鑒定標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題

一塵：幾年前，我和一位地市的專家通話，提到檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題。第一個(gè)問(wèn)題便是鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)由誰(shuí)來(lái)制定，按理說(shuō)，鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是由檔案的產(chǎn)生者和使用者共同制定。大家都知道，現(xiàn)在的鑒定標(biāo)準(zhǔn)卻是由保管者制定的。那么這種標(biāo)準(zhǔn)合理嗎?為什么不請(qǐng)文件的產(chǎn)生者和檔案的利用者對(duì)我們的保管期限表評(píng)判、審核、修正呢?

我們應(yīng)該明白：檔案人只是檔案的收集、保管者，而不是主要利用者。由我們制定標(biāo)準(zhǔn)意味著檔案人知道未來(lái)利用者的意圖和要求。我們真的知道嗎?同行尚且相互誤讀，何況跨行呢，如果一個(gè)歷史學(xué)者到中國(guó)的檔案館利用檔案搞專題研究，結(jié)果會(huì)怎樣?我估計(jì)他很可能失望大于希望。因?yàn)樗囊蠛蜋n案館的收集范圍、深度大不一致。前幾天，我的一位朋友為續(xù)家譜來(lái)省檔案館查他伯父的資料。他的伯父是上個(gè)世紀(jì)50年代的省委組織部長(zhǎng)，朋友滿懷信心地找我?guī)兔ΓY(jié)果只有薄薄的一張個(gè)人簡(jiǎn)歷。這么大的一位官員的資料是這樣，普通人呢?

第二個(gè)問(wèn)題是我們的鑒定標(biāo)準(zhǔn)會(huì)將國(guó)家、社會(huì)、集團(tuán)、個(gè)人的歷史細(xì)節(jié)完全過(guò)濾掉。就像一棵完整的大樹(shù)，我們的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)只保留樹(shù)干，枝葉完全被砍掉。這樣的樹(shù)干還是原來(lái)的樹(shù)嗎?我們讀《史記》中鴻門宴一段，如臨其境，人物的音容笑貌、行為動(dòng)作鮮活靈動(dòng)。我們檔案館的檔案能還原文革時(shí)期大歷史事件的三分之一嗎?看看我們的黨史。看看西方人寫的《紅星照耀中國(guó)》就明顯感到我們的黨史只有大脈絡(luò)，而缺少細(xì)節(jié)。《紅星照耀中國(guó)》中一個(gè)經(jīng)典細(xì)節(jié)使我深深吃驚和感動(dòng)：毛澤東一面和斯諾談話，一面漫不經(jīng)心地在自己的腰間搜尋著小寄生物，這個(gè)細(xì)節(jié)說(shuō)明了一個(gè)領(lǐng)袖和一個(gè)普通士兵一樣生虱子，同甘共苦，怎么不勝利呢?

當(dāng)然，檔案館決不可將所有檔案資料收羅進(jìn)來(lái)。西方的檔案學(xué)家也說(shuō)，鑒定過(guò)寬是一種罪過(guò)。但我們是否應(yīng)該像那位地市專家設(shè)想的：在全國(guó)選一個(gè)省，在全省選一個(gè)市，在全市選一個(gè)縣，在全縣選一個(gè)鄉(xiāng)，將全部檔案保存下來(lái)，使得中國(guó)檔案有一只完整的“鵝”、一只完整的“鴨”、一只完整的“雞”、一只完整的“麻雀”。將來(lái)為歷史學(xué)家、地方志、機(jī)關(guān)志、企事業(yè)志、家譜族譜研究者提供翔實(shí)的檔案資料。

