新的挑戰，要求檔案管理人員根據管理對象的變化尋求新的管理方法，由此一些國家的檔案人員已經開始就檔案學的一些基本理論問題展開研究。最終到19世紀，法國檔案改革為歐洲檔案學的形成奠定了重要基礎，其主要標志是檔案改革中提出并實踐了檔案學的三種思想理論，即檔案館事業是國家的一項獨立事業，檔案事業要實行集中統一管理原則，檔案館要實行向社會開放的原則。就國內而言，中國將有關檔案現象作為一個獨立性的專門問題進行科學系統的研究，則始于20世紀二三十年代，具體表現在：第一，行政效率運動是促使我國近代檔案學思想產生的直接原因：第二，史學界整理明清歷史檔案和學術研究的需要，也是促進我國近代檔案學思想產生的重要原因：第三，近代意義上的檔案教育的創立，對促進檔案學思想的產生也起到了積極的推動作用……由此可以看出，中外檔案學產生有其共同之處：首先，社會制度發生變化，行政機構產生文件的數量急劇增加：其次，檔案為大眾服務這一思想初露端倪。

由此我們可以猜測，正是這兩個主流的外部因素的出現并對原始記錄性材料的內容和實體集合所包含的某一核心要素即內因的刺激，使內因發生作用才最終促成了檔案學的產生。該核心要素到底是什么呢?我們再分析“作為檔案的事物必須是具有原始記錄性的材料”這一命題。該命題作為一個充分非必要條件表明，原始記錄性材料的范圍要大于檔案。人們又是如何區分、辨別哪些原始記錄性材料才能成為檔案的呢?這涉及對相關材料的鑒定問題，而鑒定原始記錄性材料能否成為檔案的主要標準就是判斷該材料是否具有檔案價值。檔案價值是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性，它是主體與客體之間的關系范疇。也就是說在原始記錄性材料內容和實體集合的內部還存在“有用性”這一要素。“有用性”這一要素是包含在內容集合中還是在實體集合中。抑或存在于二者的交集之中呢?就檔案價值而言，主體的需要是構成檔案價值的前提條件，而客體的屬性是構成價值的客觀基礎。這里的主體需要很明顯是對內容集合而言的，而客體所包含的能滿足主體的屬性相對于檔案的價值而言，也只能是其中的內容屬性。至此，可以很明顯地看出，在內容和實體集合的內部還存在“有用性”這一要素，它蘊含在內容集合之中。

“有用性”這一要素是否就是核心要素(即促使檔案學產生的內因)，對此的論證主要需要解決兩個問題：其一，該要素是否決定著內容集合的選取：其二。該要素是如何作用于內容集合，并與實體集合發生聯系進而促成檔案學生成的。對于該要素是否決定著內容集合的選取與屬性其實在檔案的價值鑒定中已給出了答案，因為“檔案價值是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性”。這就很明確地告訴我們，作為檔案的有用性只能是對國家、社會組織和個人的有用性，也就是說當人們鑒定原始記錄性材料中屬于檔案的那部分材料時，只需以有用性為指導進行鑒別和挑選即可。如果推理正確的話，那么該要素應作用于內容集合和實體集合并最終導致早期檔案學理論體系的生成，事實是這樣嗎?內容集合廣義上而言是指各種數據，若受有用性限制的話只能是信息，即滿足主體特定需求的數據。實體集合就現代載體技術的發展水平而言可分為傳統實體集合和非傳統實體集合。傳統實體集合主要指紙質、磁質等材料；非傳統實體集合主要指電子文件、多媒體性質的材料。

