電子文件利弊談

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子文件作為一種新型文件類型越發(fā)被運(yùn)用到各行各業(yè)，但其中也不乏帶來一些弊端。本文分別從正面和反面兩個(gè)角度分別闡述了看電子文件的方法及建議。

關(guān)鍵詞：正面看電子文件 反面看電子文件

電子文件是伴隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)產(chǎn)生的不同于紙質(zhì)文件的一種新文件類型，它的結(jié)構(gòu)相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件具有不同的涵義和特性，也決定了兩者在本質(zhì)和功能上的不同。電子文件的生存環(huán)境是計(jì)算機(jī)世界，所以它首先是一種計(jì)算機(jī)環(huán)境意義下文件，結(jié)構(gòu)也就具有計(jì)算機(jī)文件的結(jié)構(gòu)特征；電子文件的屬概念是“文件”，所以它又從屬于傳統(tǒng)檔案文件，其結(jié)構(gòu)應(yīng)具有傳統(tǒng)檔案文件的結(jié)構(gòu)特征。

從正面看電子文件

從正面看電子文件就是評價(jià)它的進(jìn)步性，而電子文件的進(jìn)步可以從其依托的科技本身反映出來。

電子文件的產(chǎn)生，是計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)在辦公和管理領(lǐng)域的運(yùn)用。電子文件的科技進(jìn)步性體現(xiàn)為兩方面：一方面是數(shù)字化生存，另一方面是網(wǎng)絡(luò)化傳遞。

第一，電子文件的數(shù)字化，使文件的記錄方式發(fā)生了根本性的變革。一方面它改變了信息的承載介質(zhì)，使實(shí)物媒體，包括紙張、膠片、錄像帶及其他介質(zhì)，像這些媒體的計(jì)算機(jī)存儲形式，例如磁盤、光盤等加快轉(zhuǎn)移。從這種意義上說，電子文件數(shù)字化的結(jié)果，可以逐漸實(shí)現(xiàn)無紙辦公，改善辦公環(huán)境。另一方面，數(shù)字化大大提高信息處理的質(zhì)量和速度，實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)和管理效率的雙翼齊飛。

第二，電子文件可以被高速檢索。計(jì)算機(jī)最顯著的優(yōu)點(diǎn)就是具有高速的運(yùn)算能力和強(qiáng)大的邏輯判斷能力，借助于這種優(yōu)勢，在計(jì)算機(jī)支持的信息系統(tǒng)中，能迅速、多方位地檢索到所需要的信息。

第三，電子文件信息可以借助通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離的傳遞和交流。進(jìn)入20世紀(jì)90年代以來，通信網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展日新月異，尤其是從1995年Intenet的國際商業(yè)化以來，一個(gè)嶄新的世界——網(wǎng)絡(luò)世界形成了，電子信息傳遞交流的阻礙和屏障幾乎完全被撤除，電子文件發(fā)揮著傳統(tǒng)文件和手工勞動所不能比擬的優(yōu)勢和功能。

第四，更有利于發(fā)揮電子文件的信息資源共享。信息資源較之于材料和能量資源的優(yōu)越之處，就是能夠?qū)嵭泄蚕矶粨p害其本身的完整性。但信息內(nèi)容必須依附于某種載體而傳遞和利用，而電子文件的信息內(nèi)容可以從其原來的載體上游離出來，根據(jù)利用者的需要，進(jìn)行多種形式的顯示、輸出，并與其他形式的載體相結(jié)合，從而充分發(fā)揮信息資源共享的優(yōu)勢。

第五，電子文件能集成多元化信息。在機(jī)讀系統(tǒng)中，電子文件可以運(yùn)用多媒體技術(shù)，做到圖、文、聲并茂，三維立體顯示，真實(shí)地再現(xiàn)當(dāng)時(shí)的活動情況，并隨心所欲地從一種媒介轉(zhuǎn)換到另一種媒介。

第六，有助于組建國家綜合信息系統(tǒng)。衡量一個(gè)國家信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展程度的一項(xiàng)重要指標(biāo)就是這個(gè)國家所組建的信息系統(tǒng)的完善程度與綜合程度。組建國家綜合信息系統(tǒng)的思想源于1950年聯(lián)合國教科文組織提出的“國家信息系統(tǒng)”思想，完善的國家信息系統(tǒng)，也有賴于檔案信息系統(tǒng)的建立和完善。現(xiàn)代科技的發(fā)展，尤其是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的廣泛運(yùn)用和綜合運(yùn)用，使得國家信息系統(tǒng)的建立、完善和綜合變成可能。

