高等院校檔案的網絡化管理

近幾年來，隨著我國高等教育事業的迅猛發展，高校檔案管理的網絡化隨著計算機技術、網絡技術的不斷發展和普及，將逐漸在高校檔案管理中實行，傳統的檔案管理模式與手段已無法適應現實情況的需要。實現高校檔案網絡化管理既是科技發展的必然，也是時代對高校檔案管理工作的新要求。①

一、目前高等院校檔案管理現狀分析

1、原來的檔案管理模式已落后

隨著高校的辦學規模迅速擴大，專業設置、科研項目、教育經費、設備設施、師資隊伍、學生數量等都在迅速增多，檔案工作的工作量和難度都迅速增加了。以前，高校檔案館館藏主要以紙質檔案資料為主。在網絡時代，高校檔案館的技術從手工操作轉向計算機操作。網絡時代的信息服務是依靠計算機和通信網絡來傳遞的，同傳統的信息服務相比，其傳遞方式大大加快，信息資源必須轉換成機器可讀形式和通過數據通訊網絡來實現存取。隨著文檔一體化的發展和計算機網絡信息資源的出現，高校檔案館的館藏發生了重大變化。即檔案館的館藏不僅指現實館藏還包括虛擬館藏；檔案館的發展不再以館藏量大、紙質檔案多為目標，而是以更多地提高各種電子媒體獲取檔案信息的速度和為社會提供更為便捷的服務為目標。因此，隨著數字化和網絡技術的發展，檔案館必須具備和采用與之相適應的現代技術設施，向實現檔案館信息服務網絡化轉變。同時，檔案館必須具備提供準確快捷信息服務的能力，其服務模式以用戶為中心，用戶服務目標轉向培養樹立新的資源觀。目前檔案信息量成倍增加，檔案管理的工作量與原有的工作機構發生了尖銳矛盾，如果靠工作人員的超負荷運轉，結果只能造成降低檔案質量、工作拖延的局面。在這種情況下，實現檔案管理的信息管理從被動向主動服務轉變，采用網絡技術新模式成為必然。

2、檔案信息內容與應用多元化

我國取消計劃分配以后，畢業生開始走向市場擇業，就業的不確定性增大，人員流動速度加快，還有的參加考研、出國、留學、在職函授等形式多樣的繼續教育，這些新情況使高校學生檔案管理面臨許多新問題。另外，隨著地方民辦高校的迅速發展，導致高校畢業生的專業、學歷、層次不一樣，同時人才培養方式也呈現多種形式，如統招、自費、委培、成教、掛職代培、函授、雙學歷進修、技術培訓等，使學生檔案管理的內容變得十分復雜。第三，由于社會環境的逐漸寬松，學生自主權的釋放，加上單親子女增多和學生婚戀的限制取消，學生在校的經歷變得復雜化，出現了原來不允許的婚戀關系，以及賭博、吸毒等違法亂紀現象，給學生檔案管理帶來了新的課題。第四，社會就業供需矛盾的變化，要求高校主動向社會展示高校人才培養和科研方面的大量信息，向社會推薦自己學校培養的人才，這也要求高校創新檔案管理。第五，高校的任職人員受市場各方面的影響下，其流動性越來越高。高校必須認真對待這些現象，如不提升檔案管理工作的水平，高等院校檔案管理工作不僅上不了新臺階，沒能力開發更高層次、更廣泛的檔案信息，而且勢必影響檔案服務于教學、科研等各項工作的質量，造成檔案工作制約學校發展的局面。

二、切實加強檔案網絡化管理的措施

在高等院校檔案管理部門制定檔案網絡化管理的規劃時，既要實事求是，循序漸進，又要考慮到現有的人力、財力情況。無論在計算機軟件與硬件設備的購置，還是在人員配備、場館設施安排等方面，都要使計算機網絡系統不僅能滿足目前網絡化初始階段的要求，也要為今后高質量、高要求的學生檔案網絡化管理打下必要的基礎。

1、解放思想，更新觀念，制定管理制度

實行網絡化管理，廣泛運用計算機和網絡技術，給高校檔案工作提出了更新、更高的要求，高校檔案界必須解放思想，更新觀念，樹立并強化與知識經濟相適應的思想觀念和意識形態②。一是要樹立資源共享意識。為解決檔案信息資源的分散性和利用者對檔案信息需求的綜合性矛盾，高校的檔案管理工作必須樹立為整個社會服務的意識和分工協作、資源共享的新觀念。為滿足各個行業、各種層次的刊用需求，要提倡和鼓勵檔案系統內外部之間的相互信息交流與合作，逐步做到在信息資源服務整體化。二是強化服務意識，制定管理制度。高校檔案管理工作是一項保管和提供檔案為社會服務的工作，高校如果能夠緊緊圍繞著為學校發展和學生成長服務，為社會服務這一主題來開展工作，同時建立健全檔案管理制度，明確崗位責任，確定專人負責、明確到位的檔案管理制度。

2、運用新技術處理電子文件歸檔與泄密問題

電子文件日益增加，電子文件與紙質文件的歸檔問題已不容忽視。《電子公文量檔管理暫行辦法》第七 條中規定：“具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔”。為防止電子文件的失真，清除安全隱患，如非法增加、刪除、修改等，電子文件與紙質文件應按時歸檔，對重要文件要及時打印。電子文件壽命的短暫性及對環境的依賴性決定其不能輕易取代紙質文件。重要的電子文件需要同時量檔保存紙質備份。同時，應注意網絡化后電子文件的保密問題。傳統的紙質文件在固定的閱覽用戶被提供利用，專人負責接待，更宜于做到保密。電子文件因空間和技術范疇，則不宜做到保密。當電子文件在網上運行時，檔案的內容易被第三者了解，第三者可在短時間內查到。為此，高校檔案在網上運行時易泄密。這要求我們加強對信息防范技術增加投入，不斷完善技術保障。

3、培養檔案業務和計算機管理專用人才

高校檔案管理工作者除了有強烈的事業心和歷史責任感外，還要不斷進行理論和實踐探索，要成為既懂檔案業務，又懂現代化科技知識的新型檔案管理人員。要徹底改革學生檔案工作的程序，敢冒風險，推陳出新，加速學生檔案實現網絡化管理的進程以適應高校發展的需要。

注 釋：

[1] 陶紅宇：《計算機網絡技術與檔案管理》，《湘潭師范學院學報（社會科學版）》，2005年第三期。

[2]鄧紹興、陳智為：《檔案管理學》，中國人民大學出版社，2001年版。

作者單位：河南安陽工學院