讓最稀缺的高層時間鎖定在最關鍵的節點上

ＡＭＴ研究院

沿著企業運行的軌跡，AMT咨詢在研究中逐步發現，會議是高層時間支出的核心部分，是高層掌控企業、傳達戰略思想的一種基本方式。時間足稀缺的、不可替代的，而今天所講到的重點正是：如何幫助企業高層在時間總量相對固定的前提下“管的更寬”，這將大大提高企業高層對戰略的控制力!

時間總量與時機的管理

我們經常看到一些發展得非常快的企業，高層一天16個小時都在工作，感覺時間用得非常飽滿，處理的事情非常多，但時間仍然過得非常快，企業仍存在大量他們認為只要自己有時間就能解決的問題。

然而時間是固定的，一天就是24個小時。時間管理總量不可能增加，不會因為企業規模從10個億增長到100個億而改變，也不會因為其他因素的改變而改變。

這就引出了高層會議管理的一個重點，即在時間總量相對固定的條件下如何有效工作。也就是說，在有限的時間里，管哪些才能管得住；當企業發展起來，少管哪些還能管得住。

時間管理的另一個重點在于對時機的管理。

在企業的實際應用中，時間有別于其他資本，它與企業中的固定資產、原輔材料相比，后者只要買來東西，可用也可不用，可以存著。但花在一個人工上的成本，當我們把這個人招聘來的時候，就開始支付工資了。也就是說，對高層時間的管理，其實就是對成本的管理。前者通過數量來控制成本，后者通過工作的有效性來控制成本。

同時，時間管理與其他資源相比，有著另一個顯著的特征，即時機的把握。這就是我們中國人常常講講的“合適的時間做合適的事情”，“合適的時間”與“合適的事情”的匹配，即是時機。時機這個概念，我們可以進一步解釋為：資源是一樣的，但時機的把握決定了做這件事情能否成功。

高層以會議為解決問題的常態。在快速發展的企業中，經常可以看到，高層常常召開臨時會議，以求問題的快速解決與推進，就是對時機的把握。時機分為二種：一種是重復的時機，一種是不重復的時機。我們以兩個實際案例來進一步闡述時機管理在企業管理中的重要意義。

重復時機

每年學生即將畢業的時候，是公司招聘的時機；每年的十一長假，商場可以做促銷，這就是我們講的重復時機。把握這個時機的根源在于，利用這個時間點可以用少的成本做這件事情，錯過了就需要付出更高的成本。在高層會議管理體系中我們用會議的節拍來安排這些會議議題，以穩定這類時機。重復性的時機管理對企業來說是核心的經營內容。

不重復時機

不重復的時機是什么呢?好比司機開車走在路上，不出事故是因為他在不斷監控周圍的環境。對企業來說，也一定要把“監控環境”的時間拿出來，尤其是一些關鍵的環境變化。比如政府高層和競爭對手的情況、KA的管理等，每隔一段時間要去關注一下，保證我們一直睜著眼睛，能夠關注到關鍵點的變化。在高層會議管理體系中，這也是會議節拍與會議議題設計的核心。

以上，我們闡述了AMT為何提出高層會議管理的概念，并對其內涵進行了深層的剖析，接下來我們來看一看如何構建高層會議體系。基于會議的戰略執行推動體系

有一句話叫做“看上去很美，做下去卻很難”，為什么這么說呢?因為高層會議管理是管控的核心，在業務、流程等各個環節沒有梳理清楚的時候，希望直接建立起一個會議體系是不可能的。首先，只有業務運作的各個環節是清楚的，才能知道管控點在哪里；其次，一個公司里面A部門開A部門的會，B部門開B部門的會，大家都要開會，就容易發生沖突，而如果中間沒有一個人員、部門協調的話，就很容易造成混亂。

優化會議議題

會議議題的優化是提高企業決策效率的關鍵和基礎。企業通過會議到底要討論什么事情，首先要把議題定下來，這是會議本身正確的基礎。議題的緊迫性和重要性是確定會議優先級的核心標準，企業運作和管理的節拍決定了需要高層解決的議題。

確定會議參與人

一個企業每年要開成千上萬個會議，哪個會議由誰來參加，不能把一些無關緊要的人都請來參加會議。所以，事先確定會議的參與人員可以保證所有人及時參加正確的會議；保證知情權和決策權；不參與無關的會議；保證時間的有效性等等。

優化會議時間

會議的時間安排也是會議執行體系一個非常重要的內容。通過優化會議時間，可以降低各層會議之間的沖突，使高層80％的時間能夠合理安排，從而提高工作效率。

每年根據業務重點、節假日等的變化調整會議，并且每年還要根據高層的時間安排等對會議的時間進行相應的調整。

建立行政、助理體系

行政、助理體系，是企業級會議體系運行和優化的核心。會議結束之后，一定要有相應的行政和助理體系去跟蹤，從而支撐運營體系不斷的調整、優化，推動會議管理機制的落實。

形成標準化的報告

標準化的報告，為討論和決策提供支持。在會議中有相關的匯報人員對工作內容進行總結和匯報，而匯報的結果也是需要輸出和梳理的。一份標準化的報告具有邏輯穩定性，數據同一性：多份報告使用同一份報表或數據，數據源共享和優化等特點。

IT工具的支撐

會議的內容需要一個IT體系的支撐，從而進行不斷的調整和優化。通過IT工具，企業可以建立多個維度的會議視圖：從總裁的視角，提供全年會議地圖；從時間視角，每月每天的會議清單；從會議組織者的視角，每個會議的職責分工；從單個會議視角，每個會議的要素。

總之，高層會議體系是整個企業管控點的一個體現，也是企業業務運作節奏、節拍的體現，又是企業從一種管理模式向另一種管理模式轉變的重要手段。希望通過會議體系的建立，支撐企業在規模不斷擴大條件下的穩定運營。