如何做好檔案利用過程中的保密工作

1、做好檔案利用中的監督工作

檔案利用監督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效發現并及時糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監督可以從以下三個方面實施。一是制度建設。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使檔案提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行，并在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善。二是隊伍建設。擔負利用服務工作的檔案管理人員是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的政治素質、業務素質、文化素質。此外，檔案管理人員還要具有較強的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。三是監督措施。在檔案利用的過程中，要根據利用人員的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監護，有條件的檔案室還可以安裝攝像監視器，防止某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者偷撕或涂改檔案：對一些平時養成不良查閱習慣的利用者要及時提醒，要做好利用監督，就要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用人員交談，掌握其利用目的與動機：二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視線之中：三是手勤、腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。在利用者離去之前，仔細檢查被利用過的案卷和文件，發現問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明，對于損毀檔案較為嚴重的違法行為，應報告有關領導，以便及時查處，挽回損失。

2、正確處理好檔案保密與利用的關系

在日常工作中，由于傳統保密觀念的影響，檔案工作普遍存在著重保輕用的現象，由此導致大批檔案得不到充分利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，最終造成檔案浪費：領導不能及時全面了解情況，有效利用檔案，檔案的價值也難以在利用中體現出來。上述情況表明，檔案部門要改變傳統的觀念，機密檔案應該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用。保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當然，利用必須是在保密基礎上的利用。因此，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不能顧此失彼。

3、進一步做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，而無視其秘密性的時效和范圍是不對的：但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界提供利用的同時，應當做好以下三方面的工作。一是做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案的一個重要環節。其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍，對這項工作可以分三步進行：第一步是初審，檔案工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍；第二步是中審，由具有較高政策水平和業務能力的同志重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍；第三步是終審，由有關領導，根據初審和中審的情況，權衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。二是做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的。確定檔案的密級就是為了讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，就不能按原有的保密文件進行管理，而應該按照公開文件進行管理，這就是檔案保密的時效性。對外單位開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。三是做好檔案開放前的基礎工作。首先要做好檔案開放的基礎工作，即要提高開放檔案案卷的內在質量。具體內容包括：利用原有基礎進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求：建立健全檔號，以適應開放后檢索與管理的要求；編制檢索工具，一是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》，二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》，三是文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，搞好檔案副本。

檔案的保密工作是一項長期工作，要堅持不懈。同時，要兼顧檔案的保密和利用，使其能更好地為各項工作服務。