檔案信息質量評價之指標體系構建

摘要：本文從檔案信息的特點、檔案信息質量現狀及評價指標研究現狀說明了構建指標體系的必要性，通過檔案信息個體質量、集合質量和效用質量三個方面力圖構建比較完善的檔案信息質量評價指標體系，并希望通過層次分析法將此體系付諸實踐。

關鍵詞：檔案信息質量 評價指標 指標體系

檔案信息資源是整個人類信息資源中的重要組成部分。在當今信息社會，是否擁有并善于利用檔案信息資源，已成為人類社會正常運行與順利發展的基本條件之一。我國擁有極為豐富的檔案資源，據統計，在我國3995個各級各類檔案館中，僅國家綜合檔案館就保存有1.3億卷檔案。面臨如此浩瀚的資源。其保存質量狀況如何，尚無法知曉。關于檔案信息資源建設的研究成果頗為豐富，但直接涉及檔案質量評價的主要是傳統檔案價值鑒定理論，檔案鑒定作為檔案管理的重要環節，主要關注檔案個體信息，但也未能突破個體范圍而從館藏整體或者用戶角度全面評價檔案信息。筆者試圖從檔案個體、檔案集合(館藏)、檔案用戶三維構建一套全方位的檔案信息質量評價指標體系，并希望通過層次分析法精確計算出各個指標的權重。為實際工作提供量化標準指導。

1、構建指標體系的必要性

1．1 檔案信息具有多維屬性，需要多角度的評價指標，檔案信息反映的是社會各項活動的記錄，包羅萬象，具有多方面性和社會性的特點：檔案信息的最終確定需要經過收集、鑒定、保管、利用等流程，具有操作復雜，質量確定較難的特點；檔案信息的開發利用服務普及難度大、效果不明顯，具有復雜性、隱含性、模糊性等特點，這些特點使對檔案信息的評價不可能只單方面而必須從全方位、多角度進行，以形成相輔相成的指標組即系統、全面、科學的指標體系。

1．2 可供利用的檔案質量并不明朗，需要全方位的評價指標。陳永生教授認為“檔案利用的一個最基本的前提就是要知道有多少檔案和有哪些檔案可供利用”，不過需要補充的是“量”的確定并不能保證利用工作的順利開展和用戶需求的滿足，只有全方位了解和評價檔案的“質”，才能較為全面掌握可供利用的檔案情況，使檔案工作者清晰地知曉檔案信息的生存狀態、區分優劣，使檔案用戶明明白白“消費”、輕輕松松利用檔案信息。

1．3 傳統檔案信息評價(鑒定)未能從館藏和用戶角度考慮。曾有資料統計表明檔案已供利用的情況是“檔案利用與99％以上的人不相關，與90％以上的檔案不相關”，造成如此結果的原因在于傳統檔案鑒定工作以“客觀價值”為主要標準，沒有充分考慮館藏質量和用戶需求。另外，目前我國對檔案信息質量評價研究的較少，直接涉及檔案信息相關評價指標、構建相關指標體系的研究則更少，已有的也只有極少量的關于檔案利用、網絡檔案信息及數字檔案館等方面的質量評價研究。

2、檔案信息質量評價指標體系的構建

評價檔案信息質量，基于不同的角度會有不同的指標。本文沿著檔案形成到進館保存再被利用的時間主線，從形成時的“個體”，到進館之后的“集合”館藏，最后用戶的利用“效用”三個角度來構建檔案信息質量評價指標體系。

2．1 檔案信息個體質量指標?？陀^性，檔案反映的事實總是某個客觀事物的某一方面的屬性。它要求按事物本來面目去考察，與一切個人感情、偏見或意見無關，不帶有自己的偏好和利益。有些學者也提到真實性、可靠性等，筆者認為真實性、可靠性必須通過客觀性來保證，客觀是真實、可靠的本質和內核，具體反應在三個方面：一是檔案信息應當與其所要表達的客觀事實保持一致或吻合：二是具有相似背景的不同用戶分別采用同一方法對同一事件加以分析。應能得出相同的結果：三是檔案信息應減少檔案工作人員的偏差，不應有預定結果的偏向。例如，在紙質檔案數字化的過程中，檔案信息的客觀與否就通過反映的真實即數字化后的檔案內容是否與原事實保持一致、能否仍然可證實以及在數字化的過程中有否因為人員的偏差而出現錯誤來判斷。

