淺議檔案編研工作的規(guī)范化

1、科學(xué)化、規(guī)范化要求是編研工作的性質(zhì)、特點與所處位置決定的

1．1 實行規(guī)范化管理是由編研工作性質(zhì)決定的。現(xiàn)代社會要求信息交流必須準確、簡潔、適用、及時，這就要求檔案編研工作必須以科學(xué)性為基礎(chǔ)。作為一項創(chuàng)造性的高難度腦力勞動，編研工作既需要編研人員發(fā)揮才智，更需要建立規(guī)范化、制度化的工作程序。尤其是現(xiàn)在，編研工作已不再是起步階段，社會信息需求不斷提高的現(xiàn)實要求承擔(dān)開發(fā)任務(wù)的檔案編研必須不斷攀登更高的臺階，而實現(xiàn)這一目標(biāo)的根本途徑只能是建立在科學(xué)基礎(chǔ)上的規(guī)范化、制度化的編研工作。

1．2 實行規(guī)范化管理是由編研工作本身的特點決定的。僅從“編”與“研”這兩個既緊密聯(lián)系又相互區(qū)別的概念而言，就無法忽視編研工作規(guī)范化的重要性。所謂“編”就是對檔案文獻進行整理加工與匯集，而“研”主要是對檔案內(nèi)容的研究與考證。二者互為一體，又互相促進。“編”是“研”的基礎(chǔ)和前提，“研”是“編”的深化與加工。“編”與“研”必須實現(xiàn)有機結(jié)合、同步發(fā)展，才能創(chuàng)造出高質(zhì)量的成果。那么何為“編”與“研”的有機結(jié)合與同步發(fā)展?二者間的關(guān)系如何處置才是最佳狀態(tài)?不同級別、不同規(guī)模的檔案館，在對這兩個方面的把握上是否應(yīng)有所區(qū)別?一連串的問題都有待通過規(guī)范化加以解決。除此之外，還有在編研工作中經(jīng)常遇到的如何處理好“長短課題”的關(guān)系、編研過程中不同階段的工作重點、最佳操作方式等需要規(guī)范化的問題。

1．3 還可從編研工作在檔案工作中的位置以及同其他工作環(huán)節(jié)的關(guān)系去認識編研工作規(guī)范化的意義。在檔案工作中編研屬于出成果的最后階段，同其他環(huán)節(jié)工作相比，有一定的獨立性但又需要建立在其他各環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)之上。沒有相應(yīng)的制度，沒有一定的規(guī)范，編研就無法同其他環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)，就必然出現(xiàn)脫節(jié)，甚至?xí)蛳嗷ブg的牽制而給整個檔案工作帶來不良影響。

2、從基層編研工作存在的問題看規(guī)范化的必要性

從總體上講，檔案編研已經(jīng)從早期那種可有可無、可松可緊的“軟”指標(biāo)變成了“非做不可”的硬任務(wù)。然而在肯定編研工作成績的同時，當(dāng)前工作中還存在一些不足。這就使我們感到檔案編研工作規(guī)范化的必要性。

2．1 基層編研材料質(zhì)量的提高有待于規(guī)范化的實施。毋庸置疑，編研材料的數(shù)量與質(zhì)量是直接體現(xiàn)編研工作水平的硬指標(biāo)，不但關(guān)系到編研工作的整體推進，對檔案工作全局亦有著牽一發(fā)而動全身的重要影響。一部好的編研材料不僅能為利用者帶來效益，而且還具有重要的宣傳作用。反之，劣質(zhì)編研作品不但浪費了人力、物力，還會貽害無窮。

