學校檔案建設幾種易短缺材料的收集

學校檔案，是學校工作的歷史記載，是總結工作經驗、教訓的重要依據，是提高學校管理水平、教育教學質量不可缺少的重要資料，是學校寶貴的精神財富。學校檔案在學校管理中發揮著愈來愈重要的作用，已成為學校科學管理的重要內容和組成部分，反映著學校的管理水平，是學校管理不可或缺的重要內容。近年來，通過開展創建“文明單位”、“示范學校”，“升級達標”活動，各學校檔案管理逐漸走向科學化、制度化、規范化軌道。在學校檔案的收集工作中，有些材料比較容易收集，但是以下幾種材料則由于種種的原因，收集難度較大，容易短缺或疏漏，因此應注意做好收集工作。

1、各種原始會議記錄和典型匯報材料。由于制度不夠健全或制度執行不嚴格，也由于個別人認識的局限，不少學校對人事工作、教學管理等方面的原始會議記錄分散記在幾個主要負責人的筆記本里，或片面強調這些內容需保密而不愿歸檔。學校由于許多管理決策都是以會議形式決定的，會后沒有正式文件下發，所以，這些會議記錄應該保存下來，以備日后查考。此外，像一些工作匯報、典型材料、大事記、學校概況等沒有經過正式公文處理程序的材料，也要注意搞好收集工作。

2、教師自編教材、教案以及學生第二課堂形成的材料。以上材料都是教師或學生在教育教學活動中形成的個人原始記錄，反映了一個學校教育教學活動實際開展情況，這些材料對研究教學改革、提高教學質量及對教職工進行工作查考、工作實績評定、教育教學水平評估、工作經驗總結等，都具有科學價值和依據作用。這些材料應該通過健全學校檔案的收集制度，做好收集工作。

3、教職工個人獲得的獎勵榮譽和發表交流的論文論著材料。教職工個人獲得的獎勵榮譽是學校工作成績成果的重要組成部分，也是學校考核教職工工作，評選獎勵先進，職稱評定的重要依據。教職工個人發表交流的論文論著，既是教職工個人業務素質的反映，也體現學校教育教學、學校管理、學生管理、后勤服務水平。這些材料既是教職工個人的財富，也是學校寶貴的財富，它們常常散存在教職工個人手里。學校檔案部門應定期不定期向教職工個人征集這些材料。將它們登記造冊，攝影復印后歸檔，原件退還本人。

4、有關會議材料。除了本學校召開會議形成的文件材料應列入歸檔范圍收集外，本學校有關人員外出參加專業會議帶回的有關材料，凡有價值的也應收集歸檔。這種類型的材料常常散存在有關人員個人手里，不易收集集中，除應健全制度、納入歸檔范圍、認真實行歸檔外，作為學校的檔案管理者還應主動做好上門跟蹤服務，以確保這部分材料的收集歸檔。

5、學生檔案與班級檔案。學生檔案主要包括新生檔案和畢業生檔案。新生檔案主要有：入學登記表、體檢表、考試成績、獎勵、處罰、黨/團員等材料。畢業生檔案主要包括：畢業生登記表、成績總表、學位情況、畢業生就業派遣通知單、體檢表、黨/團員登記表、入黨/入團申請書，志愿書、預備黨員考察表、入黨積極分子材料，以及在校期間受校級以上獎勵、處罰等材料。在校期間學生的獎懲材料一經形成，應及時歸檔。

班級檔案包括班級基本情況(含學生名單，學生基本狀況，班主任任職，學生人數變化轉學、休學、復學、留級的有關證件、存根及失學、死亡原因的情況登記等)、班級活動記錄，班級工作計劃、總結，團支部基本情況、黨支部基本情況、黨、團、班委會干部簡表，學習及學科質量分析表、特長生成長記錄，后進生轉化記錄。貧困生情況、班級和學生個人成績記錄表及處分情況等。班級檔案是班級常規管理的重要內容，是班集體建設的工作資料，它對學生的家庭情況、個性特長、成長足跡有較詳細的持續的記載，班主任變更時，班級檔案是新班主任了解學生的基本載體，更是學校、班級管理學生的重要依據。班級檔案一般由班主任保管，有條件的學校存放在班級檔案櫥中。隨著學生畢業，一個班級完成了它的生命周期，班級檔案除少數材料歸檔或留存在班主任手中，大部分作為無用之物隨意處置，學校應該健全檔案收集制度，做好這些材料的收集工作。

改革開放30年，教育事業蓬勃發展，學校正處于快速發展時期，建立與現代教育改革發展相適應的管理模式，學校檔案工作地位日趨重要，科學化、制度化、規范化建設的任務繁重。做好上述幾種易短缺檔案材料的收集工作，對加強學校檔案建設，規范學校檔案管理，提升學校檔案工作水平，服務學校教育改革發展具有重要意義。