從十個方面入手 讓營銷會議務實高效

會議，會議，會議！隔三差五就來個會議，營銷經(jīng)理忙透了。據(jù)統(tǒng)計，全世界每天至少有6000萬個事務性會議，而我國以每日1000萬個會議名列榜首。如是一個中層管理者營銷經(jīng)理，每周可能有大約35%的工作時間用于開會，而如果是高層管理者，則可能超過50%。

然而，枯燥、沉悶、拖沓、低效，不少時候營銷會議就像一個食之無味棄之可惜的雞肋。

每個在酒企工作的人，應該說或多或少都會遇到以下的種種現(xiàn)象：

原本有一個重要的事情要辦，突然上面宣布有一個重要的會議要您參加，您不得不放棄；會議開了半天，離題萬里，竟不知道會議所云……；會議與你相關的內容不到10分鐘，你卻不得不等上2小時，會議結束后才能離開；開會時間已過點，應會人員卻拖拖拉拉、來者無幾，會議發(fā)起人不得不打電話挨個找人；參會人員已到齊，卻因為一個重要參會者不在，要等上半小時甚至更長時間；會上領導講得滔滔不絕，眼看就過了下班的時間，但他還意猶未盡；原定1小時的會議，結果吵吵鬧鬧3小時也沒結束，甚至不歡而散；幾個小時的會議結束了，會后什么也沒留下；一個商務會議一開就是好幾個小時，卻沒有任何結果，合作伙伴很失望；會上承諾的營銷計劃，會后卻沒有人去追蹤和落實，經(jīng)銷商很生氣。

凡此種種，不一而足。

致使營銷會議效率不高的十大因素

1.會議時間安排不當，每個人或是精神困乏或是饑腸轆轆，或是會議頻繁，員工不勝其煩，無心開會。

2.會議地點設置不當，或環(huán)境不好，致使會議時常被干擾，難于正常進行。

3.開會對象的選擇有誤，通知來的是一些可有可無的參與者，而一些“必須到會”者卻因為事務在身不能來，造成會議少了真正聽眾。

4.主持人或領導缺乏影響力、說服力，不知如何表意，又不知如何引退，被與會者牽著鼻子跑，跑離了會議主題，會議時間冗長，而致使會議失敗。

5.會議的準備工作不好，開會前沒有通知與會者相關事宜，致使會議匆促而無成效。

6.一把手不重視會議，不抓實效，使與會者敷衍應付了事，致使會議多流于形式。

7.目的和結果在會議進行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義，宣告失敗。

8.會議缺少責任績效制約，沒有良好會議制度，致使與會者混時間，無心開會。

9.領導者缺少會議成本觀念，沒有考慮會議時間有形無形的損失，沒有尊重員工8小時之內的工作時間的寶貴性、自主性，結果造成更多無效的文山會海。

10.開會仍停留在“口+筆”的傳統(tǒng)模式，開會技術工具、方法都顯得落伍，沒有利用好現(xiàn)代技術，致使開會成本居高不下。

營銷會議成本驚人關乎企業(yè)得失成敗

開會的成本是什么？決不是幾張嘴幾支筆再帶幾對耳朵。頻繁、無效率的營銷會議，可能帶來主管層的隨意決策，讓員工疲于應付，不僅浪費公司成本，也造成公司工作效率低下、競爭力日益下降。

會議成本通常是由三部分組成的，即會議工時成本、會議直接成本和效益損失成本。我們來算算會議的成本究竟是多少？

假設一家大型知名酒類企業(yè)要組織一個10個人參加的營銷會議，會議時長2小時，會議要用到投影設備，人均工時成本為30元/小時，薪資附加值系數(shù)為1.5，會議室的使用成本為120元每小時，投影的使用成本為100元每小時。

按照國際通行的會議成本計算公式，我們來算一算這個會議的實際成本是多少。會議工時成本=參會人員平均小時工資×薪資附加值系數(shù)×會議小時數(shù)×（參會人數(shù)+2）×（1+1.5）來計算：

會議工時成本=30×1.5×2×(10+2) ×(1+1.5) =2700元

會議直接成本=（150+100) ×2 =500元，即租賃費、設備使用費等。

二者合計：3200元。開一個由10個人參的2小時的會議，成本竟然也要3千多元。如果一個企業(yè)經(jīng)常是大會小會的，那浪費是相當驚人！

其實這些只是直接看得到的成本，不包括會議間接無形的效益損失成本！間接損失成本指的是，由于會議原因與會者不得不離開自己的工作崗位，從而造成公司管理效率的下降、訂單流失、意外事件的發(fā)生。例如，沒有及時接聽客戶的電話而損失訂單，不及時處理客戶的投訴使得客戶滿意度降低，不及時處理突發(fā)事件乃至造成停工、停產(chǎn)、斷貨等嚴重事故，那可大了。