在基層檔案館(室)，由于專職人員少，而且從業(yè)人員的文化素質(zhì)與編研工作的要求有較大差距，編研成果在數(shù)量上未能形成一定規(guī)模。在質(zhì)量上也存在著這樣或那樣的問題。這其中尤以編研材料的質(zhì)量問題更為突出，主要包括以下幾方面：一是普遍存在著選題面窄、比例不合理、實用性不強等一系列問題，使檔案編研工作不能適應(yīng)社會的需要。在課題的選擇上缺少層次，“長課題”和“短課題”胡子眉毛分不清，結(jié)果編出的成果既不具有“長課題”的深度與精度，又不具備“短課題”的較強針對性與時效性。二是在選材上不注意檔案資料與其他資料的合理比例。檔案編研，顧名思義應(yīng)以編選檔案資料為主，其他資料的選用只應(yīng)作為對檔案的一種補充，處于從屬的地位。假如對編研材料缺少科學(xué)定位，采取簡單劃一的“齊步走”模式，完全忽視差別，結(jié)果只能助長錯誤做法的滋生。檔案是編研之本。編研人員與檔案隔絕，如同元源之水、無本之木，根本談不上檔案信息資源的開發(fā)和利用。像這樣本末倒置地長此下去，檔案編研還能得到社會的認可嗎?開發(fā)過程是檔案轉(zhuǎn)化為可利用信息資源的必要前提，編研是實現(xiàn)這一轉(zhuǎn)化的唯一工作環(huán)節(jié)。到底何為檔案編研?何為高質(zhì)量的檔案編研材料?標(biāo)準如何?所有這一切都有待于規(guī)范化的界定。三是各類材料編制的規(guī)范化程度普遍較低。一本編輯制作完畢的編研材料起碼應(yīng)有正規(guī)的封皮、完整的目錄和編輯說明，同時還應(yīng)注明出處以備利用者進一步查閱：然而現(xiàn)實檔案管理中很難見到全部合格的，

2．2 編研工作因缺少規(guī)范化指導(dǎo)而造成不必要的被動。一是在制定編研計劃時缺少科學(xué)的依據(jù)和標(biāo)準。一些基層檔案部門，不同程度地存在著追求數(shù)量的傾向，滿足于每年完成了多少種、多少萬字，在“研”上卻很少下工夫。如此這般，編研工作盡管也做得很緊張，干得很辛苦，“成果”不少、“本本”也很厚，但卻避免不了因效果不佳而落得坐“冷板凳”的下場。

二是對編前調(diào)查缺乏足夠的重視。編前調(diào)查應(yīng)包括社會需求、館藏檔案、檔案基礎(chǔ)管理水平這三項內(nèi)容，缺一不可。因為編研作為一種復(fù)雜的智力型投人，本身帶有較強的研究性質(zhì)，編前調(diào)查走了過場，就意味著增加了現(xiàn)實操作過程的盲目性、隨意性。這樣會造成許多料想不到的惡果，或因資料的嚴重短缺而致使編研工作難以為繼，或因缺少針對性而使編出的成果實用價值不高。長此以往，勢必給工作帶來被動。總之，沒有相應(yīng)的制度，沒有一定的規(guī)范，各個工作環(huán)節(jié)便無法協(xié)調(diào)，甚至?xí)蛳嗷ブg的牽制而給整個工作帶來負面影響。

三是編后工作缺少方法和力度。我們常常看到這樣的現(xiàn)象：編研資料印刷完畢后，或是被收入庫房，坐等利用者上門：或是檔案人員“近親”傳送。一切似乎都在悄無聲息中進行，沒有宣傳，也很少調(diào)查利用效果，更談不上收集反饋意見。這種方式延續(xù)了多年，可以說已在一定程度上形成了一種慣式。要打破這一慣式，唯有通過制定規(guī)范來明確編研工作每一階段工作任務(wù)是什么，如何操作，

3、對編研工作規(guī)范化的一孔之見

3．1 建議主管部門對具有共性的問題在較大范圍內(nèi)予以統(tǒng)一規(guī)范。

3．2 編研工作的規(guī)范化、制度化要從選題開始。應(yīng)該強調(diào)在選題時認真考慮館藏檔案情況、社會需要、編研人員的數(shù)量和能力以及檔案館財力，強調(diào)制定切實可行的計劃，提倡長短結(jié)合的選題計劃。

3．3 建立成果審核與效果調(diào)研制度，要重視對編研資料效果的調(diào)查，了解編研資料與社會需求的吻合程度，收集利用者的意見，并把反饋意見作為評價編研資料質(zhì)量高低的重要標(biāo)準和檔案編研工作努力的方向。

3．4 建立編研工作的組織管理制度，對編研課題的實際投入與產(chǎn)出進行科學(xué)核定。針對難度不同的課題以及不同水平的編輯人員制定出合理的質(zhì)量與數(shù)量標(biāo)準。比如，可依據(jù)館藏資料的完整程度、文字編輯的數(shù)量及難易程度、是否錄入微機、人員的專業(yè)技術(shù)等級等因素分別制定不同的標(biāo)準。

3．5 應(yīng)把加大發(fā)行的宣傳力度作為編研后期工作的必要項目。強調(diào)通過多種渠道和途徑推銷編研成果，比如，可以采取登宣傳啟事、有針對性地召開發(fā)行會議等形式，向各方面的利用者宣傳編研資料的意義和利用價值，促使編研成果的社會效益趨近最大值，并進一步轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟效益。