滄海一粟：一塵先生，現(xiàn)就你提出的兩個(gè)問(wèn)題談點(diǎn)個(gè)人看法。

關(guān)于第一個(gè)問(wèn)題，即鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)由誰(shuí)來(lái)制定問(wèn)題。我有幾點(diǎn)想法想請(qǐng)教你：其一，你說(shuō)“按理說(shuō)，鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是由檔案的產(chǎn)生者和使用者共同制定”，我覺(jué)得很有道理，由檔案的產(chǎn)生者和使用者參與制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)很有必要，但具體操作起來(lái)恐怕有一定難度。我覺(jué)得國(guó)家、省、市級(jí)的適合于本轄區(qū)的通用標(biāo)準(zhǔn)可由國(guó)家檔案局、省檔案局、市檔案局有關(guān)部門和人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合本地區(qū)實(shí)際來(lái)制定，當(dāng)然在制定的過(guò)程中要征求有關(guān)專家、部門、人員的意見(jiàn)和建議：具體到某一個(gè)單位，可由檔案的產(chǎn)生者制定，同級(jí)檔案行政管理部門參與并把關(guān)審核批準(zhǔn)，適當(dāng)征求檔案使用者的意見(jiàn)。如果真要用一句話來(lái)概括的話，是否表述為“按理說(shuō)，鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是由檔案的產(chǎn)生者、收集者、保管者和使用者共同制定”更為妥當(dāng)些。其二，你說(shuō)“現(xiàn)在的鑒定標(biāo)準(zhǔn)卻是由保管者制定的”，這一說(shuō)法我覺(jué)得值得商榷。因?yàn)楝F(xiàn)在的鑒定標(biāo)準(zhǔn)是由檔案部門制定的不假，但制定標(biāo)準(zhǔn)的是檔案行政管理部門而非保管者——檔案館，檔案的保管者檔案館至多只是參與了而已。一塵先生，你說(shuō)呢?當(dāng)然，在當(dāng)前局、館合一的體制下，似乎檔案局就是檔案館，其實(shí)不然，盡管名義上是局、館合一，具體業(yè)務(wù)還是分開(kāi)的。

關(guān)于第二個(gè)問(wèn)題，即我們的鑒定標(biāo)準(zhǔn)會(huì)將國(guó)家、社會(huì)、集團(tuán)、個(gè)人的歷史細(xì)節(jié)完全過(guò)濾掉。就像一棵完整的大樹(shù)，我們的標(biāo)準(zhǔn)會(huì)只保留樹(shù)干，枝葉完全被砍掉。這確實(shí)是一個(gè)值得我們關(guān)注的問(wèn)題。但正像你所說(shuō)：“檔案館決不可將所有檔案資料收羅進(jìn)來(lái)”“鑒定過(guò)寬是一種罪過(guò)”。那位地市專家的設(shè)想的確是極好的設(shè)想，確實(shí)能為歷史學(xué)家、地方志、機(jī)關(guān)志、企事業(yè)志、家譜族譜研究者提供翔實(shí)的檔案資料，但恐怕具體實(shí)行起來(lái)有很大的難度。不客氣地說(shuō)在當(dāng)前只能是天方夜譚，根本不可能。當(dāng)然，經(jīng)過(guò)各方面的共同努力，也許有一天這種設(shè)想能圓滿實(shí)現(xiàn)，但我想這一天的來(lái)臨還很遙遠(yuǎn)，不過(guò)我還是殷切期望這一天早日來(lái)臨!

臨溪羨魚：對(duì)“鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)由誰(shuí)來(lái)制定問(wèn)題”談點(diǎn)看法。

其一。檔案的形成者沒(méi)有慎重行使自己的權(quán)利。國(guó)家檔案局8號(hào)令規(guī)定，檔案的歸檔范圍和保管期限應(yīng)由各系統(tǒng)各單位根據(jù)國(guó)家的規(guī)定結(jié)合自身實(shí)際制定，再報(bào)檔案行政管理部門審批。但事實(shí)上，各立檔單位真正重視起來(lái)的不多，多是支差應(yīng)付。

其二，檔案的最終保管者——檔案館，在審批各個(gè)立檔單位的歸檔范圍和保管期限表時(shí)，可能是沒(méi)有發(fā)言權(quán)的。

其三，檔案的利用者還沒(méi)有發(fā)言權(quán)。如果在制定和審批各單位的歸檔范圍和保管期限表時(shí)，能夠征求相關(guān)方面專家、學(xué)者和重點(diǎn)利用群體的意見(jiàn)會(huì)有所改進(jìn)。