從檔案工作實踐所表現的職能看，針對傳統實體集合的整理。人們以“全宗理論”，“檔案自然形成規律”理論為指導，形成了檔案的收集、整理、鑒定、保管四大部分。從目的角度看，“全宗理論”主要是為了維護檔案文件之間的歷史聯系和便于檔案內在有用性的開發，“檔案自然形成規律”理論則主要體現了原始記錄性材料內容有用性的客觀存在及其向檔案的自然轉化。所以，在這兩大理論的指導下，檔案的收集、整理、鑒定、保管工作中的原則、標準、要求等無一不體現出使“檔案文件能夠基本上滿足檔案用戶的當前與長遠的利用需求，提高庫藏檔案的整體質量，充分實現檔案文件的積極作用。使檔案文件保持最佳的價值狀態”等特征。對于內容的管理在實際業務中又主要體現在檢索、提供利用、編研和登記統計等四部分。從這四項業務的目的上分析，主要是為了促進檔案資源的開發，以便更好地利用檔案資源，更好地發揮檔案的有用性。由此可以看出在檔案的實體管理工作和內容管理工作中存在一共性的目的——通過管理以達到更好地發揮檔案的有用性。這就暗示著與有用性同級的還存在一個影響檔案有用性發揮的因素，即人們通過管理活動作用于該因素并最終影響到“有用性”這一要素，筆者姑且將其稱之為“效能”(即檔案有用性發揮的效率以及某種有用性能發揮到某種程度的能力)。由此反推，正是該因素與“有用性”相互作用，以有用性為主導(顯然原始記錄性材料中缺乏對國家、社會組織和個人有用性的材料將會被拒之門外或被淘汰出檔案領域，也就是說有用性的存在決定著該材料是否有發揮其效能的必要。所以有用性是主導因素)演變發展出了早期檔案學體系，至此該體系構架基本確立。而“有用性”這一要素的核心地位也已非常明確。如圖(1)所示：

如此一來，有用性和效能之間的辯證關系及以有用性為主導在二者相互作用下所構成的檔案學理論體系便一目了然。在文件檔案產生的數量還很少并只為封建君主所使用的時代，檔案的需求相應也少，需求也缺乏多樣化，以致較低的利用效能并不能影響有用性的發揮。隨著社會制度發生改變，文件檔案的數量急劇增多，一方面更多的人有了利用檔案的機會，另一方面人們對檔案的各種各樣的需求也在逐步擴大。這些需求就催生了檔案內容的有用性與現實中人們對檔案信息利用程度較低的矛盾，即形成了一種高需求低效能狀態。對此，人們依據一定的原則對檔案的實體集合和內容集合進行整理并借助于相應時代的技術手段和技術力量以期提高檔案利用的效能。從而更深、更廣地發掘檔案的有用性。由于人們認識水平的局限性以及社會相關制度、社會發展水平的制約和技術發展水平的限制，使得有用性的發揮受到限制，二者之間互相作用，促進了檔案工作和檔案學的不斷發展、完善。若從人類社會角度著眼，所有這些管理活動來源于以有用性為基礎的人們的各種各樣的需求，這些需求大體上可以分為個人需求、社會組織需求和國家需求，而導致這些需求產生的則是人類處于某一發展階段的社會背景。對檔案學體系而言，與內容有用性相呼應的外部結點就是一定社會背景下的各種需求，這二者的相互作用構成了當代檔案學的基本理論體系。

2、基于內容有用性體系對檔案學理論和檔案工作實踐的解讀

2．1 對檔案本質屬性和檔案工作實踐的解讀

如果依照上述的推理結果繼續進行推理，則將對檔案的本質屬性作出新的定義與解釋。所謂本質屬性，就是一事物區別于其他事物的最具特點的性質呈現出來的解釋。由于作為邏輯起點的東西在理論胚芽時期即包含著貫穿整個理論體系中的最基本的核心內容和主要觀點，是理論的出發點、著眼點，又是理論的立足點和落腳點。所以檔案的本質屬性應存在于邏輯起點之內，并能區分別于其他相關事物。

作為原始記錄性材料內容有用性的內部還可再細分為潛在的和已知的有用性，這二者之間以正比關系存在，且潛在的有用性為主動因子，已知的有用性為被動因子。當潛在的有用性不斷增大(減小)時，已知的有用性也會隨之增大(減小)并最終導致質變，其有用性的內容將以檔案被利用的各種形式呈現出來。如圖(3)所示：

該圖并不一定是從原點開始的，而是從(x^'，y^')(x^'≥0)點開始運行的。由圖可以很直觀地看出，這種潛在的有用性隨時間的動態變化，最終導致該材料發生兩種變化：其一，存在一段時間，被銷毀；其二，因其潛在有用性的增大或被認為其潛在的有用性已經存在或將長期存在，故直接進行長久保管。由此我們可以總結出檔案的本質屬性，即原始記錄性材料內容潛在的有用性。基于上圖我們就很容易地揭示檔案和文件的關系：當文件還處于現行階段時，即已知的有用性v^'>0，此時x^'大于0或者等于^'。

