項目型企業的知識管理及ＩＴ實現

葛新紅　陳莉莉

項目型組織要保證做正確的項目和正確地做項目，就需要利用知識管理的手段和方式，借助先進的信息技術平臺，在組織內部有步驟、分階段地開展知識管理活動。

由于項目運作的一次性和獨特性，使項目型企業不論是傳統的如建筑、房地產等工程類項目型企業，還是高新技術產業、設計研究、咨詢等服務型項目型組織，都面臨同樣的挑戰，即如何積累項目的最佳實踐，提高項目的及時交付能力，重復項目實施的成功。知識管理的有效實施將有效應對這種挑戰。

根據對多家項目型企業的知識管理咨詢經驗，AM咨詢認為，項目型企業實施知識管理可以實現三大目標：

★ 項目知識經驗積累: 通過項目案例庫實現所有項目過程文檔和經驗總結的積累，從而形成項目型企業的核心財富。

★ 項目的快速交付：通過提煉項目運作過程中的標準方法，提高項目的快速復制能力，使每一個新的項目站在一個較高的起點上，在已有經驗的基礎上進行，避免了每個新項目都是從“零”開始。

★ 人才培養和經驗復制: 項目管理人才和專業人才的缺乏是項目型企業發展普遍面臨的瓶頸，通過知識管理可以系統地梳理專家經驗，通過知識的學習共享進而加速人才的培養，使企業和員工個人通過知識管理實現雙贏。

項目型企業的知識該如何管理

對于項目型企業知識管理的實施，AMT咨詢認為，首先要識別項目型企業需要哪些核心知識，一個完善的知識分類體系反映了該企業業務的內在邏輯和核心知識。知識分類體系構建的核心是根據業務部門工作的習慣和需要的信息，重點分析客戶、項目、人員、文檔、工作流之間的關系，從傳統的單維度的文檔管理轉變成多維度的知識管理，圖1為某項目型企業的知識分類體系示例。

我們可以從顯性知識和隱性知識兩個維度來具體分析項目型企業的核心知識及其管理方式。

◆ 顯性知識的知識管理方式

項目型企業的顯性知識主要包括各種項目過程文檔、產品信息、外部資料等等，顯性知識管理的主要目標是形成企業穩定的、可積累的知識分類體系，以便于知識的沉淀和獲取。

通過長期的業務運營和項目運作，很多項目型企業都積累了豐富的顯性知識，那么這些知識應該如何管理呢？這里，我們介紹幾種適合項目型企業的顯性知識管理方式：

項目案例庫：項目型企業對知識管理需求的重點在于如何積累各產品在運作過程中的成功模式，并逐步建立和形成產品模式的最佳實踐，并以項目案例庫和知識地圖的形式進行管理和展現。項目型企業的項目案例庫，內容一般包括：項目過程文檔管理、項目中的經驗總結。項目案例庫的建立可以使項目成員在任何需要的時候都可以很方便的找到之前的類似項目，為目前工作提供有參考價值的經驗以及借鑒各種可復用的知識成果。

知識地圖：知識地圖是一種幫助用戶知道在什么地方能夠找到知識的知識管理工具，知識地圖是一種向導，它本身并不是一個知識的集合，而是關于知識來源的知識，知識地圖指向的是知識源。知識地圖不僅能揭示知識的存儲地，通常也能揭示知識之間的關系，知識地圖的最終目標是幫助企業員工實現知識的共享。

通過項目案例庫和知識地圖，可以將存在于企業中的豐富的知識轉化成為可分享、可復用的知識資源，讓各部門、各項目組的知識轉移和分工協作更加容易，使項目成員可以參考更多的以往成功項目的工作經驗，降低項目運作的成本，提升項目運作的效率。

◆ 隱性知識的管理方式

項目型企業的隱性知識主要包括：項目運作的經驗、教訓、技能、思維方式等。這些知識看不見，摸不著，但是這些隱性知識對于項目型企業的作用較顯性知識更有效，更有價值。因此，對隱性知識的管理方式實際上就是使隱性知識顯性化。