其四，代表各方行使制定和審批權(quán)的檔案行政管理部門，實(shí)際工作是由那么幾個(gè)人來(lái)完成的，這幾個(gè)人的素質(zhì)和能力就決定了檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)與否。

泊客：由檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員代替某些單位的檔案工作人員整理檔案，其實(shí)就是一種鑒定。這種作法最大的風(fēng)險(xiǎn)就是由我們檔案工作人員來(lái)為今后的主要利用者——檔案形成者來(lái)決定哪些是檔案，哪些不是檔案：哪些要永久保存，哪些定期保存。有朝一日，形成者來(lái)利用他的檔案時(shí)沒(méi)有查到(沒(méi)有存檔)，問(wèn)到我們臉上，我們?cè)撊绾位卮?這是一個(gè)責(zé)任問(wèn)題。就算我們檔案工作者勇于承擔(dān)責(zé)任，可我們承擔(dān)了這個(gè)責(zé)任嗎?我們?yōu)槭裁匆獮榱n者承擔(dān)這個(gè)責(zé)任呢?

滄海一粟：泊客先生，如果說(shuō)一塵先生對(duì)“鑒定標(biāo)準(zhǔn)的兩個(gè)問(wèn)題”的論述屬于從理論層面對(duì)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行思考的話，你的“由檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員代替某些單位的檔案工作人員整理檔案，其實(shí)就是一種鑒定”的觀點(diǎn)就屬于從實(shí)踐層面對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行思考了，你由此而更深入地分析了這種作法最大的風(fēng)險(xiǎn)，并最終引發(fā)出了深層次的思考，這確實(shí)是值得我們每一個(gè)檔案人尤其是檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員思考的一個(gè)大問(wèn)題，它不僅僅涉及到檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題。更涉及到檔案鑒定的責(zé)任問(wèn)題。就目前而言我們?cè)劫薮遥十?dāng)“雇傭工”，完成了我們所謂的“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”任務(wù)，充當(dāng)了一次“大好人”，可到頭來(lái)追根溯源問(wèn)責(zé)的時(shí)候，我們恐怕也難辭其咎!

汝陽(yáng)老黨：鑒定工作是一項(xiàng)很麻煩的事，保管期限在變，鑒定標(biāo)準(zhǔn)也在變，鑒定后還涉及到存與毀的問(wèn)題，存的需要插卷，毀的需要一定的手續(xù)和過(guò)程。鑒定標(biāo)準(zhǔn)只是個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，真正在鑒定的時(shí)候，是因人而異，是有一定的差別的。鑒定時(shí)應(yīng)該是從寬掌握，以免把有保存價(jià)值檔案無(wú)辜銷毀。鑒定工作一定要由有責(zé)任心并有一定業(yè)務(wù)水平的人從事。如果條件具備的話，還是適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，不急于鑒定和銷毀為宜。

滄海一粟：汝陽(yáng)老黨先生，你的“鑒定標(biāo)準(zhǔn)只是個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，真正在鑒定的時(shí)候，是因人而異，是有一定的差別的”的看法很客觀，我也有同感。我認(rèn)為不僅僅是因人而異，還因時(shí)因地而異，即不同的時(shí)間、不同的地點(diǎn)是會(huì)有差別的，即便是同一個(gè)人鑒定同一件檔案，在不同的時(shí)間、不同的地點(diǎn)有時(shí)也會(huì)得出不同的鑒定結(jié)論。你的“鑒定時(shí)應(yīng)該是從寬掌握，以免把有保存價(jià)值檔案無(wú)辜銷毀”、“如果條件具備的話。還是適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，不急于鑒定和銷毀為宜”的觀點(diǎn)我不敢恭維。固然我們鑒定特別是銷毀檔案應(yīng)做到慎之又慎，但我們也不能因噎廢食，如果那樣的話，我們探討檔案鑒定和銷毀問(wèn)題還有什么意義!

