基層單位檔案交接的問題及對策

《機關檔案工作業務建設規范》第八條第七款規定：“檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。”然而在實際工作中。一些基層單位的領導和檔案人員卻忽視了這一工作環節，以致檔案交接工作出現了種種問題。

一是檔案交接不及時。一些基層單位在檔案人員崗位變動時，老檔案人員急于離開老崗位，忙于走上新崗位，新檔案人員不知道該了解些什么、干些什么，就出現了檔案工作交接時只是把檔案庫房和柜架鑰匙一交了事的現象。因此，雖然老檔案人員離了崗，新檔案人員也上了崗，可檔案交接手續卻沒按要求及時辦理，以至出現了檔案工作責任不明、界限不清等問題。

二是檔案交接手續不嚴密。在一些基層單位檔案人員離崗或調動工作時，沒有按要求全面清點室藏檔案數量、核查登記臺賬與檔案實物是否相符，新老檔案人員也沒按要求在交接清單上簽字。有些甚至沒有交接清單，該檢查的不檢查，該清點的不清點，該簽字的也不簽字。只是口頭和形式上的交接。這種交接忽略了檔案交接工作中的重要內容，忽視了檔案交接工作最基本的要求。雖有交接卻只是圖形式、走過程，形同虛設，起不到讓新檔案人員熟悉室藏、了解以往檔案工作情況的作用。

三是檔案監交工作不嚴格。一些基層單位的領導把檔案交接當作是履行程序的事務性工作，片面認為是檔案人員之間的事情，對檔案交接準備工作不管不問，即使檔案交接之時也懶得參與，當然更談不上對檔案交接過程的監督、對交接內容的審查，也就無從談起按要求在交接清單上簽字了。檔案監交工作不嚴格導致檔案人員思想松懈、責任心渙散、工作程序不完整。

做好檔案交接工作，維護檔案的安全與完整，確保檔案工作連續不斷有序地進行，大而言之，是為社會謀利益，為后人造福，小而言之，是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的光榮職責。現就如何做好檔案交接工作談幾點建議：

一是嚴格執行檔案工作規范化管理標準中有關檔案交接工作的要求。檔案交接工作是基層單位檔案管理工作的重要環節，《河南省機關檔案工作規范化管理認證標準》第一項第七條對此有明確的規定。基層單位領導要引起高度重視，在檔案人員離崗或調動工作單位時要切時把好關，做到檔案人員離開離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續。對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位。同時，當地檔案行政管理部門要加強對基層單位檔案交接工作的監督檢查，對于檔案交接手續不嚴格、不完整，造成嚴重后果的，要查明原因，追究有關領導和檔案人員的責任，并依法進行處理。

二是認真做好檔案人員離崗前的移交準備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，對于移交方來說在正式移交前要做好四項工作：第一，對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數；第二，對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要弄清原因，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況：第三，對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統有序；第四，按照檔案交接要求編制檔案移交清單及表格。對于接收方來說，在接收檔案之前要做好三項工作：第一，了解移交單位職能活動內容和工作活動情況：第二，向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作基本情況：第三，必要時了解或檢查檔案移交準備情況。只有交接雙方準備充分，才能保證交接工作的順利進行。

三是認真做好檔案監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著簽證和監督作用，因此無論是檔案機構負責人交接，還是一般檔案人員的交接，都必須安排專人負責監交。一般檔案人員交接，由檔案機構負責人監交：檔案機構負責人交接，由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續完整，并在交接清單上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊等。移交清單一式三份，移交人、接收人各執一份。單位存檔一份。交接工作結束后，移交人、接收人、監交人應在移交清單上簽字蓋章，以示對交接工作的負責。

四是加強檔案交接中檔案人員的思想教育工作。檔案交接工作中出現的問題，不單是基層檔案人員的業務素質問題，其重要原因在于一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，造成一些基層單位檔案人員工作責任心不強。因此通過檔案交接，要引起對這項工作的重視，首先要選擇熱愛檔案事業、政治素質高、業務素質強、有責任心的檔案人員：其次要通過多種渠道加強檔案人員的教育培訓，教育交接雙方端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感，從而保證檔案交接工作嚴格按照規定程序辦理，使基層檔案工作前后銜接起來，更好地服務于基層單位。