高校評估中檔案建設(shè)的成本問題

教育部決定從2003年開始，用5年時(shí)間對全國普通本科院校的教學(xué)工作進(jìn)行一輪評估。評估規(guī)定評估指標(biāo)體系。對于高校來說，迎接評估很大程度上是標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)問題。而標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不可避免的涉及到檔案建設(shè)，許多實(shí)際工作都需要通過檔案來證明自身的存在。可以說，檔案建設(shè)是評估工作的基礎(chǔ)。

檔案建設(shè)包括舊檔案的整理和新檔案的創(chuàng)建兩方面。無論側(cè)重點(diǎn)在哪個(gè)方面，檔案建設(shè)都需要資源投入。由于中國高校財(cái)務(wù)狀況不透明，獲得完整的數(shù)據(jù)是不可能的。因此只有通過某些個(gè)案來對中國高校的檔案建設(shè)的成本進(jìn)行大致的估算。并由此來觀察檔案建設(shè)對于高校建設(shè)的影響。

一個(gè)評估建設(shè)中的個(gè)案

學(xué)生成績登記是大學(xué)中一項(xiàng)基本的教務(wù)活動(dòng)。某大學(xué)以前的登記流程：一是教師到教務(wù)處領(lǐng)取空白成績登記表；二是教師到所任班班級所在院系領(lǐng)取所教班級學(xué)生名單表；三是教師將學(xué)生名單表按照成績登記表上面的規(guī)格剪切后粘貼到成績登記表的姓名一欄中；四是手工登錄學(xué)生成績；五是對學(xué)生成績進(jìn)行復(fù)核，包括：是否有謄寫錯(cuò)誤；對于學(xué)生名單中有名字但是無成績的學(xué)生要進(jìn)行核實(shí)：究竟該生是缺考、緩考、退學(xué)還是該生參加考試，教師疏忽了學(xué)生試卷；對于有成績但沒有名字的學(xué)生，將其成績補(bǔ)充于成績單下方；六是任課教師簽字，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)簽字上交。

由此所產(chǎn)生的學(xué)生成績檔案——學(xué)生成績表——是由三部分組合粘貼而成：教務(wù)處統(tǒng)一印刷的空白表格，學(xué)生所在院系提供的打印名單，教師的手寫學(xué)生成績數(shù)據(jù)。這樣的成績單的缺點(diǎn)：一是學(xué)生成績由教師手工填寫，受到教師手寫字體的限制，成績單顯得不統(tǒng)一；二是教師手工填寫成績單，難免會發(fā)生錯(cuò)誤。這樣就會出現(xiàn)涂抹痕跡，無法與篡改成績的作弊行為區(qū)別開來。

2005年末，在為迎接評估，某大學(xué)教務(wù)處對原有的成績單進(jìn)行了改變：一是成績單的三部分不再分別提供，而是統(tǒng)一成為一張表格，由計(jì)算機(jī)打印產(chǎn)生；二是將成績上網(wǎng)，等于添加了學(xué)生成績的電子檔案。新成績單與舊成績單相比，優(yōu)勢是明顯的：一是沒有涂抹痕跡，可以有效防止篡改成績的作弊行為；二是所有成績單規(guī)格一致，符合檔案建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)化的要求。

與之相伴隨的是登分方法的改變。新的成績登記流程：一是由教務(wù)處給每位教師分配一個(gè)用戶名和密碼；二是教師登錄教務(wù)處教務(wù)管理網(wǎng)站，進(jìn)入后就可以看到自己所教班級學(xué)生名單；三是在線登記學(xué)生成績，中途可以保存并退出，資料依然有效；四是復(fù)核無誤后可以提交，提交后教師不能夠再更改成績；五是提交完畢，將成績打印后再上交書面成績單。

新舊標(biāo)準(zhǔn)所耗費(fèi)的成本對比

如果登記一個(gè)班級的成績，舊的成績登記表所涉及的資源有：一是教務(wù)處印刷的空白成績表格三張；二是學(xué)生所在院系提供的打印名單三份，一般情況下，學(xué)生名單是按照年級打印的，因此實(shí)際的打印名單折算后一般是一份；三是再加上一點(diǎn)膠水的成本。其中第一項(xiàng)和第三項(xiàng)幾乎為零，主要是第二項(xiàng)的打印成本。總的算起來，登記一個(gè)班級的成績不可能超過0.10元。

如果用新的成績單登記分?jǐn)?shù)，其成本就會大大增加：一是教師需要在正式登記分?jǐn)?shù)之前先打印一份空白名單表用來從試卷上謄寫分?jǐn)?shù)，登記完畢后需要再打印一份進(jìn)行校檢，只有在校檢無誤后才能正式提交再打印，加上最終打印的三份。新的學(xué)生成績單總共需要打印五份。新的學(xué)生成績單在打印上面需要成本大概0.50元(按每份0.10元計(jì)算)；二是除了這些支出之外，新的學(xué)生成績單還需要其他的成本支出。新的成績單是通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行登記的，但網(wǎng)絡(luò)本身為了安全起見，只允許校園網(wǎng)用戶才能登錄成績，也就是說，只有辦公室的電腦可以用來登錄成績。由于所有教師幾乎是同時(shí)開始登記成績，結(jié)果導(dǎo)致辦公室的電腦、打印機(jī)不夠用，因此。所有院系都要添置電腦和打印機(jī)。假如一個(gè)院系平均為22人，原來辦公室平均為3臺電腦2臺打印機(jī)，為滿足需要，一般添置4臺電腦和5臺打印機(jī)，以便能夠至少保證三分之一老師可以同時(shí)上網(wǎng)登錄分?jǐn)?shù)。這樣，按每臺電腦4000元，每臺打印機(jī)500元計(jì)算，為新的成績單每個(gè)院系就要投入至少4000×4+500×5=18500元。假如它們的使用壽命為8年(實(shí)際上打印機(jī)的壽命更短一般超不過5年)，每位教師每學(xué)期授課為五個(gè)班，兩個(gè)學(xué)期都授課，那么每個(gè)班級的成績單所分?jǐn)偟某杀臼?8500÷(22×5×2×8)=10.5元。二項(xiàng)相加，每個(gè)班級的成績表共需成本11元。新成績表的成本大概是舊成績表的22倍。二者之間的差異是驚人的。

