論“檔案包含文件”

摘要：文章從發文角度和收文角度兩個方面談了作者對檔案與文件的關系的認識：無論從發文角度還是從收文角度看，檔案與文件的關系都可以概括為：文件是檔案的一部分，檔案包含文件。同時，文章針對劉東斌先生的“檔隸形成在前”和“收文不是檔案”的觀點談了不同看法。

關鍵詞：檔案 文件 關系 發文 收文

2007年《檔案管理》雜志第2期刊發了劉東斌先生的《論檔案形成在前》一文，由此引發了一場關于“檔案形成在前說”與“文件形成在前說”的激烈爭論，成為2007年《檔案管理》雜志的一條“亮麗的風景線”。筆者認真閱讀了《檔案管理》雜志刊發的一系列爭鳴文章，深感雙方論點論據均有一定的道理，但似乎也都有不足之處。因爭論雙方站的角度不同，恐怕短時間內很難達成一致意見。綜合分析爭論雙方的觀點，并結合檔案工作實際，經過深入的思考，筆者認為探討檔案與文件的關系可以從發文角度和收文角度兩個方面來審視：一方面，從發文角度看，文件來自檔案，檔案孕育了文件，文件是檔案的一部分，檔案包含文件：從收文角度看，檔案所包含的信息內容多于文件所包含的信息內容并且包含文件所包含的信息內容，文件是檔案的一部分，檔案包含文件。簡言之，無論從發文角度還是從收文角度看，檔案與文件的關系都可以概括為：文件是檔案的一部分，檔案包含文件。筆者不揣淺陋，僅就“檔案包含文件”問題談點粗淺認識，并針對劉東斌先生的“檔案形成在前”和“收文不是檔案”的觀點談點不同看法，與劉東斌先生商榷。

1、從發文角度看。文件來自檔案，檔案孕育了文件，文件是檔案的一部分，檔案包含文件

什么是發文呢?《檔案學詞典》解釋為：“亦稱‘對外文件’。本機關對外發出的文件，由本機關擬制，對外傳達本機關的意圖，發給需要與其進行聯系的針對機關。有向上級機關的請示、報告。對下級機關的指示、規定、決定、批復、通報以及對平行機關的通知、公函、便函等。”從發文角度看，現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案通常包括文件定稿、發文處理簽和印制的文件三部分，“重要的檔案還有草稿、一稿、二稿、三稿(甚至更多)，有擬稿、核稿、領導簽發的簽字”，并且檔案一經形成，就交由檔案人員或者有關人員存檔或者以備存檔之用：而文件即我們通常所說的現行機關、團體、企業事業單位和其他組織的發文(文件)，一般僅僅是指作為檔案保存的一份完整的檔案的三部分中的最后一部分即印制的文件。很顯然。從發文角度看，檔案包含文件。筆者認為，從發文角度看，檔案與文件的關系可以表述為：文件來自檔案，檔案孕育了文件，文件是檔案的一部分，檔案包含文件。這一觀點顯然與劉東斌的“檔案形成在前，是文件的前身，文件是檔案的復制件”的觀點不同，在此筆者分是“檔案形成在前”還是“文件來自檔案”、是“檔案是文件的前身”還是“檔案孕育了文件”、是“文件是檔案的復制件”還是“文件是檔案的一部分”三個方面對兩個觀點作一比較，與劉東斌先生商榷。

1．1 從發文角度看，是“檔案形成在前”還是“文件來自檔案”。從發文角度看，是否“檔案形成在前、文件形成在后”呢?在探討這一問題之前，有必要對“形成”一詞作一界定。“形成”一詞《現代漢語詞典》解釋為：“通過發展變化而成為具有某種特點的事物，或者出現某種情形或局面”，顯然，“檔案形成在前、文件形成在后”中的形成應解釋為“通過發展變化而成為具有某種特點的事物”相對比較合理。根據這一界定，判斷是否“檔案形成在前”的關鍵就是檔案形成的標志了。那么，檔案形成的標志是什么?筆者認為，雖然作為檔案重要內容的“文件定稿”和“發文處理簽”兩部分的形成時間早于“印制的文件”即我們通常所說的現行機關、團體、企業事業單位和其他組織的發文(文件)，僅就此而言，似乎可以說“檔案形成在前、文件形成在后”。但問題的關鍵是檔案最終形成的標志是什么?前面我們已經談到，現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案通常包括文件定稿、發文處理簽和印制的文件三部分，由此筆者認為作為檔案保存的一份完整的檔案形成的標志應是“文件定稿、發文處理簽和印制的文件”三部分全部形成，顯然這三部分當中“印制的文件”最后形成，也就是說，作為檔案保存的一份完整的檔案最終形成的標志應是“印制的文件”的形成，而我們通常所說的現行機關、團體、企業事業單位和其他組織的發文(文件)最終形成的標志顯然也應是“印制的文件”的形成，從這個意義上講，筆者認為劉東斌的“檔案形成在前、文件形成在后”的觀點值得商榷。盡管我們一時還不能斷定檔案與文件誰先形成，但筆者認為我們可以說“文件來自檔案”，為什么這樣說呢?因為我們通常所說的現行機關、團體、企業事業單位和其他組織的發文(文件)即“印制的文件”的內容來自作為檔案重要內容的“文件定稿”。而文件上的“簽發人”信息內容則來自作為檔案重要內容的“發文處理簽”上的領導的簽名。也就是說，從發文角度看，“文件”來自“文件定稿”和“發文處理簽”。而“文件定稿”和“發文處理簽”又是現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案的核心內容，正是從這個意義上講，筆者認為，從發文角度看，文件來自檔案。

