ＵＰＳ：奧運贊助商的管理之道

王粒權

作為北京2008年奧運會的唯一物流和快遞贊助商，UPS為何能擔當這一重任?其人力資源管理起到了怎樣的作用?

2005年7月27日，UPS(United ParceI Service，美國聯合包裹服務公司)成為北京2008年奧運會物流和快遞贊助商，這為UPS帶來巨大商機的同時，也為其中國公司的人力資源管理帶來了巨大的挑戰。到底他們會面臨怎樣的挑戰，又會采取怎樣的對策呢?就此我們采訪了UPS北京奧運會項目人力資源經理(原UPS中國華北區人力資源經理)謝湘鴻女士。

贊助奧運：抽調骨干，團隊作戰

作為世界上最大的包裹遞送服務公司以及全球領先的供應鏈服務提供商，UPS提供多種服務，以使貨物流、信息流與資金流實現同步協調運作。作為奧運會物流和快遞贊助商，2006年6月，UPS與北京奧組委簽署了諒解備忘錄(MOU)，公布了UPS為北京2008年奧運會提供服務的內容，其中包括：為奧運物流中心、奧運村及所有奧運場館提供物流、磁盤遞送和快件等服務。

奧運會是個短期臨時性項目，但同時也是一個巨大的項目，到2008年8月，UPS奧運團隊最多將有1500－2000人為奧運各類競賽及非競賽場館提供服務。怎樣在短時期內組建這樣一支專業隊伍，圓滿完成奧運會的物流服務，對人力資源部門來說無疑是一大挑戰。

項目團隊需要精兵強將

UPS的奧運團隊在2005年確定成為奧運會贊助商時就已經開始籌建，抽調了原中國區董事總經理陳學淳擔任項目負責人。該項目首先成立的是奧運團隊自身的人力資源部門。公司還專門為奧運項目做了一個人力資源戰略規劃，尤其對與日常人力資源工作不同之處做了特別規定，比如項目人員勞動合同如何簽訂，如何保證薪資福利具有競爭性等等。

由于奧運項目本身的重要性和特殊性，項目成員必須都是精兵強將。這些人才該從哪里來?在團隊組建前期，UPS多是從全國各地，包括中國之外(如美國、新加坡、加拿大等地)的分支機構抽調骨干人才。例如，10萬多平米的奧運物流中心，從解決方案的設計到運作、管理，也全都由UPS負責，為此公司特意把蘇州區的總經理抽調過來專門負責整個物流中心的操作和日常管理。當然目前也有一部分是從北京臨時招聘的人才。

奧運團隊的很多成員從2005年開始就被抽調到北京，其實這種調動多少會給生活帶來一些不便，記者不禁擔心該如何激發這些骨干員工參與奧運的積極性。謝湘鴻的一番話讓記者打消了顧慮“北京奧運會是每個中國人的夢想，有這樣一個參與奧運的機會，大家都覺得十分自豪，爭先恐后地報名參加。”當然，UPS也會根據奧運項目工作的難度和貢獻程度為團隊成員提供更多物質和精神上的獎勵。

在人力資源部的努力下，奧運團隊其他部門的設置也日趨完善，有的部門專門負責奧運村跟奧運場館的運作，有的負責倉儲(物流中心)的運作，還有專門負責設計奧運項目物流軟件的lT團隊，以及市場、財務、事業發展、安全保衛等部門。

借鑒原有經驗，實施系統培訓

那么，作為一個特殊項目，該如何讓這些團隊成員盡快上手工作呢?事實上，UPS曾經有過成功贊助亞特蘭大和悉尼奧運會的經驗。根據以往奧運項目的經驗，UPS自己整理出了一整套完備的奧運物流管理模式和操作流程，同時他們又通過與北京奧組委的密切溝通隨時將這次奧運會的一些特殊要求補充在原有的規范中，而這套運作規范為奧運團隊的培訓l提供了基礎。

新成員加盟后，都會接受系統的培訓。首先是入職培訓，人力資源部至少要花兩天時間，給他們介紹奧運項目的情況，對于從外部招聘的新人還會給他們介紹UPS的情況；然后是非常具體、細致的部門培訓，由各部門負責人教授他們相應的業務流程、操作規范等。

多贏發展，順利消化項目人才

奧運會是一個短期項目，項目結束后團隊的成員又該如何安置呢?事實上，這并不是UPS擔心的問題。UPS在中國發展很快，而且借助奧運這個項目，公司的知名度也會大幅提升(據一項內部調查顯示，在2006年第二季度，只有15％被調查者知道UPS這個品牌，但到2007年第四季度時，這個數字驟增到50％)。伴隨知名度提升而來的必然是業務的大發展，這也就會產生更多的用人需求。所以，奧運會結束后，奧運團隊的成員會有更多機會繼續在UPS擔當大任，甚至能實現職業生涯的新突破。