2．1．1 若x^'一直為0，則當v^'等于0時文件被銷毀。

2．1．2 當已知的有用性(v^')逐漸減小至0，潛在的有用性(x^')凸顯出來時，可由此圖顯示其發展變化的規律。在此階段，當文件的潛在有用性再次降為O時，該文件將被銷毀。當潛在有用性不斷增大時，必將在某一時刻發生質變，其內容將再次以文件或其他形式展現出來。如學籍檔案中的考試分數、就讀院校等內容將以新的證明文件的形式發揮其憑證作用，或者在發生產權糾紛時具有憑證價值的檔案材料按規定的形式形成新的證據性文件等。當這些文件的現行有用性消失后又將按照上圖的形式再次循環。

2．1．3 在檔案界還存在一種現象，如一些文件在發布之前或同時，其在形成過程中產生的一系列材料已經作為檔案保存了。這種情況在文書檔案中大量存在，類似的現象還存在于基建檔案中。底圖并不用于施工便作為檔案保存，而施工過程中則只依據藍圖并在工程結束后存檔。這二者似乎體現出這樣一種現象，檔案產生在文件之前，在社會活動中使用的只不過是檔案的復印件，因為文件的定稿、底圖還未經發揮效用就已經進入了保存階段。其實，這只是表面現象。如果依據圖(3)進行分析的話，很容易看出，這類文件在產生過程中人們就已經意識到其內容的重要性，并且這種重要性在未來非常長的一段時間內將不會消失，即潛在的有用性在文件產生的同時已經顯現，此時人們是將x^'＞0作為前提條件進行處理的。公布、使用的文件也不能簡單地作為復印件看待和處理，這是因為正式文件所具備的權力。行使的職能是底稿、底圖所不具有的。正本生成前所形成的一系列文件對正本具有印證性，而正本本身因含有底圖、底稿等所不具備的性質故而也具有原始的憑證性，這也是為什么正本、藍圖等在職能行使完畢之后依然作為檔案進行保存的原因。

由此也可看出，0－x^'這段區間為檔案室或資料室階段，潛在的有用性逐漸降低將直接導致將文件或部分檔案淘汰。x^'－x這一階段則為檔案館階段，其檔案的潛在有用性恒大于零，也就是說必須對其進行長期和永久保管，這恰與我國綜合檔案館館藏均為具有長久保存價值檔案這一事實相吻合。

2．2 對文件與檔案關系的解讀

胡鴻杰在《論檔案學的邏輯起點》一文中指出“我們所說的檔案，就其主要成分而言，實際上不過是文件某一特定階段的存在狀態：不論檔案學的研究者承認與否。檔案管理的基本內容都是針對文件構建的……文件的方式是人們從事管理活動最一般的活動方式，檔案的一些基本屬性實際上是對文件屬性的一種‘繼承’”。劉東斌也指出，“檔案的本質屬性應該具有排他性，是惟檔案獨有的……如果堅持傳統的‘檔案是由文件轉化來的’，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿和精華的觀點，那么否定檔案的本質屬性是原始記錄性的認識也就是‘正確’的了”。如果這些觀點成立，那么原始記錄性是檔案本質屬性的說法將不成立。筆者將原始記錄性材料內容潛在有用性作為檔案本質屬性的觀點，是將前提條件放在一個比檔案更大的集合中來界定檔案本質屬性的，較之傳統的從檔案定義本身出發界定檔案的本質屬性的方法而言，能更好地和其他事物進行聯系、對比，不至于將檔案和文件的共性作為檔案的本質屬性，而且此觀點在實際工作中也能很好地區分檔案與文件及其他與檔案有聯系的非檔案性材料。

如在實際工作中要區分文件與檔案，文件是否應該保存或歸檔只要看其內容的已知有用性是否消失并同時判斷其是否具有潛在的有用性。如果在文件的現行階段潛在有用性已經顯現，則可直接進行保存或歸檔，若該文件的潛在有用性在文件的現行階段并不明顯可以在檔案室或資料室存放一段時間并再次進行確定即可。據此則不必針對“原始記錄性”進行討論，從這個角度還可以將檔案館看成是維持具有“原始記錄性”這一特定事物的專門機構。檔案因其具有文件所不具備的潛在有用性的觀點，可以很好地解釋文件和檔案現象并能更明確地指導現實工作。