供應商談外貿實務技巧（上篇）

海關總署數據：上半年累計貿易順差為990.3億美元，比2007年同期下降11.8%，詢盤少了，訂單少了，因此抓住任何一個有意向的客戶成為企業的基本渴求

海關總署7月10日公布了上半年我國外貿進出口情況。據海關統計，2008年上半年，我國對外貿易進出口總值達12341.7億美元，增長21.9%，增速比2007年同期低5.7個百分點；進口5675.7億美元，增長30.6%。累計貿易順差為990.3億美元，比2007年同期下降11.8%，凈減少132.1億美元。這一串數據的背后是約有6.7萬家規模企業破產。大批企業尤其是外貿企業發現詢盤少了，訂單少了，因此抓住任何一個有意向的客戶成為基本的渴求。這里我們總結的8大外貿實務技巧，您不可不看。

如何盡快讓網上詢盤變成訂單？

將電子詢盤轉化為真實訂單：一個較好的回復詢盤樣本。

Dear buyer:

（買家您好，） It is good to hear from you again.You inquired about my bamboo baskets on September 15，1998.I sent you a company catalog at that time.I can send you a second catalog if you need?

（很高興再次收到您的查詢：您在去年9月15日曾向我們查詢過竹籃，那時我們曾寄過公司目錄給您，如您需要我可再寄一次給您。） You are not the only importer in Brazil that has asked us about bamboo baskets. I have also received inquires from ABC company，Universal Co.Ltd.in Brazil，but they always inquired another kind of baskets.I will introduce this kind of basket for you if you need.Would you like me to help you by making a special sample for you Brazil market?

（您并不是巴西惟一向我們查詢過竹籃的進口商，我們也曾收到來自巴西ABC、Universal等進口商的查詢，但他們總是查詢另一種竹籃，如您有需要，我可以向您介紹那一類的竹籃，您是否希望我為您的巴西市場做些特別的樣品給您？） We are a professional bamboo products manufacture with 14 years experiences in China，offering over 1，500 various kinds of bamboo products and monthly output up to 5 millions pieces.We are the best manufacturer that you can trust in China.The details for the product(as the attached photo)you inquired as following :FOB：XXX，Min.Order:2，000，Price:USD1.80/pc，Delievery Time:30 days after the receipt of send you a smaple with catalog together.

I look forward to see your reply!

（我們是有十四年專業竹制品經驗的中國制造商和提供超過1，500種多樣的竹制品，月產量達五百萬個，是您最值得信賴的中國竹制品供應商。您詢問的產品（如附圖）資料如后：XXXXXXXXXXXX。我明天會寄一份目錄給您，若您能提供您的快遞賬號，我們將把樣品一同寄給您！

期待盡快收到您的回復。

供應商A：

（1）給買家提供最初查詢您產品的回憶參考點，這樣有助于買家回憶起他是在什么時候，通過什么方式，對什么產品產生了什么樣的興趣或問題。因為固有的熟悉感會增加買家與您合作的興趣與信心。買家一天中會發出許多查詢，如果您的回復與其他回復相比無任何出眾地方，只是提供一堆產品報價，是很難吸引買家。這種回憶的參考點包括時間、事件或物件等。在本例中，供應商使用的是時間和事件：“您在去年9月15日曾向我們查詢過竹籃，那時我們曾寄過公司目錄給您”。

（2）給買家適當的增加些許壓力，目的在于促進買家回復的速度與認真程度，有些目的甚至是為了迫使買家不得不進行采購行為。在本例中，供應商告訴買家他的競爭對手或同行正在與你取得聯系，并且你一直協助你的同行搶占你的巴西市場。如果供應商原先的合作客戶是A級買家，那么對這位新買家就具有帶動作用；如果是同級，這位新買家就會更加迫切的進入競爭狀態中來；當然你不能告訴你的買家“我們原先一直和比你規模小的買家合作”，這樣會使他對你的信心不足。本例中原句是：“您并不是巴西惟一向我們查詢過竹籃的進口商，我們也曾收到來自巴西ABC，Universal等的進口商的查詢”。

（3）告訴買家作為供應商你是做什么產品的？你能做到如何？買家憑什么完全的相信你？這就是企業介紹與實力規模證明。在本例中，供應商用一系列數據證明了自己的規模與實力，如：“十四年專業竹制品經驗”、“提供超過1，500種多樣的竹制品”、“月產量達五百萬個”。