AAR是一個結合了技術和人的因素的快速報告的方法或工具，是一個簡單而有效的過程，供團隊用來獲取從過去的成功和失敗中得到的經驗教訓，以便改進未來的表現。它為團隊提供反思一個項目、活動、事件或任務的機會，讓團隊成員參與診斷和評估過程的形式來加強他們的學習過程，并同時提供關于團隊表現的反饋。

警示報告是一種通過建立快速響應的機制和渠道，將經驗教訓、重要問題的解決方法快速在整個組織內部進行擴散的一種知識管理工具。組織中的不同團隊在工作過程中經常會碰到一些實效性強，對其他團隊又有重要參考價值的問題與疑惑，通過警示報告可以迅速將解決方案傳遞到可能需要的團隊那里去，避免組織內部不同的團隊間重復解決同樣的問題，避免組織犯同樣的錯誤。

導師制是一種應用非常廣泛的知識管理工具，類似于以前“幫傳帶”的師徒關系。它是指為每一位新員工有針對性的指定一位導師(Mentor)，這位導師通過正式與非正式的途徑將自己的知識傳授給新員工，使新員工能夠在新的工作崗位上更好地適應和發展。導師一般由企業里富有經驗的資深員工擔任，他有培養和指導別人的責任和義務。對新員工來說，借助導師的經驗也可以早點進入工作狀態 。

員工黃頁是一個特定的員工名單目錄，通過查詢促進內部某個領域、某個知識點的員工與需要該知識的員工之間的交流，從而促進知識在組織內部得到傳播和共享。員工名單目錄里面包含了員工擅長的知識信息，通過查詢的方式讓大家都知道：誰能夠幫助我？

CoP（Community of Practice），實踐社團。實踐社團是由一群專業工作者所組成的正式或非正式的團體，社群因為共同的興趣或目標而聚集在一起。他們有著共同的關注點，通過在不斷發展的基礎上相互影響，加深在這一領域的知識和專業技術。

內部演講是組織內部的一種非正式的交流與培訓活動，是互相學習的渠道、充分共享的工作氛圍與環境，有利于經驗的交流與思想火花的碰撞，是一種有效的知識管理工具；內部演講也是員工充分展示自我的舞臺。

上面我們介紹了六種隱性知識的管理方式，那么這些方式如何在項目運作中應用呢？

圖2清晰地展現六這6種隱性知識管理方式適用的項目階段。

如何保障項目型企業的知識管理有效實施

其實，很多項目型組織已經意識到知識管理的重要性，但真正地實施起來還是有一定難度。因此，在具體的實施過程中需要注意一下幾點：

◆ 知識管理需要和業務緊密結合

大部分項目型組織已意識到知識管理的重要性，但實施起來依然難以推行，其存在的最大問題是知識積累和業務過程相脫離。具體表現為項目實施過程中重點關注進度，忽略相關知識文檔的同步提交和保存，相關文檔往往是在項目結束后再整理，這就導致知識的完整性和時效性無法保障，很多寶貴的資料散落在各項目組內部。另外，企業內獨立的知識管理部門往往脫離業務部門，通過知識管理平臺收集到的都是一些和核心業務關系不大的文檔資料。

“1＋1＋1”解決方案（項目型組織的項目管理、流程管理、知識管理有機集成）是解決知識管理與業務過程脫節問題的一種很好的方式。這種解決方案的核心在于項目過程和知識管理過程的同步。在項目活動和流程環節的每一步明確相應的輸出文檔和參考文檔以實現顯性知識的傳播。通過對輸出文檔制訂模板和樣例，對于以往的項目最佳實踐予以提煉，同時相關的參考文檔可方便項目組快速地獲取相關的知識資料，從而實現快速學習和交付。

知識管理的核心價值在于和業務過程緊密結合，發揮作用。 在流程梳理優化的基礎上，在流程的每一個關鍵節點上，我們需要找到最佳做法，并大面積共享，從而提升流程的執行效果，而非簡單的執行效率。