正確性，相對客觀性而言，正確是指符合事實、道理或某種公認的標準。事實上，檔案信息的形成、利用等過程中完全不具有個人的主觀性是不可能的，即在一定程度上檔案信息具有較大的主觀性，但這種主觀性的引入必須與事實、公認的道理和標準相一致、相符合，這種主觀性在檔案信息質量中就表現為正確性。

權威性，一指檔案信息來源的權威，檔案信息形成者的權威越高，則檔案信息權威性越大：二指檔案進館后對檔案信息的處理方式和處理手段是可靠的，如在進行檔案信息檢索時所用到的方法或公式應該使用戶覺得是有道理的：三指提供檔案信息來源的公信力，提供檔案信息的部門公信力越高，則檔案信息權威性越大。

背景性解釋，指與檔案信息密切相關的背景性信息，有助于了解和表達檔案信息，其本身也是檔案信息的重要組成部分。特別是對電子文件而言，為了使電子文件能夠長久保存，諸如掃描方式、各種處理和保管格式、所處的軟硬件平臺等背景性解釋在某種程度上說決定電子文件信息質量。

2．2 檔案信息集合質量指標。全方位研究檔案信息的質量，除了保證個體檔案的質量外，集合質量也是確保檔案信息質量必不可少的部分。因為個體質量高只是為集合質量提供了充分條件，我們不能確定一份份個體質量高的檔案信息堆積在一起就形成了檔案信息資源的“金山”，相反，如果缺少了集合質量，檔案信息不能優勢互補、發揮整體效應，很多檔案就只能成為“信息垃圾”或“雞肋”。

豐富性，指檔案信息應該在條件允許的情況下，盡量多收集與主題范圍、時間范圍、地區范圍、重要人物范圍等相關的檔案，提高可用的資源數量，實現檔案類型和特色的多樣性。

優化性，指以最低限度的消耗，保存所需利用的最大限度的檔案信息資源，對沒有利用價值或對利用者無用的檔案信息給予清除，提高管理效率。

相關性，指檔案與檔案之間各信息元素的關聯程度，館藏質量高的檔案信息應該具有較強的相關性，這樣目的明確的用戶能快速知曉自身所需的信息與館藏的匹配程度，而毫無關聯的元素所組成的集合將使用戶不知所云，無法使用。

完整性，是指作為信息集合，必須具有一定的結構，這樣才能完整地表述事實、描述事物。具體而言，某單位、行業、地區、國家的檔案館(室)收藏的檔案應該反映所代表的單位、行業、地區和國家的全貌。例如，單位的檔案室，無論從時間、責任者、檔號等哪一方面檢索，檔案信息都應具有連續性，如果缺少了某年某個檔號的檔案，所反映的檔案信息結構就是不完整的，不能完整地記錄機構的歷史。

2．3 檔案信息效用質量指標。怎樣的檔案信息對用戶而言是最好的?當然是在合適的時間對用戶是有用的，在數量上是適當的用戶容易查找利用的，在內容上是獨特的最好與用戶的個性化信息需求匹配一致。

有用性，指檔案信息與用戶期望的信息內容的差距。具體來說，主要包括能滿足不同用戶的相類似的檔案信息需求：能滿足不同用戶不同需求層次、需求層面、需求方向的檔案信息需求；能滿足不同職業用戶的檔案信息需求：能滿足不同用戶檔案信息的使用、能滿足社會和國家的各種檔案信息需求等。

實時性，指檔案信息有一定的時間限制，超出這一時間限制的檔案信息可能會失去價值。檔案信息的實時性可以用過去的時間長度來度量，檔案信息能夠發揮效用的有效時間越長，則實時性越好。

適量性，指檔案信息量應該盡可能適當，不管是何類型的檔案用戶，其需要的檔案信息量都不是無限的。檔案信息量不足，會使用戶得不到所需的詳細信息，無法滿足用戶的檔案信息需求：檔案信息量過量，會浪費各種管理資源，增加用戶利用的難度。

獨特性，指檔案信息是否有自己的特色，是否存在別人在別處無法獲得的檔案信息。具體說來，主要是指反映歷史上重大事件、重要人物、重要機構內容的檔案：年代特別久遠的檔案；名人檔案、文革檔案、特別稀少的珍貴檔案：涉及重大秘密的檔案等。

檔案信息質量評價指標體系是一個具有多層次、多指標的復合體系，一個完善的指標體系還應該包括指標的權重分配和計分方法。筆者擬用層次分析法確定不同權重得出量化的結果，從而完善該評價體系。