（4）回復時切記服務理念，瞄準主要問題。有時即便所答非所問也可以，但是回復的出發點不是供應商要向買家索取什么，而是表明供應商能為買家做什么。本例中，供應商熱忱與負責的服務態度使買家能夠感受到與其合作的良好基礎。如：“如您需要我可再寄一次（目錄）給您”、“如您有需要，我可以向您介紹那一類的竹籃”、“您是否希望我為您的巴西市場做些特別的樣品給您？”。

（5）在樣品寄送的問題，大家可以發現，不同的供應商有不同的樣品寄送原則，需要大家根據實際情況靈活應用。這位供應商就很聰明，買家要樣‘品’，那我就免費寄一份樣‘本’給你看，也算所答即所問。但樣‘品’呢，怎么說？反正供應商沒表示是否免費寄送，只要你給了快遞賬號，我就會一同寄送，如果你要不給快遞賬號呢？我也沒說不送（但后來，他告訴筆者，還是送了，輕工藝品，不看樣品不成）。

（６）不寄樣本行不行？行！網絡溝通無極限，雖說樣品不能網絡傳送，但樣本總歸是能夠網絡傳送吧，而且方便，快捷，成本較低。我們說不僅是回復時可以傳送樣本，而且平時就應該使用這種方式做推廣。在本例中，加上郵件中所附的圖和后來附上的資料，就是一個完整的產品樣本。如果你還有其他樣品可以推薦，也完全可以一并附上。

（7）把詢盤轉化為訂單的一個秘訣就是吸引買家盡快回復你的回復，通過一封簡單的買家查詢在你和買家之間迅速建立起溝通的渠道。本例是如何做到的呢？

A.“我可以再寄樣本給您，如果你回復我”；

B.“我可以向您介紹您的同行采購的那種產品，如果您回復我”；

C.“我可以為您做些特別的樣品，如果您回復我”；

D.“如果你想知道1，500種樣品如何，我可以向您介紹，但你要先回復我”。

E.“如果你想要樣品，請回復我”；

F.“期待盡快收到您的回復”。

（8）一封完整的感謝信應包括：感謝+公司介紹+負責人的簽字或署名。

供應商B：

(1) 客戶談判的細節做好詳細的記錄和回憶，先判斷此客戶的購買欲有多強。也就是說，要區分清楚他是“真的買家”還是“打聽行情的買家”；關于買家，真還是假？行家還是生手？只要問他幾個關鍵性的問題，比如：產品的規格、技術參數，希望接受的價位，打算訂購的數量，做什么品牌，該品牌在當地是否有影響力，之前和中國的哪些企業有過生意往來，和中國做生意有多長時間等等，通過這些大致可以區分出客戶“真”與“假”，“實”與“虛”，“大”與“小”。

(2)外商提供的名片也可以判斷客戶的實力，如：公司所處該城市的地段，有幾條電話線、傳真線，有沒有自己的網站，是零售商、批發商還是進口商？在當地是否代理過一些著名的品牌等。

（3）做外貿其實就是做服務，誰的服務好，誰就能贏得客戶。服務基本包括如下兩方面：

報價恰如其分，不能過低，也不能過高；因為客戶往往會從你的報價來判斷你的誠實性，并同時判斷你對產品的熟悉程度；如果一個普通的產品你報一個遠離市場的價位，這說明你不夠誠實，或你根本不懂這一行；客戶的任何信息要及時響應并回復；對客戶的回復不能簡單的一問一答，要盡可能全面、周到，但切不可啰嗦。

如何在大量的網上詢盤中篩選出高質量的客戶？

供應商C:

訪客多當然是好事，但每天忙于處理詢價要花費大量時間，學會如何篩選有用的信息就非常必要。

首先，對查詢分類。重點處理那些針對性很強的、可以稱得上是詢盤的電郵。從買家查詢的內容來看，如果對方要求就某一種產品進行報價，具體到數量、規格、包裝、產地、質量標準以及到貨港口，對于這樣的查詢，企業就要認真對待，因為這很可能是一個真的買家要買貨。

其次，敢于舍棄。因為不是每個詢盤都會帶來生意。

最后，不能忽略這一類電郵——客人提出要你目錄冊里沒有的產品，詢問你是否可以提供。“這種信息對于我們的價值不亞于一個實實在在的定單。”新漢倫紙業有限公司的張志閔先生說。