◆ 知識管理需要有共享的文化來保證

知識管理最終需要形成一個共享的文化來保證。如果沒有文化的保證，項目就非常容易失敗。據一個學者的研究調查發現，有高達54%的企業主管認為知識管理的最大障礙來自于組織文化層面。

為什么文化的作用如此重要？這文化就如企業的空氣一樣，其質量狀況如何，直接會影響到所有員工的身心健康。由于其輻射圈很大、繼承性很深，要想凈化它并不容易，而一旦得以凈化則會對企業所有員工的行為規則產生影響。

塑造有利于知識管理的項目型企業的共享文化應關注以下幾個方面：

＊ 使員工具有積極的知識取向。員工聰慧、好奇、愿意自由探索，管理人員鼓勵知識創造和運用，高度評價各種學習活動。

＊ 使員工愿意與別人共享知識。員工沒有和別人共享自己知識的原因主要有兩個：一是沒有時間和精力來共享知識；二是不愿與別人分享成功經驗，相信自己的價值及工作保障在于獨有的專業技術和經驗。

＊ 與原有的企業文化相融合。公司原有的企業文化有時并不利于知識管理，甚至會妨礙人們共享知識，如在一些大的設計公司里，設計師們往往對個人設計有很高的成就感，因此不屑于使用已有的設計。但知識管理要真正在公司中有效的實施，就必須要考慮到公司已有的文化，因為要改變它是一個非常困難和長期的事情，尤其是當一個公司的文化已被實踐證明是非常有效時，就沒有必要對其做大的改變。

＊ 應取得企業高層管理者的支持。高層管理者的支持有利于在公司內形成知識管理的氛圍，也可以取得資金或其他資源的支持。

“分享”是知識管理的核心理念，是團隊建設的基礎，也是知識管理成敗的難點和重點。每個想實施知識管理的企業，都可以拿起“文化”這把鏡子照照自己，看著你的現在，想像你的未來。

◆ 知識管理的IT實現

管理和業務的需求最終要落實到IT系統上實現。“1＋1＋1”解決方案對于IT系統的實現提出以下特殊功能需求：

權限管理要求：對于流程和知識的管理，如何使“合適的人在合適的時間看到合適的知識信息”，對系統權限管理提出比較高的要求。在項目管理過程中，比較特殊的就是根據項目的授權，如項目的文檔根據項目組成員自動進行授權。

項目任務、工作流程、項目文檔的三位一體：可按照項目類型和項目級別定義所對應的項目過程標準化模版，包括項目工作任務分解，相應的流程和每個活動相關的項目文檔定義，實現項目任務、工作流、項目文檔管理的統一，從而通過IT系統使知識共享和復用得到強制進行。

項目過程標準化模板的積累與應用：項目實施完成后，可將實際實施的項目導入到組織經驗知識庫中進行提煉、完善與改進，從而形成新的項目標準模板。項目建立時，系統會根據項目的類型和項目的重要級別所對應的項目過程標準模版自動初始化項目，實現知識的再利用。

項目動態知識地圖的生成：可按照項目、項目階段、項目類型等動態地提取相關的知識資料生成知識地圖，以進行項目知識的聚類展示，從而以簡化信息檢索過程，提高知識獲取的便利性。

經營分析和決策支持：隨著項目型組織的持續積累和發展，如何基于以往的數據進行提煉挖掘，形成知識以支持高層決策也是信息系統需要考慮的新需求。對于項目型組織經營分析可從客戶、項目、人員和知識四個維度去分析，其中客戶和項目是業務管理的核心，而人員和知識構成項目型組織的核心競爭力，是項目型組織成長和發展的基礎。通過經營分析體系構建穩定的分析結構，通過對歷史數據的各種分析從而促進項目型組織的持續改進和優化。

綜上所述，項目型組織要保證做正確的項目和正確地做項目，需要利用知識管理的手段，通過一定的知識管理的組織形式，借助于先進的信息技術平臺，在組織內部有步驟、分階段地開展知識管理活動。