新舊標(biāo)準(zhǔn)對工作的影響

舊的成績表登記要求教師往返于教--務(wù)處和學(xué)生所在院系之間領(lǐng)取各種表格，花費(fèi)時(shí)間剪切名單，粘貼名單了。這些程序在總體上看來比較繁瑣，增加了教師的工作量。不過在實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)中．問題并沒有這么嚴(yán)重。一是學(xué)生名單根本不需要老師去院系拿，各班的班干部自然就會交到教師手中；二是空白成績表也不必每位教師都親自去領(lǐng)。只需要一個(gè)老師或者教務(wù)秘書去就可以把4\"單位所需要的空白成績表全部領(lǐng)回來。只有粘貼名單是教師自己需要參與的，不過這項(xiàng)工作可以很早就開始進(jìn)行，對于實(shí)際的登分工作沒有什么實(shí)質(zhì)影響。一般情況下，這些工作都可以在前期做好，只要試卷改完，成績就可以登記；登記完畢就可以復(fù)核，復(fù)核中無論是發(fā)現(xiàn)教師謄寫錯(cuò)誤，還是學(xué)生名單錯(cuò)誤，都可以立刻改正。復(fù)核完畢就可以上交，整個(gè)登分工作就大功告成了。

新的成績表登記與舊的流程相比不需要教師跑來跑去，一切工作都是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。工作是比以前輕松。但完成工作的難度加大了，工作效果的可靠性也降低了。

一是新的登記要求教師必須在線登錄分?jǐn)?shù)。但是，登錄網(wǎng)站屬于校園網(wǎng)，只有校內(nèi)IP地址才能訪問，這就意味著只有辦公室的電腦才能進(jìn)行分?jǐn)?shù)登記。而辦公室的電腦有限，根本無法滿足教師登分的需要。而且由于辦公室電腦是大家公用，所以安全性較低，很容易受到病毒的攻擊，故障率比較高。這在平常問題尚且不大。但在考試登分期間，電腦使用量較大的情況下，電腦經(jīng)常出現(xiàn)罷工現(xiàn)象，導(dǎo)致工作中斷。同時(shí)辦公室的電腦還承擔(dān)打印成績表的職能，更造成了教師登分的擁擠。

二是即使教師電腦夠用，依然還有其他問題，由于登分時(shí)間集中，造成服務(wù)器負(fù)荷大，網(wǎng)絡(luò)故障現(xiàn)象就在所難免，所以經(jīng)常出現(xiàn)雖然分?jǐn)?shù)已經(jīng)登記，但數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)不能保存的現(xiàn)象，教師大量工作被浪費(fèi)。

三是網(wǎng)絡(luò)提供的學(xué)生名單本身并不準(zhǔn)確，與實(shí)際考試試卷人數(shù)經(jīng)常出現(xiàn)沖突，如果是網(wǎng)絡(luò)名單多于試卷名單倒還好辦，可以查證后填寫缺考、緩考等具體原因，但如果遇到試卷名單多于網(wǎng)絡(luò)名單則相當(dāng)麻煩，教師沒有權(quán)限更改網(wǎng)絡(luò)名單，必須向教務(wù)處申報(bào)，由教務(wù)處具體負(fù)責(zé)人進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)名單更改。由于其名單錯(cuò)誤太多，教務(wù)處忙不過來，所以教師必須排隊(duì)等候，這樣就耽誤了教師的登分進(jìn)程。往往是已經(jīng)到了規(guī)定要提交分?jǐn)?shù)的時(shí)間，許多教師仍然因?yàn)閭€(gè)別班級個(gè)別學(xué)生成績無法登記而無法提交，而網(wǎng)絡(luò)無法提交就無法打印最終的成績．整個(gè)登分工作因?yàn)閭€(gè)別問題被擱置。

通過以上的個(gè)案我們可以得出兩個(gè)結(jié)論：一是不同的檔案建設(shè)模式所耗費(fèi)的成本差別是巨大的；二是檔案建設(shè)同時(shí)會帶來工作流程的改變，而這種改變對于工作效果來說未必都是正向的。

由于檔案建設(shè)是高校管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的一部分，與簡單的學(xué)生成績檔案管理相比，高校管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)所涉及的領(lǐng)域更廣泛，內(nèi)容也更復(fù)雜．可以肯定，采取不同的標(biāo)準(zhǔn)化方案所耗費(fèi)的資源會有很大差別。而且高耗費(fèi)的方案未必能夠同時(shí)帶來高質(zhì)量的工作效果。這就要求高校在建設(shè)中必須量力而行．仔細(xì)權(quán)衡得失，而不能一哄而起，盲目追求高規(guī)格，必須牢記任何工作是需要成本約束的。