1．2 從發文角度看，是“檔案是文件的前身”還是“檔案孕育了文件”。從發文角度看，“檔案是文件的前身”嗎?在探討這一問題之前，有必要對“前身”一詞作一界定，“前身”一詞《現代漢語詞典》解釋為：“事物演變中原來的組織形態或名稱等”。根據這一界定，判斷“檔案是否是文件的前身”的關鍵就是檔案是否是文件“演變中原來的組織形態或名稱等”。顯然。說檔案是文件“演變中原來的組織形態或名稱等”似乎不太妥當，盡管從發文角度看，現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案通常所包括的三部分即文件定稿、發文處理簽和印制的文件當中，已經包含了我們通常所說的現行機關、團體、企業事業單位和其他組織的發文(文件)即“印制的文件”，說“檔案是文件的前身”似乎沒有錯，但我們如果仔細想想，就會覺得這種說法即“檔案是文件的前身”不太妥當。為了很好地說明這一問題，筆者在此想打一個比方。如果我們把現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案比作懷孕母親的話，那我們通常所說的現行機關、團體、企業事業單位和其他組織的發文(文件)即“印制的文件”就是懷孕母親的胎中嬰兒或胎兒，從發文角度看，檔案與文件的關系就好比懷孕母親與其胎兒的關系。盡管懷孕母親孕育了胎兒，胎兒來自懷孕母親，但我們恐怕不會說“懷孕母親是其胎兒的前身”吧?那樣豈不滑天下之大稽!因此，筆者認為，從發文角度看。檔案與文件的關系不是“檔案是文件的前身”，而是“檔案孕育了文件”。也許有人會問：從發文角度看，既然檔案好比懷孕母親、文件好比其胎兒的話，那么“懷孕母親”(檔案)的形成豈不早于其“胎兒”(文件)!即“檔案形成在前、文件形成在后”。對此，我是這樣理解的：“懷孕母親”(檔案)與其“胎兒”(文件)的形成不存在誰先誰后的問題，而是同步共生的，沒有“懷孕母親”(檔案)就沒有其“胎兒”(文件)一說；反之，沒有“胎兒”(文件)也就無所謂“懷孕母親”(檔案)了。但無論如何說“懷孕母親”(檔案)孕育了其“胎兒”(文件)似乎沒有什么不妥當的。

1．3 從發文角度看，是“文件是檔案的復制件”還是“文件是檔案的一部分”，從發文角度看，“文件是檔案的復制件”嗎?在探討這一問題之前，有必要對“檔案的復制件”一詞作一界定，“檔案的復制件”一詞《中華人民共和國檔案法實施辦法釋解》解釋為：“是指利用現代科學技術對檔案原件進行復印、拓印、翻錄、翻拍等，使檔案內容得到完整體現的復制件”。根據這一界定，我們是否可以這樣理解，判斷是否是“檔案的復制件”的關鍵是看能否“使檔案內容得到完整體現”而不管其復制形式如何。那么。我們不禁要問：文件能“使檔案內容得到完整體現”嗎?很顯然，從發文角度看，現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案通常包括文件定稿、發文處理簽和印制的文件三部分，我們通常所說的現行機關、團體、企業事業單位和其他組織的發文即文件僅是其中的一部分即“印制的文件”，文件不能“使檔案內容得到完整體現”，說“文件是檔案的復制件”似乎欠妥，因為文件僅為檔案內容的一部分而非全部。但可以說，文件是檔案的一部分，即檔案包含文件。