豐田人事部計算過，年收入1000萬日元的員工一小時薪資單價是5000日元，把愈多愈資深的員工聚集開會愈久，公司要付的代價就愈高。

因此營銷會議成本有形無形加起來的成本是很大，它有可能關系到一家酒類企業(yè)的得失成敗，絕不能等閑視之。

從十個方面入手給營銷會議“加速提效”

高效的營銷會議能幫助酒類企業(yè)迅速解決經(jīng)營實踐中遇到的問題、難題，然而繁雜、低效率的會議卻往往占據(jù)上風，造成時間成本、直接成本及效率成本等不少損失。

但是，我們又不得不承認，有些營銷會議對推動酒類企業(yè)不斷推進的確是非常關鍵的，特別是在公司處于發(fā)展時期的重要關頭。目前我們面臨的大問題在于，酒類企業(yè)營銷經(jīng)理如何才能開一個高效的市場營銷會議，如何能在會議中高效且有效果地解決問題，以快速提高企業(yè)競爭力？

1.明確會議目標。這是有效會議的前提條件。不管是商務會議、還是研討會、招商會，會議本身就是以目標為導向的。會議目標是指召開此次要解決什么問題、達到什么目標，比如召開銷售會目的就是要調整相關營銷策略、把市場占有率提高多少點%、銷售收入增加多少點等，讓與會者都有指標才會觸動、認真貫徹執(zhí)行。

2.制定會議計劃。會議計劃主要包括確立適合的參加人、會議的記錄、議程、時間、會場、開會的方式等。如會議討論是分小組進行還是個人發(fā)言，決策是領導人拍板、還是團隊表決多數(shù)通過或者是共同通過進行最后決策。營銷經(jīng)理要在會議之前建立清楚的會議議程，將會議所要解決的問題、程序、時間、地點以文字形式分發(fā)給與會者，好讓他們對會議的目的、本質與架構等各種情況有一個詳細了解，使他們能有充分的時間準備相關的資料、有針對性的發(fā)言。

3.巧妙控制會議過程。為使會議自始至終保持良好運行狀態(tài)，會議必須進行有效過程控制。會議開始時應由主持人或營銷經(jīng)理說明會議的目的和期望，明確誰做會議記錄和誰協(xié)助控制時間，并說明會議的規(guī)范，如關閉手機、做好筆錄、網(wǎng)絡連接、鼓勵提問、不準中途離開等，以避免影響會議的正常進行。會議討論的流程是提出問題，交流信息，產(chǎn)生主意，做決定、確認行動并進行總結。營銷經(jīng)理的首要任務是要緊扣會議議題，防止跑題和偏題，設定時間，準時開始、準時結束，并要對每個議程定個大致的時間限制。

4.善于對付 “會議麻煩制造者”。一個營銷會議最怕的就是不和諧、不配合、不合群的人，制造各種麻煩，使會議難以順利達到計劃目標，我們把這些人稱之為 “會議麻煩制造者”。百威公司把“會議麻煩制造者”歸為六大類：遲到者、攪局者、心不在焉者、貧嘴多舌者、干私活者、爭寵者，并巧妙制定對付這六大類人的方法，使百威成為會議效率最高的企業(yè)之一。

5.制訂會議議程細分表。制訂營銷會議日程表很重要。這將使會議能有效掌控、有序進行，并使會議獲得預期的效果。開會當中，營銷經(jīng)理可以不時抽出一些時間來檢查議程明細表上的每一項，看看完成情況，努力在計劃規(guī)定的時間內把會議討論全部落實、推向高潮，并及時結束會議。利用議程明細表還可對突發(fā)事件進行調整，以保證會議順利進行。

6.做好會議記錄。每一項會議一定要有一個準確完整的會議記錄，會議的各項決議一定要有執(zhí)行人員、所負職責及完成期限，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成。一般而言，營銷會議結束2-3天后，所有與會者應拿到會議記錄，所有與會者的營銷人員應承擔起對會議質量進行反饋、執(zhí)行的職責。

7.建立會后追蹤責任制。看一次會議是否成功，標志是會議是否產(chǎn)生了切實可行的決定并能否得到確實有效執(zhí)行。因此，會議結束時要及時總結會議的主要決定和行動方案，建立會議事后跟蹤程序，明確各項任務的責任人及完成時間，并確定由誰進行督促和檢查實施的情況，完成不好的應作相應處罰。

