基層單位檔案交接的問題及對策

《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》第八條第七款規(guī)定：“檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位?！比欢趯嶋H工作中。一些基層單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員卻忽視了這一工作環(huán)節(jié)，以致檔案交接工作出現(xiàn)了種種問題。

一是檔案交接不及時。一些基層單位在檔案人員崗位變動時，老檔案人員急于離開老崗位，忙于走上新崗位，新檔案人員不知道該了解些什么、干些什么，就出現(xiàn)了檔案工作交接時只是把檔案庫房和柜架鑰匙一交了事的現(xiàn)象。因此，雖然老檔案人員離了崗，新檔案人員也上了崗，可檔案交接手續(xù)卻沒按要求及時辦理，以至出現(xiàn)了檔案工作責(zé)任不明、界限不清等問題。

二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動工作時，沒有按要求全面清點室藏檔案數(shù)量、核查登記臺賬與檔案實物是否相符，新老檔案人員也沒按要求在交接清單上簽字。有些甚至沒有交接清單，該檢查的不檢查，該清點的不清點，該簽字的也不簽字。只是口頭和形式上的交接。這種交接忽略了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作最基本的要求。雖有交接卻只是圖形式、走過程，形同虛設(shè)，起不到讓新檔案人員熟悉室藏、了解以往檔案工作情況的作用。

三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一些基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作是履行程序的事務(wù)性工作，片面認(rèn)為是檔案人員之間的事情，對檔案交接準(zhǔn)備工作不管不問，即使檔案交接之時也懶得參與，當(dāng)然更談不上對檔案交接過程的監(jiān)督、對交接內(nèi)容的審查，也就無從談起按要求在交接清單上簽字了。檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格導(dǎo)致檔案人員思想松懈、責(zé)任心渙散、工作程序不完整。

做好檔案交接工作，維護(hù)檔案的安全與完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序地進(jìn)行，大而言之，是為社會謀利益，為后人造福，小而言之，是《檔案法》及《檔案法實施辦法》賦予檔案人員的光榮職責(zé)?，F(xiàn)就如何做好檔案交接工作談幾點建議：

一是嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)中有關(guān)檔案交接工作的要求。檔案交接工作是基層單位檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，《河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》第一項第七條對此有明確的規(guī)定。基層單位領(lǐng)導(dǎo)要引起高度重視，在檔案人員離崗或調(diào)動工作單位時要切時把好關(guān)，做到檔案人員離開離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動手續(xù)。對未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開原工作崗位。同時，當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門要加強(qiáng)對基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對于檔案交接手續(xù)不嚴(yán)格、不完整，造成嚴(yán)重后果的，要查明原因，追究有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員的責(zé)任，并依法進(jìn)行處理。

二是認(rèn)真做好檔案人員離崗前的移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個方面，對于移交方來說在正式移交前要做好四項工作：第一，對所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數(shù)；第二，對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要弄清原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況：第三，對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；第四，按照檔案交接要求編制檔案移交清單及表格。對于接收方來說，在接收檔案之前要做好三項工作：第一，了解移交單位職能活動內(nèi)容和工作活動情況：第二，向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作基本情況：第三，必要時了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備情況。只有交接雙方準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作的順利進(jìn)行。

三是認(rèn)真做好檔案監(jiān)交工作。檔案監(jiān)交工作對檔案交接起著簽證和監(jiān)督作用，因此無論是檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，還是一般檔案人員的交接，都必須安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)交。一般檔案人員交接，由檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人監(jiān)交：檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人交接，由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)或檔案行政管理部門派人監(jiān)交。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續(xù)完整，并在交接清單上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊等。移交清單一式三份，移交人、接收人各執(zhí)一份。單位存檔一份。交接工作結(jié)束后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交清單上簽字蓋章，以示對交接工作的負(fù)責(zé)。

四是加強(qiáng)檔案交接中檔案人員的思想教育工作。檔案交接工作中出現(xiàn)的問題，不單是基層檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題，其重要原因在于一些基層單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，造成一些基層單位檔案人員工作責(zé)任心不強(qiáng)。因此通過檔案交接，要引起對這項工作的重視，首先要選擇熱愛檔案事業(yè)、政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)、有責(zé)任心的檔案人員：其次要通過多種渠道加強(qiáng)檔案人員的教育培訓(xùn)，教育交接雙方端正思想、提高認(rèn)識、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證檔案交接工作嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理，使基層檔案工作前后銜接起來，更好地服務(wù)于基層單位。