高級用戶的超級Ｏｕｔｌｏｏｋ

有些功能Outlook 2007依然無法實現(xiàn)，而有些功能至今實現(xiàn)得仍不夠好，不過合適的加載項可以對此有所改善。我們會在本文中告訴你應該怎么做。

對于很多人來說，無論是工作還是生活，沒有Microsoft Outlook是不可想象的。然而在最新的版本，Outlook 2007中，依然缺少一些很有用的功能。雖然缺少的某些功能還不足以讓微軟專門開發(fā)一個工具來解決，不過其中大部分都可以通過加載項和擴展來避免。

本文中我們搜集整理了一系列Outlook的最佳竅門和技巧介紹給親愛的讀者們。

管理RSS源

Outlook 2007以及更新的版本可以直接管理Rss源。要做到這一點，請單擊“工具”｜“帳戶設置”，然后打開對話框中的“RSS源”選項卡。你可以在這里添加新的源地址，而且就算你已經(jīng)在使用其他RSS閱讀器，也可以用很簡單的方法轉(zhuǎn)移到Outlook 2007中來：將RSS源的設置導出為OPML文件，打開Outlook，然后使用“文件”菜單下的“導入／導出”命令就可以從OPML文件導入RSS源向?qū)АＭㄟ^搜索功能加載已保存的文件，然后選擇要導入的源，最后單擊“下一步”即可。在Outlook 2003中可以使用免費軟件RSS Popper實現(xiàn)類似的功能，該軟件的下載地址是：http：//rsspopper.blogspot.corn。

預覽PDF文件

Word、Excel以及PowerPoint格式的電子郵件附件可以直接在Outlook 2007的預覽面板下預覽，就像在預覽圖形文件那樣。然而對于PDF文件則沒有內(nèi)建的查看器，因此對于Vista下的Outlook2007用戶，可以選擇免費解決方案Foxn PDFPreview H andler(www.timheuer.com／blog／archive／2007／02／27／14001，aspx)。當收到一封包含PDF文件的郵件后，你就可以在不運行外部PDF程序的情況下直接在Outlook內(nèi)部看到文件的內(nèi)容。開發(fā)人員說Windows XP版本的開發(fā)進展很順利，而且目前已經(jīng)有了讓Windows XP用戶使用Adobe Reader實現(xiàn)的方法，詳細信息請訪問www，ryangregg.com。

保存自定義的查詢

Outlook一直到2003版之前都只能使用不包含索引功能的簡單搜索，因此搜索速度一直都很慢。自Outlook 2003開始，Outlook：提供了搜索文件夾的概念，其中包含了一些叫做大郵件、未讀郵件以及已歸類郵件的文件夾，這些文件夾位于左側(cè)面板中的電子郵件文件夾區(qū)域。在搜索文件夾上單擊鼠標右鍵，然后選擇“新建搜索文件夾”命令就可以創(chuàng)建預設的搜索文件夾，或者創(chuàng)建自己的搜索文件夾。選擇創(chuàng)建后，只要為你的過濾器輸入一個名稱，然后從列表中選擇需要的過濾條件(例如發(fā)件人、發(fā)送日期或者要搜索的短語)即可。在創(chuàng)建了自己的搜索后，該搜索條件就會被保存起來，并以一個新的條目出現(xiàn)在搜索文件夾列表中。當一個查詢第一次運行的時候，Outlook會在所有郵件中進行搜索，并可以顯示索引中所有符合條件的項目。如果該文件夾被再次打開，毫無延遲，所有相關(guān)的信息就會直接顯示出來。

擴展的索引

免費軟件Copernic Desktop Search(www.copernic.com)可以讓你給Outlook 2003中添加速度更快的索引搜索功能。Outlook 2007以及更新版本自己就帶有擴展的索引搜索功能，然而如果希望在Windows XP中使用，你還需要下載并安裝Windows Desktop Search 3(WDS)，該軟件已經(jīng)包含在Windows Vista中。