2、從收文角度看，檔案所包含的信息內容多于文件所包含的信息內容并且包含文件所包含的信息內容，文件是檔案的一部分。檔案包含文件

什么是收文呢?《檔案學詞典》解釋為：“亦稱‘收來文件’。本機關收到的從外機關發送來的文件。由外機關擬制作為傳達制成機關的意圖而發送到本機關。有上級機關發來的指示、規定、決定、通知、批示、批復，下級機關送來的請示、報告，以及屬公事性質的電報、信函，內部刊物和資料等。”從收文角度看，現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案通常包括收文、收文處理簽兩部分：而文件即我們通常所說的現行機關、團體、企業事業單位和其他組織的收文(文件)，一般僅僅是指作為檔案保存的一份完整的檔案的兩部分中的一部分即收文。很顯然，從收文角度看，檔案包含文件，因為檔案所包含的信息內容多于文件所包含的信息內容并且包含文件所包含的信息內容。筆者認為，從收文角度看，檔案與文件的關系可以表述為：文件是檔案的一部分，檔案包含文件。這一觀點顯然與劉東斌的“收文不是檔案”的觀點不同，在此筆者分三個方面談談個人看法，與劉東斌先生商榷。

2．1 從檔案的本質屬性看，是“收文不是檔案”還是“文件(收文)是檔案的一部分”。檔案的本質屬性是什么呢?“盡管人們對檔案的定義仍在爭論，但對檔案這一事物的本質特性的認識卻是基本一致的，即檔案本質上是社會生活的原始記錄，換句話說，原始記錄性是檔案的本質屬性。”劉東斌先生認為，用檔案的本質屬性——原始記錄性來看“收文”，“收文”沒有原始記錄性，不是檔案。筆者認為，從收文角度看，盡管文件即我們通常所說的現行機關、團體、企業事業單位和其他組織的收文(文件)，不是本單位“直接形成的”的“原始記錄”，似乎不具有原始記錄性：但收文處理簽及其所反映的信息則是本單位“直接形成的”的“原始記錄”，有原始記錄性，而現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽通常被作為檔案的統一體保存。也就是說，現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽是一個統一體而不可分割，并且具有原始記錄性。正是從這個意義上講，筆者認為：從收文角度看，文件(收文)是檔案的一部分，檔案包含文件。

2．2 從檔案的唯一性看，是“收文不是檔案”還是“文件(收文)是檔案的一部分”。劉東斌先生認為，檔案“在形體上都是唯一的”，具有原始記錄性和唯一性的才是檔案，檔案是原始記錄性和唯一性的統一體，即檔案只有一件，是唯一的；而“收文”，不論作為收到的文件，還是作為“轉化”的“檔案”都不是唯一的，因此，“收文”根本就不是檔案，也不可能“轉化”為檔案。筆者認為，從收文角度看，盡管文件即我們通常所說的現行機關、團體、企業事業單位和其他組織的收文(文件)，在形體上似乎不具有唯一性，也不具有原始記錄性：但收文處理簽及其所反映的信息則是本單位“直接形成的”的“原始記錄”，即具有唯一性，也具有原始記錄性，而現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽通常被作為檔案的統一體保存。也就是說，現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽是一個統一體而不可分割，并且具有唯一性。正是從這個意義上講，筆者認為：從收文角度看。文件(收文)是檔案的一部分，檔案包含文件。

2．3 從檔案的形成看，是“收文不是檔案”還是“文件(收文)是檔案的一部分”。檔案是如何形成的?劉東斌先生認為。檔案是由形成者在社會活動中直接形成的，而不是收到別的形成者形成的再“轉化”為“檔案”后而形成的：而“收文”都不是檔案形成者自己制作的，也就不是自己直接形成的，所以，也就不是檔案了。筆者認為，從收文角度看，盡管文件即我們通常所說的現行機關、團體、企業事業單位和其他組織的收文(文件)不是由本單位直接形成的，也不具有原始記錄性：但收文處理簽及其所反映的信息則是本單位“直接形成的”的“原始記錄”，也具有原始記錄性，而現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽通常被作為檔案的統一體保存。也就是說，現行機關、團體、企業事業單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽是一個統一體而不可分割，并且是本單位“直接形成的”的“原始記錄”，具有原始記錄性。正是從這個意義上講，筆者認為：從收文角度看，文件(收文)是檔案的一部分，檔案包含文件。另外。劉東斌先生認為，檔案的形成者只能是文件的制作者，而不可能包括收文者。對此，筆者認為雖有一定道理，但不敢完全茍同，筆者認為，“對(檔案)‘形成者’的含義應作廣義的理解，既包括文件制作者，又包括收文者。”因為，從收文角度看，現行機關、團體、企業事業單位和其他組織形成的檔案包括收文和收文處理簽，也就是說從收文角度看，作為收文者的現行機關、團體、企業事業單位和其他組織也是檔案的形成者。正是從這個意義上講，筆者認為，檔案的形成者不僅僅是文件的制作者，而且還可能包括收文者。