引入ＩＳＯ９０００標準規范科技查新質量管理的探討

摘要：本文分析了影響我國科技查新質量的原因，闡述了引入ISO9000標準提高科技查新質量管理的可行性，對運用ISO9000標準規范科技查新工作進行了探討。

關鍵詞：ISO9000標準；科技查新；質量管理

科技查新工作是一種新生的、富有強大生命力的信息咨詢工作，它是通過手工檢索和計算機檢索等手段，運用綜合分析和對比等方法，為評價科研課題、成果、專利、發明等的新穎性、先進性和實用性提供文獻依據的一種信息咨詢服務。它在我國始于20世紀80年代后期，20年來它在避免科研重復立項、重復浪費，為科研評價、獎勵提供依據等方面都發揮了很大的作用。但實踐中也發現科技查新工作存在許多問題，特別是在查新質量控制方面。查新質量是查新工作的生命線，但在目前查新質量沒有一個全面統一規范的管理模式，這對查新工作的質量產生了較大的影響，本文就影響我國科技查新質量的因素、引入ISO9000標準提高科技查新質量管理的可行性及運用ISO9000標準規范科技查新工作等進行探討。

一、影響我國科技查新質量的因素

1.查新機構資源不足，沒有完善的數據庫支撐系統和紙本文獻保障系統，影響了科技查新工作中的查全率，查全率是查新質量的一個非常重要的指標；

2.查新人員的素質及專業的局限影響了查新質量，他們不能真正理解查新課題的查新要點，不能真正理解查新課題的技術特點，導致查新結論出現偏差；

3.沒有規范細化的查新工作流程，查新流程大部分是查新員的個人行為，查新員的主客觀因素對查新質量的影響很大，這也嚴重影響了查新質量；

4.查新質量沒有統一標準。查新質量是指查新工作及其產品——查新報告的優劣程度。由于沒有統一的查新質量標準，目前對查新質量的好壞尚無法作出全面的評判。對于查新人員來講，沒有標準，就等于沒有業務指導書，對查新質量就無法控制，工作起來隨機性大，產生失誤的可能性也大，對于審核人員來講，沒有標準，就只能靠其主觀經驗進行審核。靠查新人員和審核人員的經驗來把握查新質量，這就影響了查新質量的客觀性。

二、引入ISO9000標準提高科技查新質量管理的可行性

ISO9000族標準是國際標準化組織于1987年制訂，后經不斷修改完善而成的系列標準。現已有90多個國家和地區將此標準等同轉化為國家標準。我國的ISO9000工作起步于1992年，并多用于企業的質量管理體系。近幾年來，國內外一些信息服務產業將ISO9000族標準引入其質量管理中，在借鑒企業及相關行業組織ISO9000族標準，建設質量管理體系經驗的基礎上，開始系統地探討并實施這一科學的質量管理手段。ISO9000要求組織按標準的要求建立質量管理體系，形成文件，加以實施和保持，并持續改進其有效性。該標準的核心思想是：一切產品都是由一系列相互銜接的過程來實現的，產品的質量也是由過程的質量控制來保證的。由此可見，科技查新報告也是一種產品，也可以通過對查新報告形成過程的質量控制來保證和提高查新工作的質量。把ISO9000標準引入科技查新管理，不但有助于規范科技查新工作，還有助于提高科技查新工作的質量，使查新工作得到進一步的發展。

三、運用ISO9000標準規范科技查新工作

按照ISO9000標準建立了一個過程模式，把管理職責、資源管理、產品實現、測量分析和改進作為質量管理體系的四大主要過程，并以用戶的要求為輸入，提供給用戶的產品為輸出，通過反饋來測定用戶的滿意程度，評價質量管理體系的業績。筆者認為我國科技查新機構也可以運用這種模式來規范科技查新工作。

1.運用管理職責規范科技查新工作

查新機構是教育部認定的查新認證機構，在獲準的專業范圍內受理科技查新業務。查新機構是接受查新業務的部門，而查新機構的高層管理者的管理職責，對查新質量管理體系的建立、查新方針、目標、管理承諾等的制定和落實，起著至關重要的作用。只有充分發揮管理職責，才能確保查新工作順利高效地完成。

2.運用資源管理規范科技查新工作

ISO9000標準的資源管理，包括人力資源、信息資源、設施設備和工作環境等項內容；資源是確保產品質量的先決條件。科技查新也就是產品，它必需要有資源的保障。首先是信息資源，查新機構要具備完善的數據庫支撐系統和紙本文獻保障系統，才能確保查新工作的查全率和查準率。其次是人力資源，查新員、審核員必須具備相應的專業知識、熟練的情報檢索技能、科技查新專業知識和一定的圖書情報知識，具有一定的英語水平和計算機使用技能，有較寬的知識面，較強的理解力和語言表達能力，要經過查新檢索專業培訓，通過考試取得查新資質。還要有咨詢專家作為后盾，由于隨著科學技術日新月異的發展，專業劃分越來越細，且交叉滲透，因此要有學科專業性強，對其所研究學科領域較熟悉，具有一定權威性的咨詢專家，這樣才能保證對查新課題的充分理解，準確判斷出查新課題的查新點，確保查新的質量。設施設備和工作環境對查新工作的支持也是不可缺少的。

3.運用過程管理規范科技查新工作

ISO9000標準的過程管理，就是對產品形成的整個過程的監管。查新報告書就是查新工作最終的產品，運用過程管理也就是對科技查新工作業務流程形成查新報告書的監管。科技查新工作業務流程是指查新過程中各環節的安排。可以用簡單的流程來描述：查新用戶委托——受理查新用戶委托——簽訂查新委托合同——文獻檢索對比分析——撰寫查新報告——審核——文件歸檔。在查新過程中既不能減少其中的環節，也不能逆流程操作。各個子過程的工作是相輔相承的，每一個子過程都會對下一子過程的工作起著決定性的作用。如果查新用戶委托的工作沒有做好，也就是查新員與查新用戶的交流不深入、透徹，查新員就不能正確理解查新委托用戶的查新點及技術要點，將會影響下面的文獻檢索過程，受到錯誤的引導，使對比分析難以全面，客觀，也直接影響到出具的查新報告書的質量，造成人力、物力、財力的浪費，嚴重的會給決策部門造成錯誤導向。

科技查新業務流程中還必須明確每個環節的質量標準。要按照科技部發布的《科技查新規范》、《科技查新工作實施細則》等的規定，把握好每個查新環節的質量，確保科技查新工作的順利進行。

4.運用測量、分析和改進規范科技查新工作

對照ISO9000標準，首先，查新機構要組織審核員對查新報告書形成的全過程進行測量、分析，對查新過程中出現的問題要及時進行糾正，并制定相應的糾正預防措施，確保查新報告的客觀性、公正性及新穎性。其次，查新機構要對查新報告的質量作定期或不定期的檢查、總結、分析，對不合格的查新報告要做到及時發現、及時糾正。必要時要請查新員對查新課題進行重新梳理和重新進行檢索查新，確保查新的質量。查新機構還要對其查新用戶對查新報告質量的滿意度進行調查，加以分析、總結，及時把查新用戶的意見、建議反饋給查新人員，使科技查新工作的質量不斷改進與提高。