強有力的支撐——UPS的人力資源管理

UPS之所以能夠成為奧運贊助商，是因為其具有上百年的發展歷史，業務網點遍布全球200多個國家和地區，是世界上最大的包裹遞送服務公司以及全球領先的供應鏈服務提供商。而在百年的發展歷程中，正是其完善強大的人力資源管理發揮著巨大的支撐作用，這從其人力資源部明確細致的職能分工上便可見一斑。UPS的人力資源部的職能具體劃分為：行政、員工計劃與招聘、薪資與福利、學習與發展、績效評估、員工激勵、員工關系、員工溝通、社會公益、健康與安全、HR系統等，這些職能全方位地為整個公司的發展提供專業的支持和服務。

謝湘鴻女士在UPS從事人力資源管理工作已有多年，公司在人力資源管理方面給她印象最深的有四個方面：人力資源部的角色定位、內部溝通、內部提升及社會責任。

幸福HR的四大角色

當記者問及謝湘鴻女士HR部門在UPS的角色定位時，她說：“在UPS做人力資源工作對HR來說是一件很幸福的事，因為HR既是公司的戰略伙伴，又是管理專家，同時還幫助公司推動變革，激勵員工努力工作，最終成為員工的良師益友。”

戰略伙伴。之所以說UPS的人力資源部門具有戰略伙伴地位，那是因為公司每一年或每一階段的戰略規劃，都少不了HR的參與，在人員配置、薪資福利制訂、制度管理和組織結構等方面都要進行調查并提供建議。比如，成為奧運贊助商后，需要專門的團隊來為奧運物流服務，這也就少不了人力資源部的戰略支持，在人員的重新配置和激勵等方面做出努力。

管理專家。UPS是一家很重視制度和流程的公司，在這些公司管理制度和流程的制訂過程中，自然少不了人力資源部的出謀劃策，因為很大程度上，每一個制度和條例都與員工息息相關，而HR最了解員工，在管理方面也最有發言權，所以，HR堪稱管理專家。

變革推動者。一個企業的發展需要從多種角度去跟蹤和理解所在市場的狀況和變化，這就要求HR迅速做出反應，幫助公司在應對外部變化的同時，改善內部業務流程，提高管理水平，比如新的《勞動合同法》出臺后，人力資源部門必須在法律實施前就做出適當的調整，以應對外界環境變化帶來的組織內部變革。所以，UPS的人力資源部門又是當之無愧的變革推動者。

員工激勵者。員工激勵者的角色對于UPS的人力資源部門來說就更明顯了，因為人力資源部制定和實施

的薪資體系、職責分配、員工培訓、內部晉升計劃等都是激勵員工的有效方法。

內部溝通：渠道廣泛，機制完善

UPS作為一個跨越國界、跨越地區，甚至在同一個城市都有多個辦事地點的大型企業，保證信息的準確暢通、企業文化的有效傳遞，以及及時了解員工的想法都非常重要，這就需要完善的溝通渠道和機制。為此，UPS人力資源部專門設置了負責員工溝通工作的職能和崗位。眾多的內部溝通渠道，主要可歸納為以下幾大類：

員工滿意度調查。為了維系良好的員工關系。UPS每年都會舉行一次在線的員工滿意度調查，通常在8、9月份進行，所有員工都有機會通過匿名完成在線調查問卷的方式，來反饋對工作、上司以及公司的評價或建議。人力資源部要承擔這項調查的計劃和組織工作，并指導員工完成調查；調查結束后，向員工公布調查結果，并引導各部門對調查結果進行分析討論，制訂出改善和提高的措施，并跟蹤落實情況。

門戶開放政策(Open Door Policy)。在這一政策下，UPS敞開了一扇又一扇的溝通之門，使員工有意見時，可以依次與主管、部門經理、人力資源部經理或高層領導進行反饋。部門負責人還會定期或不定期地舉行專題小組會議，即針對某一項議題組織員工跟公司管理層進行討論；一年一度的TLA(Talk，Listen and Act)會談，讓每一位員工都有機會向管理層反映自己的想法和建議，之后再一起采取行動改善和提高；另外還有早餐會、部門內部會議、職業生涯發展討論會、工作績效評估溝通會等等。

工作前通報會。這在UPS內部習慣稱之為PCM(Pre－work Communications Meeting)，它是一種單向的溝通方式。每周五舉行一次，每次時間大約三分鐘，早上九點開始，各個辦公室同時進行，屆時所有辦公室的員工會聚集在一起，由其中一名管理人員當眾宣讀會議材料中的重要內容。公司有專門的會議材料編輯人員，他們負責會議材料的收集和編輯，并派發到全國各地，內容一般會涉及公司業務、產品／服務信息、員：工活動和人事變動等信息。目前，PCM還會向員工分享關于奧運的最新信息和員工參與奧運的故事，以加強員工的奧運激情和工作積極性。PCM通過及時的信息分享，產生了強烈的員工凝聚力，把員工與公司的發展緊密聯系起來。