從反面看電子文件

從反面看電子文件，評判它的挑戰(zhàn)性。這種挑戰(zhàn)性源于電子文件伴隨高科技生而俱來的不足之處。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一方面，電子文件難以確認(rèn)其原始性與真實(shí)性。傳統(tǒng)文件原始性與真實(shí)性確定的標(biāo)準(zhǔn)有兩個(gè)方面。一方面是通過內(nèi)容與原始載體的結(jié)合來確認(rèn)；另一方面是通過文件的固定結(jié)構(gòu)與格式來確認(rèn)。而在電子文件中，這兩方面都失去了意義。首先，電子文件內(nèi)容與載體經(jīng)常發(fā)生結(jié)合形式的變化，但其拷貝后的復(fù)制件與原件完全一致；另外，隨著計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的更新?lián)Q代，必須將原文件在新的軟件中轉(zhuǎn)換格式，以保證其可讀性。這樣一來，“原件”的概念變得難以定義。其次，從電子文件的物質(zhì)結(jié)構(gòu)上看，其并非一目了然，通常也不被用戶所完全了解。因此，電子文件的物質(zhì)結(jié)構(gòu)顯然不能像傳統(tǒng)文件那樣，成為文件原始性、真實(shí)性的重要標(biāo)準(zhǔn)了。就發(fā)揮作用而言，電子文件更適合于建立一種邏輯結(jié)構(gòu)。

第二方面，電子文件已很難像紙質(zhì)文件那樣能夠體現(xiàn)其形成過程。紙質(zhì)文件由于內(nèi)容與載體的密切結(jié)合，文件的制作、形成過程完全可以通過保存載體的方法反映出來。而電子文件的制作過程已經(jīng)不再以實(shí)物化形式固定下來，除非同一文件使用不同文件名稱，否則當(dāng)我們在編輯文件時(shí)，只要確認(rèn)新文件對舊文件的“overwrite”，就意味著電子文件制作過程的一切痕跡，包括草稿或修正稿，統(tǒng)統(tǒng)被消滅了。這種過程一旦被消滅，就永無恢復(fù)的可能。因而，某一種思想、觀點(diǎn)，一項(xiàng)政策、計(jì)劃，一件法案動態(tài)形成的過程在傳統(tǒng)文件狀態(tài)下能夠輕而易舉、清晰地反映出來，但在電子文件狀態(tài)下顯得困難，而且非常容易被忽視。

第三方面，電子文件信息容易失真，而且由于沒有“原本”或“原本”無法讀出，其失真程度難以核對。造成電子文件內(nèi)容失真甚至破壞的原因有以下幾點(diǎn)：

第一點(diǎn)，由于電子文件的載體和讀寫技術(shù)的不穩(wěn)定性造成信息失真。一般說來，磁盤的壽命是3-5年，光盤也不過30年左右，載體材料的氧化和變質(zhì)、磁場的影響、讀寫時(shí)的機(jī)械磨損(尤以磁盤為甚)，很容易破壞甚至抹去電子文件上存儲的信息。另外，讀寫機(jī)器系統(tǒng)的更新?lián)Q代，要求人們將電子文件不斷轉(zhuǎn)移到新型存儲介質(zhì)，比如磁盤有由8英寸、到5.25英寸、到3.5英寸的變化，記錄有單面單密度、雙面單密度、雙面雙密度到高密度之發(fā)展，介質(zhì)有磁鼓、磁帶、磁盤、光盤之分。存儲介質(zhì)的老化及轉(zhuǎn)移，電子文件的讀寫格式由舊到新等，種種原因引起信息的丟失、失真、變異都是不可避免的。

第二點(diǎn)，由于病毒的影響。大部分計(jì)算機(jī)病毒是破壞性的，比如著名的DIR2病毒，就是修改com和exe文件的根目錄和子目錄中的文件，而且它的出現(xiàn)，徹底打破了防病毒卡公司的“信仰”，也擊碎了所有用戶欲依賴于防病毒卡以保障系統(tǒng)安全的美夢。從目前看，計(jì)算機(jī)軟、硬件每更新一次，病毒也更新一次。因此，病毒對于計(jì)算機(jī)及其電子文件的影響，可以說是如蛆附骨、如影隨形，是計(jì)算機(jī)用戶永遠(yuǎn)揮灑不去的陰霾。

第三點(diǎn)，人為破壞所致。人為破壞對電子文件信息造成損害的途徑也有內(nèi)外之分。內(nèi)部途徑是在編輯軟件中設(shè)置“邏輯炸彈”，導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)參數(shù)變化而改變信息的準(zhǔn)確性，外部途徑是“黑客”攻擊計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，修改甚至毀壞信息，而導(dǎo)致電子文件內(nèi)容失真。

