高校人事檔案收集工作存在問(wèn)題及對(duì)策

一、高校人事檔案收集工作中存在的問(wèn)題

1、檔案意識(shí)淡漠

由于歷史的原因，教職工中普遍存在檔案意識(shí)淡漠，對(duì)檔案工作的重要意義和作用認(rèn)識(shí)不足，不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂得人事檔案是組織了解和選拔任用自己的重要來(lái)源。隨著高校不斷發(fā)展對(duì)教職工學(xué)歷學(xué)位要求不斷提高，教師外出進(jìn)修、培訓(xùn)、攻讀學(xué)位、出國(guó)留學(xué)的機(jī)會(huì)不斷增多，在此過(guò)程中，有的教師不知道要把形成的諸如入學(xué)、結(jié)業(yè)、畢業(yè)生登記表等人事檔案的材料應(yīng)及時(shí)地交到人事檔案管理部門存檔，長(zhǎng)時(shí)間存放在個(gè)人身邊，久而久之，造成人事檔案材料遺失或破損現(xiàn)象，影響了檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

2、材料缺漏嚴(yán)重

隨著近幾年人事制度的改革和高校的快速發(fā)展，對(duì)人才的關(guān)注成為高校求生存求發(fā)展的重心。于是紛紛吸納了許多高學(xué)歷、高職稱的人才，但在日常管理中發(fā)現(xiàn)，引進(jìn)的這些人當(dāng)中大部分檔案材料缺漏，不是缺入黨（團(tuán)）材料，就是差年度考核表、學(xué)歷學(xué)位材料、專業(yè)職務(wù)申報(bào)表、工資變動(dòng)表等。究其原因，就是由于近幾年機(jī)構(gòu)編制和用人制度的改革，各單位管理檔案的人員變動(dòng)頻繁，走的人沒來(lái)得及跟新來(lái)的人交接工作，新來(lái)的人還沒來(lái)得及學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)，造成對(duì)檔案業(yè)務(wù)知之不多甚至全然不知，不知道向管檔部門或向哪個(gè)管檔部門報(bào)送哪些材料，致使人事檔案中材料短缺嚴(yán)重。有的檔案材料形成單位諸如職稱審批機(jī)關(guān)、獎(jiǎng)勵(lì)審批機(jī)關(guān)，不知道將材料移送管檔部門，認(rèn)為應(yīng)由本單位保管；還有的單位甚至對(duì)收集的材料不及時(shí)整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時(shí)，內(nèi)容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于人事檔案的管理一直是以被動(dòng)的方式進(jìn)行收集，即檔案管理人員坐等相關(guān)職能部門將人事檔案送到檔案室，由于歸檔制度的不健全，執(zhí)行不嚴(yán)格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。

3、管理人員業(yè)務(wù)不熟

由于組織人事干部平時(shí)工作繁忙少有時(shí)間參加專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，造成管理人員業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，造成一些人事檔案材料填寫不夠規(guī)范，存在著不該進(jìn)而進(jìn)檔、該進(jìn)而不進(jìn)檔，用紙規(guī)格和書寫工具也不夠規(guī)范，裝訂順序比較混亂，加之人事檔案材料收集制度不夠健全，致使一些別有用心的人為了達(dá)到某種目的，進(jìn)行改檔或偽造人事檔案等，嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性，給人才的評(píng)價(jià)與任用帶來(lái)諸多困難，使檔案失去反映客觀情況的價(jià)值。

二、加強(qiáng)高校人事檔案收集工作的對(duì)策

1、加大宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)

人事檔案工作是組織人事部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是一項(xiàng)與全體教職工切身利益息息相關(guān)的工作。把人事檔案管好，用好是一項(xiàng)非常重要的工作。加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，是做好高校檔案工作的前提和保障。針對(duì)目前教職工檔案意識(shí)淡漠的現(xiàn)狀，我們必須進(jìn)一步加大檔案宣傳力度，可采取一些喜聞樂見的方式進(jìn)行宣傳，主動(dòng)把與教職工切身利益相關(guān)的檔案知識(shí)送到他們手中，使他們?cè)跓o(wú)形中接受檔案，知道檔案在日常的工作、生活中的重要作用，了解檔案的重要價(jià)值，提高大家的檔案意識(shí)和做好高校人事檔案工作的自覺性，同時(shí)也可以在校內(nèi)各級(jí)部門建立兼職檔案員制度，并派專人作為兼職檔案員，保持人員的穩(wěn)定。人事檔案部門定期對(duì)他們進(jìn)行有關(guān)檔案知識(shí)的培訓(xùn)，責(zé)成他們負(fù)責(zé)本部門人事檔案工作的宣傳，把檔案工作與教職工個(gè)人前途發(fā)展緊密聯(lián)系在一起，以喚起教職工們對(duì)檔案工作的意識(shí)，讓檔案工作為高校教育事業(yè)發(fā)展發(fā)揮積極作用。

2、加強(qiáng)檔案材料收集力度，保證檔案的完整性

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)。隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入以及高校人事制度的改革，對(duì)教職工的考察、考核、學(xué)歷、學(xué)位、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)新的更高的要求。比如人才流動(dòng)，檔案未隨著人員流動(dòng)轉(zhuǎn)移等，也給收集材料增大了難度。因此，建議檔案管理人員在收集檔案材料時(shí)：一方面應(yīng)做到內(nèi)部收集與外部收集相結(jié)合，在收到從外單位調(diào)入的人員檔案時(shí)，要認(rèn)真清理、核實(shí)，發(fā)現(xiàn)有缺漏材料，要做到口勤、腳勤，千方百計(jì)與外單位聯(lián)系，及時(shí)追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的資料。另一方面，檔案收集工作應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng)。被動(dòng)收集往往造成一些檔案材料的收集不全，檔案管理人員只有主動(dòng)出擊，把收集工作做得更細(xì)、更好，做到主動(dòng)與校內(nèi)各部門聯(lián)系，收集各種相關(guān)材料，形成人事檔案材料收集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完整。

3、加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員自身素質(zhì)

為保證人事檔案工作能夠適應(yīng)高校的快速發(fā)展，就需要建立一支具有高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。首先，要讓檔案管理人員具有專業(yè)知識(shí)。在短時(shí)間內(nèi)要提高高校檔案管理人員的素質(zhì)，從各種渠道引進(jìn)具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才從事高校檔案管理，有著一定保證作用和積極意義。其次，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的工作。除了要做好日常管理工作，還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)及人事檔案管理系統(tǒng)軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)與掌握。隨著人事檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案管理人員還要加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能夠使檔案管理人員成為既懂專業(yè)知識(shí)，又可以適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，也才能夠?yàn)楦咝５臋n案管理與服務(wù)水平的提高提供保證。

作者單位：四川省成都紡織高等?？茖W(xué)校