滄海一粟：最后就檔案的鑒定和銷毀問(wèn)題談點(diǎn)個(gè)人看法：

檔案的鑒定和銷毀是一項(xiàng)重要工作。其實(shí)質(zhì)是：逐步去粗取精，保存有價(jià)值的檔案而銷毀沒(méi)有繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。保存有用的檔案，以供今天、明天和后天使用，這是我們檔案工作的根本目的。但檔案的作用和價(jià)值是不同的。有的長(zhǎng)期有用、世代有用，有的則只在短期內(nèi)有用，沒(méi)有用就應(yīng)該銷毀，否則會(huì)造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的嚴(yán)重浪費(fèi)。為了使這項(xiàng)工作便于進(jìn)行，所以在文件歸檔以前，就應(yīng)該研究確定其保管期限，這種工作就叫鑒定工作：在對(duì)到期的檔案進(jìn)行銷毀的時(shí)候，要看是否真的失去了保管價(jià)值，凡有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限，繼續(xù)保存，這也是鑒定工作。至于銷毀則比較簡(jiǎn)單，編造清冊(cè)，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審查批準(zhǔn)以后即可送造紙廠監(jiān)督銷毀。

檔案的鑒定和銷毀工作中最難的是分析檔案的價(jià)值和確定檔案的保管期限，必須由熟悉業(yè)務(wù)、有學(xué)識(shí)和有權(quán)威的專家學(xué)者及行政領(lǐng)導(dǎo)共同研究確定。

當(dāng)前檔案的鑒定和銷毀工作中存在的問(wèn)題可以概括為以下五個(gè)方面：其一是不需要?dú)w檔的文件比較多，應(yīng)該從文書處理上加以解決，這需要立檔單位的文書處理部門嚴(yán)把文件歸檔關(guān)，堅(jiān)決剔除那些不需要?dú)w檔的文件，做好檔案的第一次鑒定工作，為以后的鑒定工作打下堅(jiān)實(shí)而良好的基礎(chǔ)。其二是向檔案館移交的檔案重復(fù)太多，在一定程度上增加了檔案館鑒定的工作量，對(duì)此國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)制定切實(shí)可行的法規(guī)制度，盡量減少甚至杜絕內(nèi)容相同的檔案重復(fù)進(jìn)館。當(dāng)前國(guó)家檔案局新出臺(tái)的關(guān)于檔案保管期限的規(guī)定，把保管期限劃分為永久和定期兩種，其用意恐怕就是為了盡量避免內(nèi)容相同的檔案重復(fù)進(jìn)館。其三是檔案越來(lái)越多，雖然進(jìn)行了鑒定。但是不敢銷毀，有的檔案部門上報(bào)時(shí)提出了銷毀意見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有把握。不批。我認(rèn)為遇到這種情況，不必著急，可以先放一放，什么時(shí)候認(rèn)為不能再放了，這個(gè)問(wèn)題就會(huì)提上日程，得到解決。其四是有了縮微膠卷、磁帶、光盤、磁盤，原件檔案是否可以銷毀?對(duì)于這個(gè)問(wèn)題我認(rèn)為要慎之又慎，不要急于下決心。多年來(lái)。許多已經(jīng)決定銷毀的檔案，都實(shí)行“判處死刑緩期執(zhí)行”的辦法，對(duì)原件檔案更應(yīng)該特別慎重。尤其是重要機(jī)關(guān)和重要部門的檔案，還是從長(zhǎng)計(jì)議為上。我們決不能因?yàn)橛辛讼嗤瑑?nèi)容的電子檔案，就認(rèn)為相同內(nèi)容的紙質(zhì)檔案就可以銷毀完事了，銷毀檔案應(yīng)三思而后行，否則后悔晚矣。其五是檔案的鑒定和銷毀，一般是在檔案室進(jìn)行，檔案館如無(wú)特別原因，以暫不賦予鑒定銷毀的任務(wù)為好。