第四方面，電子文件的證據(jù)性難以保障。從各國目前對于電子文件的態(tài)度看，事實(shí)也是如此。比如法院愿意接收以傳統(tǒng)信息處理方法與技術(shù)產(chǎn)生的文件，如書寫、打印、照相復(fù)制與縮微膠片等，而對新技術(shù)(如數(shù)字圖像技術(shù)、電子文獻(xiàn)交換)產(chǎn)生和復(fù)制的文件，若要成為證據(jù)，要受到更多的審查，因?yàn)槿狈@類標(biāo)準(zhǔn)及這類技術(shù)的有效使用方法。為解決這一問題，各國對證據(jù)性價(jià)值或內(nèi)在價(jià)值(指文件原件所特有的某種物質(zhì)材料特征能夠帶來的價(jià)值)的電子文件，普遍做法是采用“雙套制”，即在保持電子文件的同時(shí)，把電子文件以硬拷貝輸出形成紙質(zhì)文件。比如在美國，雖然電子文件已被列入聯(lián)邦檔案法，成為“官方檔案”，但聯(lián)邦區(qū)級法院仍然申明，只有打印出來的電子文件，具有證據(jù)價(jià)值，否則無法確認(rèn)。在英國也遇到同樣的問題，據(jù)英國公共檔案館調(diào)查表明，為了保證文件的法律問題，有85％的政府部門仍然要求用紙張拷貝保存全部或部分文件。

第五方面，結(jié)構(gòu)和形式虛擬的文件常常會被忽視保管而無法反映文件的內(nèi)容。前幾年我國有些檔案學(xué)者在談?wù)撾娮游募r(shí)，認(rèn)為“電子文件把我們帶進(jìn)了一個(gè)‘虛擬文件’和‘虛擬檔案’時(shí)代”，應(yīng)該說這種觀點(diǎn)是言過其實(shí)了。電子文件并不等于虛擬文件。虛擬文件(Virtual file)是存在的，但它主要是關(guān)系數(shù)據(jù)庫文件或Hypertext文件、表、多媒體系統(tǒng)。電子文件“虛擬”性質(zhì)實(shí)際上由兩方面因素決定的：一是合成文件的邏輯表達(dá)式，二是“動態(tài)”數(shù)據(jù)單元。比如數(shù)據(jù)庫文件，它往往是調(diào)用動態(tài)數(shù)據(jù)庫中存儲的數(shù)據(jù)單元以邏輯關(guān)系組合在一起。如在一個(gè)用戶遍布不同地區(qū)的分散型數(shù)據(jù)庫中制作的文件，其中的表冊可能摘自甲地?cái)?shù)據(jù)庫，正文來自乙地?cái)?shù)據(jù)庫，而圖形選自丙地?cái)?shù)據(jù)庫；來自同一數(shù)據(jù)庫的一份企業(yè)員工名冊文件，可以用不同的操作命令來制作，即可以用姓氏拼音字母排序，也可以根據(jù)年齡、工資、職稱排序。數(shù)據(jù)庫文件之所以有“動態(tài)”特征，則主要是因?yàn)閿?shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)單元往往被輸入的新數(shù)據(jù)所代替，如股票、債券、期貨、貿(mào)易、天氣預(yù)報(bào)、交通、金融等數(shù)據(jù)庫，都是動態(tài)變化的，對于這些變值或增值業(yè)務(wù)活動中形成的電子文件的保存，自然成了一個(gè)必須解決的問題，也是一個(gè)確實(shí)令人感到棘手的問題。當(dāng)然，解決問題的方法是有的：一是可以對每一次變動都記錄下來并將各種可能出現(xiàn)的組合都加以保存；二是通過建立元數(shù)據(jù)，建立健全容錯(cuò)和糾錯(cuò)的輔助系統(tǒng)及運(yùn)行記錄系統(tǒng)加以解決。

結(jié)論

老子在二千多年前就說過的“禍兮福所倚，福兮禍所伏”，全然可以概括伴隨電子文件而來的正反兩方面效應(yīng)。我們現(xiàn)在評價(jià)電子文件，忘記其正面效應(yīng)或忘記其反面效應(yīng)都可能導(dǎo)致產(chǎn)生不正常的情緒。總之，電子文件及其依托的智能機(jī)器系統(tǒng)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了傳統(tǒng)文件及手動系統(tǒng)，為此人們才致力發(fā)展、完善它們。在某些情況下，它們會極大地有利于人類，在某些情況下卻又會有害于人類；在某些情況下又可以對某些領(lǐng)域、某些人有利，對另一些領(lǐng)域和人不利，這取決于創(chuàng)造和使用它們的主體的認(rèn)識水平、技能操作水平和價(jià)值觀念。因此，在我們大力發(fā)展高科技、促進(jìn)技術(shù)革命的同時(shí)，不可忽視自身觀念和方法的改革，只有這樣，我們才能盡量讓技術(shù)革命造福人類自身。

作者簡介：王巍，男，漢族，國華徐州發(fā)電有限公司綜合檔案室檔案管理，副研究館員。在《秘書》、《秘書之友》、《檔案學(xué)研究》、《山西檔案》、等雜志上發(fā)表論文若干篇。