企業文化日。每月第三個星期的星期三是UPS的企業文化日，在這一天，所有部門的負責人會組織員工學習并討論UPS的傳統與文化，使員工更深地理解企業的文化精髓，并增強其歸屬感和自主感。這些相關的學習資料都是由人力資源部負責搜集和編輯的。目前UPS已在中國的33個城市設立了分公司，業務擴展到二、三線城市，三四年之內，員工人數從200多激增到5000多。而之所以能讓這么多員工在短時期內融進企業文化，企業文化日起到了很重要的作用。

24小時免費熱線。此外，UPS在美國總部還開通了24小時免費熱線，來接聽世界各地員工的咨詢或尋求幫助的電話。

內部提升：為每位員工做好職業生涯規劃

UPS非常重視員工的內部提升，公司有不少負責人以及57％以上的高層管理者都來自于公司內部。內部提升的策略與物流行業的特性有一定的關系，物流行業專業性和操作性非常強，這就要求管理人員必須具有一定的專業知識和操作經驗。只有了解了基層工作，在管理崗位上才更會有的放矢。通過從內部提拔人才，一方面幫助符合更高職位要求的人才在UPS得到職業生涯的進一步發展，另一方面，也能夠加強員工隊伍的忠誠度和穩定性。

當然，內部提升的機制需要完善的培訓計劃、輪崗計劃和職業生涯規劃作為支撐。

層次分明的管理培訓課程

對管理人員來說，公司總部會統一策劃系統的管理人員培訓課程，課程分為幾個層次：新管理人員培訓，領導能力培訓，主管領導能力培訓學校，經理領導能力培訓學校，高級管理人員學院，用于提高管理人員的整體素質，使其為員工樹立引導和模范作用。

多方推動員工職業生涯規劃

UPS幾乎會為每一名員工進行職業生涯規劃，通常是由人力資源部組織和推動，由員工、部門經理和公司高管共同負責。在每年一度的員工工作績效考核中，員工與部門經理一道，共同評估上一階段的工作狀況，分析工作中的優缺點，并制訂下一階段的改善方案和發展目標。使員工個人逐步具備向更高職位發展的條件；同時公司會提供個人發展的良好環境和制度保障。

對于管理人員來說，UPS有完善的“職業發展規劃”(CDP)備案制，每年定期由管理人員自己在線更新自己的職業發展設想和目標，和自己的直屬經理討論職業發展規劃，公司再召開職業發展討論會，制訂管理人員選拔培養計劃，然后予以實施，到明年再去溝通。這一機制為UPS很好地儲備了一批管理人員和業務骨干。值得一提的是，CDP方案是鏈接到績效考核結果的，因為兩者都是在線完成的，因此對照起來相當方便。

廣闊的崗位輪換范圍

輪崗也是UPS廣泛使用的人才培養方式。在UPS，公司根據發展需要，鼓勵員工在適當的時候調換崗位，這樣可使員工主動去尋求能力的提升和態度的轉變，培養他們的工作興趣，提高積極性，從而提高工作效率；同時這也能幫助員工取得多種技能，開拓知識面，積累更多的工作經驗，以便獲得更好的職業發展。

輪崗不限部門、地區和國家。UPS的很多高層管理人員，在公司已經服務了很多年，有的甚至已有三十幾年。對于高級管理人員來說，應當具有對業務工作的全面理解能力和對全局性問題的分析判斷能力。要培養這些能力，顯然只在某一部門內做自下而上的縱向晉升是遠遠不夠的，所以，公司會有計劃地使某些有潛質的管理人員在不同部門之間橫向流動，甚至在不同的工作城市、國家之間流動，以使其開闊眼界、擴展知識面。

社會責任：只有幫助社會發展，企業才能發展

UPS人力資源部門還有一項職責是負責社會公益工作。UPS認為，他們所取得的成功，都依賴于其經營所在地的社會穩定和經濟發展，這是促使企業發展的重要先決條件之一。因此，多年來，作為一個企業公民，UPS發揚對社會負責的傳統，全體員工以公眾利益為己任，關心并投身于公益事業。UPS為此成立了慈善基金會，專注于扶貧、掃盲和志愿服務。從今年開始，UPS加大了公益事業的力度，包括環境保護、安全、知識傳播、公益組織的發展，以及弱勢群體的扶助等。除此之外，還由人力資源部組織和領導，設立了員工公益活動委員會。委員會致力于開發維護和當地慈善機構的聯系，選擇合適的慈善機構進行資助，倡導并組織員工積極參與社區服務等。每年委員會都會號召員工和他們的家屬，在世界各地組織各種志愿者活動(包括一年一度的“全球志愿者活動周”)，為社會獻出愛心。

目前，北京已經舉辦了46項“好運北京”奧運“測試賽”，其中包括14項國際單項頂級賽事以及多項綜合測試賽。UPS團隊受北京奧組委之托，共提供了其中38項賽事的場館物流服務，并一直保持著零事故率；UPS還出色完成了奧運火炬接力境外傳遞部分的物流服務。我們相信，UPS一定能夠為即將到來的北京奧運會提供更高質量的物流服務，也一定能在將來的日子里為全球的客戶持續提供優質高效的物流服務。