8.利用現(xiàn)代工具開高效會。許多酒企在舉行重大的戰(zhàn)略研討會、招商會、展銷會時，往往為缺乏系統(tǒng)、科學的分析方法和工具而煩惱。如今是信息社會，作為現(xiàn)代化通信技術工具的網(wǎng)絡視頻會議對分布各地的集團企業(yè)召開各種會議十分有用，它可實現(xiàn)跨地移動會議、即時無線轉播，不必再讓有關人員乘坐飛機去往目的地，可以節(jié)省飛行、住宿、伙食、地面交通等許多會議費用?？煽诳蓸贰偻?、三得利、通用、華為等不少國內外知名企業(yè)都常利用網(wǎng)絡視頻進行異地多方開會，用資訊系統(tǒng)開跨國會議，成效顯著。

同時營銷經(jīng)理開會一定要懂得利用現(xiàn)代多媒體教學工具，以提高會議時效。包括華潤、海爾、國美、蒙牛等國內知名企業(yè)在開研討會、銷售會、股東會都善于運用多媒體投影或三張膠片開會——將各片區(qū)的銷售地圖、市場布局、客戶分布、消費特點、競爭對手的產(chǎn)品結構和銷量、公司產(chǎn)品分布情況、企業(yè)財務狀況等信息標出，然后用曲線圖分析一個月或近期以來的銷量曲線變化及經(jīng)營狀況，再用三級膠片講解存在的問題、難題、解決建議以及下月的行動規(guī)劃。這樣做使得發(fā)言干凈利落，圖文并茂，生動形象，會議快速高效。

9.用標準化管理開會。無規(guī)矩，不成方圓。標準化是企業(yè)制勝的一個法寶。麥當勞經(jīng)營中大量的東西都是統(tǒng)一、程序式的標準化管理，拖地是標準化，做漢堡包是標準化，解決顧客投訴是標準化，解決管理問題的七個步驟也是標準化，連開座談會、商務會也是標準化，開會三個過程七個階段都是標準化。而我們國內企業(yè)大小會多是幾無定式，無固定標準，隨意性很強，會議多顯得雜亂無章，拖沓效率不高。

國內有一家知名啤酒企業(yè)曾以為自己效率很高，結果有一次到比利時英博集團觀摩，卻發(fā)現(xiàn)他們的工作效率還有很大提升的空間。他們發(fā)現(xiàn)，英博為什么一個營銷經(jīng)理人能駕輕馭熟管理數(shù)百成千業(yè)務員、10多個片區(qū)？不是因為比利時人比我們聰明，而是他們每次開會都是標準化操作模式，包括會議的目標、議程、參與者、主持、決議、執(zhí)行等都是標準化，連兩個不同的會前后隔幾天開都是標準化的。這家啤企震動很大，回去后也開始對會議進行梳理、分類，進行標準化管理。

10.從戰(zhàn)略顧問或策劃機構尋求開會良方。不少酒企小會會開，大會開不了，尤其是在舉行戰(zhàn)略研討會、招商會、產(chǎn)品發(fā)布會等重大會議常因缺乏富有經(jīng)驗、技術并保持客觀中立的專家團、顧問團的指導而使會議半生不熟，難使會議成功有效進行。合適的戰(zhàn)略顧問通曉戰(zhàn)略決策的流程和方法，并能結合企業(yè)的現(xiàn)實情況來組織重大會議。同時，戰(zhàn)略顧問的中立立場也有利于企最終得出客觀、中肯的戰(zhàn)略定位，保證戰(zhàn)略決策的質量。對于處于市場競爭激烈、顧客需要快速變化的環(huán)境之中的中小酒企業(yè)的營銷經(jīng)理而言，為保證會議戰(zhàn)略決策的質量和有效執(zhí)行，在召開重大會議、進行營銷戰(zhàn)略決策時不妨尋求合適的戰(zhàn)略顧問開下良方是大有裨益的。

每次大型招商會、廣告發(fā)布會，金六福、瀏陽河等知名白酒企業(yè)都是尋求外腦相助，借助著名廣告人、戰(zhàn)略顧問、專業(yè)策劃機構之智成功進行招商、造勢，一炮打響。

在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，決定了公司的競爭優(yōu)勢。前幾年日產(chǎn)汽車大刀闊斧推行全員的會議革命，省下了60億日元成本，未來三年預計還可省下300億日元。近年，瑞典諾基亞實行開會分析成本制度。每次開會時，總把醒目的會議成本分析表貼在黑板上。有了成本分析，大家對開會的態(tài)度就會慎重認真，會議效果明顯，諾基亞手機競爭力笑冠全球。這對我們酒企富有啟示之意義。

所以，懂得開會、高效開會，穩(wěn)賺不賠增強實力！