對電子文件中心與館藏檔案數(shù)字化幾個問題的認識

正如郝偉斌所講，檔案信息化中的資源建設主要包括館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)有電子文件的歸檔與收集。館藏檔案數(shù)字化是解決存量檔案信息資源建設問題，而現(xiàn)有電子文件的歸檔與收集是解決增量檔案信息資源建設問題。相對而言，存量檔案是靜態(tài)的，而增量檔案則是動態(tài)的。作為增量檔案前身之一的電子文件每天都在產(chǎn)生，如果不及時歸檔與收集，以后會產(chǎn)生很多問題，甚至造成國家檔案資源的流失。從這個意義上講。作為增量檔案重要來源的電子文件的歸檔與收集要優(yōu)先于館藏檔案數(shù)字化。對電子文件的歸檔與收集，檔案館要盡早抓，早抓早主動。電子文件中心是電子文件歸檔、管理工作在體制、機制上的一個創(chuàng)新。在檔案館(局)建立電子文件中心，能夠從根本上解決后續(xù)進館檔案數(shù)字化問題，并借此把電子文件完整地整合到檔案部門，使檔案部門在未來信息社會中處于更加有利地位。這對檔案事業(yè)的發(fā)展是關鍵性的，屬于搶占未來的制高點。可以這么講，電子文件中心將在電子政務環(huán)境中扮演著“對歷史負責，為現(xiàn)實服務，替未來著想”的角色，站在了歷史、現(xiàn)實、未來三者之間的結(jié)合點上。因此，在檔案信息化工作中，電子文件中心建設應該急于館藏檔案的數(shù)字化。

目前，我省一些檔案館(局)正在籌建電子文件中心。綜觀發(fā)達地區(qū)在電子文件中心建設上的成敗得失。結(jié)合我省的實際，筆者認為在電子文件中心建設中以下問題應引起檔案同行注意：一是電子文件中心建設應依托當?shù)仉娮诱招畔⑵脚_，這一方面可以節(jié)省建設成本，提高建設效率：另一方面可以充分發(fā)揮電子文件中心在電子政務中的作用。二是檔案館(局)在組織實施本地區(qū)電子文件中心建設過程中，要主動加強與信息化主管部門的溝通，力爭就電子文件中心與“電子政務”、“數(shù)字政府”建設和政務公開工作的銜接、配套等問題達成共識，將電子文件中心建設納入政府信息化建設的總體布局，進而取得對電子文件中心建設的政策支持、資金支持、人才支持，促進電子文件中心建設與本地區(qū)信息化建設的同步發(fā)展。三是應將電子文件中心納入當?shù)貦n案信息化建設整體規(guī)劃，實現(xiàn)電子文件中心與其他檔案信息化建設的協(xié)同發(fā)展，正確處理數(shù)字檔案館與電子文件中心建設的關系，從而全面推動檔案信息化建設。四是建立科學、嚴密的電子文件安全管理機制，既要重視網(wǎng)絡安全隱患的預防，又要考慮脫機載體的物理安全：既要在信息技術(shù)上進行安全防范，又要在管理上制定嚴密的規(guī)章制度。五是充分發(fā)揮電子文件中心作用，積極開發(fā)政務信息資源，使之成為當?shù)氐恼招畔①Y源中心。六是積極探索基于電子文件中心的電子文件的歸檔及進館問題，電子文件中心并不是電子文件的最終歸宿，檔案館要依據(jù)有關法律法規(guī)、標準規(guī)范，妥善解決電子文件到檔案的轉(zhuǎn)化問題。

強調(diào)電子文件中心建設急于館藏檔案的數(shù)字化，并不否定館藏檔案數(shù)字化的重要性，我省電子政務建設主管部門已將檔案的數(shù)字化搶修、保存及管理列入全省電子政務建設規(guī)劃。館藏檔案的數(shù)字化主要解決存量檔案信息化的問題，同樣是檔案信息化的重要組成部分。各級檔案館保存有大量的檔案，目前還不可能實現(xiàn)所有檔案的數(shù)字化。筆者認為，從資源選擇的內(nèi)容層面看，應先將館藏檔案的檢索工具進行數(shù)字化，然后對檔案資源進行數(shù)字化。在對檔案內(nèi)容進行需求分析和價值鑒定的基礎上，筆者建議按以下原則對檔案資源進行全文數(shù)字化：一是搶救優(yōu)先。對破損嚴重、瀕臨危險狀態(tài)的檔案，在同等條件下優(yōu)先進行全文數(shù)字化。二是利用優(yōu)先。對一些利用較多的涉及人民群眾切身利益的檔案優(yōu)先進行全文數(shù)字化。三是特殊載體檔案優(yōu)先。對傳統(tǒng)的照片、錄音、錄像、磁帶等載體形態(tài)的檔案優(yōu)先進行全文數(shù)字化。四是特色檔案優(yōu)先。對有特色的檔案資源優(yōu)先進行全文數(shù)字化。五是分批分期實現(xiàn)全文數(shù)字化的原則。

館藏檔案數(shù)字化是一項技術(shù)性很強的工作。它不僅要求相關人員嚴格按照有關業(yè)務技術(shù)標準開展工作，而且還要求檔案館加強對此項工作的管理。