如果已經(jīng)安裝了WDS，請單擊“工具”｜“選項”｜“設置”，然后單擊“搜索選項”按鈕打開WDS的“選項和搜索選項”對話框。默認情況下，Outlook中所有的所有PST文件都會被索引。如果你不想索引某個文件夾，反選對應的復選框即可。你還可以更改用于突出關(guān)鍵字的顏色，并將動態(tài)搜索功能擴展到每個文件夾。如果希望搜索一個特定的詞語或者短語，只要將其輸入到右上角的搜索框中，Outlook會立刻顯示當前文件夾中所有符合條件的項目。在搜索結(jié)果的顯示列表底部單擊“嘗試在所有郵件項目中重新搜索”選項可以搜索整個郵箱，單擊搜索框右側(cè)的雙箭頭按鈕可以添加更多搜索條件。

處理附件

在使用Outlook的時候，收件箱體積達到若干GB的情況很常見。通常來說，這樣的PST文件因為太大已經(jīng)不方便備份到一張DVD光盤上，而導致這一問題的主要原因就是郵件附件。然而目前尚沒有什么方法可以讓我們將附件和電子郵件分別保存。

Outlook Attachment Sniffer(www.rsbr.de，10歐元)和Attachments Processor forOutlook(www.mapilab.com，24歐元)都可以將附件從Outlook郵件文件夾以及子文件夾中提取出來，這類軟件有很多工作方式，例如，可以保留Outlook的文件夾結(jié)構(gòu)和每個附件的名稱。當你將附件提取出來后，打開Outlook然后壓縮PST文件(在“屬性”｜“高級”下)。如果你轉(zhuǎn)發(fā)了郵件，那么原始的附件將會被一起發(fā)送。

自動壓縮

Word和Excel文件通常在發(fā)送時都是未壓縮的，這將大量占用磁盤空間，并導致Outlook運行速度緩慢。BX Autozip(www.baxbex.de)可以將自身嵌入到Outlook中，并自動在后臺壓縮附件文件。你可以添加或排除特定文件，并且可以添加全局過濾器。BX Autozip可以創(chuàng)建自解壓的EXE文件，這樣收件人就不用使用專用程序解壓縮收到的文件。然而，很多企業(yè)電子郵件系統(tǒng)因為安全原因會攔截EXE文件。對于私人用途，BX Autozip是免費的，但是會在附件中加入一條注釋，該軟件的商業(yè)版需要15歐元。

商業(yè)壓縮軟件，例如Win zip以及Powe rArchiver(www.powerarchiver.com)中包含有一些特殊的插件(Winzip Companion for Outlook以及Power Archiver Plug－in for Outlook)也可以自動壓縮電子郵件附件。

沒有Exchallge的網(wǎng)絡

對于在同一個網(wǎng)絡，并且希望訪問同樣的聯(lián)系人、日歷以及任務和郵件信息的用戶，Outlook或Lotus Notes可能是最常用的程序，但是這些程序都需要有昂貴的服務器端配合。如果你不想購買并配置Microsoft Exchange服務器，那么也有其他可選方案。Work Group Foldersfor Outlook(www.workgroupfolders.com)以及Public Sharefolder(www.publicshareware.Co.uk)的價錢約在870元到1300元之間，包含一個服務器和兩臺客戶端的授權(quán)。

在安裝過程中，一臺安裝有Outlook的計算機會被當作服務器，這臺計算機可以是一臺真正的服務器，或者安裝Windows 95以上版本的工作站。網(wǎng)絡中的其他所有計算機都會作為客戶端使用，并使用常規(guī)的Windows文件共享功能訪問公用的Outlook郵箱文件。在服務器上，你可以給每臺客戶端分配不同的讀取和寫入權(quán)限，這完全不需要修改任何Outlook設置。