該公司從事紙品包裝的生產和出口，經常有客戶在電郵中附上自己要求的圖樣，提出紙質、顏色、款式、規格等特殊要求，詢問公司能否制作，針對這類詢盤就要給予特殊的重視。因為一方面客戶發這類詢盤時往往是因為以前供應商無法滿足需求，對企業而言這就是一個很好的機會；另一方面就算最后企業最終沒有拿到這張訂單，但在郵件往來的過程中可以了解到新產品的市場需求和各項技術指標，而這是企業平時花大價錢也很難獲得的。

如何應付買家的網上壓價？

網上買家絕對是有備而來，他不會沒有訪問過其他供應商的網站而只對你情有獨鐘。他們會在掌握了眾多供應商的情況后，再從中挑選產品質量、價格、付款條件最合適的人，或者利用供應商急于成交的心理用一家的價格去打壓另一家，或者讓各供應商自相殘殺，他再從中獲利。那么如何應對這樣的情況呢？

供應商D:

看似買家在壓你的價，實際上是你的同行和競爭對手在壓你的價！所以深入了解自己的同行就非常重要。不少企業除了在網上找訂單，市場人員同樣也在各個網站上按照產品分類的目錄尋找同類產品的供應商，嘗試從買家的角度去看自己的同行和競爭者，比較自己和他們的優劣。這樣和買家討價還價時就可以做到心中有數。有些產品我們知道目前別人還無法做，或做得不如我們，我們就可以表現得很強硬；而有些產品我們知道別人也在做，而且從產地和描述來看，成本有可能比我們低，這時候我們的價格或許就要比較靈活，以占領市場為原則。

供應商E:

我們覺得網上貿易要求供應商對市場關注程度更密切，對價格的變化更敏感。你只有像買家一樣了解市場，才能判斷買家對你開出的低價在市場上是確實存在還是他壓價的一個策略。現在我們是根據市場行情制定一個底價，無論客人的訂單有多大，低于底價肯定不會做，當我們發現我們在某類產品上缺乏競爭力時，我們很快就會淘汰這類產品。同時，無論是網上市場還是傳統市場，最終把你和你的競爭者區分開來的還是產品的質量和創新，質優自然不怕壓價。

如何給予買家及時和專業的回復

供應商F:

(1)安排專人接收和回復詢盤，操作人員請假前要安排好替崗人員；

(2)無特殊情況，客戶的每次詢價提問要確保在一天內完成，若可能并盡量爭取在兩小時內完成。同時要確保報價準確，如果需要，報價時連同電子樣本、報價單一起發出。

如果無法立即給予準確的答復，可以先回信告知買家已收到詢盤，同時告知買家無法立即回復的原因，并承諾在某個確切的時間點之前給買家準確的答復。

(3)回復時重點告訴買家你能為他做什么。扼要介紹公司情況并強調優勢所在，完整填寫公司名稱、創辦年份、總資產、年銷售額、獎項、聯系人、電話和傳真等信息，讓買家感覺你是一家很正規的公司。

(4)建立詳細的產品圖庫，最好請專業人員拍攝產品圖片。對每份產品進行詳細表述，包括產品名稱、規格、型號、最小訂單量、聯系人、價格、國際認證和技術參數等信息。

(5)同一產品有針對性不同地區或特點客戶的多種報價。一般來講中東和東南亞地區的客戶對價格特別敏感，要求第一次報價就有競爭力；而美國的客戶對產品的附加值和服務比較關心，報價時就要考慮這部分的成本，同時要向客戶說明你的報價里包含了哪些附加服務。

(6)收到買家詢盤后要建立檔案。之前我們對這塊工作不太重視，后來在杭州的百年的客戶培訓上看到其他公司的做法很受啟發。

現在我們的操作人員收到詢盤后的第一件事就是到我們的檔案庫里去進行比對，如果這家客戶以前給我們發過詢盤，我們就會把兩封詢盤結合起來回復。畢竟有時候買家也會有遺忘的情況，如果你提醒了他，他通常就會覺得你很專業，對你留下的印象就特別深刻。如果對比后發現這家客戶以前沒有給我們發過詢盤，我們就會把他當成新客戶記錄到檔案中。