修復損壞的配置文件

和其他電子郵件客戶端軟件不同，Outlook會將電子郵件、聯(lián)系人、日程安排、任務以及便簽內(nèi)容統(tǒng)一保存在一個文件中，如果這個文件損壞了，后果將非常嚴重。這種情況下Outlook會顯示一個錯誤信息，并指導用戶使用scanpst，exe修復損壞的文件。這個工具是MicrosoftOffice的一個組件，通常位于C：＼ProgramFiles＼Shared Files＼System＼MSMAPI＼2052＼目錄下。在Windows資源管理器中雙擊scanpst，exe就可以啟動該程序，隨后單擊“搜索”按鈕，然后搜索并加載損壞的PST文件，通常可以在啟動Outlook時的錯誤信息中看到該文件的保存路徑。首先Scanpst會執(zhí)行一致性檢查，然后進行修復。在大部分情況下，損壞的郵箱文件都可以修復。如果修復失敗，你還可以選擇其他更專業(yè)的工具，例如Advanced Outlook Repair(www.repair－outlook.com)，這個昂貴的(售價250美元，折合1800元)軟件可以重建PST文件，并將其中的郵件信息以TXT、RTF或HTML格式保存起來。

拯救損壞的郵箱

如果Outlook崩潰了，當你安裝更新或者刪除加載項后，當前的配置文件可能會被損壞。這樣造成的結(jié)果是，所有郵件文件夾下的個人文件夾可能會出現(xiàn)多次，或者可能會看到很多同樣的聯(lián)系人條目。在刪除重復的信息時Outlook可能會顯示錯誤信息，這時候我們必須刪除并重建配置文件。然而不幸的是，這個方法并不實際，因為所有用戶相關(guān)的設置都將被刪除。

一些免費工具軟件，例如MOBackup(www.mobackup.com)或OL fix(www.olfolders.de)提供了更好的解決方法。后者可以修復Outlook配置文件以及Outlook聯(lián)系人鏈接，在注冊表中查找并刪除重復的項目，自定義提醒文件夾并修改提示消息的類型。除此之外，你還可以使用特殊的參數(shù)啟動Outlook，例如更改顯示方式或者創(chuàng)建新的搜索文件夾。你可以使用自帶的備份功能保存配置文件。

更方便地添加聯(lián)系人

如果你希望在Outlook中將發(fā)件人的電子郵件地址直接創(chuàng)建為新聯(lián)系人，請用鼠標右鍵單擊“發(fā)件人”一欄，然后從菜單中選擇“添加聯(lián)系人”命令，接著該聯(lián)系人的其他所有信息都必須自己手工輸入。不過這些工作可以由Intelli Address(www.intelliaddress.us)自動完成，這個軟件的免費版可以搜索整個郵件信息，并根據(jù)名字、電話號碼以及電子郵件地址等信息創(chuàng)建聯(lián)系人記錄。該軟件的付費完整版售價19歐元，可以像名片掃描儀那樣使用。付費版可以緊密集成在Outlook的聯(lián)系人條目中，對于收到的郵件中包含的地址、傳真號碼、公司名稱和位置等信息都可以自動識別。你還可以在軟件保存這些信息前對其中的內(nèi)容進行編輯。

備份PST文件

文件損壞后直接使用備份的文件要比修復損壞的文件更加快捷。Microsoft提供了一個免費的加載項工具可以用于備份個人文件夾，你可以配置這個工具在關(guān)閉Outlook的時候自動進行備份。當然，更明智的做法是定期導出Outlook聯(lián)系人記錄，這個操作可以通過“文件”｜“導入和導出”，然后選擇導出的方式實現(xiàn)，隨后只要指定一個PST文件即可開始導出。接下來，我們只需要選擇導出的文件的保存位置，然后確認操作。

Outlook的專業(yè)備份方法

Outback Plus 6(www.ajsystems.com，售價40美元)以及Outlook Backup Assistant(www.priotecs.com，售價20歐元)提供了更好的方式來備份數(shù)據(jù)。你可以使用這些工具備份Outlook PST文件，以及帳戶設置、簽名、自定義的工具欄、垃圾郵件過濾器以及郵件規(guī)則等各種配置。不僅如此，還可以備份InternetExplorer的收藏夾、Cookie，以及Firefox的加載項和設置。另外，這類軟件還可以備份你的桌面以及我的文檔。向?qū)Х绞降慕缑孀屲浖牟僮骱芎唵危瑫r軟件提供的選項還可以讓你將不同的內(nèi)容分別備份，并且可以使用密碼以及256位的AES算法進行加密。除此之外，你還可以使用Open File Manager，該軟件可以配合上述兩個軟件使用(售價18歐元)，這樣就算Outlook正在運行中也可以備份數(shù)據(jù)。